บทความวิกิฮาวนี้จะแนะนำวิธีการสร้างสเปรดชีตพร้อมข้อมูลติดต่อผ่าน Google Docs คุณสามารถใช้โปรแกรมเสริมจดหมายเวียนใน Google เอกสารเพื่อแปลงข้อมูลติดต่อในสเปรดชีตในเอกสารเป็นรายชื่อส่งเมล จากนั้นจึงส่งอีเมลโดยใช้ Gmail อย่างไรก็ตาม Gmail มีการจำกัดอีเมล (สูงสุด) 500 ข้อความต่อวัน
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 4: การติดตั้ง Add-on ของ " Yet Another Mail Merge"
ขั้นตอนที่ 1. ไปที่ https://docs.google.com ผ่านเว็บเบราว์เซอร์
คุณสามารถใช้เบราว์เซอร์ใดก็ได้บนพีซีหรือคอมพิวเตอร์ Mac ของคุณ ที่อยู่คือที่อยู่เว็บของบริการ Google เอกสาร
ขั้นตอนที่ 2. คลิก
ที่เป็นไอคอน 3 เส้นแนวนอน มุมซ้ายบนของหน้า เมนูจะโหลดทางด้านซ้ายของหน้าหลังจากนั้น
ขั้นตอนที่ 3 คลิก ชีต
ตัวเลือกนี้อยู่ในเมนูที่ปรากฏขึ้นเมื่อคุณคลิกไอคอนเส้นแนวนอนสามเส้น คุณสามารถดูได้ข้างไอคอนกระดาษสีเขียวที่มีตาราง สเปรดชีตจะเปิดขึ้นใน Google เอกสาร
ขั้นตอนที่ 4 คลิกว่าง
ตัวเลือกนี้เป็นช่องแรกที่มีไอคอนเครื่องหมายบวก (“+”) สีสันสดใสที่ด้านบนของหน้า เอกสาร Google สเปรดชีตใหม่จะเปิดขึ้น
ขั้นตอนที่ 5. คลิก Add-on
ตัวเลือกนี้จะอยู่ในแถบเมนูที่ด้านบนของเว็บไซต์ เมนูแบบเลื่อนลงจะปรากฏขึ้นหลังจากนั้น
ขั้นตอนที่ 6 คลิก รับส่วนเสริม
ตัวเลือกนี้จะอยู่ในเมนูที่ขยายลงมาใต้ "ส่วนเสริม" หน้าต่างใหม่จะปรากฏขึ้น และคุณสามารถใช้เพื่อค้นหาและติดตั้งส่วนเสริมได้
ขั้นตอนที่ 7 พิมพ์ Mail Merge ลงในแถบค้นหาแล้วกด Enter
ที่มุมขวาบนของหน้าต่าง รายการส่วนเสริมของจดหมายเวียนจะปรากฏขึ้น
ขั้นตอนที่ 8 คลิก + ฟรี ถัดจาก " ยังจดหมายเวียนอื่น"
ที่เป็นปุ่มสีน้ำเงินทางขวาของส่วนเสริมชื่อ " Yet Another Mail Merge " ส่วนเสริมนี้ทำเครื่องหมายด้วยไอคอนซองจดหมายสีแดงที่มีจรวดอยู่ด้านล่าง
- เวอร์ชันฟรีของ " Yet Another Mail Merge " ช่วยให้คุณสามารถส่งข้อความได้สูงสุด 50 ข้อความต่อวัน แพ็คเกจ/โควตาส่วนบุคคลมีราคา 24 ดอลลาร์สหรัฐ (ประมาณ 350,000 รูเปียห์) ต่อปี และอนุญาตให้คุณส่งข้อความได้สูงสุด 400 ข้อความต่อวัน
- มี Add-on ของจดหมายเวียนอื่นๆ มากมายที่คุณสามารถติดตั้งได้ ลองตัวเลือกต่างๆ เพื่อดูว่าส่วนเสริมใดที่คุณชอบที่สุด
ขั้นตอนที่ 9 เลือกบัญชี Google หลัก
เมื่อเพิ่มโปรแกรมเสริม รายการบัญชี Google ที่จัดเก็บไว้ในเบราว์เซอร์จะปรากฏขึ้น คลิกบัญชี Google ที่คุณต้องการให้ส่วนเสริมเข้าถึง
หากคุณไม่เห็นบัญชีที่ต้องการใช้ คลิก “ ใช้บัญชีอื่น ” และเข้าสู่ระบบโดยใช้ที่อยู่อีเมลและรหัสผ่านของบัญชี
ขั้นตอนที่ 10 เลื่อนลงแล้วคลิกอนุญาต
ที่เป็นปุ่มสีฟ้าท้ายหน้าในหน้าต่างที่เปิดขึ้น
ส่วนที่ 2 จาก 4: การสร้างสเปรดชีตที่มีข้อมูลติดต่อ
ขั้นตอนที่ 1. ไปที่ https://docs.google.com ผ่านเว็บเบราว์เซอร์
คุณสามารถใช้เบราว์เซอร์ใดก็ได้บนพีซีหรือคอมพิวเตอร์ Mac ของคุณ ที่อยู่คือที่อยู่เว็บของบริการ Google เอกสาร
ขั้นตอนที่ 2. คลิก
ที่เป็นไอคอน 3 เส้นแนวนอน มุมซ้ายบนของหน้า เมนูจะปรากฏขึ้นในภายหลัง
ขั้นตอนที่ 3 คลิก ชีต
ตัวเลือกนี้อยู่ในเมนูที่ปรากฏขึ้นเมื่อคุณคลิกไอคอนเส้นแนวนอนสามเส้น คุณสามารถดูได้ข้างไอคอนกระดาษสีเขียวที่มีตาราง สเปรดชีตจะเปิดขึ้นใน Google เอกสาร
ขั้นตอนที่ 4 คลิกว่าง
ตัวเลือกนี้เป็นช่องแรกที่มีไอคอนเครื่องหมายบวก (“+”) สีสันสดใสที่ด้านบนของหน้า เอกสาร Google สเปรดชีตใหม่จะเปิดขึ้น
ขั้นตอนที่ 5 สร้างส่วนหัวสำหรับข้อมูลการติดต่อ
ใช้แถวแรกเหนือสเปรดชีตเพื่อสร้างส่วนหัวของข้อมูลติดต่อในแต่ละช่อง พิมพ์ " ชื่อจริง" และ " นามสกุล ” ในสองช่องแรกในแถวเพื่อสร้างคอลัมน์ที่มีชื่อและนามสกุลของผู้ติดต่อ หลังจากนั้นพิมพ์ " ที่อยู่อีเมล ” ในช่องถัดไปที่ด้านบนของสเปรดชีตเพื่อสร้างคอลัมน์ที่อยู่อีเมล คุณยังสามารถสร้างส่วนหัวสำหรับข้อมูลอื่นๆ ที่มีได้ เช่น “ หมายเลขโทรศัพท์" และ " เมือง" หรือ " ที่อยู่ ”.
ขั้นตอนที่ 6 ป้อนข้อมูลการติดต่อใต้ส่วนหัวหรือในฟิลด์ที่เหมาะสม
พิมพ์ชื่อ contact ลงในช่องล่างหัวข้อ "First name" และ "Last name" หลังจากนั้น ให้ป้อนที่อยู่อีเมลของผู้ติดต่อภายใต้หัวข้อ "ที่อยู่อีเมล" เพิ่มข้อมูลติดต่ออื่นๆ ในช่องใต้หัวข้อ/ชื่อเรื่องที่เหมาะสม
คุณยังสามารถนำเข้าข้อมูลติดต่อได้โดยคลิก “ ส่วนเสริม "และเลือก" ยังมี Mail Merge อีกตัวหนึ่ง " เลือก " นำเข้าผู้ติดต่อ " และคลิก " Google Contacts " หรือ " CRM อื่นๆ " ระบุกลุ่มผู้ติดต่อโดยใช้เมนูแบบเลื่อนลงถัดจาก "กลุ่ม" จากนั้นคลิก " นำเข้าผู้ติดต่อ ”.
ส่วนที่ 3 จาก 4: การสร้างเทมเพลตอีเมล
ขั้นตอนที่ 1 ไปที่ https://mail.google.com ผ่านเว็บเบราว์เซอร์
คุณสามารถใช้เบราว์เซอร์ใดก็ได้บนพีซีหรือคอมพิวเตอร์ Mac ของคุณ ที่อยู่นี้คือที่อยู่เว็บไซต์ Gmail
หากคุณไม่ได้ลงชื่อเข้าใช้บัญชี ให้คลิกบัญชี Gmail ที่ต้องการหรือเลือก " ใช้บัญชีอื่น ” และเข้าสู่ระบบโดยใช้ที่อยู่อีเมลและรหัสผ่านของบัญชี
ขั้นตอนที่ 2 คลิกเขียน
ที่มุมซ้ายบนของเว็บไซต์ Gmail ปุ่มสีขาวนี้มีเครื่องหมายบวกสีสันสดใส (“+”)
ขั้นตอนที่ 3 ปล่อยให้ช่อง "ผู้รับ" ว่างไว้
คุณไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลใดๆ ในฟิลด์นี้ ฟิลด์นี้จะถูกเติมด้วยข้อมูลจากส่วนเสริม "Yet Another Mail Merger" ในภายหลัง
ขั้นตอนที่ 4 พิมพ์ชื่อ/หัวเรื่องของอีเมล
ใช้ฟิลด์ " หัวเรื่อง " เพื่อป้อนหัวเรื่องของอีเมลที่คุณต้องการส่งโดยใช้รายชื่อผู้ติดต่อจากสเปรดชีต
ขั้นตอนที่ 5. พิมพ์ข้อความ
ป้อนข้อความที่คุณต้องการส่งไปยังผู้ติดต่อจากสเปรดชีต Gmail จะบันทึกอีเมลของคุณเป็นฉบับร่างโดยอัตโนมัติทุกๆ นาที
คุณสามารถดึงข้อมูลจากสเปรดชีตโดยพิมพ์ $%[Head]% ลงในอีเมล ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการทักทายผู้รับด้วยชื่อ ให้พิมพ์ Hello $%Firstname% ลงในเนื้อหาหลักของข้อความ ข้อมูลชื่อของผู้ติดต่อจะถูกดึงมาจากสเปรดชีตและเพิ่มในอีเมล
ส่วนที่ 4 จาก 4: การใช้คุณลักษณะ Mail Merge อื่นๆ เพื่อสร้างรายชื่อผู้รับจดหมาย
ขั้นตอนที่ 1. ไปที่ https://docs.google.com ผ่านเว็บเบราว์เซอร์
คุณสามารถใช้เบราว์เซอร์ใดก็ได้บนพีซีหรือคอมพิวเตอร์ Mac ของคุณ ที่อยู่คือที่อยู่เว็บของบริการ Google เอกสาร
ขั้นตอนที่ 2. คลิก
เป็นไอคอนที่มีเส้นแนวนอน 3 เส้น ที่มุมซ้ายบนของหน้า เมนูจะปรากฏขึ้นในภายหลัง
ขั้นตอนที่ 3 คลิก ชีต
ตัวเลือกนี้อยู่ในเมนูที่ปรากฏขึ้นเมื่อคุณคลิกไอคอนเส้นแนวนอนสามเส้น คุณสามารถดูได้ข้างไอคอนกระดาษสีเขียวที่มีตาราง สเปรดชีตจะเปิดขึ้นใน Google เอกสาร
ขั้นตอนที่ 4 คลิกสเปรดชีตที่มีข้อมูลติดต่อ
หากต้องการเปิดสเปรดชีต ให้คลิกเอกสารในรายการสเปรดชีต
ขั้นตอนที่ 5. คลิก Add-on
ตัวเลือกนี้จะอยู่ในแถบเมนูที่ด้านบนของหน้าเว็บ
ขั้นตอนที่ 6 คลิกยัง Mail Merge อื่น
เมนูย่อยสำหรับส่วนเสริม “Yet Another Mail Merge” จะเปิดขึ้น
ขั้นตอนที่ 7 คลิกเริ่มจดหมายเวียน
ทางด้านบนของเมนูย่อย “Yet Another Mail Merge”
ขั้นตอนที่ 8 คลิก ดำเนินการต่อ
ที่เป็นปุ่มสีฟ้าด้านบนของหน้าต่าง ตรงกลางหน้า หน้าต่างป๊อปอัปจะปรากฏขึ้นเพื่อแจ้งให้คุณทราบว่าคุณสามารถส่งอีเมลได้มากถึง 50 ฉบับต่อวันโดยใช้เวอร์ชันฟรี “Yet Another Mail Merge” อย่างไรก็ตาม แผนส่วนบุคคล/โควตามีราคา 24 ดอลลาร์สหรัฐ (ประมาณ 350,000 รูเปียห์) ต่อปี และอนุญาตให้คุณส่งอีเมลได้สูงสุด 400 ฉบับต่อวัน
ขั้นตอนที่ 9 พิมพ์ชื่อของคุณ
ใช้ฟิลด์ถัดจาก "ชื่อผู้ส่ง" เพื่อป้อนชื่อของคุณ
ขั้นตอนที่ 10 เลือกเทมเพลตอีเมลที่สร้างไว้แล้ว
คลิกเมนูแบบเลื่อนลงถัดจาก "เทมเพลตอีเมล" และเลือกเทมเพลตอีเมลที่สร้างขึ้นสำหรับจดหมายเวียนใน Gmail ในรายการเทมเพลต
ขั้นตอนที่ 11 คลิกส่ง # อีเมล
ที่เป็นปุ่มสีฟ้ามุมซ้ายล่างของหน้าต่าง ข้อความจะถูกส่งไปยังที่อยู่อีเมลทั้งหมดภายใต้หัวข้อ " อีเมล " โดยใช้เทมเพลตอีเมลที่คุณเลือก คุณสามารถดูรายงานการติดตามได้ทางด้านขวาของหน้า
- สัญลักษณ์ "#" บนปุ่ม "ส่ง # อีเมล" จะแสดงจำนวนอีเมลที่คุณจะส่ง
- คลิก " รับอีเมลทดสอบ ” เพื่อส่งอีเมลทดสอบให้ตัวเองก่อนที่จะส่งให้ทุกคนในสเปรดชีต
