บันทึกข้อตกลงเป็นเอกสารประเภทหนึ่งที่ใช้สำหรับการสื่อสารภายในระหว่างพนักงานของบริษัท บันทึกช่วยจำเป็นแง่มุมที่ผ่านการทดสอบตามเวลาของโลกธุรกิจ ซึ่งเมื่อเขียนอย่างถูกต้องแล้ว จะช่วยให้สิ่งต่างๆ ดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การเลือกภาษาและรูปแบบ
ขั้นตอนที่ 1 หลีกเลี่ยงภาษาที่ไม่เป็นทางการมากเกินไป
โดยทั่วไป ภาษาของบันทึกควรมีความชัดเจนและเรียบง่าย แต่มีความเป็นมืออาชีพ คุณควรหลีกเลี่ยงน้ำเสียงของการสนทนาในบันทึกช่วยจำ
- ตัวอย่างเช่น อย่าเขียนว่า “สวัสดีทุกคน! ขอบคุณพระเจ้าที่มันเป็นวันศุกร์ใช่มั้ย? ฉันอยากคุยเรื่องธุรกิจที่สำคัญ”
- ให้ตรงไปที่ประเด็น "ฉันต้องการแชร์รายงานความคืบหน้าของ Project Z"
ขั้นตอนที่ 2 หลีกเลี่ยงภาษาทางอารมณ์
คุณควรพยายามใช้น้ำเสียงที่เป็นกลางและหลีกเลี่ยงภาษาทางอารมณ์ พยายามระบุข้อเท็จจริงและหลักฐานเพื่อสนับสนุนการเรียกร้อง
- ตัวอย่างเช่น หลีกเลี่ยงการกล่าวอ้างเช่น "ฉันคิดว่าเราทุกคนจะมีความสุขมากถ้าเราได้รับอนุญาตให้แต่งตัวสบายๆ ในวันศุกร์"
- ให้มองหาข้อมูลการศึกษาว่าขวัญกำลังใจเพิ่มขึ้นหรือไม่เมื่อพนักงานได้รับอนุญาตให้เลือกเสื้อผ้า และระบุข้อมูลนั้นในบันทึกช่วยจำ
ขั้นตอนที่ 3 ใช้วลีสัญญาณ
หากคุณต้องการอ้างอิงหลักฐานหรือแหล่งข้อมูล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้ภาษาที่ช่วยให้ผู้อ่านรู้ว่าคุณกำลังทำอะไรอยู่
ตัวอย่างเช่น ลองวลี “ตามการค้นพบของเรา …” หรือ “งานวิจัยที่จัดทำโดย EPA ระบุว่า…”
ขั้นตอนที่ 4 เลือกรุ่นและขนาดตัวอักษรที่เหมาะสม
บันทึกช่วยจำควรอ่านง่าย ดังนั้น หลีกเลี่ยงการใช้แบบอักษรขนาดเล็ก ขนาดเริ่มต้นคือ 11 หรือ 12
คุณควรเลือกแบบอักษรที่เรียบง่าย เช่น Times New Roman นี่ไม่ใช่เวลาลองใช้แบบอักษร "ตลก" เช่น Comic Sans (คุณอาจถูกหัวเราะเยาะที่เลือกแบบอักษรนี้)
ขั้นตอนที่ 5. ใช้ระยะขอบมาตรฐาน
ระยะขอบโดยทั่วไปสำหรับบันทึกทางธุรกิจคือ 1 นิ้วหรือ 2.54 ซม. แม้ว่าโปรแกรมประมวลผลคำบางโปรแกรมได้เตรียมเทมเพลตบันทึกช่วยจำที่มีระยะขอบกว้างกว่าเล็กน้อย (เช่น 1.25 นิ้วหรือ 3.18 ซม.)
ขั้นตอนที่ 6 เลือกช่องว่างเดียว
บันทึกช่วยจำทางธุรกิจมักไม่ใช้การเว้นวรรคสองครั้ง หากต้องการให้หน้าสมุดภาพมีขนาดเล็ก ให้พิจารณาการเว้นวรรคเพียงครั้งเดียว แต่ให้เพิ่มช่องว่างระหว่างย่อหน้าหรือส่วนต่างๆ
ปกติไม่จำเป็นต้องเยื้องย่อหน้า
ส่วนที่ 2 ของ 3: การเตรียมเขียนบันทึกช่วยจำทางธุรกิจ
ขั้นตอนที่ 1 ตัดสินใจว่าจะต้องส่งบันทึกช่วยจำหรือไม่
หากคุณต้องแชร์เรื่องสำคัญทางธุรกิจกับหลาย ๆ คนในทีมของคุณ คุณควรส่งบันทึกช่วยจำ คุณยังสามารถส่งบันทึกช่วยจำได้แม้ว่าคุณจะสื่อสารกับบุคคลเพียงคนเดียว เช่น หรือต้องการเก็บบันทึกการติดต่อ
- อย่างไรก็ตาม ในบางกรณี การพูดกับบุคคลที่เกี่ยวข้องโดยตรงจะมีประสิทธิภาพมากกว่า
- นอกจากนี้ ข้อมูลบางอย่างอาจละเอียดอ่อนเกินกว่าจะส่งในบันทึกช่วยจำ
ขั้นตอนที่ 2 กำหนดวัตถุประสงค์ของการเขียนบันทึกช่วยจำ
เนื้อหาและการตั้งค่าของบันทึกช่วยจำแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ บันทึกช่วยจำส่วนใหญ่เขียนขึ้นด้วยเหตุผลดังต่อไปนี้:
- เพื่อเสนอแนวคิดหรือแนวทางแก้ไข ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณรู้วิธีแก้ปัญหาเกี่ยวกับตารางการทำงานล่วงเวลา ไอเดียสามารถเขียนลงในบันทึกแล้วส่งให้เจ้านายของคุณ
- เพื่อออกคำสั่ง ตัวอย่างเช่น การส่งบันทึกช่วยจำยังเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการมอบหมายความรับผิดชอบสำหรับการประชุมที่แผนกของคุณเป็นเจ้าภาพ
- สำหรับรายงาน คุณยังสามารถส่งบันทึกช่วยจำเพื่อแจ้งให้เพื่อนร่วมงานทราบถึงเหตุการณ์ล่าสุด รายงานการอัปเดตเกี่ยวกับโครงการ จัดทำรายงานความคืบหน้า หรือรายงานผลการสอบสวน
ขั้นตอนที่ 3 จำกัดหัวข้อให้แคบลง
คุณอาจกำลังดำเนินการหลายโครงการและถูกล่อลวงให้ส่งบันทึกช่วยจำถึงเพื่อนร่วมงาน หัวหน้า หรือลูกค้าเกี่ยวกับความคืบหน้าของสิ่งต่างๆ อย่างไรก็ตาม โปรดจำไว้ว่าบันทึกช่วยจำทางธุรกิจควรเน้นที่ประเด็นเดียวเท่านั้น
บันทึกช่วยจำควรกระชับ ชัดเจน และง่ายสำหรับผู้ที่ไม่ว่างอ่านอย่างรวดเร็ว ดังนั้นอย่าปล่อยให้ข้อมูลสำคัญถูกละเลย บันทึกช่วยจำที่เน้นช่วยให้แน่ใจว่าข้อความของคุณได้รับและเข้าใจ
ขั้นตอนที่ 4 พิจารณาผู้ฟัง
เนื้อหา สไตล์ และโทนของบันทึกช่วยจำทางธุรกิจถูกกำหนดโดยกลุ่มเป้าหมาย ดังนั้น คิดให้ดีว่าใครจะได้รับบันทึกช่วยจำ
ตัวอย่างเช่น บันทึกช่วยจำถึงเพื่อนร่วมงานเกี่ยวกับการวางแผนงานเลี้ยงเซอร์ไพรส์สำหรับใครบางคนในสำนักงานแตกต่างจากบันทึกช่วยจำถึงหัวหน้างานเกี่ยวกับผลการสอบสวนที่คุณทำมาหลายเดือน
ส่วนที่ 3 ของ 3: การเขียนบันทึกช่วยจำทางธุรกิจ
ขั้นตอนที่ 1 ติดป้ายกำกับ
การติดต่อทางธุรกิจมีหลายประเภท วิธีมาตรฐานสำหรับบันทึกช่วยจำคือการติดป้ายกำกับเอกสารอย่างชัดเจน
- ตัวอย่างเช่น เขียน "บันทึก" หรือ "บันทึก" ที่ด้านบนของหน้า
- ตำแหน่งสามารถจัดกึ่งกลางหรือจัดชิดซ้าย สำหรับแรงบันดาลใจ ให้ตรวจทานบันทึกช่วยจำทางธุรกิจที่คุณได้รับ และคัดลอกรูปแบบ
ขั้นตอนที่ 2 เขียนชื่อ
ส่วนแรกของบันทึกช่วยจำควรมีประเด็นสำคัญ ข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับส่วนประกอบแต่ละส่วนจะอธิบายในขั้นตอนต่อไป
- ถึง: เขียนชื่อและชื่อของคนที่ได้รับบันทึกช่วยจำ
- จาก: เขียนชื่อเต็มและชื่อเรื่อง
- วันที่: เขียนวันที่แบบเต็มและถูกต้อง อย่าลืมปี
- เรื่อง: เขียนคำอธิบายสั้น ๆ และเฉพาะเจาะจงของเนื้อหาของบันทึกช่วยจำ
- โปรดทราบว่าหัวเรื่องมักจะระบุด้วย "Re:" หรือ "RE:" (ทั้งสองย่อมาจาก about)
ขั้นตอนที่ 3 เลือกรายชื่อผู้รับอย่างระมัดระวัง
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรวมทุกคนที่ต้องการข้อมูลหรือการพัฒนา จำกัดการแจกจ่ายบันทึกช่วยจำเฉพาะผู้ที่จำเป็นต้องรู้
- ในแง่ธุรกิจ ไม่ควรส่งบันทึกช่วยจำถึงทุกคนในสำนักงานหากมีเพียงไม่กี่คนที่เกี่ยวข้องหรือเกี่ยวข้อง
- ผู้คนจะถูกครอบงำด้วยบันทึกช่วยจำจำนวนมาก และอาจมักจะเพิกเฉยหรือเพียงแค่อ่านบันทึกที่ไม่เกี่ยวข้อง
ขั้นตอนที่ 4 ใช้ชื่อและตำแหน่งที่ถูกต้องสำหรับบุคคลในรายชื่อผู้รับ
แม้ว่าคุณและเจ้านายจะคุ้นเคยกันทุกวัน แต่ควรเขียนจดหมายโต้ตอบกันอย่างเป็นทางการ ตัวอย่างเช่น คุณอาจทักทายเจ้านายโดยใช้ชื่อเฉพาะเมื่อคุณพบกันที่โถงทางเดินของสำนักงาน แต่สำหรับบันทึกช่วยจำ ให้ทักทายเขาด้วย “Mrs. Riana” หรือ “Dr. รีอาน่า"
โปรดจำไว้ว่าข้อมูลที่คุณเขียนมีไว้สำหรับทุกคนในรายชื่อผู้รับ ดังนั้นให้เขียนชื่อเต็มและชื่อเรื่อง
ขั้นตอนที่ 5. ค้นหาชื่อบุคคลที่คุณกำลังพูดถึงในบันทึกภายนอก
หากคุณกำลังส่งบันทึกช่วยจำถึงบุคคลภายนอกสำนักงาน สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดคำทักทายที่เหมาะสม ใช้เวลาในการค้นหาโปรไฟล์ที่เป็นปัญหา โดยปกติข้อมูลส่วนบุคคลจะอธิบายไว้บนเว็บไซต์ของบริษัท
- ตัวอย่างเช่น คุณสงสัยว่าปริญญานั้นเป็นปริญญาเอกหรือไม่ ถ้าใช่ โดยทั่วไปคำทักทายที่ถูกต้องคือ ดร. NS
- ตำแหน่งของเขาคืออะไร? เป็นรองผู้อำนวยการหรือคณบดี? ถ้าใช่ อย่าลืมพูดถึงมันในบันทึกช่วยจำ
ขั้นตอนที่ 6 เขียนหัวข้ออย่างระมัดระวัง
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตัวแบบสั้น ชัดเจน และไม่กว้างเกินไป
- ตัวอย่างเช่น หัวข้อ "ธุรกิจใหม่" ดูเหมือนจะคลุมเครือ และหากใครบางคนกำลังมองหาไฟล์ในสัปดาห์หรือวันข้างหน้า พวกเขาอาจมีช่วงเวลาที่ยากลำบากในการตัดสินใจว่าบันทึกช่วยจำของคุณคืออะไร
- หัวข้อที่ดีกว่านี้น่าจะเป็น "รายงานความคืบหน้าการตรวจสอบการขยายฐานลูกค้า"
ขั้นตอนที่ 7 พิจารณาข้ามคำทักทาย
คุณมีอิสระที่จะเลือกว่าต้องการเริ่มข้อความด้วยคำทักทายหรือไม่ เช่น “เรียน นางวรดานี” หรือ “เรียน เพื่อนร่วมงาน. อย่างไรก็ตาม โปรดจำไว้ว่าไม่ได้คาดหวังคำทักทายในบันทึกทางธุรกิจ
บันทึกช่วยจำเป็นวิธีที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพในการถ่ายทอดข้อมูลที่สำคัญ และผู้ชมรู้อย่างชัดเจนว่าใครได้รับและส่งบันทึกช่วยจำ
ขั้นตอนที่ 8 เขียนบทนำ
อธิบายจุดประสงค์ของคุณในการเขียนและส่งบันทึกช่วยจำ
ตัวอย่างเช่น “ข้าพเจ้าขอแจ้งให้ทราบว่า…” บทนำควรให้ข้อมูลสรุปเนื้อหาของบันทึกช่วยจำ
ขั้นตอนที่ 9 เก็บคำนำสั้น ๆ
ไม่จำเป็นต้องให้รายละเอียดและ/หรือหลักฐานทั้งหมดในส่วนแรก
สองสามประโยคหรือย่อหน้าสั้น ๆ ก็เพียงพอแล้ว
ขั้นตอนที่ 10. กำหนดการตั้งค่าตัวบันทึกช่วยจำ
หลังจากการแนะนำตัว บันทึกทางธุรกิจมักจะมีย่อหน้าเพิ่มเติมสองถึงสี่ย่อหน้าก่อนสรุป เนื้อหาและการตั้งค่าขึ้นอยู่กับหัวข้อ
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถจัดระเบียบข้อมูลตามลำดับความสำคัญได้ หรือถ้าคุณอธิบายกระบวนการ ให้แบ่งเนื้อความของบันทึกช่วยจำเพื่อให้ตรงกับขั้นตอนของกระบวนการ
ขั้นตอนที่ 11 ตัดสินใจว่าคุณต้องการใส่คำบรรยายหรือไม่
บันทึกช่วยจำทางธุรกิจควรประกอบด้วยส่วนที่ชัดเจน โดยปกติบันทึกช่วยจำทางธุรกิจจะถูกแบ่งอย่างชัดเจนเพื่อให้ผู้รับสามารถอ่านและแยกแยะข้อมูลได้ง่าย คุณสามารถช่วยให้พวกเขาเข้าใจหัวข้อย่อยได้โดยการติดป้ายกำกับส่วนย่อย
ขั้นตอนที่ 12 เขียนคำบรรยายเฉพาะ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโฟกัสของแต่ละส่วนย่อยนั้นชัดเจนสำหรับผู้รับ
ตัวอย่างเช่น รวมส่วนย่อยต่อไปนี้เมื่อเขียนบันทึกเกี่ยวกับการย้ายสำนักงานที่วางแผนไว้: “ที่ตั้งใหม่สำหรับสำนักงานใหญ่ของเรา”, “ทิศทางสำคัญสำหรับอุปกรณ์สำนักงาน” และ “กำหนดการเสร็จสิ้นการย้ายสำนักงาน”
ขั้นตอนที่ 13 รวมประโยคหัวข้อในย่อหน้าหลัก
ประโยคแรกของแต่ละส่วนย่อยหรือย่อหน้าควรสื่อถึงประเด็นหลักของส่วน
แต่ละย่อหน้าหรือส่วนของบันทึกควรเน้นที่แนวคิดเดียวเท่านั้น
ขั้นตอนที่ 14 พิจารณาใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย
หากคุณต้องการเน้นจุดสำคัญ หัวข้อย่อยหรือรายการจะมีประโยชน์มาก รูปแบบนี้ส่งเสริมให้ผู้อ่านให้ความสนใจกับประเด็นสำคัญและช่วยให้พวกเขาอ่านบันทึกช่วยจำได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ขั้นตอนที่ 15 เก็บบันทึกย่อให้สั้น
โดยทั่วไป บันทึกช่วยจำทางธุรกิจจะมีความยาวไม่เกินหนึ่งถึงสองหน้า
ขีดจำกัดของหน้ามาตรฐานนี้โดยทั่วไปสำหรับเอกสารที่เว้นระยะเดียวโดยไม่มีบรรทัดพิเศษระหว่างส่วนต่างๆ
ขั้นตอนที่ 16. ตัดสินใจว่าคุณต้องการย่อหน้าสรุปหรือไม่
โดยทั่วไป บันทึกช่วยจำไม่จำเป็นต้องมีบทสรุป โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากบันทึกย่อมีความยาวน้อยกว่าหนึ่งหน้า
อย่างไรก็ตาม หากข้อมูลที่อธิบายมีความซับซ้อน หรือหากบันทึกนั้นยาวกว่าปกติ การสรุปประเด็นสำคัญจะเป็นประโยชน์
ขั้นตอนที่ 17. ป้อนส่วนสรุปหรือย่อหน้า
แม้ว่าคุณจะไม่ต้องการบันทึกสรุป คุณก็ยังควรลงท้ายด้วยประโยคปิด คิดถึงสิ่งต่อไปนี้:
- ข้อความหลักของบันทึกช่วยจำคืออะไร คุณต้องการให้ผู้รับทำอะไร? พวกเขาต้องตอบกลับไม่เกินวันที่กำหนดหรือไม่? ถ้าใช่ ระบุให้ชัดเจน
- หากไม่จำเป็นต้องดำเนินการใดๆ ให้ใส่ประโยคปิดง่ายๆ เช่น “ฉันยินดีที่จะหารือเพิ่มเติม” หรือ “โปรดติดต่อฉันหากมีปัญหาหรือคำถามใดๆ”
ขั้นตอนที่ 18 ลงชื่อถ้าคุณต้องการ
โดยทั่วไป ไม่จำเป็นต้องเพิ่มชื่อหรือลายเซ็นที่ส่วนท้ายของบันทึกช่วยจำ อย่างไรก็ตาม โปรดจำไว้ว่า การปฏิบัติตามตัวอย่างบันทึกช่วยจำอื่นๆ ในสาขาของคุณนั้นปลอดภัยที่สุด
- หากอีกฝ่ายสิ้นสุดอย่างเป็นทางการ (เช่น “ขอแสดงความนับถือ ดร. ส่าหรี) ให้ทำตามตัวอย่าง
- แม้ว่าจะไม่ต้องการลายเซ็น แต่คุณอาจต้องใส่ชื่อย่อที่ส่วนท้ายของเอกสาร
ขั้นตอนที่ 19. ระบุว่ามีสิ่งที่แนบมาหรือไม่
หากบันทึกช่วยจำมีไฟล์แนบ เช่น ตาราง กราฟ หรือรายงาน โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ระบุไฟล์แนบที่ส่วนท้ายของบันทึกช่วยจำ ตัวอย่างเช่น “แนบ: ตารางที่ 1”
- คุณควรอ้างอิงสิ่งที่แนบมาในเนื้อหาของบันทึกช่วยจำด้วย
- ตัวอย่างเช่น หากต้องการบันทึกเพื่อแจ้งให้พนักงานทราบถึงการย้ายสำนักงานที่ใกล้เข้ามา คุณอาจเขียนข้อมูลดังต่อไปนี้ “เราตั้งใจที่จะดำเนินการย้ายให้เสร็จสิ้นภายในสิ้นไตรมาสนี้ ดูตารางที่ 1 ที่แนบมาสำหรับกำหนดการโดยละเอียดเพิ่มเติม”
ขั้นตอนที่ 20 อ่านบันทึกที่เขียนอย่างระมัดระวังอีกครั้ง
ก่อนส่ง โปรดอ่านอีกครั้งและแก้ไข ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไวยากรณ์ของประโยคถูกต้อง ไม่มีการสะกดผิดหรือใช้เครื่องหมายวรรคตอน และเนื้อหานั้นเข้าใจง่าย
- พิจารณาเลื่อนการส่งมอบหลังจากการแก้ไขครั้งแรกหากเวลาไม่ใช่ปัญหา หากคุณอ่านบันทึกอีกครั้งในหนึ่งชั่วโมงหรือสองชั่วโมงต่อมา คุณอาจพบข้อผิดพลาดที่ถูกมองข้ามไปในตอนแรก
- หากบันทึกช่วยจำมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ให้ตรวจสอบนโยบายของบริษัทเพื่อดูว่าใครสามารถตรวจสอบบันทึกช่วยจำให้คุณและอนุมัติเนื้อหาในขั้นสุดท้าย
