การจัดตารางเวลากิจกรรมประจำวันของคุณจะช่วยให้คุณจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณสามารถทำงานให้เสร็จมากขึ้น ลืมงานที่ได้รับมอบหมายให้น้อยลง หรือถูกล่อลวงให้ทำสิ่งที่ไม่สำคัญ แม้ว่าในตอนแรกคุณอาจคิดว่าคุณสามารถทำงานให้เสร็จลุล่วงได้ แต่คุณอาจรู้สึกหนักใจ สับสน และลืมทุกอย่าง การทำและทำตามตารางเวลาต้องใช้เวลาทำความคุ้นเคย แต่ในเวลาไม่นาน คุณจะรู้สึกซาบซึ้ง ตารางเวลาจะช่วยลดความเครียดและทำให้คุณรู้สึกควบคุมชีวิตได้มากขึ้น การจัดกำหนดการกิจกรรมประจำวันยังช่วยให้คุณควบคุมและติดตามพฤติกรรมของคุณเองได้ด้วยการติดตามสิ่งที่คุณต้องทำและสิ่งที่คุณทำ
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 2: การทำตารางเวลา
ขั้นตอนที่ 1. ซื้อปฏิทินหรือวาระการประชุม
ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีพื้นที่ว่างในปฏิทินที่สามารถเติมรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณได้ ปฏิทินบางรายการมาพร้อมกับกำหนดการรายสัปดาห์ รายวัน หรือแม้แต่รายชั่วโมง คุณยังสามารถใช้สมุดบันทึก เลือกหนึ่งที่เหมาะสมกับความต้องการและความปรารถนาของคุณมากที่สุด สิ่งที่คุณเลือก จงใช้มันให้คุ้มค่าที่สุด อย่าใช้สมุดวาระ 1 เล่มสำหรับการทำงาน 1 เล่มสำหรับกิจกรรมของโรงเรียน ฯลฯ บันทึกกิจกรรมทั้งหมดของคุณในที่เดียว
- ปฏิทินดิจิทัลยังมีให้ใช้งานบนแล็ปท็อปหรือโทรศัพท์มือถือ ปฏิทินนี้ยังสามารถซิงค์กับอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดที่คุณมี เพื่อให้สามารถเข้าถึงปฏิทินกิจกรรมได้จากทุกที่ นอกจากนี้ยังมีแอพจำนวนมากที่สามารถช่วยคุณจัดตารางเวลากิจกรรมที่มาพร้อมกับการเตือนความจำและตัวจับเวลา
- ปฏิทินกระดาษหรือปฏิทินดิจิทัลที่ให้คุณใส่บันทึกลงในกำหนดการของคุณอาจทำงานได้ดียิ่งขึ้น ปฏิทินแบบนี้ไม่เพียงแต่ติดตามสิ่งที่คุณทำไปเท่านั้น แต่ยังติดตามว่าคุณทำไปอย่างไรและ/หรือรู้สึกอย่างไร ตัวอย่างเช่น บางทีนอกเหนือจากการทำเครื่องหมายตาราง "ไปยิม" ในปฏิทินของคุณแล้ว คุณอาจเพิ่มข้อความว่า "วิ่งต่อไปอีก 1.5 กม. วันนี้สนุกดี!" เพื่อติดตามพฤติกรรมของคุณได้ดียิ่งขึ้น
- หากคุณกำลังเปลี่ยนจากปฏิทินกระดาษเป็นปฏิทินดิจิทัล 1 หรือ 2 วันแรกอาจรู้สึกวุ่นวายเล็กน้อยตราบใดที่คุณยังคงคุ้นเคยกับระบบใหม่ นำปฏิทินทั้งสองฉบับติดตัวไปด้วยในช่วงสองสามวันแรก และตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีการพลาดกิจกรรมตามกำหนดการหรือถูกจดไว้ซ้ำแล้วซ้ำเล่า
ขั้นตอนที่ 2 จัดระเบียบงานของคุณ
ปฏิทินอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้คุณทำเครื่องหมายงานต่างๆ ด้วยสีที่ต่างกันได้เช่นกัน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถทำเครื่องหมายงานในสำนักงานด้วยสีแดง การบ้านเป็นสีน้ำเงิน การบ้านเป็นสีเขียว วันหยุดพักร้อนเป็นสีส้ม และกีฬาเป็นสีชมพู คุณยังสามารถทำสิ่งนี้ได้อย่างง่ายดายด้วยปฏิทินกระดาษหรือสมุดวาระ เพียงใช้ปากกาหรือปากกาเน้นข้อความสีสันสดใสเพื่อทำเครื่องหมาย หลังจากทำเครื่องหมายงานต่างๆ ด้วยสีที่ต่างกัน คุณสามารถกำหนดลำดับความสำคัญได้
การจัดระเบียบและทำเครื่องหมายงานด้วยสีต่างๆ จะช่วยให้คุณเห็นภาพและเข้าใจว่าใช้เวลาไปเท่าไร ตัวอย่างเช่น คุณอาจสังเกตเห็นว่าตารางงานของคุณมีสีแดง (งาน) และสีเขียว (การบ้าน) เยอะ แต่มีสีชมพู (กีฬา) น้อยมาก การรับรู้ถึงการขาดการออกกำลังกายอาจช่วยกระตุ้นให้คุณเพิ่มตารางการออกกำลังกาย
ขั้นตอนที่ 3 กำหนดลำดับความสำคัญ
การกำหนดงานที่สำคัญที่สุดและต้องทำก่อนและงานใดที่จะเลื่อนออกไปได้นั้นสำคัญมาก ต่อไปนี้คือตัวอย่างเพื่อช่วยให้คุณเข้าใจการตั้งค่าลำดับความสำคัญ สมมติว่ามีการสอบ 2 รายการ รายงานการฝึกปฏิบัติ 1 รายการ และงานเรียงความและการนำเสนอ 1 รายการที่ต้องทำให้เสร็จภายใน 1 สัปดาห์ อุ๊ย!
- ถามตัวเองว่าต้องทำอะไรก่อนและใช้เวลานานเท่าใดจึงจะเสร็จ: ควรส่งงานใดก่อน งานใดที่สำคัญที่สุดเมื่อเทียบกับเกรดของคุณ? ตัวอย่างเช่น การสอบ รายงานในห้องปฏิบัติการ เรียงความ และการนำเสนอมีผลกับเกรดสุดท้ายของคุณมากน้อยเพียงใด งานใดทำได้ยากที่สุด?
- ในท้ายที่สุด การกำหนดเส้นตายสำหรับการทำให้เสร็จ เวลาที่คุณต้องการ หรือมูลค่าสัมพัทธ์ของงานตามกำหนดการในลำดับความสำคัญของคุณ ขึ้นอยู่กับคุณ เพื่อที่คุณจะต้องรู้จักตัวเองและความสามารถที่ดีที่สุดของคุณ สร้างระบบลำดับความสำคัญที่เหมาะสมกับตัวเอง
ขั้นตอนที่ 4 ทำเครื่องหมายงานที่คุณจัดลำดับความสำคัญ
หลังจากกำหนดวิธีจัดลำดับความสำคัญของงานแล้ว ให้ทำเครื่องหมายในกำหนดการ คุณสามารถเปิดตารางประจำวันของคุณและเขียนตัวอักษร "A" ถัดจากงานที่สำคัญและต้องทำให้เสร็จก่อน ตัวอักษร "B" ถัดจากงานที่ต้องทำก่อนวันพรุ่งนี้ และตัวอักษร "C" ถัดจากงานที่ ต้องแล้วเสร็จภายในวันศุกร์ เป็นต้น
ขั้นตอนที่ 5. กำหนดเวลาสำหรับแต่ละงาน
จดว่าคุณวางแผนจะใช้เวลานานแค่ไหนในการทำงานแต่ละอย่างให้เสร็จ ตัวอย่างเช่น คุณอาจกำหนดเวลาในแต่ละวันเพื่อเรียน (2 ชั่วโมง) ออกกำลังกาย (1 ชั่วโมง) เขียนอีเมล 2 ฉบับ (30 นาที) และพาสุนัขไปเดินเล่น (30 นาที) นี่เป็นขั้นตอนหลักในการแบ่งเวลาที่ใช้ในการทำงานแต่ละอย่างให้เสร็จลุล่วง คุณจะรู้สึกเครียดหากคุณจัดตารางงานที่แน่นเกินไปและไม่จัดสรรเวลาตามความเป็นจริง
อย่าลืมรวมเวลาเดินทางไว้ในกำหนดการเดินทาง ตัวอย่างเช่น คุณต้องขับรถจากห้องสมุดที่คุณเรียนไปยิมหรือไม่?
ขั้นตอนที่ 6 ให้เวลาพิเศษในตาราง
คนส่วนใหญ่มักดูถูกดูแคลนระยะเวลาที่ใช้ในการทำงานให้เสร็จ การคำนึงถึงเวลาทั้งหมดที่ใช้ในการเตรียมตัวสำหรับงานใดงานหนึ่งรวมทั้งการผ่อนคลายสักครู่หลังจากนั้นจะช่วยให้คุณจัดตารางเวลากิจกรรมประจำวันได้แม่นยำยิ่งขึ้น
- พยายามเพิ่มเวลาทำงานให้เสร็จสักสองสามนาทีเสมอ ลองเพิ่ม 25% ของเวลาที่คุณกำหนดเวลาทำงานให้เสร็จ ตัวอย่างเช่น กำหนดเวลางานที่สามารถทำได้ในทางเทคนิคใน 4 นาทีเป็นเวลา 5 นาที และกำหนดเวลางานที่สามารถทำได้ในทางเทคนิคใน 8 นาทีเป็นเวลา 10 นาที เป็นต้น นาทีพิเศษเหล่านี้จะสะสมและให้เวลาพิเศษแก่คุณเพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้าหรือความล่าช้า
- ถามตัวเองว่ามีงานเล็ก ๆ ในงานใหญ่ที่ควรพิจารณาในการจัดตารางเวลาหรือไม่? ตัวอย่างเช่น คุณต้องอาบน้ำหลังจากออกกำลังกายหรือไม่? คุณมักจะแชทกับเพื่อนเป็นเวลา 15 นาทีในห้องล็อกเกอร์หรือไม่? คนส่วนใหญ่พบว่าตารางการออกกำลังกาย 1 ชั่วโมงจะใช้เวลา 2 ชั่วโมง
ขั้นตอนที่ 7 หยุดชั่วคราวในกำหนดการ
ให้เวลาว่างเมื่อสิ้นสุดกำหนดการสำหรับงานที่มีลำดับความสำคัญต่ำ หากคุณมีเวลาในวันนี้หรือในวันใดก็ได้ในสัปดาห์ คุณสามารถเริ่มทำงานเหล่านี้และเริ่มทำงานแต่เนิ่นๆ งานเพิ่มเติมเหล่านี้ เช่น จัดระเบียบตู้เสื้อผ้าหรือยื่นใบกำกับภาษีที่บ้าน งานที่มีลำดับความสำคัญต่ำเหล่านี้จะเสร็จสมบูรณ์แม้ว่างานจะไม่เร่งด่วนหรือถูกผูกมัดตามระยะเวลาที่กำหนดก็ตาม
ส่วนที่ 2 จาก 2: ยึดติดกับกำหนดการ
ขั้นตอนที่ 1. ตรวจสอบปฏิทิน/สิ่งที่ต้องทำของคุณ
หมั่นตรวจสอบปฏิทินทุกเช้าและเย็นเพื่อเตรียมพร้อมสำหรับวันพรุ่งนี้ คุณควรกำหนดเวลาสองสามนาทีในแต่ละวัน บางทีอาจจะเป็นหลังดื่มกาแฟตอนเช้าหรือระหว่างเดินทางไปทำงาน ทบทวนสิ่งที่ต้องทำในวันนั้นและเพิ่มงานใหม่หรือตัดงานเก่าทิ้งไป
- การตรวจสอบและทบทวนตารางเวลาของคุณสักสองสามนาทีก่อนที่จะทำอะไรอาจเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการเริ่มต้นวันใหม่ด้วยจิตวิญญาณอันสูงส่ง!
- ใช้การเตือนบนโทรศัพท์หรือคอมพิวเตอร์ของคุณเป็นตัวเตือนงานหรือการนัดหมายบางอย่าง ตัวอย่างเช่น ตารางของแพทย์และทันตแพทย์หลายคนมีการกำหนดไว้ล่วงหน้านาน ดังนั้นการใช้การเตือนความจำที่หยุดล่วงหน้าประมาณหนึ่งสัปดาห์อาจช่วยได้ ดังนั้น แผนของคุณสามารถปรับแต่งได้
ขั้นตอนที่ 2 ทำงานให้เสร็จตามลำดับความสำคัญ
หลังจากกำหนดลำดับความสำคัญให้กับกำหนดการแล้ว ให้ยึดตามลำดับนั้น
ขั้นตอนที่ 3 ปรับตารางเวลาตามต้องการ
แม้ว่าคุณควรพยายามทำตามกำหนดเวลาให้มากที่สุด แต่บางครั้งสิ่งต่างๆ อาจเกิดขึ้นซึ่งบังคับให้คุณปรับตัว เลื่อนงานที่ยืดหยุ่นขึ้นหรือเร่งด่วนน้อยลงไปเป็นวันถัดไปในกรณีฉุกเฉิน ปัญหา หรือสิ่งรบกวนสมาธิ
เพียงหลีกเลี่ยงการซ้อนงานและมอบหมายงานบ่อยเกินไปในวันถัดไป หากคุณประสบปัญหานี้บ่อยเกินไป ให้พยายามเผื่อเวลาไว้สำหรับแต่ละงานที่คุณต้องทำให้เสร็จในหนึ่งวัน แทนที่จะต้องเปลี่ยนกำหนดการในอีกสองสามวันข้างหน้า
ขั้นตอนที่ 4 ขีดฆ่างานที่เสร็จสมบูรณ์
กิจกรรมนี้ทำให้หลายคนโล่งใจ! อย่าลืมย้ายงานที่ยังไม่เสร็จของวันนี้ไปยังกำหนดการของวันพรุ่งนี้
ขั้นตอนที่ 5. ให้รางวัลตัวเอง
สิ่งสำคัญคือต้องให้กำลังใจตัวเองในเชิงบวกหลังจากทำงานเสร็จและทำตามกำหนดเวลา หลังจากเสร็จสิ้นภาระหน้าที่ในหนึ่งวัน ให้รางวัลตัวเองด้วยการแช่ตัวในอ่าง ดูรายการทีวีที่คุณโปรดปราน หรือเพลิดเพลินกับขนมหวาน คุณจะรู้สึกประสบความสำเร็จและสมควรได้รับรางวัลที่คุณทำงานให้
ขั้นตอนที่ 6 ตรวจสอบและปรับตารางเวลาตามต้องการ
คุณควรตรวจสอบตารางเวลาเป็นระยะๆ และตรวจสอบประโยชน์ของตารางเวลาสำหรับกิจกรรมของคุณ วิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือการดูกำหนดการของคุณพร้อมๆ กับติดตามความรู้สึกและอารมณ์ของคุณ คุณเห็นว่าตารางเวลาส่วนใหญ่ของคุณถูกขีดฆ่าและรู้สึกเป็นบวกและมีประสิทธิผลหรือไม่? หากคำตอบคือ "ใช่" โอกาสที่ตารางเวลาของคุณจะเป็นประโยชน์
- อย่างไรก็ตาม หากคุณรู้สึกว่าตารางงานของคุณถูกเลื่อนออกไปมากเกินไปในวันถัดไป (และวันอื่น เป็นต้น) และคุณแค่เสียสมาธิ คุณควรปรับเปลี่ยนตารางเวลาของคุณ
- ระบุปัญหาโดยการตรวจสอบวาระการประชุมและค้นหาสิ่งที่หลงเหลืออยู่ คุณอาจต้องประเมินใหม่และจัดลำดับความสำคัญใหม่หากสิ่งที่คุณพลาดไปมีความสำคัญต่อคุณ (เช่น การออกกำลังกาย) คุณอาจต้องเปลี่ยนเวลาที่จัดสรรให้กับแต่ละงาน ตัวอย่างเช่น ลดเวลาในการเตรียมตัวในตอนเช้าจาก 2 ชั่วโมงเป็น 1 ชั่วโมง 3 วันต่อสัปดาห์ และกำหนดเวลาการวิ่งจ๊อกกิ้ง 30 นาทีโดยใช้เวลาที่เหลือ
- รู้ว่าการจัดตารางเวลาใหม่เป็นเรื่องปกติและเป็นเรื่องปกติ จนกว่าคุณจะชินกับตารางเวลาที่เหมาะสมที่สุด แน่นอนว่ามันต้องใช้เวลา
เคล็ดลับ
- เวลาของคุณมีค่ามาก การสร้างกำหนดการจะช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุด
- การยึดติดกับตารางเวลาจะทำให้คุณตระหนักถึงรูปแบบที่ตรวจไม่พบก่อนหน้านี้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจรู้สึกเหนื่อยตลอดเวลาเมื่อตื่นนอนทุกวันพฤหัสบดีเพราะคุณใช้เวลาอยู่ในร้านกาแฟหลังเลิกงานทุกคืนวันพุธ ด้วยวิธีนี้ มันสามารถเปลี่ยนแปลงได้เมื่อคุณตระหนักถึงมัน บางที แทนที่จะใช้เวลาอยู่ที่ร้านกาแฟสัปดาห์ละครั้ง คุณอาจลดความถี่ลงเหลือ 1 ครั้งทุกๆ 2 สัปดาห์ ดังนั้นคุณจึงสามารถสนุกกับเพื่อนร่วมงานได้ แต่ไม่ต้องเหนื่อยทุกวันพฤหัสบดี
- การสร้างและทำตามตารางเวลาจะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น เนื่องจากคุณจัดสรรเวลาให้กับแต่ละงาน ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถหลีกเลี่ยง "เวลาไม่เพียงพอ!"
