ชุดคำแนะนำควรช่วยให้ผู้อ่านทำสิ่งต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว มีประสิทธิภาพ และประสบความสำเร็จ ในการเขียนคำแนะนำ คุณต้องจดรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมด หากคุณลืมบางสิ่งบางอย่างหรือทำผิดพลาด ผู้อ่านของคุณจะสับสน ใช้แนวทางต่อไปนี้เพื่อเขียนชุดคำสั่ง
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 ของ 4: การเตรียมการเขียนคำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1 ทำความรู้จักกับผู้อ่านของคุณ
สิ่งแรกที่คุณควรทำก่อนเขียนลูกค้าเป้าหมายคือทำความรู้จักกับผู้อ่านของคุณ คุณเขียนคู่มือนี้เพื่อใคร ผู้อ่านของคุณเป็นผู้เชี่ยวชาญหรือฆราวาส? การรู้จักผู้อ่านของคุณจะช่วยให้คุณเลือกคำพูด วางโครงสร้างเบาะแส และกำหนดรายละเอียดที่คุณต้องการให้
- ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังอธิบายวิธีการอบขนมปังให้เชฟมืออาชีพ คุณไม่จำเป็นต้องอธิบายวิธีการพับแป้ง เหตุใดการวางไข่ที่อุณหภูมิห้องจึงสำคัญ หรือความแตกต่างระหว่างแป้งอเนกประสงค์กับ แป้งขึ้นเอง.) หากคุณกำลังอธิบายสิ่งนี้กับคนที่ไม่รู้วิธีทำอาหาร คำจำกัดความและคำอธิบายสามารถช่วยพวกเขาทำเค้กที่ยอดเยี่ยมได้จริงๆ
- หากคุณต้องการปลอดภัย ให้ถือว่าผู้อ่านของคุณเป็นคนธรรมดา ด้วยวิธีนี้ คำแนะนำของคุณจะชัดเจนและง่ายต่อการปฏิบัติตาม
ขั้นตอนที่ 2 กำหนดอุปกรณ์ที่จำเป็น
ก่อนที่คุณจะเริ่ม คุณต้องระบุให้ชัดเจนถึงสิ่งที่จำเป็นในการทำตามคำแนะนำอย่างถูกต้อง อาจอยู่ในรูปแบบของรายการวัสดุที่จำเป็นหรือรายการอุปกรณ์
ขั้นตอนที่ 3 ดำเนินการตามกระบวนการ
วิธีหนึ่งในการเขียนคำแนะนำที่ชัดเจนคือปฏิบัติตามขั้นตอนด้วยตนเอง ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถจดขั้นตอนเฉพาะได้ หากคุณแค่พยายามจดบันทึกโดยอิงจากสิ่งที่คุณจำได้ คุณอาจจะลืมอะไรบางอย่างไปโดยไม่ได้ตั้งใจ หลังจากนั้น คุณสามารถขอให้คนอื่นดำเนินการตามสิ่งที่คุณเขียนได้ ขอความคิดเห็นจากพวกเขา ถามว่าขั้นตอนใดทำให้สับสนหรือไม่ชัดเจน
- ระวังอย่าลืมอะไร หากคุณพลาดขั้นตอนสำคัญ ผู้อ่านของคุณจะทำตามขั้นตอนไม่สำเร็จ นอกจากนี้ คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าขั้นตอนต่างๆ อยู่ในลำดับที่ถูกต้อง
- ตัวอย่างเช่น หากคุณเขียนว่า “ผสมส่วนผสมด้วยเครื่องผสม ใส่ในเตาอบที่ 121 องศา” ผู้อ่านอาจสันนิษฐานว่าพวกเขาควรใส่ชามผสมในเตาอบด้วย
ส่วนที่ 2 ของ 4: คำแนะนำในการเขียน
ขั้นตอนที่ 1 เขียนสั้นและกระชับ
คำแนะนำที่มีประสิทธิภาพจะเขียนอย่างกระชับและรัดกุมเสมอ อย่าใช้ย่อหน้าที่ยาวและซับซ้อน เพียงใช้ประโยคที่สั้นและชัดเจน หัวข้อย่อย และรูปภาพหรืออุปกรณ์ประกอบฉาก
ขั้นตอนที่ 2 ใช้กริยาที่ใช้งานอยู่
คำแนะนำควรใช้กริยาและคำอธิบายที่ใช้งานได้เสมอ เริ่มต้นเบาะแสของคุณด้วยคำกริยา สิ่งนี้ทำให้ผู้อ่านต้องดำเนินการอย่างชัดเจนอย่างหนึ่ง แต่ละขั้นตอนจะต้องเขียนในรูปแบบของประโยคคำสั่ง
- ในการให้คำจำกัดความหรือคำอธิบาย ให้ใช้ภาษาอธิบายให้ชัดเจนที่สุด
- ตัวอย่างเช่น พูดว่า "เพิ่มไข่สองฟอง" แทนที่จะพูดว่า "ควรใส่ไข่สองฟองลงในแป้งเค้ก"
ขั้นตอนที่ 3 เขียนลงเฉพาะข้อมูลที่จำเป็น
เมื่อคุณจดข้อมูลเพิ่มเติม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเพิ่มเฉพาะสิ่งที่จำเป็นเท่านั้น ถามตัวเองว่า “ผู้อ่านจำเป็นต้องรู้คำจำกัดความเหล่านี้เพื่อทำความเข้าใจเบาะแสหรือไม่” หรือ “ผู้อ่านต้องการคำแนะนำนี้เพื่อดำเนินการตามขั้นตอนอย่างถูกต้องหรือไม่”
อย่าเพิ่มข้อมูลที่ไม่จำเป็น สิ่งนี้จะทำให้ผู้อ่านของคุณสับสนและทำให้พวกเขาทำตามคำแนะนำได้ยาก
ขั้นตอนที่ 4 พูดคุยกับผู้อ่านของคุณ
เมื่อเขียนคำแนะนำ คุณควรพูดกับผู้อ่านโดยตรง ทำสิ่งนี้โดยใช้คำว่า "คุณ" ซึ่งจะช่วยแนะนำผู้อ่านตามขั้นตอนต่างๆ เป็นการส่วนตัว
ขั้นตอนที่ 5. เขียนให้ชัดเจนและเฉพาะเจาะจง
เมื่อเขียนคำแนะนำ คุณต้องเจาะจงให้มากที่สุด อธิบายว่าควรทำอย่างไร ซึ่งรวมถึงวิธีหมุนประแจ วิธีเดินกี่เมตร หรือเนื้อเค้กควรเป็นอย่างไรเมื่อทำเสร็จแล้ว
- เขียนการวัดให้ถูกต้อง หากผู้อ่านต้องตัดกระดานยาว 1.6 ซม. ให้จดไว้
- ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังแสดงวิธีทำเค้ก อย่ารอจนถึงขั้นตอนที่สี่เพื่อพูดว่า "ก่อนผสมส่วนผสม ร่อนแป้งแล้วใส่ไข่ที่อุณหภูมิห้อง"
ขั้นตอนที่ 6 ใช้เครื่องหมายลำดับและลิงก์เวลา
การเชื่อมคำจะช่วยเชื่อมโยงขั้นตอนหนึ่งไปยังอีกขั้นหนึ่ง และยังเชื่อมโยงแนวคิดต่างๆ ในการเขียนของคุณอีกด้วย ในการเขียนคำใบ้ คุณจะใช้เครื่องหมายลำดับและลิงก์เวลา ซึ่งจะช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจคำแนะนำทีละขั้นตอน
คำสันธานที่ใช้กันทั่วไปบางคำ ได้แก่ ก่อน หลัง จากนั้น จากนั้น สุดท้าย และก่อนหน้านั้น
ตอนที่ 3 จาก 4: คำแนะนำในการเขียน
ขั้นตอนที่ 1 เขียนบทนำ
ก่อนที่คุณจะเริ่มอธิบายคำแนะนำโดยละเอียด คุณต้องแนะนำผู้อ่านคร่าวๆ บทนำนี้อธิบายสิ่งที่ผู้อ่านจะได้เรียนรู้ในคำแนะนำ รวมทั้งโครงร่างขั้นตอน บทนำนี้ควรเขียนด้วยภาษาที่ชัดเจนและเรียบง่าย
- จดวัตถุประสงค์ของคำแนะนำ ใครควรอ่านคำแนะนำเหล่านี้ และเงื่อนไขใดบ้างที่ต้องใช้ขั้นตอนที่แสดงไว้ที่นี่
- คุณยังสามารถเพิ่มสิ่งที่ไม่รวมอยู่ในขั้นตอนนี้ได้
- คุณสามารถป้อนข้อมูลพื้นฐานได้ที่นี่
- ในบทนำ คุณยังสามารถพูดถึงคำเตือนหรือข้อมูลสำคัญๆ ที่ผู้อ่านต้องการก่อนเริ่มกระบวนการ แต่จำไว้ว่าคนส่วนใหญ่จะข้ามบทนำนี้ ดังนั้นอย่าใส่ข้อมูลสำคัญที่คุณไม่ได้กล่าวถึงในที่อื่น
- ตัวอย่างเช่น “คำแนะนำเหล่านี้อธิบายวิธีการอบเค้กช็อคโกแลต ส่วนแรกจะอธิบายวิธีการผสมส่วนผสมแห้งและเปียก และส่วนที่สองอธิบายวิธีการปรุงอย่างถูกต้อง”
- จัดเรียงขั้นตอนตามลำดับเวลา คำแนะนำจะต้องเขียนตามลำดับที่แน่นอน ขั้นตอนควรทำตามหลักเหตุผล ต้องดำเนินการขั้นตอนที่ 1 ให้เสร็จสิ้นก่อนที่ผู้อ่านจะไปยังขั้นตอนที่ 2 ได้ ข้อตกลงนี้มีความสำคัญในการเขียนคำแนะนำ
- ถ้าลำดับไม่สำคัญ ให้ระบุรายการที่สำคัญที่สุดก่อน
ขั้นตอนที่ 2. จัดขั้นตอนตามสิ่งที่ต้องทำก่อน
คำแนะนำประกอบด้วยชุดของขั้นตอนที่เชื่อมต่อถึงกัน ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนคำแนะนำ คุณต้องพิจารณาว่าต้องดำเนินการขั้นตอนใดก่อน ซึ่งหมายความว่าคุณต้องตัดสินใจว่าจะทำอะไรก่อนเพื่อให้งานทั้งหมดเสร็จ
ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังอบเค้ก คุณจะต้องอุ่นเตาอบก่อน ผสมส่วนผสม และทำน้ำตาลไอซิ่งก่อนที่คุณจะทำเค้กเสร็จ
ขั้นตอนที่ 3 แบ่งปันคำแนะนำในขั้นตอนเฉพาะ
คำแนะนำส่วนใหญ่ต้องประกอบด้วยหลายขั้นตอนที่ต้องทำให้เสร็จก่อนที่ขั้นตอนจะเสร็จสมบูรณ์ การแบ่งคำแนะนำของคุณออกเป็นส่วนๆ สำหรับการดำเนินการแต่ละอย่างจะทำให้ผู้อ่านเข้าใจคำแนะนำได้ชัดเจน
- ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังซ่อมรถ มีหลายสิ่งที่คุณต้องทำก่อนที่จะเริ่มทำงานกับเครื่องยนต์ คุณจะต้องยกแม่แรงขึ้น ถอดส่วนอื่นๆ ของรถออก หรือถอดฝาครอบออก การกระทำแต่ละอย่างเหล่านี้ต้องการคำแนะนำของตัวเอง คุณต้องแบ่งแต่ละการกระทำออกเป็นส่วน ๆ ด้วยชุดคำสั่งของตัวเอง
- ส่วนเหล่านี้ต้องจัดเรียงตามลำดับขั้นตอนเช่นเดียวกับขั้นตอน คุณไม่สามารถถอดฝาครอบเครื่องยนต์ออกก่อนที่จะยกรถขึ้นหรือถอดส่วนอื่นๆ ของฝาครอบออก ควรจัดเรียงส่วนเหล่านี้ตามส่วนที่ควรทำให้เสร็จก่อน
- พยายามให้แต่ละการกระทำประกอบด้วย 10 ขั้นตอนเท่านั้น หากมีมากกว่า 10 ขั้นตอน ให้แบ่งเป็นตอนๆ หรือขั้นตอนอื่นๆ
- ซึ่งจะช่วยให้ผู้อ่านสามารถทำซ้ำและติดตามความคืบหน้าได้ พวกเขาสามารถบอกได้ว่าพวกเขาทำส่วนสำเร็จเมื่อใด ยิ่งไปกว่านั้น หากพวกเขาทำผิดพลาด พวกเขาสามารถย้อนกลับและแก้ไขได้โดยไม่ต้องทำเบาะแสใหม่ทั้งหมด
ขั้นตอนที่ 4. ติดฉลากแต่ละขั้นตอนให้ชัดเจน
เพื่อช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจคำแนะนำ ให้ติดป้ายกำกับแต่ละส่วนให้ชัดเจน ชื่อของแต่ละส่วนควรให้แนวคิดว่าจะทำอะไรในส่วนนั้น ผู้อ่านต้องเข้าใจการกระทำที่จะศึกษาก่อนที่จะเริ่มศึกษา
ขั้นตอนที่ 5. เขียนหนึ่งขั้นตอนในหนึ่งประโยค
ประโยคควรสั้นและมีเพียงขั้นตอนเดียว ด้วยวิธีนี้ คุณจะแบ่งงานที่ต้องทำเป็นการดำเนินการเฉพาะ แทนที่จะสร้างขั้นตอนเดียวที่ประกอบด้วยการดำเนินการหลายอย่าง
หากขั้นตอนหนึ่งเกี่ยวข้องกับอีกขั้นตอนหนึ่งและต้องทำร่วมกัน ให้อธิบายตามลำดับที่ถูกต้องในประโยคเดียวกัน ตัวอย่างเช่น “ก่อนเทแป้งลงในกระทะ ให้เคลือบกระทะด้วยสเปรย์ทำอาหาร” หรือ “เคลือบกระทะด้วยสเปรย์ทำอาหาร แล้วเทแป้งลงในกระทะ”
ขั้นตอนที่ 6 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าขั้นตอนที่คุณจดบันทึกนั้นสามารถติดตามและตรวจสอบได้อย่างง่ายดาย
กุญแจสำคัญในการเขียนคู่มือคือการช่วยให้ผู้อ่านติดตามความคืบหน้าของพวกเขา จดขั้นตอนที่สามารถช่วยให้พวกเขาเห็นว่าพวกเขากำลังทำทุกอย่างถูกต้องหรือไม่ รูปแบบอาจเป็นแบบนี้: “เมื่อคุณมี _ ผลลัพธ์จะออกมาเป็น _”
ตัวอย่างเช่น “หลังจากเค้กเสร็จแล้ว ให้จิ้มไม้จิ้มฟันตรงกลาง ถ้าไม้จิ้มฟันยังสะอาดอยู่หลังจากดึงออกมาแล้ว เค้กก็เสร็จเรียบร้อย”
ขั้นตอนที่ 7 เขียนขั้นตอนทางเลือก
สำหรับขั้นตอนบางอย่าง อาจมีหลายวิธีในการทำสิ่งเดียวกัน อย่าลืมอธิบายวิธีต่างๆ
- หากมีเงื่อนไขบางประการที่ทำให้วิธีการบางอย่างเหมาะสมยิ่งขึ้น ให้ปรึกษาหารือกัน
- หากวิธีใดวิธีหนึ่งง่ายกว่า ถูกกว่า หรือได้ผล โปรดอธิบายให้เข้าใจ
ขั้นตอนที่ 8 ใช้ลูกเลี้ยงถ้าจำเป็น
สำหรับขั้นตอนบางอย่าง คุณอาจต้องแบ่งขั้นตอนออกเป็นขั้นตอนย่อยหลายขั้นตอน ควรใช้ลูกเลี้ยงเฉพาะในกรณีที่การกระทำเล็กเกินไปที่จะเป็นขั้นตอนเดียวเพียงอย่างเดียว ลูกเลี้ยงช่วยแบ่งขั้นตอนออกเป็นหลายส่วน
เขียนข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับลูกเลี้ยง ข้อมูลเพิ่มเติมเช่นนี้จะอธิบายรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับขั้นตอน เช่น ลักษณะของรายการที่อยู่ระหว่างดำเนินการจะมีลักษณะอย่างไรก่อนและหลัง หรือเหตุใดขั้นตอนจึงสำคัญ
ขั้นตอนที่ 9 เขียนคำเตือนและเงื่อนไขในตอนเริ่มต้น
หากมีบางสิ่งที่ผู้อ่านควรรู้ ทำ หรือเข้าใจก่อนเริ่มต้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้พูดไปแล้วในตอนเริ่มต้น
ขั้นตอนที่ 10. คาดการณ์ปัญหา
ลองนึกถึงพื้นที่ที่ผู้อ่านอาจประสบปัญหา แล้วจึงเสนอแนะเพื่อจัดการกับปัญหาเหล่านั้น คุณยังสามารถยกตัวอย่างปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้หากพวกเขาไม่ทำตามขั้นตอนอย่างถูกต้อง
ขั้นตอนนี้สำคัญมาก หากคุณทำตามคำแนะนำด้วยตนเอง คุณจะรู้ว่าส่วนใดที่อาจก่อให้เกิดปัญหา ด้วยเหตุนี้จึงเป็นสิ่งสำคัญมากที่คุณจะต้องดำเนินการตามขั้นตอนในขณะที่คุณจดคำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 11 ทำตามคำแนะนำ
นี่เป็นสิ่งสำคัญมาก เบาะแสบางอย่างยังไม่จบเมื่อตะปูตัวสุดท้ายเข้าที่หรือเมื่อนำเค้กออกจากเตาอบ ลองนึกถึงสิ่งอื่นๆ ที่ผู้อ่านยังต้องทำ หากคุณยังคงคิดว่า "แล้วตอนนี้ล่ะ" หมายความว่าคุณยังมีขั้นตอนเพิ่มเติมที่จะเพิ่ม
ส่วนที่ 4 จาก 4: คำแนะนำในการกรอก
ขั้นตอนที่ 1. ตั้งค่ารูปแบบคำใบ้
เมื่อเขียนคำแนะนำ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้กำหนดรูปแบบไว้อย่างชัดเจน วิธีนี้จะช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจวิธีการอ่านคำแนะนำของคุณอย่างถูกต้องโดยไม่สับสน
- ใช้หัวเรื่องเพื่อติดป้ายกำกับแต่ละส่วนของเบาะแส
- ใช้ตัวเลขเมื่อคุณจดขั้นตอนตามลำดับที่เป็น
- ใช้หัวข้อย่อยเพื่อจดขั้นตอนทางเลือก ข้อมูลเพิ่มเติม หรือสิ่งอื่นใดที่อยู่ภายใต้ขั้นตอน
- แยกขั้นตอนด้วยสายตา เพิ่มช่องว่างระหว่างขั้นตอนเพื่อทำให้ดูแตกต่าง
ขั้นตอนที่ 2 เลือกชื่อที่มีประสิทธิภาพ
ชื่อเรื่องควรให้ภาพรวมของสิ่งที่อธิบายไว้ในคู่มือของคุณ
ตัวอย่างเช่น "คำแนะนำในการอบเค้กช็อกโกแลตไร้ไข่" นั้นชัดเจนกว่า "เค้กช็อกโกแลต" มาก
ขั้นตอนที่ 3 ใช้รูปภาพและไดอะแกรมหากจำเป็น
เบาะแสบางอย่างต้องใช้ไดอะแกรม รูปภาพ ตาราง หรือการแสดงภาพอื่นๆ เพื่อช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจสิ่งที่กำลังอธิบาย เพิ่มการแสดงภาพแบบนี้ถ้าจำเป็น การสร้างภาพข้อมูลควรทำซ้ำแนวคิดที่มีอยู่ในงานเขียนเท่านั้น ห้ามให้ข้อมูลใหม่ใดๆ เนื่องจากเป็นเพียงเนื้อหาเสริมเท่านั้น
