ตาราง Pivot คือตารางเชิงโต้ตอบที่อนุญาตให้ผู้ใช้จัดกลุ่มและสรุปข้อมูลจำนวนมากในรูปแบบตารางขนาดกะทัดรัดที่ทำให้การรายงานและการวิเคราะห์ง่ายขึ้น ตารางเหล่านี้สามารถจัดเรียง คำนวณ และเพิ่มข้อมูล และมีอยู่ในโปรแกรมสเปรดชีตต่างๆ Excel ช่วยให้คุณสร้าง Pivot Tables ได้อย่างง่ายดายด้วยการลากและวางข้อมูลที่เกี่ยวข้องลงในช่องที่เหมาะสม จากนั้นคุณสามารถกรองและจัดเรียงข้อมูลของคุณเพื่อค้นหารูปแบบและแนวโน้ม
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การสร้าง Pivot Table
ขั้นตอนที่ 1 โหลดแผ่นงานที่จะใช้เป็นพื้นฐานสำหรับการสร้าง Pivot Table
ตาราง Pivot ช่วยให้คุณสร้างรายงานข้อมูลที่เป็นภาพได้จากเวิร์กชีต คุณสามารถคำนวณได้โดยไม่ต้องป้อนสูตรหรือคัดลอกเซลล์ใดๆ ในการสร้าง Pivot Table สิ่งที่คุณต้องมีคือเวิร์กชีตที่มีหลายรายการ
คุณยังสามารถสร้าง Pivot Table ใน Excel ได้โดยใช้แหล่งข้อมูลภายนอก เช่น Access คุณสามารถแทรก Pivot Table ในเวิร์กชีต Excel ใหม่ได้
ขั้นตอนที่ 2 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลของคุณตรงกับ Pivot Table ที่จำเป็น
ตาราง Pivot อาจไม่ใช่คำตอบที่คุณต้องการเสมอไป ในการใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์ Pivot Table เวิร์กชีตของคุณต้องเป็นไปตามเกณฑ์พื้นฐานหลายประการ:
- แผ่นงานของคุณต้องมีอย่างน้อยหนึ่งคอลัมน์ที่มีค่าที่ซ้ำกัน โดยพื้นฐานแล้วหมายความว่าอย่างน้อยหนึ่งคอลัมน์มีข้อมูลซ้ำ ในตัวอย่างที่กล่าวถึงในหัวข้อถัดไป คอลัมน์ "ประเภทผลิตภัณฑ์" มีสองรายการ: "โต๊ะ" หรือ "เก้าอี้"
- แผ่นงานต้องมีข้อมูลตัวเลข ข้อมูลนี้จะถูกเปรียบเทียบและสรุปในตาราง ในตัวอย่างในส่วนถัดไป คอลัมน์ "การขาย" มีข้อมูลตัวเลข
ขั้นตอนที่ 3 เรียกใช้ตัวช่วยสร้าง Pivot Table
คลิกแท็บ "แทรก" ที่ด้านบนของหน้าต่าง Excel คลิกปุ่ม "PivotTable" ที่ด้านซ้ายของ Ribbon แทรก
หากคุณใช้ Excel 2003 หรือเวอร์ชันก่อนหน้า ให้คลิกเมนู "'ข้อมูล'" และเลือก "รายงาน PivotTable และ PivotChart…"
ขั้นตอนที่ 4 เลือกข้อมูลที่คุณจะใช้
ตามค่าเริ่มต้น (ค่าเริ่มต้น) Excel จะเลือกข้อมูลทั้งหมดบนเวิร์กชีตที่ใช้งานอยู่ คุณสามารถคลิกและลากเพื่อเลือกส่วนใดส่วนหนึ่งของเวิร์กชีตหรือพิมพ์ช่วงของเซลล์ด้วยตนเอง
หากคุณกำลังใช้แหล่งข้อมูลภายนอกสำหรับข้อมูลของคุณ ให้คลิกตัวเลือก “ใช้แหล่งข้อมูลภายนอก” แล้วคลิกเลือกการเชื่อมต่อ…. ค้นหาฐานข้อมูลการเชื่อมต่อที่จัดเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณ
ขั้นตอนที่ 5. เลือกตำแหน่งสำหรับ Pivot Table ของคุณ
หลังจากระบุช่วงของคุณแล้ว ให้เลือกตัวเลือกตำแหน่งของคุณจากหน้าต่างเดียวกัน ตามค่าเริ่มต้น Excel จะวางตารางบนเวิร์กชีตใหม่ที่ให้คุณสลับไปมาได้โดยการคลิกแท็บที่ด้านล่างของหน้าต่าง คุณยังสามารถเลือกที่จะวาง Pivot Table บนแผ่นงานเดียวกันกับข้อมูล เพื่อให้คุณสามารถเลือกเซลล์ที่จะวางได้
เมื่อคุณพอใจกับตัวเลือกของคุณแล้ว ให้คลิกตกลง Pivot Table ของคุณจะถูกวางและอินเทอร์เฟซจะเปลี่ยนไป
ส่วนที่ 2 จาก 3: การกำหนดค่า Pivot Tables
ขั้นตอนที่ 1 เพิ่มฟิลด์แถว
เมื่อคุณสร้างตาราง Pivot คุณจะจัดเรียงข้อมูลตามแถวและคอลัมน์โดยพื้นฐาน สิ่งที่คุณเพิ่มในที่ใดที่หนึ่งจะเป็นตัวกำหนดโครงสร้างของตาราง ลากเขตข้อมูลจากรายการเขตข้อมูลทางด้านขวาลงในส่วนเขตข้อมูลแถวของ Pivot Table เพื่อแทรกข้อมูล
- สมมติว่าบริษัทของคุณขายสินค้าสองอย่าง: โต๊ะและเก้าอี้ คุณมีเวิร์กชีตที่มีตัวเลข (Sales) ของแต่ละผลิตภัณฑ์ (Product Type) ที่จำหน่ายในร้านค้าทั้ง 5 แห่ง (Store) คุณต้องการดูว่าแต่ละผลิตภัณฑ์ขายในแต่ละร้านได้มากน้อยเพียงใด
- ลากช่อง Store จากรายการ Field ไปยังส่วน Row Fields ของ Pivot Table รายชื่อร้านค้าของคุณจะปรากฏขึ้น โดยแต่ละรายการเป็นแถวของตัวเอง
ขั้นตอนที่ 2 เพิ่มฟิลด์คอลัมน์
เช่นเดียวกับแถว คอลัมน์ช่วยให้คุณจัดเรียงและแสดงข้อมูลได้ ในตัวอย่างข้างต้น ฟิลด์ Store จะถูกเพิ่มไปยังส่วน Row Fields หากต้องการดูว่าสินค้าแต่ละประเภทขายได้เท่าไร ให้ลากช่องประเภทสินค้าไปที่ส่วนช่องคอลัมน์
ขั้นตอนที่ 3 เพิ่มฟิลด์ค่า
เมื่อคุณจัดวางคำสั่งซื้อเสร็จแล้ว คุณสามารถเพิ่มข้อมูลที่จะแสดงในตารางได้ คลิกและลากฟิลด์ Sales ไปยังส่วน Value Fields ของ Pivot Table คุณจะเห็นตารางของคุณแสดงข้อมูลการขายสำหรับผลิตภัณฑ์ทั้งสองในแต่ละร้านค้าของคุณ โดยมีคอลัมน์ผลรวมทางด้านขวา
สำหรับขั้นตอนข้างต้นทั้งหมด คุณสามารถลากเขตข้อมูลไปยังกล่องที่เกี่ยวข้องภายใต้รายการเขตข้อมูลที่ด้านขวาของหน้าต่างแทนไปยังตาราง
ขั้นตอนที่ 4 เพิ่มหลายฟิลด์ในส่วน
ตาราง Pivot ช่วยให้คุณสามารถเพิ่มหลายเขตข้อมูลในแต่ละส่วนได้พร้อมกัน เพื่อให้คุณสามารถควบคุมรายละเอียดเพิ่มเติมว่าจะแสดงข้อมูลอย่างไร จากตัวอย่างข้างต้น สมมติว่าคุณสร้างโต๊ะและเก้าอี้หลายประเภท แผ่นงานของคุณจะบันทึกว่าสินค้าเป็นโต๊ะหรือเก้าอี้ (ประเภทผลิตภัณฑ์) รวมทั้งขายโต๊ะหรือเก้าอี้รุ่นใด (รุ่น)
ลากช่อง Model ไปยังส่วน Column Fields คอลัมน์จะแสดงรายละเอียดการขายต่อรุ่นและประเภทโดยรวม คุณสามารถเปลี่ยนลำดับการแสดงป้ายกำกับเหล่านี้ได้โดยคลิกปุ่มลูกศรที่อยู่ถัดจากฟิลด์ที่เกี่ยวข้องในกล่องที่มุมล่างขวาของหน้าต่าง เลือก "เลื่อนขึ้น" หรือ "เลื่อนลง" เพื่อเปลี่ยนลำดับ
ขั้นตอนที่ 5. เปลี่ยนวิธีการแสดงข้อมูล
คุณสามารถเปลี่ยนวิธีการแสดงค่าได้โดยคลิกที่ไอคอนลูกศรถัดจากค่าในกล่องค่า เลือก "การตั้งค่าฟิลด์ค่า" เพื่อเปลี่ยนวิธีคำนวณค่า ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแสดงค่าเหล่านี้เป็นเปอร์เซ็นต์แทนที่จะเป็นผลรวม หรือหาค่าเฉลี่ยแทนที่จะบวกกัน
คุณสามารถใช้ประโยชน์จากโอกาสนี้ได้โดยการเพิ่มฟิลด์เดียวกันลงในกล่องค่าหลายครั้ง ในตัวอย่างข้างต้น ยอดขายรวมของแต่ละร้านค้าจะแสดงขึ้น ด้วยการเพิ่มฟิลด์ Sales อีกครั้ง คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่านั้นเพื่อแสดงยอดขายที่สองเป็นเปอร์เซ็นต์ของยอดขายทั้งหมด
ขั้นตอนที่ 6 เรียนรู้วิธีจัดการค่าต่างๆ หลายวิธี
เมื่อเปลี่ยนวิธีคำนวณค่า คุณมีหลายทางเลือก ขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ
- ผลรวม (ผลรวม) – นี่คือค่าเริ่มต้นสำหรับฟิลด์ค่า Excel จะเพิ่มค่าทั้งหมดในฟิลด์ที่เลือก
- นับ – จะนับจำนวนเซลล์ที่มีข้อมูลในฟิลด์ที่เลือก
- ค่าเฉลี่ย – สิ่งนี้จะคำนวณค่าเฉลี่ยของค่าทั้งหมดในฟิลด์ที่เลือก
ขั้นตอนที่ 7 เพิ่มตัวกรอง
พื้นที่ "ตัวกรองรายงาน" ประกอบด้วยฟิลด์ที่ให้คุณดูภาพรวมของข้อมูลที่แสดงใน Pivot Table ได้โดยการกรองชุดข้อมูล ฟิลด์เหล่านี้ทำหน้าที่เป็นตัวกรองสำหรับรายงาน ตัวอย่างเช่น โดยการตั้งค่าช่องร้านค้า-ไม่ใช่ป้ายกำกับแถว-เป็นตัวกรอง คุณสามารถเลือกร้านค้าแต่ละแห่งเพื่อดูยอดขายรวมต่อร้านค้า หรือดูร้านค้าหลายร้านพร้อมกันได้
ส่วนที่ 3 จาก 3: การใช้ Pivot Tables
ขั้นตอนที่ 1 จัดเรียงและกรองผลลัพธ์
หนึ่งในคุณสมบัติหลักของ Pivot Tables คือความสามารถในการจัดเรียงผลลัพธ์และดูรายงานแบบไดนามิก แต่ละป้ายกำกับสามารถจัดเรียงและกรองได้โดยคลิกปุ่มลูกศรลงที่อยู่ถัดจากส่วนหัวของป้ายกำกับ จากนั้นคุณสามารถจัดเรียงรายการและกรองให้แสดงเฉพาะรายการที่ต้องการได้
ขั้นตอนที่ 2 อัปเดตเวิร์กชีตของคุณ
Pivot Table จะอัปเดตโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเปลี่ยนเวิร์กชีตพื้นฐาน ความสามารถนี้มีความสำคัญสำหรับการตรวจสอบเวิร์กชีตและการติดตามการเปลี่ยนแปลงของคุณ
ขั้นตอนที่ 3 เล่นซอกับ Pivot Table
ตาราง Pivot ช่วยให้คุณเปลี่ยนตำแหน่งและลำดับของฟิลด์ได้ง่ายมาก ลองลากฟิลด์ต่างๆ ไปยังตำแหน่งต่างๆ เพื่อรับ Pivot Table ที่ตรงกับความต้องการของคุณ
นี่คือที่มาของชื่อ Pivot Table การย้ายข้อมูลไปยังตำแหน่งต่างๆ เรียกว่า "การหมุน" คือเมื่อคุณเปลี่ยนทิศทางที่จะแสดงข้อมูล
ขั้นตอนที่ 4 สร้าง Pivot Chart
คุณสามารถใช้ Pivot Charts เพื่อแสดงรายงานภาพแบบไดนามิก แผนภูมิ Pivot ของคุณ Pivot ที่เสร็จสิ้นแล้ว ดังนั้นขั้นตอนการสร้างแผนภูมิจึงเป็นเรื่องง่าย
เคล็ดลับ
- ถ้าคุณใช้คำสั่งนำเข้าข้อมูลจากเมนูข้อมูล คุณจะมีตัวเลือกเพิ่มเติมในการนำเข้าช่วงข้อมูลจากการเชื่อมต่อฐานข้อมูล Office, ไฟล์ Excel, ฐานข้อมูล Access, ไฟล์ข้อความ, ODBC DSN, หน้าเว็บ, OLAP และ XML/XSL คุณสามารถใช้ข้อมูลของคุณเหมือนกับรายการ Excel
- หากคุณกำลังใช้ตัวกรองอัตโนมัติ (ภายใต้ "ข้อมูล", "ตัวกรอง") ให้ปิดใช้งานคุณลักษณะนี้เมื่อสร้าง Pivot Table คุณสามารถเปิดใช้งานได้อีกครั้งหลังจากสร้าง Pivot Table
