การเก็บถาวรตามตัวอักษรเป็นวิธีการจัดเอกสารที่มีความสำคัญทั้งในชีวิตส่วนตัวและในอาชีพ การเก็บถาวรตามตัวอักษรช่วยให้คุณค้นหาและกู้คืนไฟล์แต่ละไฟล์ได้อย่างรวดเร็ว เพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารทั้งหมดได้รับการคุ้มครองและอยู่ในมือเสมอ มีกฎเกณฑ์มากมายสำหรับการยื่นแบบเรียงตามตัวอักษรในภาษาชาวอินโดนีเซียเพื่อรักษาระบบการจัดเก็บที่เหมาะสม
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 2: การเก็บถาวรตามตัวอักษร
ขั้นตอนที่ 1. ตัดสินใจว่าจะใช้ระบบตัวอักษรใด
แม้ว่าจะดูเรียบง่าย แต่ระบบการจัดเก็บตามตัวอักษรก็มีหลายตัวเลือกให้เลือก คุณต้องเลือกระบบใดระบบหนึ่งและนำไปใช้อย่างสม่ำเสมอ
- การยื่นแบบทีละตัวอักษรจะขึ้นอยู่กับตัวอักษรแต่ละตัวในแต่ละคำตามลำดับที่เกิดขึ้น และละเว้นช่องว่างระหว่างคำ
- การเก็บถาวรแบบทีละคำทำได้โดยการจัดเรียงไฟล์แต่ละไฟล์ตามตัวอักษรตัวแรกของแต่ละคำในแถว
- การยื่นแบบทีละหน่วยจะพิจารณาแต่ละคำ ตัวย่อ และชื่อย่อและเริ่มต้นและจัดเรียงคำเหล่านั้น นี่คือระบบที่มักจะแนะนำให้ดำเนินการ
ขั้นตอนที่ 2. จัดกลุ่มไฟล์
เมื่อคุณมีไฟล์ทั้งหมดที่ต้องการเก็บถาวรแล้ว ให้ตัดสินใจว่าจะจัดกลุ่มไฟล์ทั้งหมดเข้าด้วยกันอย่างไร คุณสามารถใช้รูปแบบพจนานุกรม โดยที่ทุกอย่างจะจัดเรียงตามตัวอักษร โดยไม่คำนึงถึงประเภทของไฟล์หรือไฟล์ในนั้น คุณยังสามารถใช้รูปแบบสารานุกรม ซึ่งคุณจัดกลุ่มไฟล์ตามประเภทหรือหัวเรื่อง แล้วจัดเรียงตามตัวอักษร
หากคุณมีไฟล์ประเภทต่างๆ ที่จะเก็บถาวร (ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี จดหมาย ฯลฯ) เราขอแนะนำให้ใช้รูปแบบสารานุกรม จัดกลุ่มไฟล์ตามประเภทก่อน แล้วจึงจัดเรียงตามตัวอักษร ใช้เส้นขอบหรือรหัสสีเพื่อแยกเอกสาร
ขั้นตอนที่ 3 จัดทำดัชนีไฟล์ที่เก็บถาวร
การจัดทำดัชนีกำลังจัดกลุ่มแต่ละส่วนของชื่อไฟล์เป็นหน่วยที่เหมาะสม ในการสร้างดัชนีไฟล์ก่อนที่จะถูกเก็บถาวร คุณต้องแยกองค์ประกอบของชื่อไฟล์แต่ละชื่อและสร้างชื่อใหม่ที่ปรับตามตัวอักษรและแตกต่างจากชื่อเริ่มต้น ตัวอย่างเช่น:
- สมมติว่าคุณต้องจัดทำดัชนีและเก็บถาวรไฟล์ต่อไปนี้: บทความเกี่ยวกับ anoa เรื่อง “Anoa Eating Behavior” ชีวประวัติของ Jasmin A. Dahlia ผู้เชี่ยวชาญด้าน anoa ชั้นนำ และโบรชัวร์ส่งเสริมการขายสำหรับนิทรรศการ anoa ที่สวนสัตว์จาการ์ตา
- ชีวประวัติของ Jasmin A. Dahlia ถูกสร้างดัชนีเป็น “Dahlia, Jasmin A.” เพราะในการยื่น นามสกุลจะต้องมาก่อน ดังนั้น ไฟล์จะถูกเก็บถาวรในกลุ่มตัวอักษร “D”
- หากคุณเลือกวิธีการจำแนกประเภท เช่น พจนานุกรม ควรจัดทำดัชนีบทความ “พฤติกรรมการกินอาโนอา” ตามนั้น ดังนั้นให้เก็บไว้ในกลุ่มตัวอักษร “P” (สำหรับ “พฤติกรรม”)
- มิเช่นนั้น คุณสามารถจัดทำดัชนี “พฤติกรรมการกินของ Anoa” เป็น “พฤติกรรมการกินของ Anoa” หากคุณใช้การจัดกลุ่มในรูปแบบสารานุกรม แทนที่จะเพียงแค่เก็บถาวรไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับ anoa ไฟล์นี้จะถูกเก็บถาวรในกลุ่มตัวอักษร “A”
- โบรชัวร์ส่งเสริมการขายสามารถจัดทำดัชนีเป็น "Anoa, นิทรรศการ (สวนสัตว์จาการ์ตา)" หากคุณคาดการณ์ว่าจะมีเนื้อหาจำนวนมากที่นิทรรศการ anoa ตัวอย่างเช่น คุณสามารถจัดทำดัชนีไฟล์อื่นเป็น "Anoa, นิทรรศการ (สวนสัตว์บันดุง)
- มิฉะนั้น โบรชัวร์ส่งเสริมการขายอาจถูกจัดทำดัชนีเป็น "สวนสัตว์จาการ์ตา (นิทรรศการ Anoa)" หากคุณคาดว่าจะได้รับไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับสวนสัตว์จาการ์ตาหลายไฟล์ หรือหากคุณต้องการใช้การจัดกลุ่มรูปแบบสารานุกรมบนไฟล์ตามที่ตั้งทางภูมิศาสตร์
ขั้นตอนที่ 4 จัดเรียงไฟล์ตามลำดับตัวอักษรตามชื่อดัชนี
กฎทั่วไปของการเรียงตามตัวอักษรคือการจัดเรียงไฟล์จาก A (ก่อน) ถึง Z (สุดท้าย) ใช้ข้อมูลพิเศษเพื่อกำหนดความแตกต่างและลำดับเพื่อให้คุณสามารถแยกไฟล์ได้ ตัวอย่างเช่น:
- ลำดับที่จัดทำดัชนีในขั้นตอนก่อนหน้าอาจเป็นแบบนี้ (ขึ้นอยู่กับระบบที่ใช้): “Dahlia, Jasmin A.”, “สวนสัตว์จาการ์ตา (Anoa Exhibition)” และ “Anoa Eating Behavior” หรือ “Anoa, นิทรรศการ (จาการ์ตา) สวนสัตว์))” “อโนอา พฤติกรรมการกิน” และ “ดาเลีย จัสมิน เอ.”
- ไฟล์สำหรับ “จิงโจ้” จะถูกจัดเรียงตามไฟล์สำหรับ “ช้าง” ไฟล์สำหรับ "Giraffe" จะอยู่ตรงกลาง และไฟล์สำหรับ "Anoa" จะถูกจัดเรียงก่อน "Bear" และ "Sheep" ดังนั้นคำสั่งคือ: "Anoa", "Bear", "Sheep", "Elephant", "Giraffe", "Kangaroo"
- หากคุณเพิ่มไฟล์ "Armadillo" ในภายหลัง ไฟล์เหล่านั้นจะอยู่หลัง "Anoa" เนื่องจากทั้งคู่ขึ้นต้นด้วยตัวอักษร "A" คุณจะต้องดูตัวอักษรที่อยู่หลัง A ("N" สำหรับ anoa และ "R" สำหรับ "ตัวนิ่ม") เพื่อกำหนดลำดับ ดังนั้นคำสั่งใหม่คือ: "Anoa", "Armadillo", "Bear", "Sheep", "Elephant", "Giraffe", "Kangaroo"
ขั้นตอนที่ 5. ติดป้ายกำกับโฟลเดอร์ไฟล์ของคุณ
เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา ให้ติดป้ายกำกับแต่ละโฟลเดอร์เก็บถาวรด้วยชื่อดัชนีที่สอดคล้องกับไฟล์ในนั้น วิธีนี้ยังทำให้ง่ายต่อการเก็บถาวรไฟล์ใหม่ตามลำดับ
- ใส่ไฟล์เก็บถาวรในโฟลเดอร์
- มันจะง่ายกว่าถ้าคุณกำหนดสีให้กับโฟลเดอร์เพื่อเพิ่มความสามารถในการใช้งาน ตัวอย่างเช่น หากคุณใช้การจัดกลุ่มรูปแบบสารานุกรม แต่ละกลุ่มจะได้รับสีของตนเอง และแต่ละไฟล์ในแต่ละกลุ่มจะมีป้ายกำกับตามสี
ขั้นตอนที่ 6 จัดทำเอกสารระบบการจัดทำดัชนีและการจัดเก็บ
ระบบการจัดทำดัชนีและการจัดเก็บของคุณต้องดำเนินการอย่างสม่ำเสมอ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์รู้ว่าระบบกำลังทำงานอยู่ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างหรือแชร์เอกสารที่มีรายละเอียดของกฎระบบการจัดเก็บของคุณ ซึ่งจะช่วยให้ทุกคนสามารถใช้ระบบจัดเก็บเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ขั้นตอนที่ 7 เก็บถาวรไฟล์ใหม่อย่างถูกต้อง
วางไฟล์ในตู้ตามชื่อดัชนีและลำดับตัวอักษรตามระบบของคุณ หากจำเป็น ให้ย้ายไฟล์ปัจจุบันเพื่อรวมไฟล์ใหม่ไว้ในตำแหน่งที่ถูกต้อง
ส่วนที่ 2 จาก 2: การจัดการกรณีพิเศษ
ขั้นตอนที่ 1 เก็บถาวรไฟล์ตามเงื่อนไขที่สำคัญ
ในบางครั้ง การเก็บถาวรไฟล์ด้วยคีย์เวิร์ดทำได้ง่ายกว่า แทนที่จะใช้ชื่อหรือชื่อที่อยู่ในรายการ สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าไฟล์สามารถถูกสร้างดัชนีและค้นหาโดยใช้เงื่อนไขที่สมเหตุสมผลที่สุด ตัวอย่างเช่น:
“ธนาคารแห่งแรกในจาการ์ตา” อาจถูกจัดทำดัชนีและเก็บถาวรเป็น “จาการ์ตา ธนาคารแห่งแรก” “จาการ์ตา” เป็นคำสำคัญในรายการนี้ แทนที่จะเป็น “เฟิร์ส” หรือ “ธนาคาร” โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณมีไฟล์อื่นๆ ที่มีชื่อคล้ายกัน เช่น “First Bank in Bandung” หรือ “First Bank in Medan”
ขั้นตอนที่ 2. เรียงชื่อตามนามสกุล
ไฟล์เก็บถาวรมาตรฐานแนะนำว่านามสกุลของผู้คนควรได้รับการจัดทำดัชนีก่อน เนื่องจากถือว่าเป็นคำที่สำคัญ
- ดังนั้น “Jasmin A. Dahlia” จึงมีการทำดัชนีและเก็บถาวรเป็น “Dahlia, Jasmin A.”
- ใส่ชื่อ (ดร., Ir, ฯลฯ) ไว้ที่ส่วนท้าย ตัวอย่างเช่น “ดร. Jasmin A. Dahlia” ได้รับการจัดทำดัชนีและเก็บถาวรเป็น “Dahlia, Jasmin A., Dr.”
- โดยปกติ ชื่อจะถูกจัดเรียงตามตัวสะกดตามตัวอักษร ตัวอย่างเช่น "MacDonald" จะอยู่หน้า "McDonald" ดังนั้น "D'", "L'", "Le", "de" เป็นต้น ถือว่าเป็นส่วนหนึ่งของชื่อและไม่ใช่หน่วยที่แยกจากกัน มักใช้กับชื่อต่างประเทศ ตัวอย่างเช่น ไฟล์ “Heinlein”, “Le Guin” “L'Engle” และ “Wolfe” ได้รับการจัดเรียงอย่างถูกต้อง (ไม่ใช่ “L'Engle, “Le Guin”, “Heinlein”, “Wolfe”)
- ข้อยกเว้นสำหรับกฎนี้มักใช้เมื่อชื่อของบุคคลเป็นส่วนหนึ่งของชื่อธุรกิจหรือองค์กร ในกรณีนี้ ให้ถือว่าชื่อของบุคคลนั้นเป็นหน่วยในชื่อธุรกิจ ตัวอย่างเช่น “Jasmin A. Dahlia Pest Control Services” อยู่ภายใต้กลุ่มตัวอักษร “J” และไม่ได้จัดทำดัชนีเป็น “Dahlia, Jasmin A. Pest Control Services”
ขั้นตอนที่ 3 ละเว้นบทความ คำสันธาน และคำบุพบท
บทความ (เช่น “a”, “an” และ “the” ในภาษาอังกฤษ) คำสันธาน (เช่น “and”, “but” และ “or”) และคำบุพบท (เช่น “with”, “from” และ “to”) มักจะถูกข้ามไปในการจัดทำดัชนีและเก็บถาวรตามตัวอักษร เนื่องจากไม่ถือว่าเป็นคำที่มีนัยสำคัญ สิ่งนี้เป็นจริงแม้ว่าบทความ คำสันธาน หรือคำบุพบทจะประกอบเป็นชื่อไฟล์ ตัวอย่างเช่น:
- ไฟล์ชื่อ “An Investigation of Emu Feeding Practices” ถูกเก็บถาวรในกลุ่มตัวอักษร “E” สำหรับ “Emu” (คำสำคัญในชื่อไฟล์) แทนที่จะเป็นตัวอักษร “A” จาก “an” เนื่องจากเป็น บทความภาษาอังกฤษ
- “Dahlia and Soetono, Pest Control Services” อยู่หลัง “Dahlia, Jasmin A” ชื่อดัชนีทั้งสองขึ้นต้นด้วยตัวอักษร "Dahlia" เพื่อให้การกำหนดลำดับถูกเลื่อนไปยังคำสำคัญถัดไป (ในกรณีนี้คือ "Soetano" และ "Jasmin") เพื่อกำหนดลำดับการยื่นคำร้อง ไม่ต้องสนใจคำว่า "และ" เพราะมันไม่สำคัญ
ขั้นตอนที่ 4 จัดการคำย่อราวกับว่าพวกเขาออกเสียง
ในการยื่นคำร้อง คุณอาจพบคำย่อ เช่น “Tbk” (ย่อมาจาก "เปิด") โดยปกติ คุณจะจัดทำดัชนีและเก็บถาวรไฟล์ต่างๆ เช่น คำ แทนที่จะเป็นเพียงสตริงของตัวอักษร
ตัวอย่างเช่น “Jasmin A. Dahlia Mining Company” ถูกเก็บถาวรหลังจาก “Jasmin A. Dahlia Tbk”
ขั้นตอนที่ 5. กรอกตัวเลขตามปกติ
เมื่อคุณเก็บถาวรไฟล์ตามตัวอักษร คุณจะเห็นไฟล์ที่มีตัวเลข โดยปกติ ไฟล์เหล่านี้จะถูกเก็บถาวรตามปกติ แทนที่จะถูกสะกดออกมา ตัวเลขยังถูกเก็บถาวรก่อนตัวอักษร
- ตัวอย่างเช่น "3 Days Forever" จะถูกเก็บถาวรก่อน "100 Business Tips" (เพราะ "3" มาก่อน "100")
- “เคล็ดลับการค้า” และ “เคล็ดลับการเล่นหุ้น” จะถูกเก็บถาวรหลังจาก “100 เคล็ดลับธุรกิจ” เพราะตัวเลขจะถูกเรียงลำดับก่อนตัวอักษร
- ตัวเลขที่สะกดจะถือว่าเป็นคำแทนตัวเลข ตัวอย่างเช่น ไฟล์ “100 Great Leaders in the Business World”, “Two Hundred Powerful Tips for Doing Business” และ “Tips for Doing Business” อยู่ในลำดับ
- อย่างไรก็ตาม ถ้ามันทำให้การยื่นของคุณง่ายขึ้น อย่าลังเลที่จะยกเว้นและจัดเรียงตัวเลขราวกับว่าพวกเขาสะกด
ขั้นตอนที่ 6 จัดการอักขระพิเศษ
ควรคำนึงถึงอักขระที่ไม่ใช่ตัวอักษรหรือไม่ใช่ตัวเลขทั้งหมดที่พบระหว่างการจัดทำดัชนี อย่างไรก็ตาม การจัดการอักขระที่เกี่ยวข้องขึ้นอยู่กับประเภท:
- เครื่องหมายวรรคตอน (เช่น อะพอสทรอฟี จุด และจุลภาค) มักจะถูกละเว้น ตัวอย่างเช่น ไฟล์ "Washington's Best Coffee" และ "Washington State Fair" จะถูกเก็บถาวรตามลำดับ
- โดยปกติ เครื่องหมายกำกับเสียงจะถูกละเว้นและถือว่าเป็นตัวอักษรที่เกี่ยวข้องกัน ตัวอย่างเช่น “clair” ถูกเก็บเป็น “Eclair” และ “ber” เป็น “Uber” อย่างไรก็ตาม วิธีการนี้ใช้ไม่ได้หากคุณเก็บถาวรไฟล์ตามตัวอักษรในภาษาที่ใช้เครื่องหมายกำกับเสียง เพื่อให้ต้องปฏิบัติตามลำดับตัวอักษรตามปกติของภาษานั้น
ขั้นตอนที่ 7 ใช้กฎ "ไม่มีอะไรมาก่อน" หากจำเป็น
โดยปกติ ช่องว่าง (รวมถึงเครื่องหมายวรรคตอนและองค์ประกอบอื่นๆ ที่ข้ามไป) จะถูกละเว้นเมื่อเก็บถาวรตามตัวอักษร อย่างไรก็ตาม หากคุณพบไฟล์ที่เริ่มต้นในลักษณะเดียวกัน ให้ใช้ช่องว่างหรือกฎ " Nothing before something " เพื่อระบุลำดับในไฟล์เก็บถาวร
- ตัวอย่างเช่น ไฟล์ "Bank Jakarta", "Bank Bandung" และ "Bank Medan" จะถูกเก็บถาวรในลำดับนี้
- ดังนั้นไฟล์ "Dahlia, Jasmin A." มาก่อน "ดาเลีย, จัสมิน เอ, ดร."
ขั้นตอนที่ 8 แยกแยะไฟล์ด้วยข้อมูลโดยละเอียดเพิ่มเติม หากจำเป็น
ในบางกรณี ข้อมูลที่เรียงตามตัวอักษรไม่เพียงพอต่อการพิจารณาลำดับของไฟล์ ถ้าใช่. ใช้ข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อสร้างดัชนีและเก็บถาวรไฟล์ ทำเครื่องหมายข้อมูลเพิ่มเติมในแต่ละไฟล์เพื่อให้สามารถแยกแยะได้ ตัวอย่างเช่น:
- หากคุณมีไฟล์สำหรับสองคนชื่อ Jasmin A. Dahlia ให้จัดเรียงตามวันเดือนปีเกิด ไฟล์ “Dahlia, Jasmin A. (เกิดปี 1853)” มาก่อน “Dahlia, Jasmin A. (เกิดปี 1967)
- คุณยังสามารถจัดเรียงไฟล์ตามที่ตั้งทางภูมิศาสตร์ได้ หากคุณมีไฟล์จากธนาคารที่แตกต่างกันสามแห่งจากสถานที่ต่างๆ สามแห่ง และแต่ละธนาคารมีชื่อ "Bank Mandiri" ให้จัดเรียงตามตัวอย่างต่อไปนี้: "Bank Mandiri (Bandung)", "Bank Mandiri (จาการ์ตา)" และ "Bank มันดิริ (เมดาน)”
- ดังนั้น หากคุณมีไฟล์สองประเภทเกี่ยวกับหมีหรือหมี ให้แยกความแตกต่างเพิ่มเติมตามสายพันธุ์ ที่ตั้งทางภูมิศาสตร์ และอื่นๆ ตัวอย่างเช่น ไฟล์สำหรับ “Bear, Chocolate” และ “Bear, Polar” (ตามลำดับ) หรือไฟล์สำหรับ “Bear (ยุโรป)” และ “Bear (อเมริกาเหนือ)” (ตามลำดับ)
ขั้นตอนที่ 9 แจ้งข้อยกเว้นและกฎพิเศษทั้งหมด
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนที่ใช้ไฟล์ของคุณทราบถึงข้อยกเว้นสำหรับหลักเกณฑ์ระบบการจัดเก็บมาตรฐาน ซึ่งจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าทุกคนใช้ระบบการจัดเก็บอย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ
