มีบางครั้งที่คุณต้องโทรออกสายสำคัญ บางทีอาจจะขอให้ใครสักคนไปพบหรือทำการตลาดบางอย่าง หากคุณไม่คุ้นเคยกับการคุยโทรศัพท์ การเริ่มสนทนาอาจเป็นเรื่องยาก กุญแจสู่การสนทนาทางโทรศัพท์ที่ประสบความสำเร็จคือการทำให้แน่ใจว่าทั้งสองฝ่ายสบายใจเพื่อให้มีการสนทนาที่ง่ายดาย
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การทำแผน
ขั้นตอนที่ 1. กำหนดเป้าหมายของคุณคืออะไร
ก่อนที่คุณจะรับเครื่องรับ คุณต้องรู้ว่ามีไว้เพื่ออะไร ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณโทรหาคนที่คุณชอบ เป้าหมายอาจเป็นการขอให้เขามาพบคุณ ในธุรกิจโทรศัพท์ เป้าหมายคือการขายสินค้าหรือบริการ คิดถึงสิ่งที่คุณคาดหวังจากการสนทนา
- พยายามทำให้เป้าหมายของคุณเฉพาะเจาะจง ที่จะทำให้คุณพร้อมมากขึ้น
- ในบางกรณี จุดประสงค์ของการสนทนาทางโทรศัพท์อาจเป็นเรื่องทั่วๆ ไป ตัวอย่างเช่น การโทรหาบริษัทเพื่อสอบถามเกี่ยวกับบริการของบริษัทโดยไม่รู้ว่าคุณสนใจอะไรจริงๆ ข้อมูลที่คุณได้รับในภายหลังจะช่วยกำหนดสิ่งที่คุณต้องการหรือต้องการ
ขั้นตอนที่ 2. รู้ว่าคุณจะคุยกับใคร
เมื่อโทรหาบุคคลที่คุณไม่รู้จัก ให้พยายามค้นหาภูมิหลังของพวกเขาก่อน ด้วยวิธีนี้ คุณจะรู้คร่าวๆ ว่าจะคาดหวังอะไรจากการสนทนา ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการคุยกับ CEO ของบริษัท เขาอาจจะยุ่งมากและไม่มีเวลามาก หากคุณกำลังโทรหาคนที่ขี้อาย คุณอาจต้องพูดคุยมากกว่านี้
- สำหรับโทรศัพท์สำหรับธุรกิจ ให้ไปที่เว็บไซต์ของบริษัทที่คนที่คุณต้องการโทรหาทำงาน คุณจะพบชื่อเรื่องและอาจเป็นชีวประวัติที่จะให้แนวคิดเล็กๆ น้อยๆ แก่คุณ
- สำหรับการโทรส่วนตัว ให้ขอข้อมูลของบุคคลนั้นจากเพื่อนที่รู้จักเขาด้วย
ขั้นตอนที่ 3 เขียนประเด็นการสนทนาบางส่วน
เมื่อคุณรู้ว่าคุณต้องการอะไรและจะโทรหาใคร คุณควรจดบันทึกเอาไว้บ้างเป็นความคิดที่ดี คุณสามารถเขียนหัวข้อย่อยเพื่อให้แน่ใจว่ามีการถามคำถามของคุณ ด้วยรายการ คุณจะไม่มีวันลืมสิ่งที่สำคัญ
- คุณอาจต้องร่างบทสนทนาด้วย โครงร่างอาจจำเป็นต้องปรับให้เข้ากับการตอบสนองของอีกฝ่าย แต่โดยทั่วไปแล้วจะเป็นแนวทางหากคุณรู้สึกประหม่า
- ลองคิดดูว่าคุณจะคุยนานแค่ไหน เป็นการดีที่สุดที่จะสมมติว่าเวลาไม่นาน ดังนั้น ให้เน้นหัวข้อสำคัญที่คุณต้องการพูดถึง
ตอนที่ 2 ของ 3: เริ่มการสนทนา
ขั้นตอนที่ 1. กล่าวทักทายและแนะนำตัวเอง
ก่อนอื่นคุณต้องกล่าวคำทักทาย เช่น "สวัสดี" หรือ "สวัสดี" ทุกวันนี้หลายคนใช้เครื่องรับอัตโนมัติ แต่คุณควรแนะนำตัวเองต่อไป เว้นแต่อีกฝ่ายจะทักทายคุณด้วยชื่อ หากคุณกำลังโทรหาคนที่คุณรู้จักดี แค่เอ่ยชื่อก็เพียงพอแล้ว ในสถานการณ์อื่นๆ ให้ข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อให้บุคคลอื่นสามารถระบุตัวคุณได้
- สำหรับคำทักทาย คุณสามารถใช้ "อรุณสวัสดิ์" "สวัสดีตอนบ่าย" หรือ "สวัสดีตอนเย็น" ได้เช่นกัน
- ในโทรศัพท์ธุรกิจ ให้ระบุชื่อบริษัทของคุณด้วย ตัวอย่างเช่น “อรุณสวัสดิ์ ฉันชื่อ Anisa Dewi จาก Mahkota Advertising”
- สำหรับการโทรแบบส่วนตัวไปหาคนที่คุณชอบ คุณอาจต้องพูดถึงสถานที่ที่คุณพบเขาหรือเธอ ตัวอย่างเช่น “สวัสดี นี่คือมเหสา เราเจอกันที่ยิมเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว”
- หากคุณกำลังโทรหาเพื่อนของเพื่อน ให้ระบุชื่อเพื่อนคนนั้น ตัวอย่างเช่น “สวัสดี นี่คือลิซ่า ฉันเป็นเพื่อนของเอริค ฉันคิดว่าเขาบอกแล้วว่าฉันจะโทรหา”
- หากคุณโทรมาสอบถามเกี่ยวกับการเปิดรับสมัครงาน ให้ระบุว่าคุณได้ข้อมูลมาจากที่ใด ตัวอย่างเช่น “สวัสดี ฉันชื่อนูรานี เราะห์มาน ฉันต้องการสอบถามเกี่ยวกับงานที่โฆษณาในหนังสือพิมพ์เมื่อวานนี้”
- หากคุณต้องการขอข้อมูลทั่วไปจากธุรกิจ ก็ไม่จำเป็นต้องตั้งชื่อ คุณสามารถพูดว่า "สวัสดี ฉันสนใจบริการจัดเก็บที่คุณนำเสนอ"
ขั้นตอนที่ 2 ถามว่าตอนนี้เป็นเวลาที่เหมาะสมที่จะพูดคุยหรือไม่
หากคุณต้องการให้การสนทนาทางโทรศัพท์ประสบความสำเร็จ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีกฝ่ายมีสมาธิเท่ากับคุณ นั่นเป็นเหตุผลที่คุณต้องถามว่าเขามีเวลาก่อนเริ่มการสนทนาหรือไม่ ถ้าคำตอบคือใช่ โปรดเริ่มพูด ถ้าคำตอบคือไม่ว่างหรือกำลังจะจากไป หาเวลาอื่น
- หากเขาไม่พร้อมคุยเมื่อโทรมา ให้ตั้งเวลาใหม่ก่อนวางสาย คุณสามารถพูดว่า “บ่ายนี้ฉันโทรอีกครั้งได้ไหม บ่ายสามโมงเหรอ”
- ถ้าเขาต้องการโทรกลับ ให้ระบุวันและเวลาที่คุณทำได้ พูดว่า “พรุ่งนี้เช้าฉันสามารถพูดได้ อาจจะประมาณ 10?”
ขั้นตอนที่ 3 เริ่มต้นด้วยความรื่นรมย์
หากคุณกำลังโทรมาเพื่อถามหรือขายอะไรบางอย่างอย่าไปตรงประเด็นทันที บุคคลอื่นอาจหมดความสนใจในไม่ช้า ให้ลองเริ่มต้นด้วยการแนะนำ เช่น การพูดคุยเล็กน้อยเกี่ยวกับสภาพอากาศ
- อย่างไรก็ตาม อย่าสับคำศัพท์นานเกินไป อีกฝ่ายอาจจะหมดความอดทน
- หากคุณรู้จักคนที่คุณกำลังพูดด้วย ให้พูดเรื่องส่วนตัวมากขึ้นในหัวข้อที่พวกเขาสนใจ ตัวอย่างเช่น ถ้าเขาเป็นแฟนฟุตบอล ให้พูดว่า "เมื่อคืนนี้มีนัดที่เพอร์เซบายาใช่ไหม"
- หากคุณไม่รู้จักเขาอย่างใกล้ชิด ให้เลือกการพูดคุยทั่วไป ตัวอย่างเช่น “ช่วงนี้อากาศร้อนมาก รู้สึกเหมือนปีที่แล้วหน้าแล้งไม่ร้อนเท่านี้”
ขั้นตอนที่ 4 อภิปรายประเด็นการสนทนา
เมื่อคุณและอีกฝ่ายสบายใจและผ่อนคลายมากขึ้นแล้ว ให้ไปที่หัวใจของการสนทนา พูดให้กระชับและรัดกุมเพราะคุณจะฟังดูไม่ปลอดภัยหากคุณเดินเตร่
- ในขณะที่สร้างความมั่นใจ คุณต้องสุภาพเมื่อคุณขออะไรจากอีกฝ่าย
- หากคุณพูดนานเกินไปโดยไม่หยุด อีกฝ่ายอาจหยุดให้ความสนใจ ดังนั้นให้พักสมองและขอความคิดเห็นหากมีสิ่งที่คุณต้องพูด
- อย่ากินหรือเคี้ยวหมากฝรั่งขณะพูด เสียงที่เปล่งออกมาจะทำให้คุณรู้สึกว่าคุณไม่ซีเรียส
ส่วนที่ 3 จาก 3: การตั้งค่า
ขั้นตอนที่ 1. หาที่เงียบๆ
แน่นอนคุณต้องการให้การโทรจบลงด้วยดี ดังนั้น ให้สร้างสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการพูดคุยในที่เงียบๆ ลดเสียงรบกวนรอบข้างให้น้อยที่สุดเพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องขอให้อีกฝ่ายพูดซ้ำในสิ่งที่เขาพูดหรือตะโกนเพื่อให้เขาได้ยินคุณ
- ที่ที่ดีที่สุดที่จะโทรคือห้องเปล่าที่มีประตูปิด คุณรับประกันว่าจะพูดได้อย่างใจเย็น
- หากคุณต้องโทรในสำนักงานกลางแจ้งและได้ยินเสียงเพื่อนร่วมงาน ให้ลองโทรติดต่อเมื่อสำนักงานเงียบไปสักหน่อย ตัวอย่างเช่น ในช่วงพักกลางวันหรือช่วงสิ้นสุดวันที่ทุกคนกลับบ้าน
- หลีกเลี่ยงการโทรศัพท์สำคัญในที่สาธารณะ เช่น ร้านอาหารหรือร้านค้าเมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ สถานที่สาธารณะมักเต็มไปด้วยสิ่งรบกวนสมาธิและผู้คนพลุกพล่าน ถ้าคุณต้องโทรหาเมื่อคุณอยู่ข้างนอก ให้หาที่เงียบๆ เช่น ตรอกนอกห้องน้ำในร้านอาหารหรือโถงทางเดินที่ว่างเปล่าในร้านค้า
ขั้นตอนที่ 2. ตรวจสอบสัญญาณ
ทุกวันนี้ หลายคนใช้โทรศัพท์มือถือเป็นโทรศัพท์หลัก หากเป็นกรณีนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสัญญาณโทรศัพท์มือถือของคุณแรง คุณจึงมั่นใจได้ว่าคุณภาพเสียงจะดี มองหาสถานที่ที่มีสัญญาณแรง หากไม่มีสัญญาณคุณอาจต้องใช้โทรศัพท์บ้าน
- คุณภาพเสียงของโทรศัพท์พื้นฐานมักจะดีกว่าโทรศัพท์มือถือ ดังนั้นหากจำเป็นจริงๆ ให้ใช้โทรศัพท์บ้านทุกครั้งที่ทำได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณจะโทรหาผู้ปกครองที่มีความบกพร่องทางการได้ยิน
- หากใช้โทรศัพท์มือถือ ให้ถือไว้เพื่อให้ไมโครโฟนในตัวรับเสียงของคุณได้โดยไม่ยาก สายสำคัญไม่ควรใช้ลำโพง
ขั้นตอนที่ 3 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสบาย
ก่อนที่คุณจะเริ่มโทร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณพร้อมที่จะมีสมาธิกับการสนทนาอย่างเต็มที่ ตัวอย่างเช่น เตรียมตัวให้พร้อมเพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องไปห้องน้ำและเตรียมเครื่องดื่มเพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องยืนขึ้นหากคุณกระหายน้ำ ควรมีทิชชู่ติดตัวไว้เผื่อในกรณีที่จำเป็นต้องจามทางโทรศัพท์
ตัดสินใจว่าคุณสะดวกที่จะพูดคุยด้วยการนั่งหรือยืน. หากคุณประหม่า คุณอาจจะสงบลงได้โดยการเดินเพียงเล็กน้อย
เคล็ดลับ
- หากคุณประหม่า คุณอาจต้องฝึกฝน ให้เพื่อนหรือสมาชิกในครอบครัวทำหน้าที่เป็นคนที่คุณโทรหา
- หากคุณกำลังโทรหาผู้อื่นเป็นการส่วนตัวหรือในสถานะทางสังคม คุณอาจต้องการเริ่มต้นด้วยการส่งข้อความที่ระบุว่า "คุณขอเวลาคุยโทรศัพท์สักครู่ได้ไหม" เขาอาจจะเปิดกว้างมากขึ้นถ้าเขารู้ว่าคุณจะโทรมา
- พยายามสร้างทัศนคติเชิงบวก แม้ว่าคนที่คุณคุยด้วยจะมองไม่เห็น แต่การยิ้มขณะพูดจะทำให้เสียงของคุณดูมีความกระตือรือร้นและคิดบวก
- ออกเสียงคำศัพท์ให้ถูกต้อง พยายามทำให้อีกฝ่ายเข้าใจสิ่งที่คุณพูดโดยไม่ยาก
- ให้ความสนใจกับความเร็วในการพูดของคุณ คำพูดที่เร็วเกินไปบางครั้งยากที่จะจับ
