คุณต้องติดต่อกับธนาคาร บริษัทประกันภัย หน่วยงานราชการ นายจ้างในบริษัท หรือแม้แต่โรงเรียน ถ้าเป็นเช่นนั้น คุณต้องชักชวนให้ผู้อื่นทำหรือช่วยคุณทำบางสิ่งบางอย่าง จะเขียนจดหมายโน้มน้าวใจหรือโน้มน้าวใจที่สร้างผลลัพธ์ได้อย่างไร ต่อไปนี้คือแนวคิดหลักบางประการที่จะใช้ในจดหมายชักชวนของคุณ
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 4: การเตรียมตัวเขียนจดหมาย
ขั้นตอนที่ 1. กระตุ้นความคิดที่ดี
ก่อนเขียนจดหมาย ให้ระบุสิ่งที่คุณต้องการ เหตุผลที่คุณต้องการ เหตุผลที่ควรส่งจดหมาย ตลอดจนข้อโต้แย้งที่คัดค้าน การเน้นย้ำความคิดทั้งหมดที่มีอยู่สามารถช่วยให้คุณร่างจดหมายและเข้าใจจุดยืนของคุณในหัวข้อได้อย่างเต็มที่
- เริ่มด้วยสิ่งนี้: ฉันต้องการชักชวนให้ "ผู้อ่านของฉัน" เป็น "เป้าหมาย" ของฉัน สลับ "ผู้อ่านของฉัน" สำหรับสิ่งที่คุณต้องการชักชวนและ "เป้าหมายของฉัน" สำหรับสิ่งที่คุณชักชวนให้พวกเขาทำ
- เมื่อข้างต้นชัดเจนและชัดเจนแล้ว ให้ถามตัวเองว่า ทำไมจึงเป็นเช่นนั้น ระบุเหตุผลที่คุณต้องการให้ผู้อ่านทำในสิ่งที่คุณต้องการ
- หลังจากระบุเหตุผลแล้ว ให้จัดเรียงตามระดับที่สำคัญกว่า ใส่รายละเอียดที่สำคัญทั้งหมดไว้ในคอลัมน์หนึ่ง แล้วใส่รายละเอียดที่สำคัญน้อยกว่าลงในอีกคอลัมน์หนึ่ง วิธีนี้จะช่วยให้คุณจำกัดความคิดของคุณให้แคบลงจนถึงประเด็นสำคัญที่เกี่ยวข้องและสำคัญที่สุด
ขั้นตอนที่ 2 รู้เป้าหมายของคุณ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรู้ว่าคุณต้องการหรือต้องการอะไร คุณต้องการบรรลุอะไร สำนักงานนี้ควรทำอย่างไร?
เมื่อกำหนดเป้าหมาย ให้นึกถึงโซลูชันที่เป็นไปได้ทั้งหมดที่คุณสามารถนำเสนอได้
ขั้นตอนที่ 3 ทำความรู้จักกับผู้อ่านของคุณ
การวิเคราะห์และทำความเข้าใจผู้อ่านของคุณจะช่วยให้คุณตัดสินใจว่าจะวางกรอบจดหมายของคุณอย่างไร ถ้าเป็นไปได้ ตัดสินใจว่าผู้อ่านจะเห็นด้วยกับคุณ ไม่เห็นด้วย หรือเป็นกลาง วิธีนี้จะช่วยคุณตัดสินใจว่าจะกำหนดน้ำหนักให้แต่ละฝ่ายของอาร์กิวเมนต์เท่าใด
- พยายามหาคนที่คุณสามารถระบุได้ในจดหมาย พวกเขาเป็นใคร พวกเขามีพลังอะไรช่วยคุณได้บ้าง? พวกเขาจะเพิกเฉยต่อการร้องเรียนของคุณหรือไม่? คุณควรทักทายพวกเขาอย่างไร? พวกเขาอยู่ในตำแหน่งอาวุโสหรือทำงานหรือไม่? พูดตามตำแหน่งของตน
- พยายามเปิดเผยความเชื่อและอคติของผู้อ่านเกี่ยวกับหัวข้อของคุณ ข้อพิพาทประเภทใดที่อาจเกิดขึ้นระหว่างคุณและผู้อ่านของคุณ คุณนำเสนอการโต้แย้งในลักษณะที่ให้เกียรติได้อย่างไร?
- ค้นหาสิ่งที่ผู้อ่านกังวลเกี่ยวกับหัวข้อของคุณ พวกเขามีเงินทุนจำกัดในการใช้จ่ายหรือไม่? พวกเขาได้รับผลกระทบโดยตรงจากหัวข้อของคุณหรือไม่? พวกเขาต้องใช้เวลานานแค่ไหนในการพิจารณาเอกสารของคุณ?
- ลองนึกถึงประเภทของหลักฐานที่ผู้อ่านของคุณต้องการในการโต้แย้งเพื่อโน้มน้าวพวกเขา
ขั้นตอนที่ 4 ค้นคว้าหัวข้อ
จดหมายชักชวนที่มีประสิทธิภาพประกอบด้วยหลักฐานและข้อเท็จจริงที่สนับสนุนตำแหน่ง อย่าลืมพิจารณาหลายมุมมอง อย่าเพิ่งค้นคว้ามุมมองของคุณ กล่าวถึงความคิดเห็นที่ขัดแย้งและข้อเท็จจริงที่อยู่รอบตัวพวกเขาด้วย
- ใช้ข้อเท็จจริง ตรรกะ สถิติ และหลักฐานโดยสังเขปเพื่อสนับสนุนการเรียกร้องของคุณ
- อย่าพูดทันทีว่าฝ่ายค้านผิด ให้แสดงความเคารพเมื่ออธิบายว่าเหตุใดตำแหน่งของคุณจึงแข็งแกร่งและสมควรได้รับความสนใจ
ส่วนที่ 2 จาก 4: การจัดรูปแบบตัวอักษร
ขั้นตอนที่ 1 ใช้รูปแบบบล็อก
จดหมายธุรกิจมีรูปแบบพิเศษ หากรูปแบบถูกต้องและเรียบร้อยจะไม่เปลี่ยนความคิดเห็นของผู้อ่านเลยแม้แต่น้อย อย่างไรก็ตาม หากรูปแบบไม่ถูกต้องและเลอะเทอะ สิ่งเหล่านี้จะทำให้คุณประทับใจและอาจถูกโยนทิ้งไป
- เริ่มต้นด้วยการใช้ย่อหน้าบล็อกแบบเว้นวรรคสองครั้ง
- จัดชิดซ้ายแต่ละย่อหน้า กล่าวอีกนัยหนึ่งอย่าเยื้องย่อหน้าเหมือนร้อยแก้วหรือเรียงความ
- เว้นวรรคหนึ่งบรรทัดหลังแต่ละย่อหน้า
- ใช้ฟอนต์มาตรฐาน โดยปกติคือ Times New Roman หรือ Arial ขนาด 12
ขั้นตอนที่ 2 ระบุหัวจดหมายให้ถูกต้อง
เริ่มต้นด้วยการพิมพ์ที่อยู่ของคุณที่มุมบนซ้าย อย่าใส่ชื่อของคุณ จดเฉพาะชื่อถนน เมือง พื้นที่ และรหัสไปรษณีย์ คุณอาจใส่หมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมลแยกกัน หากคุณอาศัยอยู่ในสหราชอาณาจักร ที่อยู่ต้องเขียนไว้ทางด้านขวา กรอกหนึ่งบรรทัด
- พิมพ์วันที่ เขียนวัน เดือน ปี ให้ครบถ้วน กรอกหนึ่งบรรทัด
- “4 มิถุนายน 2556”
- เขียนชื่อและที่อยู่ของผู้รับ พยายามหาพรรคพวกที่ต้องการส่งจดหมายถึง กรอกหนึ่งบรรทัด
ขั้นตอนที่ 3 เริ่มจดหมายด้วยคำทักทายหรือคำทักทาย
มักจะอยู่ในรูปของคำว่า "ที่รัก" ตามด้วยชื่อบุคคลที่กล่าวถึง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสะกดชื่อถูกต้องตามที่คุณพิมพ์ ชื่อที่นี่จะต้องเหมือนกับชื่อที่เขียนบนหัวจดหมายที่อยู่
- เวลาทักทายใคร ให้ใช้ชื่อหรือยศที่ถูกต้อง (ปาก/มาดาม/ดร./ฯลฯ) ตามด้วยนามสกุล หากคุณไม่แน่ใจว่าผู้หญิงชอบให้เรียกใคร ให้เขียนว่า "คุณหญิง"
- ตามด้วยเครื่องหมายทวิภาค
- เติมเส้นแบ่งระหว่างคำทักทายและย่อหน้าแรก
- “เรียน ดร. สีน้ำตาล:"
ขั้นตอนที่ 4 ปิดจดหมายด้วยคำสั่งปิด
คิดและพิจารณาน้ำเสียงของเรียงความของคุณเมื่อเลือกข้อความปิด คำพูดเช่น "ขอบคุณ" นั้นค่อนข้างธรรมดา ในขณะที่รูปแบบอื่นๆ เช่น "คำทักทาย" นั้นมีความสนิทสนมมากกว่า ตัดสินใจว่าคุณต้องการให้จดหมายปะหน้าของคุณเป็นทางการหรือใกล้ชิดหรือไม่ ไม่ว่าคุณจะเลือกคำใด คำแรกต้องเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ ในขณะที่คำถัดไปเป็นแบบธรรมดา ตามด้วยเครื่องหมายจุลภาค
- เลือกคำว่า "ด้วยความเคารพ" หากคุณต้องการให้มันเป็นทางการมากขึ้น "ทักทาย" "ทักทาย" "ขอบคุณ" หรือ "ขอแสดงความนับถือ" เป็นคำพูดปิดมาตรฐานสำหรับอีเมลธุรกิจ ในขณะที่คำว่า "สวัสดี" "ทักทาย" หรือ "แล้วเจอกัน" ดูเหมือนจะผ่อนคลายและสนิทสนมมากกว่า
- ข้าม 4 บรรทัดถัดไปเพื่อเว้นที่ว่างสำหรับลายเซ็นของคุณก่อนพิมพ์ชื่อของคุณ
- "ขอขอบคุณ,"
ตอนที่ 3 ของ 4: การเขียนจดหมาย
ขั้นตอนที่ 1 กระชับและรัดกุม
จดหมายโน้มน้าวใจหรือโน้มน้าวใจควรกระชับและสุภาพ คนไม่ว่างมักจะอ่านจดหมายที่ยาวเกินหน้ากระดาษหรือเมื่อน้ำเสียงแข็งกระด้าง อย่าใช้คำฟุ่มเฟือยเกินไป พยายามใช้ประโยคที่ชัดเจนและเรียบร้อย อย่านำเสนอข้อมูลที่บิดเบี้ยวและไม่จำเป็น รวมทั้งเกร็ดเล็กเกร็ดน้อย
- หลีกเลี่ยงประโยคที่ยาวเกินไป ตรวจสอบให้แน่ใจว่าใช้ประโยคประกาศที่ชัดเจน งานเขียนของคุณควรกระชับ รัดกุม ตรงประเด็น และอ่านง่าย
- อย่าลากย่อหน้ายาวเกินไป อย่ายัดเยียดข้อมูลมากจนผู้อ่านหมดความสนใจ หลงประเด็นหลัก หรือทำให้ประเด็นของคุณเข้าใจยาก ยึดติดกับข้อมูลที่เกี่ยวข้อง และเปลี่ยนย่อหน้าเมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการนำเสนอแนวคิดหรือประเด็นใหม่
ขั้นตอนที่ 2 ระบุประเด็นหลักของคุณในประโยคสองสามประโยคแรก
เริ่มต้นด้วยประโยคเปิดที่เป็นมิตร จากนั้นไปถึงจุดนั้น ระบุความต้องการของคุณ (จุดประสงค์หลักของการเขียนจดหมาย) ในสองประโยคแรก
ย่อหน้านี้ประกอบด้วย 2-4 ประโยคเท่านั้น
ขั้นตอนที่ 3 เน้นความสำคัญของคำขอของคุณในย่อหน้าที่สอง
ในย่อหน้านี้ สรุปข้อกังวล คำขอ หรือข้อเรียกร้องของคุณ ในขั้นตอนนี้ คุณไม่ได้ให้เหตุผล การสนับสนุน หรือประเด็นหลักที่เฉพาะเจาะจงใดๆ ในขั้นตอนนี้ คุณจะอธิบายตำแหน่งของคุณอย่างเต็มที่ พารามิเตอร์ของข้อกังวลหรือคำขอ และเหตุผลว่าทำไมจึงมีความสำคัญเพียงพอที่จะดำเนินการ
อย่าลืมใช้เนื้อความของจดหมายอย่างมีเหตุผล สุภาพ และเป็นความจริง หลีกเลี่ยงภาษาที่ใช้อารมณ์มากเกินไป อย่าเรียกร้องการกระทำหรือพูดรุนแรงกับบุคคลหรือบริษัทที่ส่งจดหมายถึง หรือฝ่ายค้าน
ขั้นตอนที่ 4 สนับสนุนการสมัครของคุณในย่อหน้าถัดไป
สองสามย่อหน้าถัดไปควรจะสามารถพิสูจน์ตำแหน่งของคุณได้โดยการให้ข้อมูลพื้นฐานและข้อมูลโดยละเอียด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลนี้มีเหตุผล เป็นข้อเท็จจริง มีเหตุมีผล ใช้ได้จริง และชอบด้วยกฎหมาย อย่าทำตามคำขอของคุณโดยอาศัยอารมณ์ ความเชื่อ หรือความปรารถนาส่วนบุคคลเท่านั้น อย่าเบื่อผู้อ่านด้วยเรื่องยาว เข้าประเด็นอย่างรวดเร็วและแม่นยำ มีกลยุทธ์ต่างๆ มากมายที่คุณสามารถใช้เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้:
- จัดเตรียมข้อมูลสถิติและข้อเท็จจริงเพื่อดึงดูดความเห็นอกเห็นใจและตรรกะของผู้อ่าน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสถิติและข้อเท็จจริงมาจากแหล่งข้อมูลที่น่าเชื่อถือและน่าเชื่อถือ และคุณใช้ข้อมูลด้วยความจริงใจ โดยไม่นำข้อมูลออกจากบริบท
- แนะนำคำพูดจากผู้เชี่ยวชาญในหัวข้อที่สนับสนุนตำแหน่งของคุณหรือหักล้างฝ่ายค้าน ผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้ต้องได้รับความเคารพนับถือจากบุคคลในสาขาของตน และมีทักษะที่เหมาะสมในการแสดงความคิดเห็นในเรื่องที่อยู่ระหว่างการสนทนา
- แสดงเหตุผลที่ควรให้คำขอของคุณ การบังคับให้คนอื่นทำในสิ่งที่คุณต้องการไม่ใช่เทคนิคการโน้มน้าวใจที่มีประสิทธิภาพ แต่ถ้าคุณอธิบายว่าทำไมคุณเชื่อว่าต้องทำอะไรบางอย่าง มันสามารถช่วยเปลี่ยนความคิดของพวกเขาได้ อธิบายสถานการณ์ปัจจุบันและเหตุผลที่ควรเปลี่ยน
- นำเสนอรายละเอียด ข้อมูลจำเพาะ และข้อจำกัดของตำแหน่งและใบสมัครของคุณ พูดคุยถึงความพยายามที่เคยทำมาก่อน เกี่ยวกับการสมัคร หรือแม้แต่ไม่มีหรือไม่มีการดำเนินการใดๆ เกี่ยวกับเรื่องนี้
- ยกตัวอย่างคำให้การที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งของคุณ ลองนึกถึงหลักฐานอื่นๆ ที่อาจนำเสนอว่าเหตุใดตำแหน่งของคุณจึงสำคัญ
- อย่าลืมจำกัดสิ่งที่คุณทำได้และต้องการรวมไว้ในย่อหน้า ทำให้ประเด็นและสถานการณ์ของคุณชัดเจน อย่าลงรายละเอียดมากเกินไป แต่ให้รวมประเด็นสำคัญทั้งหมดไว้ด้วย เลือกเฉพาะสถิติ ผู้เชี่ยวชาญ และคำให้การที่เกี่ยวข้องมากที่สุด
ขั้นตอนที่ 5. เรียกฝ่ายค้าน
วิธีชักชวนหรือโน้มน้าวใจที่มีประสิทธิภาพที่สุดวิธีหนึ่งคือการดึงดูดฝ่ายค้าน คุณต้องสามารถคาดเดาการคัดค้าน คัดค้าน หรือคำถามจากผู้อ่านได้ เพื่อที่จะสามารถตอบคำถามเหล่านั้นได้ในจดหมาย ค้นหาจุดร่วมของคุณกับฝ่ายตรงข้ามหรือให้การสนับสนุนที่แข็งแกร่งสำหรับตำแหน่งของคุณเอง
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณยอมรับความแตกต่างระหว่างตำแหน่งของคุณกับฝ่ายค้าน อย่าปิดบังเพราะจะทำให้ข้อโต้แย้งของคุณอ่อนลง เน้นค่านิยม ประสบการณ์ และปัญหาของคุณร่วมกับฝ่ายค้าน
- หลีกเลี่ยงการกล่าวโทษ การทำเช่นนี้จะทำให้จดหมายมีอารมณ์มากเกินไปและทำให้การอุทธรณ์เชิงตรรกะของคุณอ่อนลง ทัศนคติเชิงลบและกล่าวหาที่มากเกินไปจะทำให้ฝ่ายค้านไม่เห็นด้วยกับประเด็นของคุณ
ขั้นตอนที่ 6 ปิดจดหมายโดยยืนยันการสมัครของคุณอีกครั้ง
ย้ำคำขอหรือความคิดเห็นของคุณที่ส่วนท้ายของจดหมาย นี่คือย่อหน้าที่คุณนำเสนอวิธีแก้ปัญหาหรือขอร้องให้ดำเนินการ บอกผู้อ่านว่าคุณจะติดตามการติดต่อนี้ทางโทรศัพท์ อีเมล หรือติดต่อด้วยตนเอง
- ปิดท้ายจดหมายด้วยประโยคที่หนักแน่นซึ่งจะช่วยโน้มน้าวผู้อ่านให้เข้าข้างคุณ หรืออย่างน้อยก็เห็นชัดเจนขึ้นจากมุมมองของคุณ
- เสนอวิธีแก้ปัญหาหรือความช่วยเหลือของคุณเอง ยอมประนีประนอมหรือพบกันตรงกลาง แสดงว่าคุณทำเสร็จแล้วหรือพร้อมที่จะรับมือกับสถานการณ์
ตอนที่ 4 ของ 4: วางสัมผัสสุดท้าย
ขั้นตอนที่ 1 ตรวจสอบข้อผิดพลาด
ข้อผิดพลาดในไวยากรณ์ การออกเสียง และการสะกดคำจะทำให้รู้สึกแย่ คุณต้องการให้ผู้อ่านมุ่งความสนใจไปที่ความคิดและคำขอของคุณ ไม่ใช่การพิมพ์ผิด อ่านจดหมายของคุณซ้ำหลายๆ ครั้งก่อนส่ง อ่านออกเสียงให้ฟังว่าเป็นอย่างไร
หากจำเป็น ให้ผู้อื่นตรวจสอบการเขียนของคุณเพื่อหาข้อผิดพลาดในการสะกดคำ (หรือใช้คุณลักษณะการตรวจตัวสะกดของซอฟต์แวร์)
ขั้นตอนที่ 2 ใส่ลายเซ็นของคุณเอง
หากคุณต้องการส่งจดหมายทางไปรษณีย์ไปยังอีเมล คุณจะต้องลงชื่อ ปรับแต่งและรับรองจดหมายของคุณ
ขั้นตอนที่ 3 จัดเตรียมสำเนาจดหมายอย่างเป็นทางการของคุณให้ฝ่ายสำคัญอื่น ๆ หากจำเป็น
หากบุคคลอื่นในบริษัทหรือองค์กรเป้าหมายควรอ่านจดหมายของคุณด้วย ให้ส่งสำเนาไปให้ ซึ่งหมายถึงการพิมพ์และส่งจดหมายมากกว่าหนึ่งฉบับพร้อมลายเซ็นต้นฉบับ
ขั้นตอนที่ 4 เก็บสำเนาไว้สำหรับตัวคุณเอง
เก็บสำเนาจดหมายของคุณและจดบันทึกส่วนตัวพร้อมข้อความว่าจดหมายถูกส่งเมื่อใดและใคร จดบันทึกการติดตามที่คุณทำจนกว่าปัญหาจะได้รับการแก้ไข
เคล็ดลับ
- อยู่ในหัวข้อ ระวังอย่าเพิ่มข้อมูลแบบสุ่มที่ไม่เกี่ยวข้องกับปัญหาที่คุณกำลังสนทนา ยึดตามข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้องและทำให้มันเรียบง่าย ใช้ข้อเท็จจริงเหล่านี้เพื่ออธิบายเพิ่มเติม
- ใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยตรงกลางย่อหน้าเฉพาะเมื่อคุณแน่ใจและชัดเจนเกี่ยวกับขั้นตอน การดำเนินการ หรือคำแนะนำเท่านั้น
- ปรับแต่งหัวข้อย่อยของคุณให้เข้ากับประเภทบริษัทหรือองค์กรเป้าหมาย สถาบันที่ไม่แสวงหาผลกำไรมีวิธีคิดที่แตกต่างจากบริษัทขนาดใหญ่
- เขียนในรูปแบบภาษาชาวอินโดนีเซียที่เป็นลายลักษณ์อักษรมาตรฐาน นี่ไม่ใช่การส่งข้อความหรือโซเชียลมีเดีย แต่เป็นจดหมายทางการ การใช้ชวเลข สแลง และอีโมติคอนสามารถทำให้คุณเพิกเฉยได้
- อย่าปฏิบัติต่อผู้อ่านของคุณราวกับว่าพวกเขาเป็นหนี้คุณบางอย่างและคุณรู้สึกว่ามีสิทธิ์ฟ้อง สร้างความมั่นใจในขณะที่รักษาน้ำเสียงของจดหมายที่เป็นมิตรและเป็นมืออาชีพ
