การทำข้อเสนอเป็นทักษะที่ขาดไม่ได้ในกิจกรรมต่างๆ เช่น การลงทะเบียนเรียนในวิทยาลัย การจัดการธุรกิจ หรือการทำงานด้านธรณีวิทยา ในกรณีส่วนใหญ่ ข้อเสนอจะถูกส่งไปยังบุคคลที่เหมาะสมที่ต้องการความช่วยเหลือสำหรับแผนโครงการเฉพาะ ผู้รับข้อเสนอมีแนวโน้มที่จะเห็นด้วยกับแนวคิดหรือแนวคิดที่ส่งมา หากมีการสื่อสารอย่างชัดเจน ตรงไปตรงมา และชาญฉลาด วิธีหนึ่งที่จะประสบความสำเร็จในการดำเนินโครงการต่าง ๆ คือการทำข้อเสนอที่น่าดึงดูดและน่าเชื่อถือ เช่น ข้อเสนอทางวิทยาศาสตร์หรือการเขียนหนังสือ ข้อเสนอควรทำตามความจำเป็น แต่แนวทางในการเขียนข้อเสนอนั้นโดยพื้นฐานแล้วจะเหมือนกัน
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 2: การเตรียมการเขียนข้อเสนอ
ขั้นตอนที่ 1 ตัดสินใจว่าใครจะอ่านข้อเสนอ
ก่อนเขียน ให้ตัดสินใจว่าควรส่งข้อเสนอให้ใครและอะไรที่เขาหรือเธอรู้อยู่แล้วหรือไม่รู้เกี่ยวกับแผนของคุณ พิจารณาด้วยว่าผู้อ่านเป็นคนยุ่งหรือไม่ เอาแต่อ่านข้อเสนอ และไม่มีเวลาพิจารณาความคิดของคุณ หลังจากนั้น พยายามถ่ายทอดความคิดและแผนของคุณในลักษณะโน้มน้าว มีประสิทธิภาพ และมีประสิทธิภาพ โดยตอบคำถามต่อไปนี้
- ใครจะอ่านข้อเสนอของคุณ? เขาเข้าใจหัวข้อที่คุณกำลังพูดถึงดีแค่ไหน? คุณจำเป็นต้องอธิบายหรือให้ข้อมูลเพิ่มเติมหรือไม่?
- คุณคาดหวังอะไรจากผู้อ่านหลังจากส่งข้อเสนอ คุณต้องพูดอะไรเพื่อให้ผู้อ่านข้อเสนอตัดสินใจตามความคาดหวังของคุณ?
- เลือกคำที่เหมาะสมเพื่อให้เอกสารข้อเสนอตรงกับความคาดหวังและความสนใจของผู้อ่าน ก่อนเขียนข้อเสนอ ให้พิจารณาความคาดหวังของผู้อ่าน วิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการทำให้ผู้รับข้อเสนอสนใจอ่าน และวิธีที่ดีที่สุดในการทำให้ผู้อ่านเข้าใจสิ่งที่คุณจะพูด
ขั้นตอนที่ 2 กำหนดปัญหาที่คุณต้องการแก้ไข
คุณเข้าใจปัญหาที่คุณต้องการนำเสนอแล้ว แต่ให้แน่ใจว่าผู้อ่านได้รับความเข้าใจเช่นเดียวกัน นอกจากนี้ ลองคิดดูว่าผู้อ่านรู้สึกมั่นใจว่าคุณเข้าใจปัญหาดีหรือไม่ เพื่อแสดงหลักจรรยาบรรณในการเขียนที่ดี โปรดสนับสนุนคำอธิบายของคุณโดยให้หลักฐานหรือข้อมูล หลังจากกำหนดประเด็นที่คุณต้องการพูดคุยแล้ว ให้พยายามโน้มน้าวผู้อ่านว่าคุณเป็นคนที่เหมาะสมที่สุดในการดำเนินการโครงการในข้อเสนอ ก่อนเขียน พิจารณาสิ่งต่อไปนี้:
- เป้าหมายของคุณในการเขียนข้อเสนอคืออะไร?
- ทำไมคุณถึงต้องการเขียนข้อเสนอ?
- คุณแน่ใจหรือว่าเหตุผลนั้นเป็นสาเหตุ ไม่ใช่อย่างอื่น? อะไรทำให้คุณรู้สึกมั่นใจ?
- มีใครพูดถึงปัญหาเดียวกันอีกไหม
- ถ้าใช่: มันได้ผลไหม อะไรคือเหตุผล?
-
ถ้าไม่: ทำไม? อย่าให้ข้อมูลที่ทุกคนรู้อยู่แล้ว
แสดงว่าคุณได้ทำการวิจัยและประเมินผลเชิงลึกเพื่อทำความเข้าใจประเด็นที่กล่าวถึงในข้อเสนอ
ขั้นตอนที่ 3 กำหนดโซลูชันที่คุณต้องการ
ถ่ายทอดคำอธิบายด้วยคำที่เข้าใจง่าย หลังจากระบุปัญหาที่คุณจะแก้ไขแล้ว ให้ระบุวิธีแก้ไขปัญหาที่คุณต้องการ เสนอวิธีแก้ปัญหาโดยใช้ประโยคที่สั้นและมีประสิทธิภาพ อย่าละเลยข้อกำหนดที่ระบุไว้สำหรับการเขียนข้อเสนอ
ใช้เงินที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์สูงสุดภายในงบประมาณของคุณ
- อธิบายปัญหาที่คุณกำลังเผชิญและเสนอวิธีแก้ปัญหาที่จะโน้มน้าวใจทุกคนที่อ่านข้อเสนอของคุณ ซึ่งรวมถึงผู้คลางแคลงที่ไม่สนใจแผนของคุณ จัดเตรียมวิธีแก้ปัญหาเชิงตรรกะที่มีประโยชน์พร้อมกำหนดการที่ชัดเจนเพราะเป็นไปได้ว่าผู้อ่านข้อเสนอไม่ใช่คนที่ได้รับอิทธิพลอย่างง่ายดาย
- นึกถึงโซลูชันที่สนับสนุนความสำเร็จตามเป้าหมายของคุณ เป้าหมายหลักคือเป้าหมายที่คุณต้องทำให้สำเร็จ และเป้าหมายรองคือเป้าหมายอื่นๆ ที่คุณต้องการบรรลุโดยการทำโครงงานที่อธิบายไว้ในข้อเสนอ
- พิจารณาวิธีแก้ปัญหาอื่นๆ ที่เป็นประโยชน์ในบริบทของ "ความสำเร็จ" และ "ผลลัพธ์" ความสำเร็จสามารถตีความได้ว่าเป็นหลักฐานเชิงปริมาณที่แสดงว่าบรรลุเป้าหมายของคุณแล้ว ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการส่งข้อเสนอทางธุรกิจโดยมีเป้าหมายเพื่อ "เพิ่มผลกำไร" ความสำเร็จจะเป็น "กำไรเพิ่มขึ้น 100,000,000 รูเปียห์อินโดนีเซีย" ผลลัพธ์คือผลิตภัณฑ์หรือบริการที่คุณให้โดยดำเนินโครงการ ตัวอย่างเช่น ผลลัพธ์ของโครงการทางวิทยาศาสตร์คือวัคซีนหรือยาใหม่ โปรดทราบว่าผู้อ่านข้อเสนอมักจะต้องการทราบความสำเร็จและผลลัพธ์ของโครงการที่คุณวางแผนไว้ เพื่อให้เขาพิจารณาประโยชน์ที่จะได้รับจากโครงการได้ง่ายขึ้น
ขั้นตอนที่ 4 ใช้รูปแบบภาษาที่เหมาะสม
เลือกรูปแบบภาษาตามวัตถุประสงค์ของข้อเสนอและผู้อ่าน พิจารณาความคาดหวังและความสนใจของผู้อ่านเพื่อกำหนดแนวทางแก้ไขปัญหาของคุณ ห้ามใช้ศัพท์แสง คำย่อที่ไม่ได้มาตรฐาน หรือประโยคที่เข้าใจยาก เช่น การแก้ไขความไม่สมดุลในที่ทำงาน
ใช้ประโยคสั้นๆ ที่เข้าใจง่าย เช่น เลิกจ้างพนักงาน
คุณชอบสไตล์โน้มน้าวใจหรือไม่? ข้อเสนอทางอารมณ์อาจน่าเชื่อถือมากกว่า แต่คุณควรจัดลำดับความสำคัญของการนำเสนอข้อเท็จจริงเป็นพื้นฐานสำหรับการโต้แย้งของคุณ ตัวอย่างเช่น ข้อเสนอสำหรับโครงการอนุรักษ์แพนด้าอาจเริ่มต้นด้วยการแสดงความเสียใจหากลูกหลานในอนาคตไม่เห็นหมีแพนด้า แต่คำกล่าวของคุณไม่ควรหยุดอยู่แค่นี้ เพื่อให้น่าเชื่อถือยิ่งขึ้น ให้โต้แย้งข้อเท็จจริงและแนวทางแก้ไขที่คุณนำเสนอ
ขั้นตอนที่ 5. ร่างข้อเสนอ
โครงร่างข้อเสนอไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของข้อเสนอสุดท้าย คุณจะนึกถึงสิ่งสำคัญได้ง่ายขึ้นโดยการร่างโครงร่างข้อเสนอ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีข้อมูลโดยละเอียดก่อนร่างข้อเสนอ
ร่างข้อเสนอโดยการเขียน: ปัญหาที่คุณกำลังเผชิญ วิธีแก้ไขที่คุณเสนอ วิธีแก้ปัญหา เหตุใดวิธีแก้ปัญหาจึงเหมาะสมที่สุด และข้อสรุป หากคุณต้องการพัฒนาข้อเสนอทางธุรกิจ ให้แนบการวิเคราะห์โดยละเอียดเกี่ยวกับงบประมาณทางการเงินและการจัดการขององค์กร
ส่วนที่ 2 จาก 2: การร่างข้อเสนอส่วนตัว
ขั้นตอนที่ 1 เริ่มต้นด้วยการแนะนำ
เริ่มข้อเสนอด้วยสิ่งที่ดึงดูดความสนใจของผู้อ่านและดึงดูดความสนใจของผู้อ่าน ทำข้อเสนอที่เป็นประโยชน์ตามวัตถุประสงค์ อธิบายว่าเหตุใดคุณจึงเขียนข้อเสนอเพื่อให้ผู้อ่านทราบแรงจูงใจของคุณ หลังจากนั้น ให้ระบุจุดประสงค์ในการส่งข้อเสนอ
หากคุณสามารถให้ข้อเท็จจริงที่อธิบายว่าทำไมปัญหาจึงต้องได้รับการแก้ไขทันที ให้พูดถึงสิ่งนั้นในตอนต้นของข้อเสนอ แต่ให้แน่ใจว่าคุณกำลังระบุข้อเท็จจริง ไม่ใช่ความคิดเห็น
ขั้นตอนที่ 2 อธิบายปัญหาที่คุณกำลังเผชิญ
หลังจากแนะนำตัวเองแล้ว ให้จัดโครงสร้างเนื้อหาหลักของข้อเสนอโดยระบุปัญหาที่คุณกำลังเผชิญ หากผู้อ่านไม่เข้าใจเบื้องหลังการส่งข้อเสนอ ให้อธิบาย คิดว่าส่วนนี้เป็นขั้นตอน "การระบุปัญหา" ปัญหาของคุณคืออะไร? อะไรทำให้เกิดมัน? ผลของปัญหานี้คืออะไร?
-
อธิบายว่าเหตุใดจึงต้องแก้ไขปัญหาของคุณตอนนี้ อะไรคือผลที่ตามมาสำหรับผู้อ่านหากปัญหาไม่ได้รับการแก้ไข? ตอบทุกคำถามโดยนำเสนอผลการวิจัยและสนับสนุนข้อเท็จจริงจากแหล่งที่เชื่อถือได้ อย่าพึ่งพาอารมณ์หรือคุณค่าของความเชื่อ
แสดงการเชื่อมโยงโดยตรงระหว่างประเด็นที่คุณกำลังสนทนากับความสนใจหรือคำแถลงพันธกิจของผู้อ่าน
ขั้นตอนที่ 3 เสนอวิธีแก้ปัญหา
ส่วนนี้ถือได้ว่าเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของข้อเสนอ เนื่องจากคุณสามารถอธิบายวิธีแก้ปัญหา เหตุผลที่คุณเลือกวิธีการนั้น และผลลัพธ์ที่จะได้รับ ในการสร้างข้อเสนอโน้มน้าวใจ ให้พิจารณาสิ่งต่อไปนี้:
- อภิปรายผลกระทบของความคิดของคุณ แทนที่จะเสนอความคิดที่ไร้ประโยชน์ ให้เสนอแนวคิดที่มีความหมายกว้างไกลเพื่อกระตุ้นความกระตือรือร้นของผู้อ่าน ตัวอย่างเช่น: “ความรู้ที่กว้างขึ้นเกี่ยวกับพฤติกรรมของปลาทูน่ามีประโยชน์มากในการกำหนดกลยุทธ์การจัดการและการจัดการปลาทูน่ากระป๋องอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อสวัสดิภาพของคนรุ่นต่อไปในอนาคต”
- นอกจากการแจ้งแผนปฏิบัติการแล้ว คุณควรอธิบายด้วยว่าเหตุใดคุณจึงต้องการดำเนินการ ทำข้อเสนอโดยสมมติว่าผู้อ่านจะไม่เชื่อและจะไม่นำความคิดของคุณไปทำเป็นธรรมดา ถ้าจะยื่นข้อเสนอการเพาะเลี้ยงปลาทูน่า 2,000 ตัว เพราะอะไร? ทำไมคุณถึงคิดว่าโครงการนี้ดีที่สุด? ถ้าตัวเลือกค่อนข้างแพง ทำไมคุณไม่เลือกตัวเลือกที่ถูกกว่าล่ะ แสดงว่าคุณได้พิจารณาทุกแง่มุมโดยคาดการณ์และให้คำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้ทั้งหมด
- ให้คำอธิบายเพื่อให้ผู้อ่านเชื่อว่าคุณสามารถแก้ปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยพื้นฐานแล้ว คุณต้องอธิบายวิธีแก้ไขปัญหาและวิธีดำเนินการ
- ทำวิจัยอย่างละเอียดก่อนเขียน เพื่อให้น่าเชื่อถือยิ่งขึ้น ให้ยกตัวอย่างเพิ่มเติมและสนับสนุนข้อเท็จจริงตามผลการวิจัยที่ได้ทำไปแล้ว อย่าใช้ความเห็นส่วนตัว
- ข้อเสนอจะถูกปฏิเสธหากคุณส่งวิธีแก้ปัญหาโดยไม่ต้องให้หลักฐาน หากวิธีแก้ปัญหาที่คุณแนะนำไม่ได้ผล ให้เพิกเฉย ก่อนจัดหาวิธีแก้ปัญหา ก่อนอื่นให้ตรวจสอบผลที่ตามมาโดยทำการทดสอบและปรับแต่งที่จำเป็น
ขั้นตอนที่ 4 แนบกำหนดการทางการเงินและงบประมาณ
ข้อเสนอมักจะต้องมีการลงทุน เพื่อให้ผู้อ่านมั่นใจว่าคุณกำลังลงทุนอย่างคุ้มค่า ให้ข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับกำหนดการและงบประมาณทางการเงินที่เป็นจริง อย่าถ่ายทอดเป้าหมายที่คลุมเครือ วัดไม่ได้ หรือไม่เกี่ยวข้องกับปัญหา
อธิบายความรับผิดชอบและกำหนดเวลาที่แผนกหรือพนักงานแต่ละคนต้องปฏิบัติตาม
- โครงการจะเริ่มเมื่อไหร่? โครงการจะใช้เวลานานแค่ไหน? คุณจะทำกิจกรรมอะไร สามารถทำกิจกรรมหลายอย่างพร้อมกันได้หรือไม่? ให้คำอธิบายโดยละเอียดและครบถ้วนเพื่อให้ผู้อ่านรู้สึกมั่นใจว่าคุณได้เตรียมตัวเองให้พร้อมที่สุดและสามารถจัดการเงินที่เขาจะลงทุนได้
- เตรียมข้อเสนอที่คุ้มค่าแก่การพิจารณาทางการเงิน ก่อนส่งความคิด ให้พิจารณาสถานะทางการเงินของบริษัทหรือบุคคลที่คุณกำลังส่งข้อเสนอให้ หากพวกเขาไม่สามารถจัดหาเงินทุนที่คุณต้องการได้ ความคิดของคุณจะถูกปฏิเสธ ดังนั้น ส่งข้อเสนอไปยังบริษัทหรือบุคคลที่มีวิธีการทางการเงินและอธิบายประโยชน์ที่พวกเขาจะได้รับหากพวกเขาลงทุนเวลาและเงินเพื่อสนับสนุนโครงการของคุณ
ขั้นตอนที่ 5. วาดข้อสรุปเพื่อสิ้นสุดข้อเสนอ
สรุปคำอธิบายที่คุณให้ไว้ในข้อเสนอเพื่อเน้นจุดประสงค์ที่คุณระบุไว้ในบทนำ หากยังมีสิ่งที่คุณยังไม่ได้พูด ให้รวมไว้ในบทสรุป อธิบายสั้นๆ ว่าโครงการที่คุณกำลังวางแผนจะให้ผลลัพธ์ที่มากกว่าต้นทุนที่เกิดขึ้นมาก ให้โอกาสผู้อ่านตัดสินใจและขอบคุณสำหรับความสนใจและเวลาของเขา
- หากมีสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับข้อเสนอ ให้ยื่นในภาคผนวก อย่างไรก็ตาม ผู้อ่านอาจรู้สึกรำคาญหากยอมรับข้อเสนอที่กล้าหาญเกินไป ดังนั้นอย่าให้สิ่งที่แนบมาที่ไม่จำเป็น
- เขียน A B ฯลฯ หากคุณมีเอกสารแนบตั้งแต่สองรายการขึ้นไป เช่น ตารางข้อมูล บทความที่ตีพิมพ์ จดหมายแนะนำ ฯลฯ
ขั้นตอนที่ 6 แก้ไขข้อเสนอของคุณ
จัดทำข้อเสนออย่างรอบคอบเมื่อเขียน แก้ไข และออกแบบ ทำการแก้ไขที่จำเป็นเพื่อให้เอกสารข้อเสนอมีความชัดเจนและรัดกุม ขอข้อมูลจากผู้อื่นและข้อเสนอแนะในการปรับปรุง จัดทำข้อเสนอที่เป็นระบบและมีประโยชน์เพื่อให้สามารถดึงดูดความสนใจและความสนใจของผู้อ่านได้
- ขอให้คนอื่นอ่านข้อเสนอเพื่อเตือนคุณถึงสิ่งที่คุณพลาดไป เช่น วิธีแก้ปัญหาที่คุณไม่ได้พูดคุยอย่างละเอียดหรือคำอธิบายที่ยังไม่เสร็จสิ้น
- หลีกเลี่ยงการใช้ศัพท์แสงหรือถ้อยคำที่ซ้ำซากจำเจเพราะจะฟังดูเกียจคร้านและอาจนำไปสู่ความเข้าใจผิดได้ อย่าใช้ประโยคยาวๆ ถ้าคุณใช้ประโยคสั้นได้
-
หลีกเลี่ยงประโยค passive ให้มากที่สุด เสียงพูดโต้ตอบไม่ได้อธิบายสิ่งที่คุณพยายามจะสื่อจริงๆ เปรียบเทียบสองประโยคต่อไปนี้: "ข้อเสนอได้รับการทำ" และ "ฉันได้ทำข้อเสนอแล้ว" ในประโยคแรก คุณไม่รู้ว่าใครเป็นคนทำข้อเสนอ และคุณก็แค่พูดถึงสิ่งที่เกิดขึ้นแล้ว ในประโยคที่สอง คุณรู้ว่าใครเป็นคนเสนอ อย่าใช้วลี “ฉันเชื่อว่า…”, “วิธีแก้ปัญหาจะช่วย…” ฯลฯ
ใช้ประโยคที่ตรงไปตรงมาชัดเจน เช่น "การบรรลุผลตามโครงการในข้อเสนอนี้สามารถลดระดับความยากจนลงได้อย่างมาก"
ขั้นตอนที่ 7 ตรวจสอบข้อเสนอของคุณ
เมื่อแก้ไข โปรดทราบว่าคุณต้องนำเสนอเนื้อหาที่ชัดเจนและรัดกุม ตรวจสอบข้อเสนออย่างรอบคอบเพื่อหาข้อผิดพลาดในการสะกด ไวยากรณ์ หรือเครื่องหมายวรรคตอน
- ข้อผิดพลาดในข้อเสนอของคุณทำให้คุณดูเหมือนไม่มีการศึกษาและไม่น่าไว้วางใจ ซึ่งจะช่วยลดโอกาสในการได้รับการอนุมัติ
- ใช้รูปแบบการเขียนตามแนวทางการเขียนข้อเสนอที่ได้กำหนดไว้
เคล็ดลับ
- ใช้ประโยคที่ง่ายสำหรับทุกคนที่อ่านข้อเสนอเพื่อทำความเข้าใจ เลือกประโยคสั้นๆ ที่ชัดเจนและตรงไปตรงมา
- ข้อมูลทางการเงินและข้อมูลอื่น ๆ จะต้องนำเสนออย่างระมัดระวัง และส่งประมาณการทางการเงินที่เป็นจริงและให้ผลกำไรสำหรับนักลงทุน
บทความวิกิฮาวที่เกี่ยวข้อง
- วิธีการเขียนข้อเสนอเพื่อการจัดการ
- วิธีการเขียนบทคัดย่อ
- วิธีการเขียนโครงร่าง
