รายงานทางการเงินเป็นเอกสารที่มีข้อมูลเกี่ยวกับสถานะทางการเงินของบริษัทหรือองค์กรในรูปแบบของงบดุล งบกำไรขาดทุน และงบกระแสเงินสด โดยทั่วไปแล้วงบการเงินจะได้รับการตรวจสอบและวิเคราะห์โดยผู้จัดการธุรกิจ คณะกรรมการ นักลงทุน นักวิเคราะห์ทางการเงิน และเจ้าหน้าที่ของรัฐ รายงานนี้ควรจัดทำและเผยแพร่อย่างทันท่วงทีด้วยข้อมูลที่ถูกต้องและชัดเจน แม้ว่ากระบวนการจัดทำงบการเงินอาจดูซับซ้อนมาก แต่การเรียนรู้กระบวนการทางบัญชีที่จำเป็นต้องรู้เพื่อจัดทำรายงานเหล่านี้ก็ไม่ยากเกินไป
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 4: การเตรียมงบการเงิน
ขั้นตอนที่ 1 กำหนดระยะเวลาในการจัดทำงบการเงิน
ก่อนเริ่มจัดทำรายงาน คุณต้องกำหนดระยะเวลาที่จะจัดทำงบการเงิน โดยปกติรายงานทางการเงินจะจัดทำเป็นรายไตรมาสและทุกปี แม้ว่าจะมีบางบริษัทที่จัดทำรายงานทางการเงินทุกเดือน
- เพื่อให้คุณสามารถกำหนดระยะเวลาที่ต้องรายงาน ศึกษาเอกสารที่เป็นพื้นฐานสำหรับการก่อตั้งองค์กร/บริษัทของคุณ เช่น ข้อบังคับ ข้อบังคับ หรือโฉนดการจัดตั้งองค์กร/บริษัท เอกสารเหล่านี้มักจะระบุว่าควรจัดทำงบการเงินเมื่อใด
- ถามผู้นำของบริษัทคุณว่ามีการจัดทำรายงานแต่ละฉบับบ่อยเพียงใด
- หากคุณเป็นหัวหน้าองค์กรของคุณเอง ให้พิจารณาว่าเมื่อใดที่คุณต้องการรายงานทางการเงินมากที่สุด และกำหนดวันที่นี้เป็นวันที่สำหรับการจัดทำงบการเงิน
ขั้นตอนที่ 2 ตรวจสอบบัญชีแยกประเภททั่วไปของคุณ
ถัดไป คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าบันทึกธุรกรรมทางการเงินทั้งหมดในบัญชีแยกประเภททั่วไปได้รับการอัปเดตและบันทึกอย่างถูกต้อง รายงานทางการเงินจะไม่มีประโยชน์สำหรับผู้อ่านเว้นแต่ว่าแผนกบัญชีจะบันทึกข้อมูลอย่างถูกต้อง
- ตัวอย่างเช่น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้บันทึกบัญชีเจ้าหนี้และลูกหนี้ทั้งหมดแล้ว ตรวจสอบว่าการกระทบยอดธนาคารเสร็จสมบูรณ์ และตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายการซื้อหุ้นและการขายผลิตภัณฑ์ทั้งหมดได้รับการบันทึกแล้ว
- คุณควรพิจารณาหนี้สินที่อาจไม่ได้บันทึก ณ วันที่จัดทำงบการเงิน ตัวอย่างเช่น บริษัทเคยใช้บริการที่ยังไม่ได้เรียกเก็บเงินหรือไม่? มีเงินเดือนพนักงานค้างชำระและค้างชำระหรือไม่? เป็นหนี้สินค้างจ่ายและต้องบันทึกในงบการเงิน
ขั้นตอนที่ 3 รวบรวมข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์
หากคุณตรวจสอบบัญชีแยกประเภททั่วไปแล้วแต่ยังมีข้อมูลไม่ครบถ้วน ให้อ่านเอกสารที่เกี่ยวข้องที่จำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่างบการเงินมีความครบถ้วนและถูกต้อง
ส่วนที่ 2 จาก 4: การเตรียมงบดุล
ขั้นตอนที่ 1. เตรียมหน้าสำหรับงบดุล
รายงานงบดุลแสดงข้อมูลเกี่ยวกับสินทรัพย์ของบริษัท (สิ่งที่เป็นเจ้าของ) หนี้สิน (สิ่งที่จะกลายเป็นหนี้) และบัญชีทุน เช่น ทุนเรือนหุ้นและทุนชำระเพิ่มเติมในวันที่กำหนด เขียน “รายงานงบดุล” เป็นชื่อเรื่องในหน้าแรกของงบการเงิน ตามด้วยชื่อองค์กรและวันที่รายงานงบดุล
บัญชีงบดุลจะถูกรายงานในบางวันของปี ตัวอย่างเช่น อาจจัดทำงบดุล ณ วันที่ 31 ธันวาคมในปีที่กำหนด
ขั้นตอนที่ 2 กำหนดรูปแบบที่เหมาะสมสำหรับงบดุลของคุณ
งบดุลโดยทั่วไปแสดงรายการสินทรัพย์ทางด้านซ้าย หนี้สิน และทุนทางด้านขวา อีกทางเลือกหนึ่งคือมีงบดุลซึ่งแสดงรายการสินทรัพย์ด้านบนและหนี้สิน/ทุนที่ด้านล่าง
ขั้นตอนที่ 3 ลงรายการทรัพย์สินทั้งหมดของบริษัทของคุณ
ใส่ชื่อ "สินทรัพย์" ที่ด้านบนของงบดุล ตามด้วยสินทรัพย์ต่างๆ ที่บริษัทเป็นเจ้าของ
- เริ่มต้นด้วยสินทรัพย์หมุนเวียน เช่น เงินสดและบัญชีอื่นๆ ที่สามารถแปลงเป็นเงินสดได้ภายในหนึ่งปีหลังจากวันที่ในงบดุล เขียนชื่อ "สินทรัพย์หมุนเวียนทั้งหมด" ที่บรรทัดล่างสุดของงบสินทรัพย์ปัจจุบัน
- ถัดไป แสดงรายการสินทรัพย์ไม่หมุนเวียนทั้งหมดของบริษัทของคุณ สินทรัพย์ไม่หมุนเวียนหมายถึงสินทรัพย์ที่ไม่อยู่ในรูปของเงินสดและไม่สามารถแปลงเป็นเงินสดได้ในอนาคตอันใกล้ ตัวอย่างเช่น ทรัพย์สิน อุปกรณ์ และลูกหนี้หลักทรัพย์เป็นสินทรัพย์ไม่หมุนเวียน เขียนชื่อ "สินทรัพย์ถาวรทั้งหมด" ที่บรรทัดล่างสุดของงบสินทรัพย์ถาวร
- สุดท้าย เพิ่มสินทรัพย์หมุนเวียนและสินทรัพย์ไม่หมุนเวียน และเขียน "สินทรัพย์ทั้งหมด" เป็นชื่อเรื่องในบรรทัดนี้
ขั้นตอนที่ 4 เขียนภาระผูกพันของบริษัทของคุณ
ส่วนถัดไปในงบดุลคือหนี้สินและส่วนของผู้ถือหุ้น ชื่อที่คุณควรเขียนในงบดุลสำหรับส่วนนี้คือ "หนี้สินและส่วนของผู้ถือหุ้น"
- เริ่มต้นด้วยการระบุภาระผูกพันระยะสั้นของคุณ หนี้สินระยะสั้นคือภาระผูกพันที่จะถึงกำหนดชำระภายในหนึ่งปี และมักจะประกอบด้วยเจ้าหนี้การค้า หนี้ค้างจ่าย ส่วนของหนี้จำนองที่จะครบกำหนดในไม่ช้า และหนี้อื่นๆ เขียน "จำนวนหนี้สินระยะสั้น" ที่ด้านล่าง
- ถัดไป ให้เขียนภาระผูกพันระยะยาว หนี้สินระยะยาวคือภาระที่ยังไม่ได้ชำระคืนภายในหนึ่งปี เช่น หนี้ระยะยาวและหลักทรัพย์ที่ต้องชำระ เขียน "จำนวนหนี้สินระยะยาว" ที่ด้านล่าง
- เพิ่มหนี้สินระยะสั้นและระยะยาวของคุณ และใส่หัวข้อ "จำนวนหนี้สิน" ที่ด้านล่างของบัญชีหนี้สิน
ขั้นตอนที่ 5. ระบุแหล่งที่มาของเงินทุนทั้งหมด
ส่วนทุนในงบดุลอยู่ภายใต้หนี้สินซึ่งแสดงจำนวนเงินที่บริษัทเป็นเจ้าของหากมีการขายสินทรัพย์ทั้งหมดและชำระหนี้สิน
ตอนนี้ ให้จดบัญชีทุนทั้งหมด เช่น ทุนเรือนหุ้น ซื้อคืนทุน และกำไรสะสม/(ขาดทุน) หลังจากแสดงรายการบัญชีทุนทั้งหมดแล้ว ให้รวมกันแล้วตั้งชื่อว่า "จำนวนทุน" ที่ด้านล่างของบัญชีทุน
ขั้นตอนที่ 6 เพิ่มหนี้สินและส่วนของผู้ถือหุ้น
รวม "จำนวนหนี้สิน" และ "จำนวนทุน" จากนั้นให้ชื่อ "จำนวนหนี้สินและทุน" ที่บรรทัดล่างสุดของงบดุล
ขั้นตอนที่ 7 ตรวจสอบจำนวนเงิน
การคำนวณ "สินทรัพย์รวม" และ "หนี้สินรวมและส่วนของผู้ถือหุ้น" ที่คุณเพิ่งทำควรสร้างตัวเลขเดียวกันในงบดุล หากตัวเลขสองตัวนี้เหมือนกัน แสดงว่างบดุลจะสมบูรณ์และคุณสามารถเริ่มเตรียมงบกำไรขาดทุนได้
- ทุนของผู้ถือหุ้นจะต้องเท่ากับสินทรัพย์รวมของบริษัทลบด้วยหนี้สินทั้งหมด ตามที่อธิบายไว้ก่อนหน้านี้ ผลลัพธ์ของการลดลงนี้คือจำนวนเงินที่ยังคงมีอยู่หากทรัพย์สินทั้งหมดของบริษัทถูกขายและชำระหนี้สินทั้งหมด ดังนั้น หนี้สินบวกทุนต้องเท่ากับสินทรัพย์
- หากงบดุลของคุณไม่สมดุล ให้ตรวจสอบการคำนวณของคุณอีกครั้ง อาจมีบัญชีที่คุณไม่ได้นับหรืออยู่ในหมวดหมู่ที่ไม่ถูกต้อง ตรวจสอบแต่ละคอลัมน์อีกครั้งและตรวจดูให้แน่ใจว่าบัญชีทั้งหมดได้รับการบันทึกในกลุ่มที่เหมาะสม เป็นไปได้ว่าคุณไม่ได้นับสินทรัพย์ที่มีค่าหรือหนี้สินที่สำคัญ
ส่วนที่ 3 ของ 4: การเตรียมงบกำไรขาดทุน
ขั้นตอนที่ 1 เตรียมหน้าสำหรับงบกำไรขาดทุน
งบกำไรขาดทุนจะรายงานจำนวนเงินที่สร้างและออกโดยบริษัทในช่วงระยะเวลาหนึ่ง เขียน “งบกำไรขาดทุน” เป็นชื่องบการเงินของคุณ ตามด้วยชื่อองค์กรและระยะเวลาที่จะรายงาน
- ตัวอย่างเช่น โดยปกติงบกำไรขาดทุนจะจัดทำขึ้นสำหรับช่วงวันที่ 1 มกราคมถึง 31 ธันวาคมในปีที่กำหนด
- โปรดทราบว่างบการเงินอาจจัดทำขึ้นสำหรับรอบระยะเวลารายไตรมาสหรือรายเดือน ในขณะที่งบการเงินของคุณอาจจัดทำขึ้นสำหรับรอบระยะเวลาทั้งปี งบการเงินจะเข้าใจได้ง่ายขึ้นหากจัดทำขึ้นในช่วงเวลาเดียวกัน แต่ไม่จำเป็นสำหรับเรื่องนี้
ขั้นตอนที่ 2 ระบุแหล่งที่มาของรายได้ทั้งหมด
ระบุแหล่งที่มาต่างๆ ของใบเสร็จรับเงินของบริษัทและจำนวนเงินที่ได้รับ
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรายงานใบเสร็จแต่ละประเภทแยกกัน และคำนวณด้วยว่ามีส่วนลดการขายหรือเงินสำรองสำหรับการส่งคืนสินค้าหรือไม่ เช่น: "Sales IDR 10,000,000, 00" และ "Service Receipts IDR 5,000,000, 00"
- สร้างกลุ่มแหล่งรายได้ในลักษณะที่เป็นประโยชน์ต่อบริษัท กลุ่มการยอมรับสามารถตั้งขึ้นตามพื้นที่ทางภูมิศาสตร์ ทีมผู้บริหาร หรือผลิตภัณฑ์เฉพาะ
- เมื่อบันทึกแหล่งที่มาของรายได้ทั้งหมดแล้ว ให้รวมแหล่งที่มาและรวมไว้ในรายงานของคุณเป็น "จำนวนรายรับ"
ขั้นตอนที่ 3 รายงานต้นทุนสินค้าที่ขาย
ต้นทุนขายคือต้นทุนทั้งหมดที่เกิดขึ้นในการเตรียมสินค้า ผลิตสินค้าที่จะขาย หรือให้บริการในระหว่างรอบระยะเวลารายงาน
- ในการคำนวณต้นทุนขาย คุณต้องบวกต้นทุนวัสดุทางตรง ค่าแรงทางตรง ต้นทุนการผลิต ค่าขนส่ง และค่าขนส่ง
- ลบต้นทุนสินค้าที่ขายออกจากรายได้ทั้งหมดแล้วตั้งชื่อว่า "กำไรขั้นต้น" สำหรับผลลัพธ์ของการลดลงนี้
ขั้นตอนที่ 4 บันทึกค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน
ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานคือต้นทุนทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการดำเนินธุรกิจของคุณ ค่าใช้จ่ายเหล่านี้รวมถึงค่าใช้จ่ายทั่วไปและการบริหาร เช่น เงินเดือน ค่าเช่า ค่าสาธารณูปโภค และค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์ นอกจากนี้ ค่าโฆษณา ค่าใช้จ่ายในการวิจัยและพัฒนายังรวมอยู่ในต้นทุนการดำเนินงานด้วย คุณควรรายงานค่าใช้จ่ายเหล่านี้แยกกัน เพื่อให้ผู้อ่านรายงานได้รับแนวคิดว่าเงินของบริษัทถูกนำไปใช้อย่างไร
ลบค่าใช้จ่ายเหล่านี้ออกจากกำไรขั้นต้นแล้วตั้งชื่อว่า "กำไรก่อนหักภาษี" สำหรับผลการหักนี้
ขั้นตอนที่ 5. ป้อนจำนวนกำไร/ขาดทุนสะสม
"กำไร/ขาดทุนสะสม" คือผลรวมของรายได้สุทธิและขาดทุนสุทธิทั้งหมดตั้งแต่ก่อตั้งองค์กร/บริษัท
บวกยอดกำไรสะสมเมื่อต้นปีด้วยกำไร/ขาดทุนสุทธิที่ได้รับในระหว่างงวดปัจจุบันเพื่อคำนวณยอดกำไรสะสม ณ วันสิ้นงวดที่รายงาน
ส่วนที่ 4 จาก 4: การเตรียมงบกระแสเงินสด
ขั้นตอนที่ 1 เตรียมหน้าสำหรับงบกระแสเงินสด
รายงานนี้นำเสนอแหล่งที่มาและการเบิกจ่ายเงินสดของบริษัท เขียน “งบกระแสเงินสด” เป็นชื่องบการเงินของคุณ ตามด้วยชื่อบริษัทและระยะเวลาที่จะรายงาน
เช่นเดียวกับงบกำไรขาดทุน งบกระแสเงินสดยังถูกจัดเตรียมไว้สำหรับช่วงระยะเวลาหนึ่ง เช่น 1 มกราคม ถึง 31 ธันวาคมในปีใดปีหนึ่ง
ขั้นตอนที่ 2 จัดเตรียมส่วนที่แสดงรายการการดำเนินงานของบริษัท
งบกระแสเงินสดเริ่มต้นด้วยส่วนที่คุณควรตั้งชื่อว่า “กระแสเงินสดจากกิจกรรมการดำเนินงาน” ส่วนนี้เกี่ยวข้องกับงบกำไรขาดทุนที่คุณเพิ่งเตรียม
จดบันทึกการดำเนินงานทั้งหมดของบริษัทของคุณ กิจกรรมนี้รวมถึงการรับเงินจากการขายและเงินที่ใช้ในการซื้อสินค้าคงคลัง คำนวณความแตกต่างระหว่างสองกิจกรรมนี้แล้วตั้งชื่อว่า "เงินสดสุทธิจากกิจกรรมการดำเนินงาน"
ขั้นตอนที่ 3 จัดเตรียมส่วนสำหรับบันทึกกิจกรรมการลงทุน
เขียนชื่อ “กระแสเงินสดจากกิจกรรมการลงทุน” สำหรับส่วนนี้ บันทึกการลงทุนนี้เกี่ยวข้องกับงบดุลที่คุณเพิ่งเตรียม
- ส่วนนี้เกี่ยวข้องกับเงินสดที่จ่ายหรือรับจากการลงทุนในอสังหาริมทรัพย์และอุปกรณ์ หรือการลงทุนในหลักทรัพย์ เช่น หุ้นและพันธบัตร
- เขียนชื่อ “เงินสดสุทธิจากกิจกรรมการลงทุน” สำหรับผลลัพธ์ของการคำนวณนี้
ขั้นตอนที่ 4 บันทึกกิจกรรมทางการเงินทั้งหมด
นี่เป็นส่วนสุดท้ายที่คุณควรระบุหัวข้อ “กระแสเงินสดจากกิจกรรมการจัดหาเงินทุน” ซึ่งเกี่ยวข้องกับจำนวนเงินทุนในงบดุล
ส่วนนี้ควรรายงานกระแสเงินสดเข้าและออกจากธุรกรรมหลักทรัพย์และหนี้ที่ดำเนินการโดยบริษัท ระบุหัวข้อ “เงินสดสุทธิจากกิจกรรมจัดหาเงิน” สำหรับผลลัพธ์ของการคำนวณนี้
ขั้นตอนที่ 5. เพิ่มตัวเลขทั้งหมดจากแต่ละส่วน
เพิ่มการคำนวณสามกลุ่มที่คุณได้ทำไว้ก่อนหน้านี้ และรวมไว้ในงบกระแสเงินสดนี้ด้วยหัวข้อ "เพิ่มขึ้นหรือลดลงในเงินสด" ในระหว่างรอบระยะเวลาการรายงาน
คุณสามารถเพิ่มหรือลดเงินสดได้ด้วยยอดเงินสดเมื่อต้นรอบระยะเวลารายงาน ผลลัพธ์ของการคำนวณตัวเลขทั้งสองนี้จะต้องเหมือนกับยอดเงินสดที่แสดงในงบดุล
ขั้นตอนที่ 6 รวมถึงหมายเหตุหรือคำอธิบายที่สำคัญด้วย
ในงบการเงินมักจะมีส่วนที่เรียกว่า “หมายเหตุประกอบงบการเงิน” ซึ่งมีข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับบริษัท ให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสถานะทางการเงินของบริษัทที่เป็นประโยชน์มากที่สุดในส่วน "หมายเหตุ" แล้วรวมข้อมูลนี้ไว้ในรายงานของคุณ
- บันทึกเหล่านี้อาจมีข้อมูลเกี่ยวกับประวัติของบริษัท แผนระยะยาว หรือข้อมูลเกี่ยวกับการพัฒนาอุตสาหกรรม นี่เป็นโอกาสที่คุณสามารถใช้เพื่ออธิบายให้นักลงทุนฟังว่ารายงานของคุณหมายถึงอะไรและสิ่งใดที่ต้องให้ความสนใจ รายงานนี้จะช่วยให้ผู้มีโอกาสเป็นนักลงทุนเห็นสภาพของบริษัทจากมุมมองของคุณ
- บันทึกนี้ยังสามารถให้คำอธิบายเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติและขั้นตอนทางบัญชีที่บริษัทใช้ ตลอดจนคำอธิบายเรื่องสำคัญในงบดุล
- ส่วนนี้มักใช้เพื่อหารือในรายละเอียดเกี่ยวกับเงื่อนไขของบริษัทที่เกี่ยวข้องกับสถานการณ์ทางภาษี แผนบำนาญ และการเสนอขายหุ้น
เคล็ดลับ
- ใช้งบมาตรฐานการบัญชีการเงิน (PSAK) เป็นข้อมูลอ้างอิงเมื่อค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการในการจัดทำงบการเงิน PSAK เป็นมาตรฐานการบัญชีและการเงินระดับมืออาชีพสำหรับกิจกรรมทางธุรกิจและอุตสาหกรรมทั้งหมดที่มีผลบังคับใช้ในอินโดนีเซีย
- ระบุชื่อที่ชัดเจนสำหรับแต่ละส่วนในงบดุลและงบกำไรขาดทุน ข้อมูลที่คุณระบุจะต้องสามารถเข้าใจได้สำหรับผู้อ่านงบการเงินที่ไม่เข้าใจกิจกรรมของบริษัทคุณโดยเฉพาะ
- หากคุณมีปัญหาในการจัดทำงบการเงิน ให้มองหารายงานทางการเงินจากบริษัทอื่นที่ดำเนินงานในอุตสาหกรรมเดียวกันกับคุณ คุณอาจได้รับข้อมูลเชิงลึกที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับรูปแบบรายงานของคุณ คุณสามารถศึกษารูปแบบงบการเงินทางออนไลน์หรือผ่านทางเว็บไซต์ของสำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์แห่งสหรัฐอเมริกา
