โดยธรรมชาติแล้ว อีเมลจะไม่เป็นทางการเท่ากับจดหมายที่เป็นลายลักษณ์อักษร อย่างไรก็ตาม มีบางครั้งที่คุณต้องใช้น้ำเสียงที่เป็นทางการมากขึ้นในการเขียนอีเมล พิจารณาว่าใครคือผู้รับ จากนั้นเลือกคำทักทายที่เหมาะสม หลังจากนั้นคุณสามารถนึกถึงรูปแบบคำทักทายและเขียนประโยคเปิดได้
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การพิจารณาผู้รับ
ขั้นตอนที่ 1 ตัดสินใจว่าคุณต้องเป็นทางการแค่ไหน
แม้ว่าคุณจะเขียนอีเมลที่ "เป็นทางการ" ก็ตาม ระดับของความเป็นทางการนั้นขึ้นอยู่กับผู้ที่ได้รับอีเมลนั้น ตัวอย่างเช่น ระดับความเป็นทางการของอีเมลถึงอาจารย์ไม่เหมือนกับอีเมลสมัครงาน
ในการติดต่อครั้งแรก เพื่อความปลอดภัย ให้ใช้น้ำเสียงที่เป็นทางการมากขึ้น
ขั้นตอนที่ 2 ค้นหาชื่อผู้รับ
ทำวิจัยเพื่อหาผู้รับที่คุณไม่รู้จัก การรู้จักชื่อจะทำให้คำทักทายเป็นส่วนตัวมากขึ้นแม้ว่าคุณจะใช้เทคนิคที่เป็นทางการก็ตาม
ขั้นตอนที่ 3 ทำตามตัวอย่างผู้รับ
หากผู้รับส่งอีเมลถึงคุณก่อน คุณสามารถคัดลอกคำทักทายที่เขาใช้ ตัวอย่างเช่น หากเขาใช้ "สวัสดี" และชื่อของคุณ คุณสามารถตอบกลับในรูปแบบเดียวกันโดยใช้ "สวัสดี" และชื่อของเขา
ตอนที่ 2 ของ 3: การเลือกคำทักทาย
ขั้นตอน 1. ใช้ “เรียน”
สวัสดี "ที่รัก" (ตามด้วยชื่อผู้รับ) นิยมใช้กันมากด้วยเหตุผลบางประการ คำทักทายนี้เป็นทางการโดยไม่โอ้อวด และคุ้นเคยจนไม่ได้รับความสนใจมากนัก ไม่เป็นไร คุณไม่ต้องการให้คำทักทายโดดเด่นเพราะไม่อยู่ในสถานที่
ขั้นตอนที่ 2. ลอง “ขอแสดงความนับถือ” หากคุณไม่ทราบชื่อผู้รับ
คำทักทายนี้ค่อนข้างเป็นทางการในอีเมลธุรกิจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณไม่ทราบชื่อผู้รับ อย่างไรก็ตาม ควรค้นหาชื่อก่อนหากเป็นไปได้
คุณยังสามารถใช้ “To Whom It May Concern” ได้หากอีเมลนั้นเป็นทางการมากและคุณไม่ทราบชื่อผู้รับ อย่างไรก็ตาม คำทักทายนี้บางครั้งทำให้คนไม่พอใจเพราะไม่ใช่เรื่องส่วนตัว
ขั้นตอนที่ 3 พิจารณา "สวัสดี" หรือ "สวัสดี" ในอีเมลที่เป็นทางการน้อยกว่า
อีเมลมักจะดูเป็นทางการน้อยกว่าจดหมายทั่วไป ดังนั้น คุณสามารถใช้คำทักทายอย่าง "สวัสดี" ในอีเมลที่ค่อนข้างเป็นทางการได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนอีเมลถึงอาจารย์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งคนที่คุณคุ้นเคย ก็ยังเหมาะสมที่จะกล่าวทักทาย
ขั้นตอนที่ 4. อย่าใช้ “เฮ้”
แม้ว่า "สวัสดี" จะสามารถใช้ได้ในอีเมลกึ่งทางการ แต่ "สวัสดี" ก็เป็นอีกเรื่องหนึ่ง คำทักทายนี้ธรรมดามาก แม้แต่ในการพูดโดยตรง ดังนั้นคุณควรหลีกเลี่ยง แม้ว่าคุณจะรู้จักเจ้านายของคุณดีอยู่แล้ว ให้หลีกเลี่ยงการใช้ "เฮ้" ในอีเมลที่ส่งถึงเขาหรือเธอ
ขั้นตอนที่ 5. ใช้ชื่อแทนชื่อหากจำเป็น
บางครั้ง เมื่อคุณเขียนอีเมลถึงใครบางคน คุณจะรู้เพียงตำแหน่งของพวกเขาในบริษัทหรือองค์กร ในกรณีนี้ เพียงแค่ใช้ชื่อเรื่องแทนชื่อ เช่น “Dear ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล “เรียน คณะกรรมการสรรหา” หรือ “เรียน ศาสตราจารย์.
ขั้นตอนที่ 6 เพิ่มคำทักทายเพื่อทำให้อีเมลเป็นทางการมากขึ้น
ถ้าเป็นไปได้ ให้เติม “เซอร์”, “พ่อ”, “แม่”, “ดร.” หรือ “ศาสตราจารย์” ก่อนชื่อผู้รับเพื่อความประทับใจที่เป็นทางการมากขึ้น นอกจากนี้ ให้ใช้นามสกุลหรือชื่อนามสกุลของคุณ ไม่ใช่แค่ชื่อของคุณ
ส่วนที่ 3 จาก 3: เขียนและเริ่มอีเมล
ขั้นตอนที่ 1. วางคำทักทายในบรรทัดแรก
แถวบนสุดถูกครอบครองโดยคำทักทายที่คุณเลือก ตามด้วยชื่อผู้รับ ใช้ชื่อหรือตำแหน่งถ้าเป็นไปได้ เช่น “คุณ” “แม่” หรือ “ดร.” ตามด้วยชื่อและนามสกุลของคุณ
ขั้นตอนที่ 2 ใช้เครื่องหมายจุลภาค
โดยทั่วไป คุณควรใช้เครื่องหมายจุลภาคหลังคำทักทาย ในจดหมายที่เป็นทางการ คุณสามารถใช้เครื่องหมายทวิภาคได้ แต่โดยปกติแล้วจะเป็นทางการเกินไปสำหรับอีเมล เครื่องหมายจุลภาคก็พอเพียง แต่คุณสามารถใช้เครื่องหมายทวิภาคได้หากคุณกำลังเขียนจดหมายเปิดในอีเมล
ขั้นตอนที่ 3 ไปที่บรรทัดถัดไป
Salam มีตำแหน่งของตัวเองอยู่ที่ด้านบน หลังจากนั้นให้กดปุ่ม Enter เพื่อไปยังบรรทัดถัดไป หากคุณกำลังใช้ช่องว่างสำหรับย่อหน้าใหม่แทนการเยื้องประโยค ให้วางบรรทัดว่างระหว่างคำทักทายและย่อหน้าแรก
ขั้นตอนที่ 4 แนะนำตัวเองในประโยคเปิด ถ้าจำเป็น
สำหรับอีเมลฉบับแรก แนะนำตัวเองแม้ว่าคุณจะรู้จักผู้รับในชีวิตจริงก็ตาม โดยการให้ข้อมูลส่วนบุคคล ผู้รับจะได้รับการสนับสนุนให้อ่านอีเมลของคุณ
- ตัวอย่างเช่น “ฉันชื่อเจสสิก้า ฮาร์โทโน และฉันเป็นผู้อำนวยการฝ่ายการตลาดที่ ABC Company” คุณยังสามารถแนะนำตัวเองกับผู้รับได้ เช่น “ฉันชื่อรามา ซูซานโต และฉันเรียนวิชาการตลาดของคุณ (การตลาด 101 ทุกวันอังคารและพฤหัสบดีบ่าย)”
- หากคุณรู้จักผู้รับแล้วและส่งอีเมลถึงเขาหรือเธอ คุณสามารถใช้ประโยคแรกเป็นคำทักทายได้ ตัวอย่างเช่น "ขอบคุณสำหรับการตอบกลับอย่างรวดเร็ว" หรือ "ฉันขอให้คุณมีสุขภาพที่ดี"
ขั้นตอนที่ 5. เขียนเนื้อหาของอีเมล
อีเมลที่เป็นทางการส่วนใหญ่จะตรงประเด็น ซึ่งหมายความว่าประโยคแรกและประโยคที่สองควรกล่าวถึงสาเหตุที่คุณเขียนถึงผู้รับ จำไว้ว่าให้ย่อเกี่ยวกับเป้าหมายของคุณให้สั้นที่สุด
