บุคลากรแผนกบุคลากรที่รับผิดชอบการรับสมัครงานมักคาดหวังให้ผู้สมัครส่งจดหมายปะหน้าด้วยไม่ใช่แค่ประวัติ สำหรับผู้สมัครงาน จดหมายปะหน้าเป็นสื่อกลางในการแนะนำตัวเองและอธิบายสั้น ๆ ว่าเหตุใด biodata ของคุณจึงมีคุณสมบัติตรงตามข้อกำหนด ใช้จดหมายสมัครงานเพื่ออธิบายว่าเหตุใดคุณจึงต้องการทำงานให้กับบริษัทใดบริษัทหนึ่ง เนื่องจากข้อมูลภูมิหลังและประสบการณ์อยู่ในประวัติของคุณแล้ว บทความนี้อธิบายวิธีการเขียนจดหมายปะหน้าที่เป็นส่วนตัว มีความเกี่ยวข้อง มีความเป็นมืออาชีพ และปราศจากข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือการสะกดคำผิด
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 2: การเตรียมเขียนจดหมายปะหน้า
ขั้นตอนที่ 1 กำหนดวัตถุประสงค์ในการเขียนจดหมาย
ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียน ให้นึกถึงเป้าหมายที่คุณต้องการบรรลุโดยการเขียนจดหมายสมัครงาน เมื่อส่งประวัติย่อหรือประวัติย่อของคุณไปยังแผนกบุคคล ให้แนบจดหมายปะหน้าด้วย แม้ว่าคุณจะสมัครงานที่ไม่ได้โฆษณา ให้ใช้จดหมายสมัครงานเพื่ออธิบายแรงจูงใจของคุณโดยระบุว่าเหตุใดคุณจึงเลือกบริษัทใดบริษัทหนึ่ง
- หากคุณกำลังสมัครงานเพื่อเติมเต็มตำแหน่งงานว่างที่โฆษณา ให้เขียนจดหมายอธิบายว่าคุณเป็นผู้สมัครที่ดีสำหรับงานนี้
- หากคุณกำลังเขียนจดหมายสมัครงานโดยไม่ระบุตำแหน่งงานว่าง ให้อธิบายทักษะทั้งหมดที่คุณมีและวิธีการใช้ทักษะเหล่านี้ภายในบริษัท
- ไม่ว่าเป้าหมายของคุณจะเป็นอย่างไร ให้อธิบายสั้น ๆ และแม่นยำว่าคุณสามารถบริจาคอะไรให้กับบริษัทได้บ้าง แทนที่จะต้องการอะไรจากบริษัท
ขั้นตอนที่ 2 รู้ว่าคุณควรส่งจดหมายปะหน้าถึงใคร
ก่อนเขียน ให้พยายามค้นหาว่าใครจะอ่านจดหมายของคุณ หากคุณกำลังสมัครเพื่อกรอกตำแหน่งงานว่าง คนแรกที่จะอ่านจดหมายมักจะเป็นฝ่ายบุคคลก่อนที่จะส่งต่อไปยังผู้จัดการที่เกี่ยวข้องที่ต้องการพนักงาน บุคลากรที่ดูแลการสรรหาพนักงานมีประสบการณ์มากในการอ่านใบสมัครงาน ดังนั้นพยายามสร้างความประทับใจในเชิงบวกตั้งแต่เริ่มต้น
- หากคุณไม่ทราบชื่อบุคลากรที่รับผิดชอบในการรับใบสมัคร ให้ค้นหาชื่อผู้จัดการฝ่ายบุคคลบนเว็บไซต์
- แม้ว่ามันอาจจะดูไร้สาระ แต่การส่งจดหมายถึงคนที่ใช่เป็นวิธีหนึ่งในการสร้างความประทับใจที่ดี
- หรือโทรติดต่อบริษัทที่เกี่ยวข้องเพื่อขอชื่อบุคคลที่คุณควรรวมเป็นผู้รับจดหมาย
- หากคุณไม่สามารถระบุเพศของผู้รับจากชื่อได้ ให้เขียนว่า "เรียน" ตามด้วยชื่อเต็ม
- ชื่อ Dian และ Sri สามารถใช้ได้ทั้งชายและหญิง ค้นหาข้อมูลในเว็บไซต์ของบริษัทหรือโทรยืนยันเพศของผู้รับเพื่อป้องกันความผิดพลาด
ขั้นตอนที่ 3 ศึกษารายละเอียดงานและประกาศรับสมัครงาน
หากคุณกำลังเขียนจดหมายสมัครงานเฉพาะ ให้เตรียมร่างจดหมายกล่าวถึงงานนั้น ค้นหารายละเอียดงานและข้อมูลอื่นๆ และกำหนดคำสำคัญ งาน และความรับผิดชอบของงานโดยการอ่านโฆษณาในรายละเอียดให้มากที่สุด ใช้จดหมายสมัครงานของคุณเพื่ออธิบายอย่างดีที่สุดเพื่อให้คุณมีคุณสมบัติตามที่กำหนดโดยสรุปทักษะและประสบการณ์ทั้งหมดที่จะเป็นประโยชน์ต่อบริษัท
จดข้อกำหนดทั้งหมดที่ระบุไว้ในโฆษณา แล้วจัดกลุ่มเป็นข้อกำหนดหลัก ข้อสนับสนุน และข้อกำหนดเพิ่มเติม
ขั้นตอนที่ 4 ร่างจดหมาย
เมื่อคุณรู้ว่าต้องอธิบายอะไรในจดหมายแล้ว ให้เริ่มเตรียมร่างจดหมาย เขียนร่างสั้นๆ เกี่ยวกับประเด็นสำคัญแต่ละด้านที่คุณต้องการกล่าวถึง พยายามเขียนจดหมายที่ชัดเจนและรัดกุม เขียนจดหมายปะหน้าประกอบด้วยหลายย่อหน้าตามลำดับต่อไปนี้:
- ย่อหน้าแรกอธิบายว่าทำไมคุณจึงส่งจดหมาย เช่น “ผ่านจดหมายฉบับนี้ ฉันกำลังสมัครงานในฐานะ…”
- ย่อหน้าที่สองอธิบายว่าคุณมีสิทธิ์ได้รับการจ้างงานโดยพิจารณาจากคุณสมบัติทางวิชาการ ประสบการณ์การทำงาน และทักษะทางวิชาชีพที่จำเป็นตามลักษณะงานหรือข้อกำหนดส่วนบุคคลของคุณ
- ย่อหน้าที่สามอธิบายถึงการบริจาคที่คุณสามารถให้กับบริษัทและแผนอาชีพระยะยาวของคุณ
- ย่อหน้าที่สี่เผยให้เห็นว่าเหตุใดคุณจึงสมัครงานและเป็นผู้สมัครที่เหมาะสมที่สุดที่จะรับเข้าทำงาน พูดสั้นๆ ว่าคุณพร้อมที่จะรับเชิญให้สัมภาษณ์
- ลงท้ายด้วยการลงนามในจดหมายพร้อมชื่อนามสกุลของคุณ
ส่วนที่ 2 จาก 2: การเขียนจดหมายปะหน้า
ขั้นตอนที่ 1 ใช้รูปแบบตัวอักษรที่เหมาะสม
ในการทำให้จดหมายปะหน้าที่คุณส่งดูเป็นมืออาชีพ ให้ใช้รูปแบบจดหมายมาตรฐานโดยระบุวันที่ ชื่อและที่อยู่ของคุณ ชื่อบริษัทและที่อยู่ และชื่อของฝ่ายบุคคลในฐานะผู้รับจดหมาย มองหารูปแบบจดหมายปะหน้าบนอินเทอร์เน็ตเพื่อให้คุณสามารถเขียนจดหมายปะหน้าด้วยรูปแบบมาตรฐานได้
- เขียนชื่อและที่อยู่ของบริษัทที่ด้านบนซ้ายของจดหมาย
- ข้ามบรรทัดว่างสองบรรทัดและจดวันที่ที่คุณเขียนจดหมายโดยเริ่มจากตัวเลขของวัน ชื่อเดือน และปี
- ข้ามอีกสองบรรทัดแล้วพิมพ์ชื่อฝ่ายบุคคลผู้ที่จะได้รับจดหมาย หากคุณไม่ทราบชื่อ ให้พิมพ์ชื่อแผนก เช่น “แผนกบุคคล” หรือ “ผู้จัดการฝ่ายจัดหาทรัพยากรบุคคล” แล้วพิมพ์ที่อยู่บริษัทด้านล่าง
- ข้ามสองบรรทัดแล้วพิมพ์คำทักทาย เช่น “เรียน คุณสลาเมต” หรือ “ด้วยความเคารพ” หากคุณไม่ทราบชื่อผู้รับจดหมาย หลังจากนั้น ให้ข้ามหนึ่งบรรทัดแล้วเริ่มพิมพ์บรรทัดแรก
ขั้นตอนที่ 2 เขียนย่อหน้าเริ่มต้นที่ดี
เริ่มจดหมายด้วยประโยคแรกที่ชัดเจนและถูกต้อง เพื่อให้ผู้อ่านทราบทันทีว่าจุดประสงค์ของคุณในการเขียนจดหมายคืออะไร พูดถึงงานที่คุณต้องการที่ต้นจดหมาย เช่น ประโยคแรก: “ฉันสมัครเป็นพนักงานขายที่ PT XYZ ด้วยจดหมายฉบับนี้”
- หากคุณได้รับการอ้างอิงงานจากใครบางคน ให้จดชื่อของพวกเขา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าฝ่ายบุคคลรู้จักบุคคลที่ให้ข้อมูลอ้างอิง
- ตัวอย่างเช่น: “คุณมาริสาในแผนกค่าตอบแทนให้ข้อมูลว่า PT XYZ ต้องการพนักงานขาย”
ขั้นตอนที่ 3 เขียนสิ่งที่คุณต้องการ
หลังจากเขียนย่อหน้าแรกแล้ว ให้เปิดเผยต่อว่าทำไมคุณจึงส่งจดหมายปะหน้าและอธิบายสั้นๆ ว่าคุณเป็นใคร อธิบายว่าทักษะ คุณสมบัติ และประสบการณ์ของคุณตรงตามเกณฑ์ที่จำเป็นในการรับตำแหน่งที่คุณต้องการ ใช้คำหลักและข้อกำหนดที่ระบุไว้ในโฆษณา สนับสนุนข้อมูลเกี่ยวกับทักษะของคุณโดยอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับประสบการณ์ของคุณระหว่างการทำงาน
- ตัวอย่างเช่น หากเกณฑ์ที่จำเป็นในการสมัครงานคือความสามารถในการสื่อสารได้ดี ให้เขียนจดหมายว่า "ระหว่างทำงานเป็นพนักงานบริการลูกค้า ฉันได้เข้าร่วมการฝึกอบรมหลายครั้งเพื่อที่ฉันจะได้สื่อสารได้เป็นอย่างดี" หลังจากนั้น บอกฉันเกี่ยวกับปัญหาที่คุณแก้ไขโดยใช้ทักษะนั้น
- การเขียนจดหมายปะหน้าในรูปแบบสี่ย่อหน้าจะสร้างจดหมายที่สั้นและตรงไปตรงมา และบุคลากรในแผนกบุคคลจะอ่านจนจบ
ขั้นตอนที่ 4 เขียนความสำเร็จที่เกี่ยวข้องด้วย
ฝ่ายบุคคลมักจะอ่านจดหมายปะหน้าอย่างรวดเร็ว ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณระบุความสำเร็จและความสำเร็จที่เกี่ยวข้องกับงานที่คุณต้องการ วิธีนี้ทำให้นายหน้าจำคุณได้ในฐานะผู้สมัครที่มีความได้เปรียบเหนือผู้สมัครคนอื่นๆ เขียนความสำเร็จของคุณทีละจุดเพื่อให้ดูแตกต่างจากส่วนที่เหลือในจดหมาย
- ข้อมูลสั้น ๆ ในรูปแบบลายลักษณ์อักษรทำให้อ่านจดหมายได้ง่ายขึ้น อย่างไรก็ตาม ข้อมูลที่นำเสนอในรูปแบบเรียงความแสดงถึงทักษะการเขียนและการสื่อสารที่ดี
- เพื่อให้ผู้อ่านประทับใจในครั้งแรก เขียนความสำเร็จที่น่าประทับใจที่สุดในบรรทัดแรก
- รักษาสมดุลระหว่างความกระตือรือร้น ความเป็นมืออาชีพ และความมั่นใจ
ขั้นตอนที่ 5. จบจดหมายด้วยการแสดงความขอบคุณ
เขียนประโยคปิดเชิงบวกโดยพูดว่าขอบคุณที่อ่านจดหมายของคุณหรือพิจารณาการสมัครงานของคุณ เช่น: “ขอบคุณที่ให้ความสนใจ ฉันกำลังรอข่าวเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสมัครงานที่ฉันส่งผ่านจดหมายฉบับนี้” แจ้งวิธีการติดต่อคุณโดยอ้างอิงตามที่อยู่ที่ระบุไว้ในตอนต้นของจดหมายหรือข้อมูลติดต่อในประวัติ
- พิมพ์ "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "วาซาลาม" เป็นคำทักทายปิด จากนั้นลงชื่อและพิมพ์ชื่อเต็มของคุณ
- จำไว้ว่าต้องพิมพ์ชื่อเต็มใต้ลายเซ็น
ขั้นตอนที่ 6 ใช้รูปแบบที่เรียบง่าย
เนื่องจากจดหมายปะหน้าเป็นจดหมายอย่างเป็นทางการ จึงควรสะท้อนให้เห็นในรูปแบบและบรรณาธิการของจดหมาย ใช้รูปแบบจดหมายสมัครงานมาตรฐานซึ่งมีระยะขอบ 2.5 ซม. และใช้แบบอักษร Times New Roman หรือ Arial เพื่อให้อ่านง่ายขึ้น พิมพ์ด้วยหมึกสีดำบนกระดาษสีขาวเรียบๆ
- หากคุณกำลังส่งอีเมล ให้เป็นทางการโดยใส่หัวเรื่องที่ชัดเจนและชื่อผู้รับราวกับว่าคุณกำลังเขียนจดหมายธรรมดา
- ใช้ที่อยู่อีเมลที่ถูกต้องหากคุณต้องการส่งใบสมัครทางอีเมล สร้างที่อยู่อีเมลโดยใช้ชื่อหรือชื่อย่อของคุณ อย่าส่งใบสมัครงานไปที่ที่อยู่อีเมล [email protected]
ขั้นตอนที่ 7 ตรวจสอบจดหมายอย่างระมัดระวัง
คุณควรอ่านซ้ำและตรวจสอบจดหมายอย่างละเอียดก่อนส่ง จดหมายที่พิมพ์ผิด การสะกดคำ และไวยากรณ์ผิดพลาดจะสร้างความประทับใจในครั้งแรกที่ไม่ดีให้กับตัวคุณเองและความเป็นมืออาชีพของคุณ จดหมายปะหน้าเป็นส่วนหนึ่งของแอปพลิเคชันและสะท้อนถึงทักษะการสื่อสารและความใส่ใจในรายละเอียดของคุณ
- อย่าเพิ่งพึ่งพาโปรแกรมตรวจตัวสะกดบนอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์
- อ่านออกเสียงจดหมายสมัครงานหากมีข้อผิดพลาดที่มองไม่เห็น
- เก็บจดหมายไว้ซักพักแล้วอ่านอีกครั้งหลังจากหลับตาลง
เคล็ดลับ
เตรียมจดหมายปะหน้าหน้าเดียวให้ได้มากที่สุด ฝ่ายบุคคลชื่นชมจดหมายสั้นๆ ที่เป็นมืออาชีพ
คำเตือน
- ในยุคดิจิทัล หลายคนเลือกที่จะส่งจดหมายสมัครงานและไบโอดาต้าผ่านอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเนื้อหาของอีเมลสมัครงานที่คุณส่งนั้นสอดคล้องกับรูปแบบจดหมายธุรกิจมาตรฐาน
- หากคุณต้องการส่งอีเมลสมัครงาน ให้คงรูปแบบการเขียนจดหมายแบบมืออาชีพและแบบธุรกิจ
