กระบวนการทางธุรกิจคือระบบที่บริษัทใช้เพื่อบรรลุเป้าหมาย กระบวนการนี้ยังสามารถตีความว่าเป็นขั้นตอนที่ดำเนินการเพื่อสร้างมูลค่าให้กับลูกค้า ผู้จัดการวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจเพื่อประเมินว่าพวกเขาทำงานได้ดีเพียงใด ผู้จัดการจะวิเคราะห์กระบวนการที่กำลังทำงานอยู่ในปัจจุบันก่อน หลังจากนั้น ฝ่ายบริหารสามารถกำหนดการเปลี่ยนแปลงเพื่อปรับปรุงกระบวนการที่มีอยู่ได้ การปรับปรุงกระบวนการสามารถช่วยบริษัทประหยัดเวลา ลดต้นทุน หรือสร้างผลิตภัณฑ์ที่เหมาะสมกับลูกค้ามากขึ้น
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 2: การพิจารณาว่ากระบวนการทางธุรกิจถูกสร้างขึ้นอย่างไร
ขั้นตอนที่ 1 กำหนดกระบวนการทางธุรกิจ
กระบวนการทางธุรกิจหมายถึงกิจกรรมที่พนักงานดำเนินการในแต่ละวันเพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์กร กระบวนการนี้สะท้อนถึงการดำเนินการของบริษัทเพื่อให้บรรลุเป้าหมายบางอย่าง กระบวนการทางธุรกิจต้องมีรูปแบบหรือข้อยกเว้นทั้งหมดในกระบวนการ เพื่อให้เข้าใจวิธีวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจ คุณต้องพิจารณาถึงวิธีการสร้างกระบวนการทางธุรกิจ
- พิจารณาขอบเขตของงาน ตัวอย่างเช่น คุณอัปเดตกระบวนการที่ใช้ในการส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้า ขอบเขตของงานหมายถึงขอบเขตของงานที่จะกว้างเพียงใด ในกรณีนี้ ให้ถือว่าขอบเขตเป็นใบแจ้งหนี้ทั้งหมดที่ส่งไปยังลูกค้า คุณกำหนดว่าในหนึ่งเดือนมีการส่งใบแจ้งหนี้ถึงลูกค้าโดยเฉลี่ย 200 ใบ..
- ระบุผลลัพธ์ที่ต้องการ ลองนึกถึงสิ่งที่กระบวนการนี้พยายามทำให้สำเร็จ ในกรณีนี้ คุณต้องการให้ส่งใบแจ้งหนี้ไปยังลูกค้าแต่ละรายอย่างถูกต้องทันทีที่มีการจัดส่งสินค้า คุณจะส่งสำเนาใบแจ้งหนี้เมื่อส่งคำสั่งซื้อ คุณจะส่งอีเมลใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ให้กับลูกค้าแต่ละรายด้วย
- แสดงรายการกระบวนการย่อยที่อยู่ในกระบวนการ ยิ่งกระบวนการเฉพาะเจาะจงมากเท่าใด ก็ยิ่งวิเคราะห์และปรับปรุงได้ง่ายขึ้นเท่านั้น
- เอกสารกระบวนการทางธุรกิจ คุณสามารถจัดทำเอกสารกระบวนการเป็นรายการขั้นตอนและพิจารณาอธิบายไว้ในผังงาน กระบวนการมักจะข้ามหลายแผนกในองค์กรขนาดใหญ่ ตัวอย่างเช่น กระบวนการสร้างใบแจ้งหนี้จะเกี่ยวข้องกับแผนกเรียกเก็บเงินและบัญชี
- กำหนดแผนกหรือหน้าที่ต่างๆ ของหน่วยงานในกระบวนการพร้อมกับอินพุตและเอาต์พุตทั้งหมด ตัวอย่างเช่น การทำสลิปเงินเดือนต้องมีข้อมูลจากฝ่ายผลิตเพื่อค้นหาจำนวนและชั่วโมงทำงานของคนงาน ฝ่ายทรัพยากรบุคคลเพื่อค้นหาอัตราและการลดเงินเดือน เป็นต้น
- แสดงรายการข้อยกเว้นทั้งหมดของกระบวนการ ขั้นตอนทางธุรกิจเกือบทั้งหมดจะมีข้อยกเว้นและรูปแบบต่างๆ ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีลูกค้าบางรายได้รับส่วนลดจำนวนมาก ลูกค้ารายนี้สั่งซื้อสินค้าในปริมาณมาก การให้ส่วนลดจำนวนมากทำให้เจ้าหน้าที่เรียกเก็บเงินหักยอดส่วนลดที่คำนวณในซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ ต้องป้อนส่วนลดจำนวนมากด้วยตนเองเพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้อง
ขั้นตอนที่ 2 จัดทำเอกสารกระบวนการทางธุรกิจและคิดว่าจะสร้างกระบวนการทางธุรกิจประเภทใด
การแยกกระบวนการทางธุรกิจหลายอย่างตามประเภทจะช่วยให้การวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจและการปรับปรุงกระบวนการ หากสองกระบวนการเป็นประเภทเดียวกัน การอัพเกรดกระบวนการอาจคล้ายกัน กระบวนการเฉพาะอาจเป็นกระบวนการปฏิบัติการ การสนับสนุน หรือการจัดการ
- กระบวนการปฏิบัติงานหมายถึงงานประจำวันในการส่งมอบผลิตภัณฑ์ให้กับลูกค้า กระบวนการสร้างใบแจ้งหนี้สำหรับลูกค้าสามารถรวมอยู่ในกระบวนการปฏิบัติงานได้ การส่งใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องให้กับลูกค้าเป็นสิ่งสำคัญมาก เพื่อให้สามารถเรียกเก็บเงินได้โดยเร็วที่สุด
- กระบวนการสนับสนุนหมายถึงกิจกรรมสนับสนุนการปฏิบัติงานของบริษัทของคุณ ฝ่ายทรัพยากรบุคคลเป็นตัวอย่างพื้นที่สนับสนุนของบริษัท แผนกนี้สนับสนุนผู้จัดการแผนกในการสัมภาษณ์และสรรหาพนักงานใหม่ แม้ว่าฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับลูกค้า แต่ก็สนับสนุนฝ่ายปฏิบัติการ
- ทุกองค์กรต้องการการจัดการเพื่อขับเคลื่อนทิศทางธุรกิจโดยรวมของบริษัท กระบวนการวางแผนและดำเนินการตามงบประมาณเป็นกระบวนการบริหารจัดการ ทุกบริษัทควรมีกระบวนการจัดทำงบประมาณอย่างเป็นทางการ กระบวนการนี้ควรเกี่ยวข้องกับฝ่ายบริหารเพื่อหารือเกี่ยวกับงบประมาณของบริษัทกับผู้จัดการฝ่ายการเงิน
ขั้นตอนที่ 3 วิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจเพื่อค้นหาอาการของกระบวนการที่ไร้ประสิทธิภาพ
กระบวนการทางธุรกิจประกอบด้วยอินพุต (อินพุต) และเอาต์พุต (เอาต์พุต) แรงงาน พลังงาน วัสดุและอุปกรณ์ทุนถือเป็นปัจจัยการผลิต ปัจจัยการผลิตคือสินทรัพย์ที่ใช้สร้างรายได้และผลกำไร ในทางกลับกัน ผลลัพธ์คือผลิตภัณฑ์หรือบริการที่จับต้องได้ อินพุตเข้าสู่กระบวนการและผลิตผลลัพธ์ คุณจะต้องทำการวิเคราะห์เพื่อค้นหาความไร้ประสิทธิภาพของกระบวนการนี้
- กระบวนการของคุณต้องใช้อินพุตอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อสร้างผลลัพธ์ ตัวอย่างเช่น คุณจัดการสาขาของร้านซ่อม ข้อมูลของคุณคือค่าแรง อุปกรณ์ และชิ้นส่วน ผลลัพธ์ของคุณคือบริการซ่อมรถของลูกค้า
- เวลาซ่อมนานหรืองานในมือที่ค้างอยู่เป็นเครื่องบ่งชี้ว่ากระบวนการทำงานไม่มีประสิทธิภาพ ปัญหาอาจเกิดจากตารางการซ่อมของลูกค้าบางรายอยู่ใกล้เกินไป
- นอกจากนี้ยังสามารถเห็นข้อบ่งชี้ของความไม่มีประสิทธิภาพของกระบวนการได้หากค่าใช้จ่ายในการเปลี่ยนชิ้นส่วนเกินงบประมาณมาก ในกรณีนี้ ปัญหาอาจเกิดเฉพาะกับแผนกจัดซื้อหรือชิ้นส่วนจากซัพพลายเออร์
- กำหนดกระบวนการที่ต้องปรับปรุงตามปัญหาที่ระบุ คุณต้องจัดลำดับความสำคัญของกระบวนการทางธุรกิจหลายอย่าง เลือกกระบวนการที่มีผลกระทบต่อธุรกิจของคุณมากที่สุด ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการแก้ไขรันไทม์ก่อน ระยะเวลาดำเนินการนานจะส่งผลให้บริษัทสูญเสียลูกค้า ให้ความสำคัญกับการปรับปรุงกระบวนการ
ส่วนที่ 2 จาก 2: การวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจ
ขั้นตอนที่ 1. พูดคุยกับคนสำคัญเกี่ยวกับกระบวนการภายในบริษัท
เมื่อคุณได้กำหนดกระบวนการที่จะปรับปรุงแล้ว ให้หารือเกี่ยวกับกระบวนการนี้กับบุคคลที่รับผิดชอบในการนำไปปฏิบัติ ใช้เวลาในการสัมภาษณ์ผู้เข้าร่วมหลักและขอการปรับปรุงที่สามารถทำได้
- ถามเกี่ยวกับการดำเนินการของพนักงานและเหตุผล
- กำหนดอินพุตที่จำเป็นสำหรับการทำงานแต่ละงานและตำแหน่งที่คุณได้รับแต่ละอินพุต หากบริษัทผลิตยีนส์เดนิม คุณจำเป็นต้องรู้ว่าใครเป็นผู้จัดหาเดนิมและความถี่ในการส่งวัตถุดิบให้กับบริษัท
- ระบุผลลัพธ์ของแต่ละงานและใครจะได้รับ หากคุณจัดการเวิร์กช็อป เจ้าหน้าที่เวิร์กชอปควรจัดทำเอกสารงานของพวกเขา เจ้าหน้าที่ซ่อมต้องส่งข้อมูลไปยังแผนกวางบิล ซึ่งจะสร้างใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้า
- ขอคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการจัดการกับความไม่มีประสิทธิภาพของกระบวนการที่พนักงานของคุณพบ
ขั้นตอนที่ 2 สร้างผังธุรกิจสำหรับแต่ละกระบวนการ
ผังงานกระบวนการสามารถช่วยคุณอธิบายกระบวนการทางธุรกิจได้ คุณสามารถใช้เอกสารจากการอภิปรายกระบวนการของคุณเพื่อสร้างผังงาน ผังงานนี้ควรมีขั้นตอนทั้งหมดที่จำเป็นเพื่อให้กระบวนการทางธุรกิจเฉพาะเสร็จสมบูรณ์
- สิ่งสำคัญคือต้องสังเกตว่าผังกระบวนการทางธุรกิจควรมีเฉพาะขั้นตอนที่กำหนดไว้ซึ่งพนักงานต้องปฏิบัติตามเท่านั้น
- ผังงานสามารถวาดได้ด้วยตนเองหรือด้วยซอฟต์แวร์ สามารถใช้โปรแกรม Word และสเปรดชีตที่มีสิ่งอำนวยความสะดวกในการทำแผนที่เพื่อสร้างผังงาน คุณยังสามารถค้นหาซอฟต์แวร์เฉพาะสำหรับสร้างผังงานได้อีกด้วย
- ผังงานเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์มากในการดูกระบวนการทางธุรกิจต่อหน้าคุณอย่างชัดเจน เครื่องมือนี้จะทำให้การระบุและแก้ไขความไร้ประสิทธิภาพง่ายขึ้นมาก
- เมื่อทำการเปลี่ยนแปลงกับกระบวนการแล้ว ให้ทบทวนผลลัพธ์อีกครั้งและดูว่ากระบวนการนี้ดีขึ้นตามความคาดหวังของคุณหรือไม่ หากไม่เป็นเช่นนั้น ให้ทำซ้ำขั้นตอนการวิเคราะห์และพยายามระบุด้านที่ต้องปรับปรุง การวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจเป็นกิจกรรมต่อเนื่องในธุรกิจของคุณ
ขั้นตอนที่ 3 ดำเนินการระดมความคิดเพื่อค้นหาการปรับปรุงกระบวนการ
กระบวนการหลายอย่างเกี่ยวข้องกับแผนกมากกว่าหนึ่งแผนกในธุรกิจของคุณ เซสชันกลุ่มจะระบุถึงความไร้ประสิทธิภาพของกระบวนการที่ส่งผลกระทบมากกว่าหนึ่งแผนก เซสชั่นเหล่านี้อาจตรวจสอบข้อมูลที่ให้ไว้ระหว่างการสัมภาษณ์ส่วนตัวกับผู้เข้าร่วม
- สรุปข้อมูลที่ได้รับและแบ่งปันกับผู้เข้าร่วมกระบวนการ ซึ่งจะรวมถึงผู้เข้าร่วมที่เคยและไม่เคยสัมภาษณ์มาก่อน ขอความคิดเห็นจากทุกคน ข้อเสนอแนะนี้จะให้คำแนะนำเพิ่มเติมสำหรับการวิเคราะห์ของคุณ
- ข้อมูลที่ได้รับจากผู้เข้าร่วมในกระบวนการควรให้แนวคิดที่ชัดเจนว่ากระบวนการทำงานอย่างไรและปัญหาคืออะไร
- การสนทนาระหว่างบุคคลกลายเป็นพื้นฐานสำหรับการเปลี่ยนแปลงกระบวนการ การเปลี่ยนแปลงอาจเป็นการลดต้นทุน การลดรอบเวลาของกระบวนการ การลดความซับซ้อนของกระบวนการ หรือการปรับปรุงบริการให้กับลูกค้า
