ทุกคนคงเคยผิดหวังเพราะซื้อหรือสั่งของแต่ไม่ได้ของที่ต้องการ เหตุการณ์เช่นนี้บางครั้งไม่คุ้มที่จะเอะอะ แต่มีบางครั้งที่การร้องเรียนเป็นสิ่งที่ควรทำ หากคุณต้องการร้องเรียน คุณจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าการร้องเรียนนั้นได้รับผลตอบแทน ไม่ว่าจะเป็นการคืนเงิน รายการทดแทน หรือคำขอโทษ อ่านคำแนะนำด้านล่างเพื่อเรียนรู้วิธีร้องเรียนโดยใช้อารมณ์น้อยลงแต่ได้ผล
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 2: การเริ่มร้องเรียน
ขั้นตอนที่ 1 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ยินคำร้องเรียนของคุณ
ถ้าคุณรู้สึกว่าคุณไม่ได้รับสิ่งที่ต้องการหรือได้รับการปฏิบัติอย่างไม่ดี คุณควรพูดออกมาเพื่อแก้ไขปัญหาของคุณ เตรียมพร้อมที่จะรุกเล็กน้อยและปกป้องข้อโต้แย้งของคุณ หากคุณไม่เปิดเผยตัวเอง มีโอกาสสูงที่คำร้องเรียนของคุณจะถูกเพิกเฉย
ขั้นตอนที่ 2. ทำการร้องเรียนทันที
ร้องเรียนในขณะที่เหตุการณ์ยังสดใหม่อยู่ในความทรงจำของคุณ และผู้ที่เกี่ยวข้องยังคงอยู่ในที่เกิดเหตุ หากคุณรอและดำเนินการในภายหลัง การร้องเรียนจะกลายเป็นเรื่องยากขึ้นเล็กน้อย พยายามร้องเรียนในวันเดียวกับวันที่เกิดเหตุหรือเหตุการณ์ หากไม่สามารถทำได้ ให้ทำในสัปดาห์หรือเดือนเดียวกัน สรุป ยิ่งเร็วยิ่งดี
ขั้นตอนที่ 3 หาคนที่สามารถช่วยได้จริงๆ
อย่าเป็นฝ่ายตำหนิพนักงานต้อนรับบนเครื่องบินเพราะคุณจะพลาดเที่ยวบินเปลี่ยนเครื่อง พนักงานต้อนรับบนเครื่องบินไม่สามารถทำอะไรกับมันได้ และคุณกำลังทำให้สถานการณ์แย่ลง แทนที่จะบ่นกับคนที่คุณพบเป็นคนแรกในทันที ให้คิดถึงสถานการณ์ของคุณก่อนและใครที่สามารถช่วยแก้ปัญหาของคุณได้ หรืออย่างน้อยก็ให้คุณติดต่อกับคนที่สามารถช่วยคุณได้
- ร้านค้าหลายแห่งมีข้อมูลหรือโต๊ะช่วยเหลือซึ่งมีพนักงานคนหนึ่งคอยช่วยเหลือคุณเสมอเมื่อคุณมีปัญหา ก่อนที่คุณจะบ่นกับแคชเชียร์ของร้านในทันที ให้หาข้อมูลก่อนว่ามีคนที่เหมาะสมกว่าให้คุณคุยโดยตรงหรือไม่
- คุณสามารถเริ่มจากคนที่ทำการบันทึกหรือบริกรร้านอาหารที่ให้บริการคุณ แต่คนเหล่านี้มักจะช่วยคุณได้ในเรื่องเล็กน้อยเท่านั้น หากปัญหาของคุณใหญ่กว่าแมลงในซุป หรือคุณต้องการซ่อมแซมเฟอร์นิเจอร์ที่ชำรุด คุณอาจต้องคุยกับผู้จัดการร้าน
- หากคุณโทรติดต่อฝ่ายบริการลูกค้า ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีเรื่องร้องเรียนและขอให้พูดกับบุคคลที่เหมาะสม
ขั้นตอนที่ 4 อธิบายปัญหาและวิธีแก้ไขที่คุณต้องการ
เมื่อคุณพบคนที่ใช่ที่จะพูดคุยด้วยแล้ว ให้อธิบายสถานการณ์หรือคำร้องเรียนของคุณให้ชัดเจนและวิธีแก้ไขที่ต้องการนั้นเป็นอย่างไร หากคุณต้องการเงินคืน โปรดระบุจำนวนเงิน หากปัญหาคือการบริการและคุณต้องการคำอธิบาย ให้พูดอย่างนั้น คนที่รับฟังคำร้องเรียนของคุณสามารถแก้ปัญหาได้ง่ายกว่าถ้าคุณอธิบายได้ครบถ้วนและเฉพาะเจาะจง
- ระบุชื่อบุคคลที่คุณกำลังพูดด้วย และแนะนำตัวเองด้วย การแนะนำตัวอย่างเป็นทางการเป็นวิธีที่ดีในการทำให้อีกฝ่ายหยุดสิ่งที่พวกเขากำลังทำและฟังคุณอย่างระมัดระวัง “สวัสดีครับ คุณอารีฟ ผมบูดี คุณเป็นอย่างไร? ฟังนะ ไม่ใช่ความผิดของ Pak Arif แต่…”
- คุยกับเขาเหมือนเขาเป็นคนสนิทและคุณต้องการบอกความลับกับเขา เริ่มต้นด้วยการพูดว่าคุณไม่โทษเขาเป็นการส่วนตัวสำหรับปัญหาหรือข้อผิดพลาด แต่จะมีความสุขมากถ้าเขาสามารถช่วยแก้ไขได้
ขั้นตอนที่ 5. ยิ้ม
จุดนี้ไม่สามารถเน้นได้ชัดเจนอีกต่อไป คุณจะไม่ถูกเรียกว่ายิ้มบ่อยเกินไป ผู้คนมีแนวโน้มที่จะตอบสนองต่อคนที่ยิ้มมากขึ้น รับประกันว่าคุณจะได้รับการตอบสนองที่อ่อนโยนและอ่อนโยนมากขึ้นเมื่อคุณยิ้ม
ขั้นตอนที่ 6 อย่าใช้อารมณ์
อย่าพูดซ้ำซากและอธิบายว่าคุณโกรธเรื่องนี้แค่ไหน อย่าขึ้นเสียงหรือแสดงท่าทางโกรธ กุญแจสำคัญในการได้รับสิ่งที่คุณต้องการจากสถานการณ์นี้คือการทำให้ผู้ได้รับการร้องเรียนของคุณช่วยหาทางแก้ไขในความโปรดปรานของคุณ หากการกระทำของคุณดูน่ากลัว คุณก็จะมีโอกาสได้สิ่งที่ต้องการน้อยลง
- ควบคุมภาษากายและการแสดงออกทางสีหน้าของคุณ เพื่อให้คุณดูสงบและตื่นตัว อย่าแสดงท่าทางและการแสดงอารมณ์ เช่น กลอกตา กอดอก และท่าทางอื่นๆ ที่บ่งบอกว่าคุณกำลังจะอารมณ์เสีย
- รออย่างอดทน หากต้องการคืนเงิน รับคำขอโทษ หรืออะไรก็ตามที่ร้องขอ คุณอาจต้องรอจนกว่าตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าจะได้รับอนุญาตจากหัวหน้างานของเขาหรือเธอ การสร้างความตึงเครียดมากขึ้นด้วยการไม่อดทนเป็นพฤติกรรมที่หยาบคายและไม่เหมาะสม รออย่างใจเย็นและอดทนในขณะที่ปัญหาของคุณกำลังคลี่คลาย
ขั้นตอนที่ 7 ขอบคุณผู้ที่สละเวลาทำงานกับคุณ
หากคุณจัดการเพื่อให้ได้สิ่งที่คุณต้องการ ต้องขอบคุณอย่างจริงใจคือสิ่งที่คุณต้องทำ หากคุณไม่ได้ในสิ่งที่ต้องการ คุณจะต้องตัดสินใจว่าจะร้องเรียนต่อไปหรือไม่
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณจำและ/หรือบันทึกชื่อของบุคคลหรือตัวแทนที่ได้รับการร้องเรียนเพื่อให้บุคคลนั้นทราบว่าคุณจริงจังและเขาหรือเธออาจต้องรับผิดชอบในภายหลัง
วิธีที่ 2 จาก 2: การร้องเรียนเพิ่มเติม
ขั้นตอนที่ 1. จดรายละเอียด
หากคุณตัดสินใจว่าถึงเวลาแล้วที่การร้องเรียนนี้จะเกี่ยวข้องกับบุคคลที่มีความสามารถมากขึ้นในบริษัท ให้เริ่มต้นด้วยการเขียนรายละเอียดและรายละเอียดทั้งหมดของเหตุการณ์ที่เป็นปัญหา จดวันที่ จำนวนเงินที่ใช้ไป และข้อมูลใดๆ ที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ จดชื่อพนักงานหรือเจ้าหน้าที่บริการลูกค้าที่ได้รับการร้องเรียนของคุณ และอธิบายการสนทนาและผลลัพธ์ที่คุณได้รับ
ขั้นตอนที่ 2 เขียนจดหมายร้องเรียนอย่างเป็นทางการ
ค้นหาที่อยู่หรืออีเมลของบริษัทที่รับและจัดการเรื่องร้องเรียน เขียนจดหมายที่เป็นมิตรแต่หนักแน่นเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นและวิธีแก้ปัญหาของคุณ มีความชัดเจนในทุกสิ่งและขอคำตอบภายในกรอบเวลาที่กำหนด โดยทั่วไป หนึ่งสัปดาห์เป็นเวลาที่ดีที่สุด รวมข้อมูลติดต่อของคุณและเวลาที่สามารถติดต่อได้
- อีเมลมักเป็นวิธีที่รวดเร็วที่สุดในการติดต่อผู้อื่นเป็นลายลักษณ์อักษร แต่คุณยังสามารถพิมพ์จดหมายของคุณและส่งทางไปรษณีย์ได้
- เก็บบันทึกการติดต่อในเรื่องนี้ไว้ตั้งแต่บัดนี้เป็นต้นไป
- หากคุณพอใจกับการตอบกลับที่ได้รับ โปรดเขียนจดหมายขอบคุณและระบุว่าปัญหาของคุณได้รับการแก้ไขแล้ว หากคุณไม่ได้รับการตอบกลับหรือคำตอบนั้นดูไม่สุภาพและไม่เหมาะสม ให้บ่นต่อไปและในระดับที่สูงขึ้น
ขั้นตอนที่ 3 ส่งอีเมลถึง CEO ของบริษัท
อย่ากลัวที่จะร้องเรียนไปยังบริษัทระดับสูง หากคุณไม่สามารถติดต่อได้จริงๆ หรือไม่สามารถได้รับสิ่งที่คุณต้องการจากพนักงานหรือผู้จัดการของบริษัท หากความผิดพลาดของบริษัทนั้นแย่มากจนทำให้คุณตกอยู่ในความเสี่ยง CEO ของบริษัทจำเป็นต้องรู้เรื่องนี้อย่างแน่นอน ตะบัน. ส่งอีเมลถึง CEO ของบริษัททุกสัปดาห์จนกว่าคุณจะได้รับคำตอบ
ขั้นตอนที่ 4 โพสต์บน Facebook หรือ Twitter
นี่เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นในการดึงดูดความสนใจของบริษัทที่ติดต่อหรือเข้าถึงได้ยาก สร้างโพสต์หรือทวีตเพื่ออธิบายสิ่งที่เกิดขึ้นและขอความช่วยเหลือ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบัญชี Facebook หรือ Twitter ของบริษัทสามารถมองเห็นได้ (เช่น มีแท็กหรือกล่าวถึง) เนื่องจากการร้องเรียนของคุณไปที่ฟอรัมสาธารณะ คุณจึงมักจะได้รับการตอบกลับอย่างรวดเร็ว
- อย่าใช้วิธีนี้จนกว่าคุณจะพยายามติดต่อบริษัทเป็นการส่วนตัวแต่ก็ไม่เป็นผล
- คุณจะได้รับผลลัพธ์ที่ดีขึ้นหากคุณไม่พูดเกี่ยวกับบริษัทในฟอรัมสาธารณะ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโพสต์หรือทวีตของคุณสงบและตรงไปตรงมา อย่าจู้จี้
ขั้นตอนที่ 5. ขอความช่วยเหลือจากที่ปรึกษา
หากคุณรู้สึกว่าปัญหาที่คุณกำลังเผชิญอยู่นั้นร้ายแรงและรู้สึกว่าบริษัทกำลังกีดกันคุณจากสิทธิ์ที่คุณสมควรได้รับ ให้หาบุคคลภายนอกที่สามารถช่วยคุณแก้ปัญหาที่คุณประสบอยู่ได้ หากการบ่นคนเดียวไม่ได้ผล บางทีผลลัพธ์อาจแตกต่างออกไปหากมีความช่วยเหลือจากบุคคลภายนอก
เคล็ดลับ
- อธิบายปัญหาของคุณอย่างชัดเจนและสั้น
- สุภาพเสมอ
- รอยยิ้ม.
- สร้างมิตรหรือพันธมิตร ไม่ใช่ศัตรู
- ใจเย็น ๆ.
- อย่าใช้คำสแลงหรือภาษาที่ได้รับความนิยม
- อธิบายวิธีแก้ปัญหาที่คุณต้องการด้วย
