นโยบายและขั้นตอนที่เขียนเป็นลายลักษณ์อักษรจะร่างแนวทาง กฎเกณฑ์ จุดเน้น และหลักการขององค์กร โดยทั่วไป นโยบายและขั้นตอนจะรวมอยู่ในคู่มือที่สร้างขึ้นสำหรับพนักงาน การเขียนนโยบายและขั้นตอนทางธุรกิจขึ้นอยู่กับเป้าหมายของบริษัทเอง
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 5: สรุปเป้าหมายทางธุรกิจ
ขั้นตอนที่ 1. ทำรายการเป้าหมาย
ในฐานะผู้จัดการหรือเจ้าของธุรกิจ คุณทราบเป้าหมายของบริษัท พิจารณาสิ่งต่างๆ เช่น เป้าหมายการขาย เป้าหมายของพนักงานและการจัดการ และตำแหน่งทางธุรกิจที่คุณคาดว่าจะมีในอีกไม่กี่ปีข้างหน้า
- พยายามตั้งเป้าหมายที่ไม่เฉพาะเจาะจงเท่านั้น แต่ยังบรรลุผลได้และคุ้มค่าที่จะมุ่งมั่น ตัวอย่างเช่น กำหนดเป้าหมายทางการเงินที่อยู่ไม่ไกลเกินเอื้อม และกำหนดเป้าหมายสำหรับผลการปฏิบัติงานของพนักงานที่สามารถทำได้โดยปฏิบัติตามนโยบายและขั้นตอนที่คุณจะกำหนด
- เมื่อคุณตั้งเป้าหมายแล้ว ให้แน่ใจว่าคุณพร้อมที่จะยอมรับในฐานะเจ้าของธุรกิจหรือผู้จัดการ การกำหนดเป้าหมายเป็นขั้นตอนแรกที่สำคัญในการพัฒนานโยบายและขั้นตอนปฏิบัติ จากนั้นสิ่งสำคัญไม่น้อยคือการปฏิบัติตาม
ขั้นตอนที่ 2 เขียนรายการงานและขั้นตอน
คิดถึงกิจกรรมและงานประจำวันในธุรกิจของคุณ จดทุกงานที่ต้องทำให้เสร็จทุกวันเพื่อให้ธุรกิจดำเนินไปอย่างราบรื่น
พิจารณาดังต่อไปนี้: งานใดที่ต้องมีคำอธิบายหรือทิศทางอย่างเป็นทางการ? ขั้นตอนใดบ้างที่ต้องดำเนินการในลักษณะเดียวกันอย่างสม่ำเสมอ? แทนที่จะเน้นงานที่ทำด้วยตนเองซึ่งไม่ต้องการคำแนะนำมากนัก ให้เน้นที่งานที่มีขนาดใหญ่กว่าแทน
ขั้นตอนที่ 3 ระบุปัญหาและแนวทางแก้ไขที่เป็นไปได้
มีการกำหนดนโยบายเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่นและพนักงานและผู้จัดการมีมาตรฐานการปฏิบัติงาน นึกถึงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นหากไม่มีนโยบาย ด้วยวิธีนี้ คุณจะนึกถึงนโยบายที่ต้องการได้
เมื่อคิดถึงปัญหาที่อาจเกิดขึ้น ให้มองหาภาพรวมคร่าวๆ เกี่ยวกับวิธีแก้ปัญหาหรือแก้ไขปัญหา นึกถึงประเด็นที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมทางธุรกิจในแต่ละวัน เช่น การเงิน ปฏิสัมพันธ์ระหว่างพนักงานกับลูกค้า และพฤติกรรมและทัศนคติของพนักงาน
ส่วนที่ 2 ของ 5: การเขียนนโยบายธุรกิจ
ขั้นตอนที่ 1 ระบุหมวดหมู่นโยบาย
หลังจากพิจารณาถึงประเด็นต่างๆ ที่เป็นไปได้ที่ต้องแก้ไขด้วยนโยบายแล้ว ให้พิจารณาหมวดหมู่ของแต่ละข้อ ตัวอย่างเช่น ใช้หมวดหมู่ต่างๆ เช่น ความปลอดภัย การตั้งเวลา พฤติกรรม การจ่ายเงิน สวัสดิการ การลาพักร้อนหรือลาพักร้อน และการเลือกปฏิบัติ
ภายหลังเมื่อรวบรวมคู่มือ นโยบายที่แยกออกเป็นหมวดหมู่แล้วจะช่วยคุณจัดระเบียบคู่มือและส่วนต่างๆ ของคู่มือ หมวดหมู่ยังช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าสิ่งใดสำคัญที่สุด และสามารถแยกย่อยได้ละเอียดยิ่งขึ้น
ขั้นตอนที่ 2 ใช้รูปแบบเค้าร่างเพื่อแยกย่อยนโยบายต่างๆ ในแต่ละหมวดหมู่
เทมเพลตช่วยให้คุณเจาะลึกลงไปในแง่มุมของแต่ละนโยบายหรือหมวดหมู่ และเพิ่มข้อกำหนดและข้อกำหนดเมื่อคุณดำเนินการ ใช้ตัวเลขเพื่อจัดเรียงแต่ละส่วนหรือหมวดหมู่
เริ่มต้นด้วยโครงร่างสั้น ๆ จากนั้น หลังจากเขียนแนวคิดเริ่มต้นทั้งหมดแล้ว คุณสามารถกลับไปที่โครงร่างและเพิ่มหรือขยายตามที่คุณเปลี่ยนแปลงได้
ขั้นตอนที่ 3 คิดถึงผลที่ตามมาที่เหมาะสมสำหรับการละเมิดนโยบาย
นโยบายช่วยให้ธุรกิจสามารถทำงานได้อย่างถูกต้องและเป็นมาตรฐานที่พนักงานและผู้บริหารต้องปฏิบัติตาม นโยบายยังทำหน้าที่เป็นเอกสารเป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งระบุถึงวิธีการจัดการกับปัญหาด้านนโยบายหรือการละเมิด นี่เป็นสิ่งสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อใดและหากจำเป็นต้องดำเนินการเพื่อแก้ไขปัญหา
เมื่อเขียนเป็นเอกสารราชการ กรมธรรม์สามารถครอบคลุมสิทธิตามกฎหมายและภาระผูกพันของพนักงานและบริษัทได้ นโยบายนี้รวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับสิทธิการจ้างงานสำหรับผู้ทุพพลภาพ ภาษี และข้อห้ามเกี่ยวกับการเลือกปฏิบัติและการล่วงละเมิดในที่ทำงาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณป้อนข้อมูลตามกฎหมายที่บังคับใช้
ขั้นตอนที่ 4 กำหนดนโยบายที่ชัดเจนเกี่ยวกับการเลิกจ้าง
หากคุณต้องไล่พนักงานออกเนื่องจากละเมิดนโยบาย นโยบายที่เป็นลายลักษณ์อักษรนี้จะใช้เป็นหลักฐานหากพนักงานเชื่อว่าเขาถูกไล่ออกอย่างไม่เป็นธรรม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้อุทิศส่วนเพื่อหารือเกี่ยวกับกฎการเลิกจ้าง
คุณควรสร้างนโยบายการจ้างงานด้วย ตัวอย่างเช่น การตรวจสอบภูมิหลังก่อนรับสมัครผู้สมัคร หรือช่วงทดลองงานหลังจากรับสมัครพนักงานและก่อนที่เขาจะกลายเป็นลูกจ้างประจำ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสร้างและร่างข้อกำหนดที่ชัดเจน
ขั้นตอนที่ 5. ใช้ภาษาที่ใช้งานที่ชัดเจน
เขียนนโยบายทั้งหมดอย่างชัดเจนในลักษณะที่ไม่ตีความผิดหรือเข้าใจผิด หากมีการตีความอื่น ให้ลองเขียนใหม่เป็นภาษาอื่น
ตัวอย่างเช่น อย่าเขียนว่า "อาจอนุญาตให้ลาป่วยเพิ่มเติมได้ในบางกรณี" ให้เขียนว่า "การลาป่วยเพิ่มเติมได้รับการอนุมัติเฉพาะเมื่อได้รับอนุญาตอย่างชัดเจนจากผู้จัดการที่ปฏิบัติหน้าที่"
ส่วนที่ 3 จาก 5: ขั้นตอนการเขียน
ขั้นตอนที่ 1 กำหนดงานที่ต้องการขั้นตอนโดยละเอียด
ไม่ใช่งานหรือเหตุการณ์ทั้งหมดที่ต้องการคำแนะนำโดยละเอียด จัดลำดับความสำคัญของงานหรือขั้นตอนที่ต้องทำอย่างสม่ำเสมอ เช่น การจ่ายเงินเดือนหรือการจัดกำหนดการ
เมื่อตัดสินใจว่าขั้นตอนใดต้องมีรายละเอียด ให้พิจารณาคำถามต่อไปนี้: ขั้นตอนนั้นยาวหรือซับซ้อนหรือไม่? หากมีข้อผิดพลาดในการใช้งาน จะเกิดผลอย่างไร? มีการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญเมื่อเร็วๆ นี้หรือไม่? ขั้นตอนนี้ต้องการเอกสารที่สำคัญหรือกว้างขวางหรือไม่? พนักงานมักสับสนกับขั้นตอนหรือไม่?
ขั้นตอนที่ 2 รวบรวมข้อมูลที่จำเป็นสำหรับแต่ละขั้นตอน
ก่อนสรุปขั้นตอน คุณจำเป็นต้องรู้ขั้นตอนและแง่มุมทั้งหมด พิจารณาคำถามของพนักงานที่เกิดขึ้นและปัญหาใดๆ ที่คุณอาจพบ
แม้ว่าคุณจะมีข้อมูลทั้งหมดแล้ว คุณยังคงต้องปฏิบัติตามพื้นฐานของขั้นตอนนั้นๆ ลองนึกถึงสิ่งที่ผู้อ่านหรือพนักงานต้องเข้าใจและดำเนินการตามขั้นตอน
ขั้นตอนที่ 3 ใช้ข้อมูลทั้งหมดเพื่อเขียนขั้นตอนที่ชัดเจน
ใช้ภาษาที่ใช้งาน พยายามหลีกเลี่ยงคำที่ยาวและซ้ำซาก อย่าใช้ภาษาที่เข้าใจยาก รวมถึงศัพท์แสงที่พนักงานอาจไม่รู้
ตัวอย่างเช่น แทนที่จะเขียนว่า "ต้องเก็บใบเสร็จการหักเงินเดือนของพนักงานไว้ในไฟล์การเงิน" ให้ใช้ภาษาต่อไปนี้ "การเก็บใบเสร็จการหักเงินเดือนในไฟล์ทางการเงิน"
ส่วนที่ 4 จาก 5: การทำความเข้าใจความถูกต้องตามกฎหมาย
ขั้นตอนที่ 1 ป้อนหัวข้อเกี่ยวกับนโยบายต่อต้านการเลือกปฏิบัติ
เจ้าของธุรกิจทุกคนต้องปฏิบัติตามนโยบายต่อต้านการเลือกปฏิบัติที่รัฐบาลกำหนด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใส่ข้อมูลเกี่ยวกับนโยบายพร้อมกับความคาดหวังที่พนักงานทุกคนปฏิบัติตาม
ควรมีการรวมข้อมูลเกี่ยวกับโอกาสการจ้างงานที่เท่าเทียมกันในนโยบาย เช่นเดียวกับกฎหมายว่าด้วยสิทธิในการทำงานเพื่อคนพิการและนโยบายเกี่ยวกับการล่วงละเมิด
ขั้นตอนที่ 2 ตรวจสอบให้แน่ใจว่านโยบายของคุณถูกกฎหมาย
คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่านโยบายทั้งหมดที่ร่างขึ้นนั้นยุติธรรมและเป็นไปตามกฎหมาย มีแหล่งข้อมูลมากมายที่คุณสามารถใช้เพื่อตรวจสอบว่านโยบายของคุณสอดคล้องกับกฎหมายที่บังคับใช้หรือไม่
คุณยังสามารถขอให้ที่ปรึกษากฎหมายศึกษานโยบายที่คุณร่างไว้ก่อนที่จะนำไปใช้กับพนักงาน ในฐานะเจ้าของธุรกิจ การมีที่ปรึกษากฎหมายที่คุณสามารถปรึกษาได้เป็นประจำจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่ง
ขั้นตอนที่ 3 ขอให้พนักงานลงนามในร่างนโยบายและขั้นตอนปฏิบัติ
พนักงานใหม่ควรได้รับการขอให้ตกลงและลงนามในเอกสารนโยบายและขั้นตอนการปฏิบัติงาน และได้รับสำเนาเพื่อใช้อ้างอิง นอกจากนี้ การเปลี่ยนแปลงใดๆ จะต้องลงนามใหม่โดยพนักงานทุกคน ทั้งนี้เพื่อให้แน่ใจว่าทุกฝ่ายผูกพันตามนโยบายหากมีการดำเนินการทางกฎหมายโดยทั้งสองฝ่ายในอนาคต
ผู้เยาว์ไม่สามารถทำสัญญาได้ตามกฎหมาย หากคุณจ้างพนักงานที่อายุต่ำกว่า 18 ปี ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้ปกครองให้ทำสัญญา เนื่องจากพ่อแม่หรือผู้ปกครองสามารถยกเลิกสัญญาได้ตามกฎหมาย
ส่วนที่ 5 จาก 5: การรวบรวมคู่มือ
ขั้นตอนที่ 1 จัดเรียงข้อมูลตามลำดับตรรกะ
เริ่มจากจุดที่ใหญ่กว่า แล้วตามด้วยจุดที่เล็กกว่า ตัวอย่างเช่น แทนที่จะเริ่มต้นด้วยประเภทค่าตอบแทน ให้เริ่มคู่มือด้วยกระบวนการจ้างงานหรือประเภทคุณสมบัติ
- ลองเปิดคู่มือพร้อมคำอธิบายเป้าหมายของบริษัทตามที่คุณสรุปไว้ก่อนหน้านี้ เขียนย่อหน้าหนึ่งหรือสองย่อหน้าที่สรุปคู่มือ สิ่งที่พนักงานคาดหวังได้จากบริษัท และสิ่งที่บริษัทคาดหวังจากพนักงาน
- ใช้โครงร่างเพื่อสร้างหมวดหมู่ย่อยในคู่มือ ทำสารบัญเมื่อคุณทำเสร็จแล้วเพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาข้อมูลแต่ละส่วน
ขั้นตอนที่ 2 ใช้รูปภาพ แผนภูมิ หรือไดอะแกรม
มีบุคคลที่มองเห็นได้ชัดเจนขึ้น ดังนั้นไดอะแกรม แผนภูมิ หรือรูปภาพในคู่มือสามารถช่วยให้พนักงานประเภทต่างๆ เข้าใจแนวคิดได้ รูปภาพสามารถลดความซับซ้อนของขั้นตอนและนโยบาย
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างแผนภูมิหรือตารางที่แสดงชื่อและหน้าที่ต่างๆ ได้ คุณยังสามารถใช้ตารางคำถามและคำตอบที่พนักงานสามารถใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงได้หากจำเป็น
ขั้นตอนที่ 3 จัดเตรียมคู่มือให้พนักงานทุกคนเข้าถึงได้ง่าย
ตามหลักการแล้ว พนักงานใหม่จะได้รับสำเนาคู่มือเมื่อได้รับการว่าจ้าง และพนักงานเก่าจะได้รับสำเนาใหม่เมื่อมีการแก้ไข พิจารณาให้พนักงานทุกคนลงนามในสัญญาโดยระบุว่าพวกเขาเข้าใจประเด็นทั้งหมดที่ระบุไว้ในคู่มือและตกลงตามนั้น
