แผนการฝึกอบรมหรือหลักสูตรบทเรียนมีรายละเอียดและข้อมูลเฉพาะมากมาย ขึ้นอยู่กับสิ่งที่กำลังสอน แม้ว่าจะต้องมีขั้นตอนบางอย่าง แต่การตั้งวัตถุประสงค์การฝึกอบรมตั้งแต่ต้นจะช่วยให้ประสบความสำเร็จในการฝึกอบรม วัตถุประสงค์ของการฝึกอบรมควรมีความชัดเจนและเกี่ยวข้อง และที่สำคัญที่สุดคือต้องสื่อสารกับผู้เข้าร่วม จดวัตถุประสงค์การฝึกอบรม และรวมไว้ในคู่มือหรือหลักสูตร
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: เป้าหมายการวางแผน
ขั้นตอนที่ 1 ระบุวัตถุประสงค์การฝึกอบรมโดยรวม
ก่อนดำเนินการใดๆ คุณต้องระบุเป้าหมายหรือผลลัพธ์ที่ต้องการของการฝึกอบรม โดยปกติ การฝึกอบรมออกแบบมาเพื่อปิดการทำงานของพนักงานหรือนักเรียน หรือช่องว่างความรู้ ช่องว่างแบ่งแยกทักษะหรือความรู้ที่พวกเขามีในปัจจุบันและทักษะหรือความรู้ที่จำเป็นสำหรับพวกเขา กำหนดสิ่งที่คุณต้องการจากการฝึกอบรมและเขียนรายการเป้าหมายจากที่นั่น
- ตัวอย่างเช่น ธุรกิจของคุณควรฝึกอบรมนักบัญชีให้บันทึกบัญชีเครดิตประเภทใหม่ที่เสนอให้กับลูกค้า จุดมุ่งหมายของการฝึกอบรมนี้คือการฝึกอบรมนักบัญชีเหล่านี้ให้สามารถบันทึกรายการใหม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพและแม่นยำ
- ช่องว่างด้านประสิทธิภาพที่นี่คือนักบัญชีรู้บันทึกรายการอื่น ๆ ทั้งหมดแล้ว แต่ขาดความรู้และทักษะในการสร้างรายการประเภทใหม่
ขั้นตอนที่ 2 อธิบายประสิทธิภาพที่คุณคาดหวัง
ควรกำหนดงานที่จะสอนระหว่างการฝึกอบรมอย่างชัดเจน เป้าหมายที่เป็นลายลักษณ์อักษรควรมีการกระทำที่มองเห็นได้และวัดผลได้ ใช้คำที่อธิบายสิ่งที่ผู้เข้าร่วมควรทำ และหลีกเลี่ยงภาษาที่คลุมเครือหรือเชิงอัตนัย
ต่อจากตัวอย่างก่อนหน้านี้ งานของนักบัญชีคือการบันทึกรายการบัญชีใหม่
ขั้นตอนที่ 3 อธิบายเงื่อนไขภายใต้การดำเนินงาน
วัตถุประสงค์ควรมีคำอธิบายของสถานการณ์ ให้รายละเอียดที่อธิบายว่าควรดำเนินการงานเมื่อใด กล่าวอีกนัยหนึ่งจะเกิดอะไรขึ้นก่อนที่ผู้เข้าร่วมจะดำเนินการตามที่กำหนด อธิบายอุปกรณ์และการสนับสนุนที่จะต้องใช้ รวมถึงหนังสือ แบบฟอร์ม บทช่วยสอน และเงื่อนไขอื่นๆ หากต้องดำเนินการภายนอก ต้องรวมสภาพแวดล้อมด้วย
ยังคงใช้ตัวอย่างข้างต้น เงื่อนไขคือเมื่อลูกค้าที่มีบัญชีประเภทใหม่ทำการซื้อ เงื่อนไขอีกประการหนึ่งคือนักบัญชีต้องรู้วิธีการบันทึกรายการในซอฟต์แวร์บัญชีที่บริษัทใช้
ขั้นตอนที่ 4. กำหนดมาตรฐาน
อธิบายสิ่งที่ผู้เข้าร่วมต้องบรรลุเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์การฝึกอบรม ต้องระบุมาตรฐานขั้นต่ำที่ยอมรับได้ในวัตถุประสงค์ที่เป็นลายลักษณ์อักษร อธิบายวิธีการวัดและประเมินมาตรฐานเหล่านี้
- มาตรฐานอาจเป็นเป้าหมายด้านประสิทธิภาพ เช่น การทำงานในช่วงเวลาหนึ่ง การได้งานที่ถูกต้องเป็นเปอร์เซ็นต์ หรือทำงานให้เสร็จภายในเวลาที่กำหนดหรือปริมาณที่กำหนด
- มาตรฐานการฝึกอบรมมักไม่ต้องการให้ผู้เข้าร่วมเชี่ยวชาญงานหรือดำเนินการได้อย่างสมบูรณ์
- จากตัวอย่างที่แล้ว มาตรฐานการฝึกอบรมไม่เพียงแต่ผู้เข้าร่วมต้องบันทึกรายการเท่านั้น แต่ยังต้องบันทึกอย่างถูกต้องและถูกต้องด้วย
ส่วนที่ 2 จาก 3: การเขียนเป้าหมาย
ขั้นตอนที่ 1 ใช้ภาษาที่ชัดเจนและตรงไปตรงมา
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสามารถระบุความชัดเจนและการวัดเป้าหมายได้อย่างชัดเจนในคำพูด กล่าวคือ อย่าใช้คำทางอ้อมหรือเชิงโต้ตอบ เช่น "เข้าใจ" หรือ "บางอย่าง" ให้ใช้คำที่สื่อถึงตัวเลขหรือการกระทำที่เฉพาะเจาะจงเพื่อเรียนรู้แทน ดังนั้นวัสดุและวิธีการรวมถึงเนื้อหาของการฝึกอบรมจะอยู่ในแนวเดียวกัน
- นอกจากนี้ การเลือกคำที่ชัดเจนจะเพิ่มความสามารถในการวัดความสำเร็จของการฝึกอบรม
- วัตถุประสงค์ที่ชัดเจนช่วยให้ผู้เข้าร่วมติดตามความคืบหน้าและรู้ว่าคาดหวังอะไรจากพวกเขาในระหว่างและหลังการฝึกอบรม
- จากตัวอย่างนักบัญชีที่กล่าวไว้ข้างต้น ถ้อยคำควรเป็นแบบ "นักบัญชีสามารถบันทึกรายการบัญชีเครดิตได้อย่างเหมาะสม"
ขั้นตอนที่ 2 เชื่อมโยงเป้าหมายกับเหตุการณ์จริง
เป้าหมายในบริบทของโลกแห่งความเป็นจริงจะเข้าใจง่ายขึ้น อธิบายสิ่งที่ควรเกิดขึ้นเพื่อให้ผู้เข้าร่วมต้องทำงานที่เป็นปัญหา จากนั้นเชื่อมโยงงานกับผลลัพธ์ที่ต้องการในโลกแห่งความเป็นจริง ซึ่งจะช่วยให้ผู้เข้าร่วมเรียนรู้ในบริบท
ต่อจากตัวอย่างก่อนหน้านี้ การเชื่อมโยงความสัมพันธ์และเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นจริงอาจเป็นการสร้างรายการบัญชีเครดิตประเภทใหม่เพื่อบันทึกบริการใหม่ที่เสนอให้กับลูกค้า ซึ่งออกแบบมาเพื่อเพิ่มยอดขายกับลูกค้าซ้ำ ต้องประกาศการป้อนข้อมูลที่ถูกต้องเป็นส่วนสำคัญในการสนับสนุนสุขภาพทางการเงินของบริษัท
ขั้นตอนที่ 3 อธิบายระดับเฉพาะของมาตรฐานประสิทธิภาพ
มาตรฐานการปฏิบัติงานต้องเป็นตัวเลข ตัวอย่างเช่น เปอร์เซ็นต์ของการดำเนินการที่ถูกต้อง ความเร็วของประสิทธิภาพ หรือเมทริกซ์การวัดประสิทธิภาพอื่นๆ ที่สำคัญต้องเขียนตัวเลขในเป้าหมายให้ชัดเจน
ตัวอย่างเช่น นักบัญชีต้องเรียนรู้การทำรายการด้วยความถูกต้อง 100% สำหรับงานอื่นๆ เปอร์เซ็นต์อาจต่ำกว่า แต่การมอบหมายงานบัญชีควรสมบูรณ์แบบที่สุด
ขั้นตอนที่ 4. ตั้งเป้าหมายที่กระชับ
เขียนเป้าหมายในประโยคเดียวเท่านั้น ดังนั้น วัตถุประสงค์จึงกระชับและเข้าใจง่าย งานอื่นๆ ที่ยาวกว่าหรือซับซ้อนกว่านั้นสามารถแบ่งออกเป็นงานย่อยๆ ได้ งานที่ยาวและซับซ้อนจะสอนและวัดความสำเร็จได้ยากขึ้น
ตัวอย่างเช่น อธิบายเฉพาะพื้นฐาน เพียงเขียนว่านักบัญชีต้องบันทึกรายการบัญชีเครดิตด้วยความถูกต้อง 100% ในซอฟต์แวร์ที่บริษัทใช้
ส่วนที่ 3 ของ 3: การกำหนดเป้าหมายที่วัดได้
ขั้นตอนที่ 1 ใช้ตัวย่อ SMART เพื่อให้สามารถประเมินวัตถุประสงค์การฝึกอบรมได้
SMART ย่อมาจากเฉพาะ วัดได้ บรรลุได้ เกี่ยวข้อง และมีเวลาจำกัด ระบบ SMART ถูกใช้โดยผู้นำธุรกิจและรัฐบาล และผู้จัดการการฝึกอบรมเพื่อจัดตั้งและสอนโปรแกรมการฝึกอบรมที่มีประสิทธิภาพ
- เฉพาะ: ระบุสิ่งที่ผู้เข้าร่วมควรทำหลังการฝึกอบรม วัตถุประสงค์ทั้งหมดจะต้องกำหนดไว้อย่างชัดเจนและไม่สามารถโต้แย้งหรือตีความเป็นอย่างอื่นได้
- วัดได้: สังเกตและวัดพฤติกรรม เป้าหมายควรสอดคล้องกันสำหรับผู้เข้าร่วมแต่ละคนและปฏิบัติตามการประเมินที่เป็นมาตรฐาน
- บรรลุได้: ตรวจสอบให้แน่ใจว่างานหรือการกระทำนั้นบรรลุได้ หากสูงเกินไป จะไม่สามารถบรรลุเป้าหมายได้ และผู้เข้าร่วมจะสูญเสียความกระตือรือร้น
- เกี่ยวข้อง: อธิบายว่างานนี้มีความสำคัญและจำเป็น ไม่ควรมีภารกิจที่เปลี่ยนแปลงได้หรือเป็นทางเลือกในวัตถุประสงค์
- กำหนดเวลา: กำหนดเส้นตายและกำหนดการจัดการที่สามารถทำได้ เป้าหมายที่มีประสิทธิภาพต้องมีการจำกัดเวลา กำหนดเส้นตายและยึดติดกับพวกเขา
-
การใช้ตัวย่อ SMART ในตัวอย่างนักบัญชีจากส่วนก่อนหน้ามีลักษณะดังนี้:
- เฉพาะ: นักบัญชีต้องสามารถบันทึกรายการบัญชีเครดิตได้
- วัดได้: นักบัญชีบันทึกธุรกรรมอย่างถูกต้อง 100%
- บรรลุได้: งานของนักบัญชีไม่แตกต่างจากการบันทึกรายการปัจจุบันมากนัก
- ที่เกี่ยวข้อง: หน้าที่ของนักบัญชีมีความสำคัญในกระบวนการบัญชีของบริษัท
- กำหนดเวลา: นักบัญชีต้องเรียนรู้วิธีสร้างรายการใหม่ให้เสร็จภายในวันที่ 1 มีนาคม
ขั้นตอนที่ 2 อย่าตั้งเป้าหมายที่ไม่สามารถวัดได้
พยายามหลีกเลี่ยงเป้าหมายที่ไม่สามารถวัดผลอย่างเป็นกลางได้ เช่น ทำให้ผู้เข้าร่วม "ชื่นชม" หรือ "รู้" บางสิ่งบางอย่าง แม้ว่าจะมีความสำคัญ แต่ก็ไม่มีทางวัดความสำเร็จในการฝึกได้อย่างแท้จริง
อย่าเขียนเป้าหมายเช่น "นักบัญชีต้องรู้วิธีบันทึกรายการใหม่" ตั้งเป้าหมายให้ชัดเจนด้วยคำว่า "นักบัญชีต้องสามารถบันทึกรายการใหม่ได้"
ขั้นตอนที่ 3 เข้าสู่การประเมิน
ประเมินผู้เข้าร่วมและให้โอกาสพวกเขาในการประเมินการฝึกอบรม การฝึกอบรมควรมีการทดสอบความรู้ที่ผู้เข้าร่วมได้รับ ท้ายที่สุดแล้ว ความรู้ก็ไร้ประโยชน์หากไม่มีประสบการณ์และการประยุกต์ใช้ โปรดทราบว่าอาจต้องใช้การทำซ้ำหลายครั้งก่อนที่จะถึงมาตรฐานประสิทธิภาพ
จากตัวอย่างก่อนหน้านี้ นักบัญชีจะได้รับตัวอย่างธุรกรรมสมมุติหลายตัวอย่างและขอให้บันทึกอย่างถูกต้อง
ขั้นตอนที่ 4 เสร็จสิ้นการตั้งเป้าหมาย
ใช้เกณฑ์ทั้งหมดที่กล่าวถึงข้างต้น ปรับแต่งวัตถุประสงค์การฝึกอบรมจนกว่าจะตรงตามที่คุณต้องการ ย้ำอีกครั้งว่าเป้าหมายทุกด้านมีความชัดเจนและสามารถวัดผลได้
ตัวอย่างเช่น "นักบัญชีที่ใช้บริษัทซอฟต์แวร์ต้องสามารถบันทึกรายการบัญชีเครดิตใหม่ได้อย่างแม่นยำ 100% ภายในวันที่ 1 มีนาคม"
เคล็ดลับ
- อย่าลืมระบุเป้าหมายให้ชัดเจน หากคุณนำเสนอในระหว่างการประชุมหรือการนำเสนอ ให้เขียนไว้บนกระดานหรือแสดงบนหน้าจอ หากรวมเป้าหมายเป็นส่วนหนึ่งของหนังสือหรือคู่มือ ให้ระบุไว้ในหน้าพิเศษ
- ขอข้อมูลหลังจากเขียนเป้าหมายแล้ว พูดคุยกับผู้ที่มีประสบการณ์ในการฝึกอบรมเพื่อให้แน่ใจว่าเป้าหมายของคุณชัดเจน
