ในโลกธุรกิจ การบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจไม่ได้หมายถึงการเสียสละความสุภาพหรือความเป็นมิตร อันที่จริง ความประพฤติที่ดีมักมาพร้อมกับแนวทางปฏิบัติทางธุรกิจที่ชาญฉลาด การรับทราบเป็นตัวอย่างที่ดีตัวอย่างหนึ่งที่แสดงให้เห็น พฤติกรรมที่ดียังมีประโยชน์ในการเสริมสร้างความสัมพันธ์ ดึงดูดความสนใจ และสร้างความทรงจำของคุณในโลกธุรกิจที่มีการแข่งขันสูง อย่างไรก็ตาม การสร้างสมดุลระหว่างความเป็นมิตรและความเป็นมืออาชีพนั้นไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป ขั้นตอนต่อไปนี้เป็นวิธีง่ายๆ ในการทำงานที่ท้าทาย (แต่มีประโยชน์โดยทั่วไป)
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 1: เขียนคำขอบคุณของคุณเอง
ขั้นตอนที่ 1. อย่ารอช้า
ในเกือบทุกสถานการณ์ทางธุรกิจ ข้อได้เปรียบที่ใหญ่ที่สุดของการส่งข้อความขอบคุณคือการสร้างความประทับใจเชิงบวกที่ยั่งยืนในใจของผู้ร่วมธุรกิจ ผู้มีโอกาสเป็นนายจ้าง ลูกค้า หรือผู้ให้ทุน ยิ่งคุณส่งจดหมายขอบคุณล่าช้าหลังจากการสัมภาษณ์งาน สัญญาจ้าง หรือผลการปฏิบัติงานนานเท่าใด ก็ยิ่งมีประสิทธิภาพน้อยลงเท่านั้น
ขั้นตอนที่ 2. เลือกรูปแบบที่เหมาะสม
โดยทั่วไป จดหมายกระดาษดีกว่าจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ หากคุณเป็นตัวแทนของบริษัทใดบริษัทหนึ่ง การพิมพ์จดหมายขอบคุณโดยใช้หัวจดหมายอย่างเป็นทางการถือเป็นตัวเลือกที่เป็นมืออาชีพมากที่สุด อย่างไรก็ตาม การ์ดที่เขียนด้วยลายมือสร้างความประทับใจส่วนตัวและอาจเป็นทางเลือกที่ดีในบางสถานการณ์ เช่น หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กหรือเมื่อขอบคุณสำหรับการบริจาคจำนวนมาก คำทักทายที่เขียนด้วยลายมือก็เป็นทางเลือกที่ดีเช่นกันสำหรับการขอบคุณผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นนายจ้าง หลังจากที่คุณได้รับการสัมภาษณ์ในตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่งโดยเฉพาะ หากคุณเลือกที่จะเขียนคำทักทายด้วยมือ:
- เลือกการ์ดที่เรียบง่ายและทันสมัย การ์ดสีขาวหรืองาช้างที่เขียนว่า "ขอบคุณ" ที่ด้านหน้าเป็นทางเลือกที่ปลอดภัย หลีกเลี่ยงการ์ดที่มีการพิมพ์คำทักทายด้านในและการ์ดที่มีการออกแบบที่เกินจริงหรือ "น่ารัก"
- พิจารณาลายมือของคุณ หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับคุณภาพหรือความชัดเจนของลายมือ ลองเขียนตัวอย่างให้เพื่อนหรือเพื่อนร่วมงานดู หากคุณไม่สามารถเขียนให้ชัดเจนและเรียบร้อยได้ ให้ฝึกฝนก่อนเขียนลงบนการ์ดที่คุณกำลังส่ง ถ้าจำเป็น คุณสามารถขอให้คนอื่นเขียนข้อความของคุณ (อย่าลืมเซ็นชื่อด้วยตัวเอง)
- หากคุณไม่พบที่อยู่จริง อีเมลหรืออีเมลคือทางเลือกเดียวของคุณ อีเมลเป็นตัวเลือกที่ดีเมื่อ ตัวอย่างเช่น อีเมลถูกใช้เป็นช่องทางหลักในการสื่อสารระหว่างคุณกับคนที่คุณขอบคุณ ข้อเสียเปรียบหลักของอีเมลขอบคุณคือมีความเสี่ยงที่จะไม่ส่งหรือเพิกเฉยและอาจไม่ดึงดูดความสนใจ โปรดทราบว่าบางคน (โดยเฉพาะผู้บริหารธุรกิจ) สามารถรับอีเมลได้หลายร้อยฉบับในหนึ่งวัน ด้วยเหตุนี้ คุณอาจต้องการสร้างอีเมลที่โดดเด่น หรือส่ง e-card ผ่านไซต์ของบุคคลที่สาม กล่าวโดยย่อ อย่าทำ เพราะจะทำให้อีเมลของคุณดูเหมือนโฆษณา และเพิ่มความเสี่ยงที่จะถูกละเลยหรือละเลย ทำให้อีเมลของคุณสั้น ง่าย สุขุม และอีกครั้ง ทันท่วงที เป็นความคิดที่ดีที่จะเขียนชื่ออีเมลที่อธิบายข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับความสัมพันธ์ทางธุรกิจของคุณหรือวัตถุประสงค์ของคำขอบคุณ เช่น "ขอบคุณที่พิจารณาการสมัครงานของฉัน"
ขั้นตอนที่ 3 เลือกคำทักทายที่เหมาะสม
หากมีบุคคลใดบุคคลหนึ่งที่คุณกำลังพูดถึง ให้เรียกบุคคลนั้นโดยใช้ชื่อหรือชื่อเล่นและนามสกุลที่เหมาะสม เช่น "เรียน คุณคินเคอิด" เมื่อต้องการขอบคุณมากกว่าหนึ่งคน ให้ป้อนชื่อและชื่อเล่นหรือตำแหน่งทั้งหมดในบรรทัดทักทาย หลีกเลี่ยงการทักทายทั่วไปเช่น "สำหรับความสนใจของคุณ คุณ/นาง" ระดับความเป็นทางการของจดหมายขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของคุณอย่างใกล้ชิดและธรรมชาติของธุรกิจที่คุณทำกับบุคคลนั้น
ขั้นตอนที่ 4 ในประโยคเปิด ให้กล่าวขอบคุณและระบุวัตถุประสงค์ของการขอบคุณให้ชัดเจน
ไม่จำเป็นต้องมีคำนำในประโยคเปิด หลีกเลี่ยงการเปิดเช่น "ฉันกำลังเขียนจดหมายนี้เพื่อขอบคุณ…" หรือ "ฉันอยากจะขอบคุณสำหรับ…" แล้วเลือกประโยคง่ายๆ ตรงไปตรงมา "ขอบคุณ" เพื่อสนับสนุนโครงการบริการชุมชนของเรา"
สิ่งสำคัญคือต้องพูดถึงเป้าหมายของการขอบคุณ แต่หลีกเลี่ยงการพูดถึงเงินโดยตรงหากเป้าหมายของการขอบคุณคือการบริจาค เปลี่ยนสกุลเงินด้วยถ้อยคำที่ไพเราะ เช่น "ความเอื้ออาทรของคุณ" "ความกรุณาของคุณ" หรือ "การบริจาคของคุณ"
ขั้นตอนที่ 5 อภิปรายผลทันทีหรือความสำคัญของวัตถุที่คุณขอบคุณ
- เมื่อสื่อสารกับผู้ให้ทุน ให้ระบุสิ่งที่บริษัทของคุณสามารถบรรลุได้โดยใช้เงินช่วยเหลือ
- เมื่อสื่อสารกับผู้มีโอกาสเป็นนายจ้างหลังการสัมภาษณ์ คุณอาจต้องการใช้โอกาสนี้เพื่อถ่ายทอดความสนใจในตำแหน่งที่คุณกำลังมองหา อย่างไรก็ตาม อย่าใช้ข้อความขอบคุณเป็นข้ออ้างเพื่อเน้นว่าเหตุใดคุณจึงเป็น "ตัวเลือกที่เหมาะสมสำหรับงานนี้" ใช้แนวทางที่เหมาะสม เช่น "ฉันดีใจที่ได้พบคุณและสนใจงานนี้มาก"
- เมื่อสื่อสารกับคู่ค้าทางธุรกิจหรือที่ปรึกษา การพูดว่า “ยินดีที่ได้ร่วมงานกับคุณ” หรือ “คำแนะนำของคุณช่วยให้เราบรรลุเป้าหมายการปฏิบัติงานประจำปีของแผนก” สามารถส่งเสริมความสัมพันธ์เชิงบวกและบ่งบอกถึงความปรารถนาที่จะทำงานร่วมกันต่อไป
ขั้นตอนที่ 6 ให้คำชม แต่อย่าหักโหมจนเกินไป
ส่วนนี้บางครั้งทำได้ยากเมื่อเขียนบันทึกขอบคุณ และไม่ถูกต้องหรือไม่จำเป็นเสมอไป ใช้วลียกย่องทั่วไป เช่น "คุณทำได้ดีมาก" หรือ "คุณมีทักษะในการจัดการบัญชีสูงมาก"
ขั้นตอนที่ 7 พูดคุยเกี่ยวกับอนาคต
ที่นี่ คุณสามารถแสดงความปรารถนาที่จะสานต่อความสัมพันธ์ทางธุรกิจหรือสร้างความสัมพันธ์ในการทำงานระยะยาว เมื่อพูดคุยกับผู้มีโอกาสเป็นนายจ้าง นี่เป็นโอกาสที่ดีในการแสดงความมั่นใจของคุณในการตัดสินใจของบริษัท คุณสามารถพูดว่า "ฉันรอการตอบกลับของคุณ"
ขั้นตอนที่ 8 ทำซ้ำบันทึกขอบคุณของคุณ
ใช้ประโยคง่ายๆ แทนคำขอบคุณที่คุณพูดก่อนหน้านี้ (แต่ใช้คำต่างกัน) แค่พูดว่า "ขอบคุณอีกครั้งสำหรับ…"
ขั้นตอนที่ 9 ปิดด้วยคำทักทายและลายเซ็น
โดยทั่วไป ควรใช้ "ด้วยความจริงใจ" หรือวลีที่ใกล้เคียงกันเพื่อปิดคำขอบคุณ แม้ว่าคุณพิมพ์บันทึกขอบคุณแล้ว ให้เซ็นชื่อด้วยปากกาเสมอ ในบางสถานการณ์ ให้เขียนชื่อหรือตำแหน่งและชื่อบริษัทภายใต้ชื่อของคุณ
ขั้นตอนที่ 10 ตรวจสอบและทบทวนบันทึกขอบคุณของคุณ
คำพูดนี้ควรสั้นและค่อนข้างง่าย ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ (เมื่อพิมพ์ประมาณครึ่งหน้า) หากดูเหมือนยาว ให้ตรวจดูว่าคุณใช้คำที่ไม่จำเป็นหรือไม่ ยกเว้นวลี "ขอบคุณ" อย่าพูดซ้ำอีก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าน้ำเสียงของคุณมีความสอดคล้องกัน ขอให้หนึ่งหรือสองคนตรวจสอบประโยคและการสะกดคำของคุณ เนื่องจากข้อผิดพลาดที่น้อยที่สุดก็สามารถสร้างความประทับใจในเชิงลบได้
ขั้นตอนที่ 11 เมื่อคุณแน่ใจว่าขอบคุณแล้ว ให้ส่งทันที
อีกครั้ง เวลาเป็นสิ่งสำคัญ ยิ่งคุณส่งข้อความขอบคุณเร็วเท่าใด ความประทับใจของคุณก็จะยิ่งลึกซึ้งมากขึ้นเท่านั้น
เคล็ดลับ
- ไม่รวม: ข้อมูลส่วนบุคคลหรือข่าวสารเกี่ยวกับธุรกิจของคุณ จำไว้ว่าจุดประสงค์ของคำทักทายนี้คือเพื่อแสดงความขอบคุณและขอบคุณ ไม่ใช่เพื่อประจบสอพลอความสำเร็จของคุณ และอย่าใช้คำขอบคุณเป็นโอกาสในการโฆษณาตัวคุณเองหรือบริษัท หากคุณเขียนว่า "ถ้าคุณชอบผลิตภัณฑ์ X ของเรา คุณอาจสนใจผลิตภัณฑ์ Y และ Z ด้วย (กำลังอยู่ในช่วงโปรโมชั่น!)" คำขอบคุณของคุณอาจฟังดูไม่จริงใจ
- คุณอาจต้องการใส่นามบัตรพร้อมกับคำทักทาย แต่ไม่จำเป็นหากคุณรู้จักบุคคลนั้นดีอยู่แล้วหรือเคยให้นามบัตรมาก่อน บางครั้งก็เป็นการเหมาะสมที่จะใส่นามบัตรเมื่อสื่อสารกับผู้มีโอกาสเป็นนายจ้าง แต่มีโอกาสดีที่คุณจะพบว่าเป็นการเสแสร้ง หากคุณไม่แน่ใจ อย่าทำเช่นนั้น ชื่อ ตำแหน่งงาน และข้อมูลติดต่อของคุณควรมีอยู่แล้ว หากพิมพ์ข้อความขอบคุณ คุณสามารถป้อนข้อมูลนี้ในส่วนหัวของจดหมาย ทางด้านซ้ายของหน้า ตามด้วยชื่อและที่อยู่ของผู้รับ 2 ช่องว่างด้านล่าง
