แผนงานคือชุดของเป้าหมายและกระบวนการที่สามารถช่วยให้ทีมและ/หรือบุคคลบรรลุเป้าหมายนั้นได้ โดยการอ่านแผนงาน คุณจะเข้าใจขนาดของโครงการได้ดีขึ้น ไม่ว่าจะใช้ในที่ทำงานหรือสถาบันการศึกษา แผนงานจะช่วยให้คุณจัดระเบียบโครงการได้ ผ่านแผนงาน คุณจะแบ่งกระบวนการออกเป็นงานเล็กๆ น้อยๆ ในขณะที่รู้ว่าคุณต้องการบรรลุอะไร เรียนรู้วิธีสร้างแผนงานเพื่อให้คุณพร้อมสำหรับโครงการต่อไปได้ดีขึ้น
ขั้นตอน
ขั้นตอนที่ 1 ตัดสินใจว่าแผนงานของคุณมีไว้เพื่ออะไร
มีเหตุผลหลายประการที่ทำให้เราพัฒนาแผนงาน ตั้งเป้าหมายไว้ล่วงหน้าเพื่อให้คุณสามารถเตรียมตัวสำหรับโครงการได้ดี โปรดจำไว้ว่า แผนงานส่วนใหญ่จะใช้ได้ในช่วงระยะเวลาหนึ่ง เช่น 6 เดือนหรือ 1 ปี
- ในสำนักงาน แผนงานจะช่วยให้เจ้านายของคุณรู้ว่าโครงการใดที่คุณจะทำในอีกไม่กี่เดือนข้างหน้า เจ้านายของคุณต้องการข้อมูลนั้นโดยปกติหลังจากการตรวจสอบประสิทธิภาพประจำปีหรือเมื่อทีมของคุณกำลังทำงานในโครงการสำคัญ แผนงานยังสามารถเป็นผลมาจากเซสชันการวางแผนเชิงกลยุทธ์ที่บริษัททำเมื่อเริ่มต้นปฏิทินหรือปีบัญชีใหม่
- ในโลกวิชาการ แผนงานเหมาะสำหรับนักศึกษาใช้ในโครงการขนาดใหญ่ หรือให้อาจารย์ออกแบบหลักสูตรต่อภาคการศึกษา
- สำหรับโครงการส่วนบุคคล แผนงานช่วยให้คุณมีความคิดเกี่ยวกับสิ่งที่คุณตั้งใจจะทำ ทำอย่างไร และเมื่อใดที่คุณวางแผนที่จะทำให้เสร็จ
ขั้นตอนที่ 2 เขียนบทนำและภูมิหลัง
สำหรับแผนการทำงานแบบมืออาชีพ คุณควรเขียนคำนำและภูมิหลัง หัวหน้าหรือผู้จัดการของคุณจะได้รับข้อมูลที่จำเป็นเพื่อทำความเข้าใจแผนงาน ในทางกลับกัน แผนงานวิชาการมักไม่จำเป็นต้องมีการแนะนำและภูมิหลัง
- บทนำควรสั้นและน่าสนใจ เตือนเจ้านายของคุณว่าทำไมคุณถึงทำแผนงานนั้น แนะนำเขาให้รู้จักกับโครงการที่คุณจะทำในช่วงระยะเวลาหนึ่ง
- พื้นหลังควรเน้นว่าเหตุใดคุณจึงสร้างแผนงาน คุณสามารถทำได้ เช่น โดยการนำเสนอรายละเอียดหรือสถิติของรายงานล่าสุด ระบุปัญหาที่ต้องแก้ไข หรือเหตุผลอื่นๆ ตามข้อมูลป้อนเข้าและคำติชมที่คุณได้รับขณะทำงานในโครงการก่อนหน้านี้
ขั้นตอนที่ 3 กำหนดเป้าหมายและเป้าหมาย
เป้าหมายและเป้าหมายเป็นสองสิ่งที่สัมพันธ์กัน ในแผนงานทั้งสองนำไปสู่การบรรลุผลสำเร็จ ความแตกต่างคือ เป้าหมายเป็นแบบทั่วไป ในขณะที่เป้าหมายมีความเฉพาะเจาะจงมากกว่า
- เป้าหมายคือภาพรวมของโครงการของคุณ เขียนผลลัพธ์ที่คุณต้องการจากแผนงาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพื้นที่ครอบคลุมกว้าง ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณต้องการทำรายงานวิจัยหรือเรียนรู้การเขียน
- เป้าหมายควรมีความเฉพาะเจาะจงและจับต้องได้ กล่าวอีกนัยหนึ่ง คุณควรจะสามารถข้ามขั้นตอนในรายการเป้าหมายของคุณได้เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว การค้นหาแหล่งข้อมูลที่สามารถสัมภาษณ์ได้สำหรับรายงานการวิจัยของคุณเป็นตัวอย่างที่ดีของเป้าหมาย
- หากเป้าหมายที่มีอยู่มีความหลากหลายเกินไป คุณสามารถแยกย่อยออกเป็นระยะยาวได้ สั้น, ระยะเวลา ปานกลาง และเทอม ยาว. ตัวอย่างเช่น เป้าหมายระยะสั้นของบริษัทในการเพิ่มจำนวนผู้ชม 30% ในสามเดือนนั้นแตกต่างจากเป้าหมายระยะยาวในการเสริมสร้างการมองเห็นแบรนด์บนโซเชียลมีเดียเป็นเวลาหนึ่งปี
- เป้าหมายมักจะเขียนในประโยคที่ใช้งานโดยใช้กริยาการกระทำที่มีความหมายเฉพาะ ตัวอย่างเช่น "วางแผน" "เขียน" "ปรับปรุง" และ "วัด" หลีกเลี่ยงคำกริยาที่มีความหมายคลุมเครือเช่น "เรียนรู้" "เข้าใจ" และ "รู้"
ขั้นตอนที่ 4 พัฒนาแผนการทำงานโดยมีเป้าหมาย "SMART"
SMART เป็นตัวย่อที่ใช้กันทั่วไปเพื่อค้นหาผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรมและใช้การได้มากขึ้นในแผนงาน
- เฉพาะเจาะจง หมายถึงรายละเอียด เราจะทำอะไรเพื่อใครกันแน่? อธิบายประชากรที่คุณจะให้บริการและการดำเนินการเฉพาะใดๆ ที่คุณจะใช้เพื่อช่วยเหลือพวกเขา
- วัดได้ หมายถึงวัดได้ เป้าหมายเป็นเชิงปริมาณและวัดได้หรือไม่? คุณสามารถคำนวณผลลัพธ์ได้หรือไม่? คุณวางแผนการทำงานเพื่อให้ "ระดับสุขภาพในแอฟริกาใต้ดีขึ้นในปี 2555" หรือไม่? หรือคุณจัดโครงสร้างเพื่อให้ "จำนวนผู้ติดเชื้อเอชไอวี/เอดส์ในทารกแรกเกิดในแอฟริกาใต้ลดลง 20% ภายในปี 2020"
- ทำได้ หมายถึง ทำได้ คุณสามารถทำให้เสร็จภายในเวลาที่กำหนดด้วยทรัพยากรที่คุณมีอยู่ได้หรือไม่? ด้วยข้อจำกัดทั้งหมดที่มีอยู่ เป้าหมายของคุณต้องเป็นจริง การเพิ่มยอดขาย 500% เป็นเรื่องที่สมเหตุสมผลหากบริษัทของคุณมีขนาดเล็ก การเพิ่มยอดขาย 500% เป็นเป้าหมายที่แทบจะเป็นไปไม่ได้สำหรับบริษัทที่ครองตลาด
- ที่เกี่ยวข้อง เกี่ยวข้องกับความสนใจ เป้าหมายจะมีผลกระทบต่อเป้าหมายหรือกลยุทธ์ที่คุณต้องการหรือไม่? แม้ว่าจะมีความสำคัญต่อสุขภาพโดยทั่วไป แต่จริงหรือไม่ที่การวัดส่วนสูงและน้ำหนักของนักเรียนมัธยมปลายสามารถนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงในกระบวนการด้านสุขภาพจิตได้โดยตรง? ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป้าหมายและวิธีการทำงานของคุณมีความเชื่อมโยงที่ชัดเจนและเข้าใจง่าย
- หมดเวลา เป็นเวลาที่ถูกผูกไว้ บรรลุเป้าหมายเมื่อใด และ/หรือเมื่อใดที่คุณรู้ว่าคุณทำสำเร็จแล้ว กำหนดวันที่สิ้นสุดโครงการ นอกจากนี้ ให้ระบุด้วยว่าผลลัพธ์ประเภทใดที่อาจทำให้โครงการของคุณสิ้นสุดก่อนกำหนด โดยมีผลสำเร็จทั้งหมด
โปรดจำไว้ว่า ต้องระบุหมายเลขฐานเพื่อคำนวณการเปลี่ยนแปลง หากคุณไม่ทราบว่าทารกแรกเกิดในแอฟริกาใต้ติดเชื้อเอชไอวี/เอดส์จำนวนเท่าใด คุณจะมั่นใจได้อย่างไรว่าจำนวนผู้ป่วยจะลดลง 20%
ในบางสถานการณ์ คุณอาจต้องปรึกษากับผู้เชี่ยวชาญเพื่อให้แน่ใจว่าเป้าหมายในแผนงานของคุณทำได้
ขั้นตอนที่ 5. ระบุทรัพยากรที่คุณมี
ในรายการนี้ให้จดทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายและเป้าหมายของคุณ ทรัพยากรมีหลายรูปแบบ ขึ้นอยู่กับแผนงานของคุณ
- ทรัพยากรในสำนักงาน ได้แก่ งบประมาณทางการเงิน พนักงาน ที่ปรึกษา อาคารหรือห้องพัก และหนังสือ คุณสามารถแนบงบประมาณโดยละเอียดได้หากแผนงานเป็นทางการมากขึ้น
- ทรัพยากรในวิชาการรวมถึงการเข้าถึงห้องสมุด เอกสารการวิจัย เช่น หนังสือ หนังสือพิมพ์และวารสาร คอมพิวเตอร์และอินเทอร์เน็ต เช่นเดียวกับอาจารย์หรือคนอื่นๆ ที่สามารถช่วยเหลือคุณได้เมื่อคุณมีคำถาม
ขั้นตอนที่ 6 ตระหนักถึงข้อจำกัดที่มีอยู่
ขอบเขตเป็นอุปสรรคที่ขัดขวางความพยายามในการบรรลุเป้าหมายและเป้าหมายของคุณ ตัวอย่างเช่น เมื่อทำการบ้านวิจัยที่โรงเรียนหรือวิทยาลัย ตารางงานของคุณแน่นเกินไป คุณจึงไม่สามารถค้นคว้าและเขียนได้ดี ดังนั้น ขีดจำกัดของคุณจึงเป็นกำหนดการที่วุ่นวาย พยายามขจัดภาระผูกพันอื่น ๆ ในระหว่างภาคเรียนเพื่อให้คุณสามารถดำเนินการตามแผนงานของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ขั้นตอนที่ 7 ใครเป็นผู้รับผิดชอบ?
ความรับผิดชอบเป็นองค์ประกอบสำคัญของแผนงานที่ดี ใครเป็นผู้รับผิดชอบในการทำแต่ละงานให้สำเร็จ? แม้ว่าจะมีทีมทำงานอยู่ก็ตาม แต่คนๆ หนึ่งต้องรับผิดชอบเพื่อให้แน่ใจว่างานเสร็จตรงเวลา
ขั้นตอนที่ 8 เขียนกลยุทธ์
สังเกตแผนงานของคุณ แล้วตัดสินใจว่าคุณจะใช้ทรัพยากรของคุณอย่างไรในขณะที่เอาชนะข้อจำกัดเพื่อให้บรรลุเป้าหมายและเป้าหมายของคุณ
- เขียนรายการการดำเนินการโดยละเอียด ระบุสิ่งที่ต้องเกิดขึ้นในแต่ละวันหรือทุกสัปดาห์เพื่อให้บรรลุเป้าหมายของคุณ ระบุสิ่งที่สมาชิกในทีมควรทำด้วย คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการหรือปฏิทินส่วนตัวเพื่อจัดระเบียบข้อมูลนี้
- ทำตารางเวลา ในขณะที่คุณจัดตารางการทำงานเบื้องต้น เหตุการณ์หรือสถานการณ์ที่ไม่คาดฝันอาจเกิดขึ้นได้เป็นครั้งคราว ดังนั้นควรจัดที่ว่างในตารางเวลาของคุณเพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้า
เคล็ดลับ
- กำหนดเหตุการณ์สำคัญหากโครงการของคุณมีขนาดใหญ่ เหตุการณ์สำคัญคือจุดตามโครงการที่เน้นความสำเร็จของเป้าหมายบางเป้าหมาย คุณอาจพิจารณาว่านี่เป็นจุดสะท้อน เมื่อคุณสังเกตว่ากระบวนการก้าวหน้าไปเพียงใด และในขณะเดียวกันต้องแน่ใจว่าไม่ได้เบี่ยงเบนไปจากแผนงาน
- สร้างแผนงานที่เหมาะกับคุณ สามารถลงรายละเอียดได้กว้างขึ้นอยู่กับความต้องการหรือความต้องการของคุณ คุณสามารถเขียนลงบนกระดาษหรือด้วยซอฟต์แวร์ระดับมืออาชีพ โดยใช้รูปภาพและสี ใช้สิ่งที่เป็นธรรมชาติและมีประสิทธิภาพมากที่สุดสำหรับคุณ
