Google Docs เป็นโปรแกรมประมวลผลคำออนไลน์ที่ยอดเยี่ยมที่ช่วยให้เราสามารถแบ่งปันข้อมูลและทำงานร่วมกับผู้อื่นได้ ด้วยตัวเลือกการแบ่งปันที่หลากหลาย เราสามารถตั้งค่าการอนุญาตการแบ่งปันให้กับบุคคลที่เราให้การเข้าถึงได้ นอกจากนี้ เรายังตระหนักถึงความร่วมมือระดับโลกด้วยการแชร์เอกสารกับคนอื่นๆ ทั่วโลก
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 2: การแชร์กับผู้ใช้ Google รายอื่น
ขั้นตอนที่ 1 เปิดเอกสารที่คุณต้องการแชร์
คุณสามารถแบ่งปันไฟล์ที่มีอยู่ใน Google เอกสารผ่านทางเว็บไซต์ของ Google เอกสารเอง (docs.google.com) หรือ Google ไดรฟ์ (drive.google.com) ไฟล์ของคุณอยู่ในเว็บไซต์ทั้งสองแห่ง ข้อแตกต่างคือ Google ไดรฟ์สามารถจัดการไฟล์ทั้งหมดในบัญชี Goggle Drive ของคุณ ในขณะที่ Google เอกสารจะประมวลผลเฉพาะไฟล์เหล่านี้
คุณจะต้องลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google ของคุณ ซึ่งเป็นที่จัดเก็บไฟล์ของคุณ
ขั้นตอนที่ 2 คลิก "แชร์" ที่มุมบนขวาของไฟล์
จากนั้นหน้าต่างแชร์จะเปิดขึ้น
หากคุณกำลังใช้ Google ไดรฟ์ คุณสามารถคลิกขวาที่ไฟล์และเลือก "แชร์" ตัวเลือกนี้ไม่มีใน Google เอกสาร
ขั้นตอนที่ 3 เพิ่มคนที่คุณต้องการแชร์ด้วย
คุณสามารถพิมพ์ชื่อของพวกเขาจาก Google Contacts หรือที่อยู่อีเมลเพื่อให้พวกเขาสามารถเข้าถึงไฟล์ได้ หากผู้รับไม่ใช่ผู้ใช้ Google เอกสาร พวกเขาจะได้รับเชิญให้สร้างบัญชีฟรีก่อนที่จะเข้าถึงไฟล์
คุณสามารถเพิ่มบันทึกย่อในการเชิญแก้ไข
ขั้นตอนที่ 4 กำหนดการตั้งค่าการอนุญาตการเข้าถึงสำหรับแต่ละบุคคลที่คุณเพิ่ม
โดยค่าเริ่มต้น คนที่คุณเพิ่มเหล่านี้สามารถแก้ไขเนื้อหาของไฟล์ได้ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเปลี่ยนการอนุญาตของแต่ละคนเป็น "แสดงความคิดเห็นได้" หรือ "ดูได้"
ผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตให้แสดงความคิดเห็นสามารถฝากบันทึกย่อในไฟล์เท่านั้นโดยไม่ทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในขณะเดียวกัน ผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตให้ดูสามารถเปิดได้เท่านั้น ไม่สามารถแสดงความคิดเห็นหรือทำการเปลี่ยนแปลงอื่นๆ
ขั้นตอนที่ 5. คลิก "เสร็จสิ้น" เมื่อคุณเพิ่มเสร็จแล้ว
อีเมลจะถูกส่งไปยังคนที่คุณเพิ่ม พวกเขาสามารถคลิกลิงก์ของไฟล์ในอีเมลหรือค้นหาได้ในส่วน "แชร์กับฉัน" ของ Google ไดรฟ์
วิธีที่ 2 จาก 2: การแชร์ไฟล์สาธารณะ
ขั้นตอนที่ 1 ตัดสินใจว่าคุณต้องการแสดงไฟล์แบบสาธารณะหรือไม่
มีบางครั้งที่คุณอาจต้องการให้ทุกคนเข้าถึงไฟล์ของคุณได้มากขึ้น คุณสามารถให้ทุกคนเข้าถึงลิงก์และดูไฟล์แบบเปิดเผยได้
คุณสามารถกำหนดขีดจำกัดการแก้ไขสำหรับผู้ใช้ที่ไม่ระบุชื่อได้
ขั้นตอนที่ 2 เปิดไฟล์ที่คุณต้องการแชร์ จากนั้นคลิก "แชร์" ที่มุมบนขวา
ถัดไป หน้าต่างการแชร์จะเปิดขึ้น
ขั้นตอนที่ 3 คลิกตัวเลือก "ขั้นสูง"
เมื่อคลิก "ขั้นสูง" หน้าต่างการแชร์จะกว้างขึ้นพร้อมตัวเลือกมากมาย คุณจะพบลิงก์โดยตรงไปยังไฟล์ของคุณ
ขั้นตอนที่ 4 คลิก "เปลี่ยน" ถัดจาก "ส่วนตัว" เพื่อกำหนดว่าใครสามารถเข้าถึงไฟล์ได้
มีสามตัวเลือกสำหรับคุณในการแชร์ลิงก์กับผู้อื่น:
- เปิด - สาธารณะทางเว็บ: ทุกคนสามารถเข้าถึงไฟล์ได้แม้ว่าจะไม่มีลิงก์ก็ตาม เครื่องมือค้นหาอาจแสดงไฟล์ในผลการค้นหา ในกรณีนี้ ไม่จำเป็นต้องมีบัญชี Google
- เปิด - ทุกคนที่มีลิงก์: ใครก็ตามที่เข้าชมลิงก์จะสามารถเข้าถึงไฟล์ได้โดยไม่ต้องใช้บัญชี Google
- ปิด - เฉพาะบุคคล – ตัวเลือกนี้คือการกู้คืนไฟล์เป็นการตั้งค่าการแชร์ที่เฉพาะเจาะจงสำหรับบางคน (ดูหัวข้อก่อนหน้า)
ขั้นตอนที่ 5. ตั้งค่าการอนุญาต
หากคุณเลือก "เปิด" คุณสามารถระบุระดับของอำนาจแก้ไขสำหรับผู้เยี่ยมชมที่ไม่ระบุชื่อ หากคุณไม่ต้องการให้คนอื่นทำการเปลี่ยนแปลง ให้เลือก "สามารถดูได้" จากเมนู "การเข้าถึง"
เนื่องจากคุณกำลังแชร์ไฟล์กับผู้ที่มีลิงก์ คนส่วนใหญ่ที่เปิดไฟล์จะถูกเข้าสู่ระบบโดยไม่ระบุชื่อ คุณไม่สามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงที่ทำกับไฟล์ของคุณได้
ขั้นตอนที่ 6 กำหนดว่าใครสามารถเพิ่มคนอื่นหรือเปลี่ยนสิทธิ์ได้
โดยค่าเริ่มต้น ผู้แก้ไขสามารถเพิ่มบุคคลลงในรายชื่อผู้แก้ไขและเปลี่ยนสิทธิ์ของผู้ใช้รายอื่นได้ คุณสามารถล็อคไฟล์ของคุณได้โดยคลิก "เฉพาะเจ้าของ"
- คลิก "เปลี่ยน" ที่ด้านล่างของหน้าต่าง "การแชร์" เพื่อกำหนดว่าใครสามารถเพิ่มบุคคลและเปลี่ยนการอนุญาตได้
- มีเพียงเจ้าของไฟล์เท่านั้นที่สามารถลบไฟล์ทั้งหมดได้
ขั้นตอนที่ 7 แชร์ลิงก์ของคุณ
ลิงค์จะอยู่ด้านบนของหน้าต่าง "Sharing" ทุกคนที่มีลิงก์สามารถเข้าถึงไฟล์ของคุณได้ คุณสามารถแชร์ลิงก์ของคุณผ่านอีเมล ข้อความ SMS ฯลฯ
คุณยังสามารถใช้บริการเพื่อย่อลิงก์ (URL) เมื่อคุณต้องการทวีตบน Twitter หรือเพียงเพื่อทำให้ลิงก์กระชับยิ่งขึ้น
เคล็ดลับ
- คุณไม่สามารถแชร์ไฟล์ที่คุณไม่ได้เป็นเจ้าของ เจ้าของเดิมได้กำหนดใบอนุญาต
- คุณสามารถใช้ขั้นตอนข้างต้นเมื่อคุณต้องการแชร์ไฟล์ประเภทอื่นๆ ใน Google ไดรฟ์ เช่น ชีตและสไลด์
