เมื่อความนิยมของอีเมลเพิ่มขึ้นเนื่องจากเป็นทางเลือกที่ง่ายกว่า ถูกกว่า และเร็วกว่าสำหรับบทบาทของจดหมาย ดังนั้นจำนวนคำเชิญสำหรับงานแต่งงาน งานฉลองวันเกิด และแม้แต่การพบปะทางสังคมที่ส่งผ่านสื่อออนไลน์เหล่านี้ก็เพิ่มขึ้นเช่นกัน โดยทั่วไป ผู้ได้รับเชิญจะส่งอีเมลพร้อมระบบตอบรับคำเชิญเพื่อวัดจำนวนแขกที่สามารถเข้าร่วมงานได้ แต่น่าเสียดายที่ระบบ RSVP ไม่ค่อยเป็นที่นิยมในอินโดนีเซีย ดังนั้น เป็นไปได้ที่คุณจะพบว่าเป็นการยากที่จะตอบกลับ ไม่ต้องกังวล! บทความนี้ประกอบด้วยเคล็ดลับต่างๆ ในการกำหนดวิธีและเวลาที่เหมาะสมในการตอบกลับ กำหนดคำตอบที่ถูกต้อง และตรวจสอบว่าผู้ได้รับเชิญได้รับคำตอบหรือไม่
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 ของ 3: การกำหนดวิธีและเวลาที่เหมาะสมในการตอบสนอง
ขั้นตอนที่ 1. ตัดสินใจ
ขั้นตอนแรกที่คุณต้องทำคือการตัดสินใจเข้าร่วมหรือไม่เข้าร่วมกิจกรรมที่ระบุไว้ในคำเชิญ คิดเกี่ยวกับเรื่องนี้ทันทีที่คุณได้รับอีเมลตอบกลับ
- นึกถึงสถานที่จัดงานและพิจารณาว่าจำเป็นต้องเดินทางออกนอกเมืองหรือไม่ ตัวอย่างเช่น การจะไปร่วมงานที่จัดขึ้นนอกเมือง แน่นอนว่าคุณต้องใช้จ่ายมากขึ้นเพื่อซื้อตั๋วเครื่องบินใช่ไหม
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ต้องเข้าร่วมกิจกรรมอื่นในขณะที่มีกิจกรรม
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคู่ของคุณและญาติสนิทสามารถเข้าร่วมได้ โปรดจำไว้ว่า ความพร้อมของผู้คนที่ใกล้ชิดกับคุณที่สุดจะส่งผลต่อกระบวนการตัดสินใจของคุณด้วย
ขั้นตอนที่ 2 ระบุลักษณะของเหตุการณ์
แท้จริงแล้ว ธรรมชาติของเหตุการณ์ที่แตกต่างกันจะต้องใช้น้ำเสียงของการตอบสนองและระดับของพิธีการที่ต่างกัน ดังนั้น คุณต้องเข้าใจธรรมชาติของเหตุการณ์ก่อนก่อนที่จะส่งการตอบสนองเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดที่ไม่ต้องการ
- หากงานนั้นไม่เป็นทางการ เช่น การเชิญไปบาร์บีคิวที่บ้านเพื่อนบ้าน โดยทั่วไปคุณจะต้องตอบกลับอย่างไม่เป็นทางการ นอกจากนี้ เวลาที่คุณต้องส่งคำตอบมักจะสั้นลง
- หากงานนั้นเป็นทางการ เช่น คำเชิญไปงานแต่งงาน งานเลี้ยงวันเกิด หรืองานเฉลิมฉลองที่สำคัญอื่นๆ โดยทั่วไปแล้ว คุณต้องตอบกลับอย่างเป็นทางการด้วย
ขั้นตอนที่ 3 ให้การตอบสนองที่มีประสิทธิภาพ
หลังจากอ่านรายละเอียดของเหตุการณ์และตัดสินใจแล้ว ให้ตอบกลับอย่างมีประสิทธิภาพทันที กล่าวอีกนัยหนึ่ง ผ่านการตอบกลับที่คุณให้ ยืนยันว่าคุณจะปฏิบัติตามคำเชิญหรือไม่
- อ่านวันที่ RSVP ระบุโดยผู้เชิญ จำไว้ว่าคุณต้องตอบกลับก่อนกำหนด!
- ตอบกลับโดยเร็วที่สุด แม้ว่าผู้เชิญจะให้เวลาคุณหนึ่งหรือสองเดือนในการตอบกลับ แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณควรใช้โอกาสนี้เพื่อรอคำตอบ! ให้ตอบกลับทันทีหลังจากที่คุณได้ตัดสินใจยอมรับหรือปฏิเสธคำเชิญ
ส่วนที่ 2 จาก 3: การสร้างคำตอบ
ขั้นตอนที่ 1 ระบุหัวเรื่องของอีเมล
หลังจากกำหนดวิธีและเวลาในการตอบสนองแล้ว ให้จัดโครงสร้างข้อความของคุณ ในการเริ่มต้น ให้ใส่หัวเรื่องในอีเมลที่ระบุคำตอบของคุณและเหมาะสมกับลักษณะของกิจกรรม
- สำหรับการเชิญที่เป็นทางการ ให้ใช้ประโยคที่เป็นทางการเช่นกัน ตัวอย่างเช่น เขียนว่า “โรเจอร์และแอนนาปฏิเสธคำเชิญไปงานเลี้ยงและรับประทานอาหารเย็นในวันที่ 11 พฤษภาคม”
- สำหรับคำเชิญที่ไม่เป็นทางการ เช่น คำเชิญแช่แข็งเพื่อเพื่อนบ้านที่ซับซ้อนของคุณ เพียงเขียนว่า "Can't Come to the 11th Barbecue"
ขั้นตอนที่ 2. รวมคำทักทาย
สิ่งสำคัญคือต้องเปิดอีเมลด้วยคำทักทายที่เหมาะสม เพราะเป็นคำทักทายที่จะเป็นตัวกำหนดคำตอบของคุณ นอกจากนี้ การทักทายที่ถูกต้องจะเน้นความรู้สึกและมุมมองของคุณที่มีต่อผู้ถูกเชิญด้วย
- ตัวอย่างคำทักทายที่เหมาะสม ได้แก่ "ถึง" "ถึงเพื่อนรัก" หรือการทักทายง่ายๆ เช่น "อรุณสวัสดิ์/บ่าย/เย็น/เย็น"
- สำหรับกิจกรรมที่ไม่เป็นทางการ ให้กล่าวคำทักทายสั้นๆ ง่ายๆ เช่น “ถึง John และ Marcy”
ขั้นตอนที่ 3 เขียนข้อความในเนื้อหาของอีเมล
ข้อความที่เขียนในเนื้อหาของอีเมลอาจเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดในการตอบกลับของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เนื่องจากข้อความดังกล่าวจะสรุปคำตอบของคุณและสะท้อนถึงลักษณะของกิจกรรม ตัวอย่างประโยคที่คุณสามารถใช้เพื่อตอบรับหรือปฏิเสธคำเชิญ:
- ตอบกลับคำเชิญดังกล่าวอย่างไม่เป็นทางการ ตัวอย่างเช่น “ขอบคุณสำหรับคำเชิญบาร์บีคิวทอม แต่ขออภัยที่เราไม่สามารถเข้าร่วมได้เพราะเราต้องอยู่นอกเมืองในวันนั้น”
- ให้คำตอบอย่างเป็นทางการต่อการเชื้อเชิญในลักษณะนี้ ตัวอย่างเช่น “The Higginsons ได้รับคำเชิญให้เข้าร่วมงานแต่งงานของ Josh และ Belinda เมื่อวันที่ 5 พฤศจิกายน 2019” อีกตัวอย่างหนึ่งคือ “John และ Sarah Appleby ยินดีที่จะตอบรับคำเชิญของคุณไปงานวันเกิดของ Marta Rodriguez”
- ตัวอย่างของประโยคปฏิเสธอย่างเป็นทางการคือ “ครอบครัว Parker ไม่สามารถเข้าร่วมงานแต่งงานของ Josh และ Belinda ในวันที่ 5 พฤศจิกายน 2019”
ขั้นตอนที่ 4 เขียนคำทักทายปิดและระบุชื่อของคุณ
หลังจากเขียนข้อความแล้ว ให้จบการตอบกลับด้วยคำทักทายปิดที่เหมาะสม อันที่จริง การเขียนคำทักทายปิดไม่ใช่แค่พิธีการ แต่ในขณะเดียวกันก็แสดงถึงประเภทของความสัมพันธ์ที่คุณมีกับบุคคลนั้นและความรู้สึกของคุณที่มีต่อพวกเขา
- เลือกคำทักทายปิดอย่างเป็นทางการ เช่น “ทักทาย” หรือ “ขอบคุณ”
- เลือกคำทักทายปิดอย่างไม่เป็นทางการ เช่น “ทักทาย” หรือ “ทักทาย”
- จับคู่คำทักทายปิดกับคำตอบของคุณ ตัวอย่างเช่น เขียนว่า “ด้วยความเสียใจอย่างยิ่ง” หากคุณควรปฏิเสธคำเชิญ หรือ “ขอบคุณ” หากคุณตอบรับคำเชิญ
- เขียนชื่อของคุณที่ส่วนท้ายของอีเมล สำหรับกิจกรรมที่ไม่เป็นทางการ เพียงเขียนชื่อเล่นของคุณและชื่อเล่นของคนอื่นๆ ที่ได้รับเชิญ อย่างไรก็ตาม สำหรับงานที่เป็นทางการมากขึ้น คุณควรเขียนชื่อเต็มของคุณและชื่อของแขกรับเชิญคนอื่นๆ หากคุณและผู้ได้รับเชิญมีความสัมพันธ์ใกล้ชิดกันมาก ให้เขียนว่า "ครอบครัวสมิธ"
ส่วนที่ 3 จาก 3: การจัดการกับอีเมลอัตโนมัติและการแก้ไขปัญหาที่เป็นไปได้
ขั้นตอนที่ 1 คลิก “ปฏิเสธ” หรือ “ยอมรับ” หากมีปุ่มอัตโนมัติในอีเมล
ทุกวันนี้ ผู้คนจำนวนมากสนใจใช้บริการ RSVP แบบอัตโนมัติที่ส่งไปในรูปแบบของอีเมลสำหรับคำเชิญอย่างเป็นทางการ เป็นไปได้มากว่าอีเมลตอบกลับอัตโนมัติจะถูกส่งต่อผ่านบุคคลที่สาม และมีปุ่มที่มีตัวเลือก "ปฏิเสธ" หรือยอมรับ
- หากคุณได้รับอีเมลดังกล่าว คุณไม่จำเป็นต้องส่งอีเมลส่วนตัวถึงผู้ได้รับเชิญ
- เมื่อตอบรับหรือปฏิเสธคำเชิญแล้ว การตอบกลับจะถูกส่งไปยังบุคคลที่สามและส่งต่อไปยังผู้เชิญ
- บริการอีเมลอัตโนมัติมักใช้สำหรับกิจกรรมกึ่งทางการ เช่น งานวันเกิด งานสังสรรค์ งานสังสรรค์ ฯลฯ
ขั้นตอนที่ 2 คลิกตัวเลือก “ใบเสร็จส่งคืน” ในเนื้อหาของอีเมล
ทำเช่นนี้เพื่อให้ผู้ให้บริการอีเมลของคุณส่งอีเมลเพื่อยืนยันว่าบุคคลที่เป็นปัญหาได้รับหรือเปิดคำตอบของคุณ ด้วยวิธีนี้ คุณจะรู้ว่าข้อความถูกส่งไปแล้วหรือไม่
- โปรดทราบว่าผู้ให้บริการอีเมลแต่ละรายอาจมีนโยบายที่แตกต่างกันเกี่ยวกับตัวเลือก "ใบเสร็จรับเงินคืน"
- ผู้ให้บริการอีเมลบางรายไม่มีตัวเลือกนี้ด้วยซ้ำ
ขั้นตอนที่ 3 ส่งอีเมลติดตามผลหากแผนของคุณเปลี่ยนแปลง
อันที่จริง การเปลี่ยนแผนคือความเป็นไปได้ที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ หากคุณต้องการปฏิเสธคำเชิญที่ได้รับการยอมรับก่อนหน้านี้หรือในทางกลับกัน คุณต้องแจ้งการเปลี่ยนแปลงเพื่อตอบกลับผู้เชิญโดยตรง
- หากคุณกดตัวเลือก "ยอมรับ" ในอีเมลอัตโนมัติโดยไม่ได้ตั้งใจ โปรดชี้แจงข้อผิดพลาดผ่านอีเมลส่วนตัวถึงบุคคลที่เกี่ยวข้อง
- หากคุณต้องการปฏิเสธคำเชิญที่คุณได้รับก่อนหน้านี้ ให้ส่งการปฏิเสธไปยังผู้เชิญโดยตรง ตัวอย่างเช่น ส่งอีเมลที่มีหัวข้อ "การเปลี่ยนแปลง RSVP" ที่ระบุว่า "ขออภัย ด้วยเหตุผลใดก็ตาม Sarah และฉันไม่สามารถเข้าร่วมวันครบรอบแต่งงาน 20 ปีของคุณในวันที่ 14 หวังว่าเราจะได้พบกันอีกในอนาคตอันใกล้ โอเค!”
- หากคุณต้องการตอบรับคำเชิญที่คุณเคยปฏิเสธไปก่อนหน้านี้ ให้แจ้งการเปลี่ยนแปลงไปยังผู้เชิญโดยตรงด้วย ตัวอย่างเช่น ส่งอีเมลที่มีหัวข้อ "RSVP Changes" ที่ระบุว่า "สวัสดี! หากโควต้าคำเชิญยังมีอยู่ ฉันยินดีที่จะเข้าร่วมกิจกรรมของคุณ"
- ควรแจ้งการเปลี่ยนแปลงการตอบสนองโดยเร็วที่สุด หากงานที่กำลังจะมาถึงเป็นแบบไม่เป็นทางการหรือกึ่งทางการ คุณมักจะเปลี่ยนคำตอบล่วงหน้าสักระยะหนึ่ง อย่างไรก็ตาม หากงานดังกล่าวเป็นทางการ (เช่น งานแต่งงาน) ควรทำการเปลี่ยนแปลงการตอบสนองล่วงหน้า ล่วงหน้าอย่างน้อยหนึ่งเดือน
