บทความวิกิฮาวนี้จะแนะนำวิธีการสร้างฐานข้อมูลโดยใช้ข้อมูลจากสเปรดชีต Microsoft Excel โดยการนำเข้าโดยตรงไปยัง Access ซึ่งเป็นโปรแกรมจัดการฐานข้อมูลของ Microsoft คุณยังสามารถส่งออกข้อมูล Excel เป็นรูปแบบที่โปรแกรมฐานข้อมูลสามารถเปิดได้ Microsoft Access เป็นโปรแกรมจากชุดโปรแกรม Microsoft Office และพร้อมใช้งานสำหรับคอมพิวเตอร์ Windows เท่านั้น
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 2: การใช้ Microsoft Access
ขั้นตอนที่ 1 เปิด Microsoft Access
โปรแกรมนี้ถูกทำเครื่องหมายด้วยไอคอนสีแดงที่มีตัวอักษร “ NS หลังจากนั้น หน้าเทมเพลต Access จะเปิดขึ้น
Access ได้รับการออกแบบมาเพื่อทำงานกับ Excel และรวมอยู่ใน Excel บนแผน Microsoft Office Professional และพร้อมใช้งานสำหรับคอมพิวเตอร์ Windows เท่านั้น
ขั้นตอนที่ 2 คลิกฐานข้อมูลเปล่า
ที่มุมซ้ายบนของหน้าต่างโปรแกรม
ถ้าคุณต้องการใช้เทมเพลตอื่นสำหรับฐานข้อมูล Access ของคุณ ให้เลือกเทมเพลตที่ต้องการ
ขั้นตอนที่ 3 คลิก สร้าง เมื่อได้รับแจ้ง
ที่มุมขวาล่างของหน้าต่างป๊อปอัป หลังจากนั้น ฐานข้อมูล Access จะเปิดขึ้น
ขั้นตอนที่ 4 คลิกแท็บข้อมูลภายนอก
แท็บนี้จะอยู่ในแถบเมนูที่ด้านบนของหน้าต่าง Access
ขั้นตอนที่ 5 คลิก แหล่งข้อมูลใหม่
ที่ด้านซ้ายสุดของแถบเครื่องมือ " ข้อมูลภายนอก " หลังจากนั้น เมนูแบบเลื่อนลงจะปรากฏขึ้น
ขั้นตอนที่ 6 เลือกไฟล์
ตัวเลือกนี้อยู่ในเมนูที่ขยายลงมา หลังจากนั้น เมนูป๊อปเอาต์จะปรากฏขึ้น
ขั้นตอนที่ 7 คลิก Excel
ในเมนูที่เด้งออกมา หลังจากนั้น หน้าต่างนำเข้าจะเปิดขึ้น
ขั้นตอนที่ 8 คลิก เรียกดู
ที่มุมขวาบนของหน้าต่าง
ขั้นตอนที่ 9 เลือกสเปรดชีต Excel
ไปที่โฟลเดอร์จัดเก็บสเปรดชีต Excel แล้วคลิกสเปรดชีตที่คุณต้องการเปิด
ขั้นตอนที่ 10 คลิกเปิด
ที่มุมขวาล่างของหน้าต่าง
ขั้นตอนที่ 11 กำหนดวิธีการถ่ายโอนข้อมูล
คลิกปุ่มตัวเลือกทางด้านซ้ายของตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งต่อไปนี้
- “ นำเข้าข้อมูลต้นฉบับลงในตารางใหม่ในฐานข้อมูลปัจจุบัน ” – เลือกตัวเลือกนี้หากคุณกำลังสร้างฐานข้อมูลใหม่โดยไม่มีตาราง หรือถ้าคุณต้องการเพิ่มตารางใหม่ลงในฐานข้อมูลที่มีอยู่ ด้วยการสร้างตารางใหม่ คุณสามารถแก้ไขข้อมูลผ่าน Access ได้
- “ ผนวกสำเนาของระเบียนลงในตาราง ” – เลือกตัวเลือกนี้หากคุณใช้ฐานข้อมูลที่มีอยู่และต้องการเพิ่มข้อมูลลงในตารางใดตารางหนึ่งในฐานข้อมูล ด้วยการเพิ่มตารางที่มีอยู่ คุณสามารถแก้ไขข้อมูลผ่าน Access ได้
- “ เชื่อมโยงไปยังแหล่งข้อมูลโดยการสร้างตารางที่เชื่อมโยง ” – เลือกตัวเลือกนี้เพื่อสร้างลิงค์ในฐานข้อมูลซึ่งจะเปิดฐานข้อมูลใน Excel ด้วยตัวเลือกนี้ คุณไม่สามารถแก้ไขข้อมูลผ่าน Access ได้
ขั้นตอนที่ 12 คลิกตกลง
ที่ด้านล่างของหน้าต่าง
ขั้นตอนที่ 13 เลือกเวิร์กชีต
ที่ด้านบนของหน้าต่าง ให้คลิกชื่อเวิร์กชีตที่คุณต้องการนำเข้าจากเอกสาร Excel ที่เลือก
- ตามค่าเริ่มต้น Excel จะสร้างเวิร์กชีตที่มีแผ่นงานสามแผ่นชื่อ " Sheet 1 ", " Sheet 2 " และ " Sheet 3 " คุณสามารถส่งแผ่นงานได้เพียงแผ่นเดียวสำหรับกระบวนการเดียวเท่านั้น หากคุณเก็บข้อมูลไว้ในแผ่นงานทั้งสาม คุณจะต้องทำการโอนย้ายแผ่นงานแรกให้เสร็จสิ้น จากนั้นกลับไปที่แท็บ " ข้อมูลภายนอก " และทำซ้ำขั้นตอนทั้งหมดสำหรับแผ่นงานอื่น
- คุณสามารถลบ เพิ่ม และแก้ไขชื่อแผ่นงานใน Excel และการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณทำจะแสดงในฐานข้อมูล Access
ขั้นตอนที่ 14. คลิกถัดไป
ที่มุมขวาล่างของหน้าต่าง
ขั้นตอนที่ 15. เปิดใช้งานส่วนหัวของคอลัมน์
คลิกช่อง "แถวแรกประกอบด้วยส่วนหัวของคอลัมน์" หากแผ่นงาน Excel มีส่วนหัวของคอลัมน์เป็นของตัวเองในแถวบนสุด (เช่น แถว “ NS ”).
ยกเลิกการเลือกกล่องถ้าคุณต้องการให้ Access สร้างส่วนหัวของคอลัมน์
ขั้นตอนที่ 16 คลิกถัดไป
ขั้นตอนที่ 17. แก้ไขคอลัมน์และเซลล์ของสเปรดชีตหากจำเป็น
หากคุณต้องการนำเข้าเซลล์ทั้งหมดจากสเปรดชีตโดยไม่มีการเปลี่ยนแปลง ให้ข้ามขั้นตอนนี้:
- ในการแก้ไขเซลล์ ให้คลิกส่วนหัวของคอลัมน์ที่คุณต้องการเปลี่ยน จากนั้นแก้ไขชื่อเซลล์ ชนิดข้อมูล และ/หรือว่าเซลล์นั้นได้รับการจัดทำดัชนีหรือไม่
- หากคุณไม่ต้องการนำเข้าเซลล์ ให้เลือกช่อง "ห้ามนำเข้าช่อง (ข้าม)"
ขั้นตอนที่ 18. คลิกปุ่มถัดไป
ขั้นตอนที่ 19. ตั้งค่าคีย์หลักสำหรับฐานข้อมูล
เพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุด ให้คงการตั้งค่าเริ่มต้นไว้ตามเดิม (เพื่อให้ Access กำหนดคีย์ของตัวเอง)
คุณสามารถตั้งค่าคีย์ได้ด้วยตัวเองโดยทำเครื่องหมายที่ช่อง " เลือกคีย์หลักของฉันเอง " และป้อนคีย์ในช่องถัดจากตัวเลือก แม้ว่าจะไม่แนะนำ คุณยังสามารถเลือก " ไม่มีคีย์หลัก"
ขั้นตอนที่ 20 คลิกถัดไป
ขั้นตอนที่ 21. เพิ่มชื่อ
พิมพ์ชื่อสเปรดชีตในช่อง "นำเข้าไปยังตาราง"
ข้ามขั้นตอนนี้ถ้าคุณต้องการแสดงฐานข้อมูลด้วยชื่อเริ่มต้น
ขั้นตอนที่ 22. คลิกเสร็จสิ้น
ที่มุมขวาล่างของหน้าต่าง
ขั้นตอนที่ 23 คลิกปิด
ที่มุมขวาล่างของหน้าต่าง หลังจากนั้น หน้าต่างนำเข้าจะปิดลงและฐานข้อมูลจะถูกสร้างขึ้น
คุณสามารถทำเครื่องหมายที่ช่อง " บันทึกขั้นตอนการนำเข้า " ก่อนเพื่อให้แน่ใจว่าโปรแกรมจำการตั้งค่าที่กำหนดไว้สำหรับฐานข้อมูลนี้
วิธีที่ 2 จาก 2: การใช้โปรแกรมฐานข้อมูลบุคคลที่สาม
ขั้นตอนที่ 1 เปิดเอกสาร Excel
คลิกสองครั้งที่เอกสาร Excel ที่คุณต้องการแปลงเป็นฐานข้อมูล
หากคุณยังไม่ได้สร้างเอกสาร ให้เปิด Excel คลิก " สมุดงานเปล่า ” และสร้างเอกสารก่อนที่จะไปยังขั้นตอนถัดไป
ขั้นตอนที่ 2 คลิกไฟล์
ในแถบเมนูด้านบนของหน้าต่าง Excel (Windows) หรือด้านบนของหน้าจอ (Mac)
ขั้นตอนที่ 3 คลิก บันทึกเป็น
ตัวเลือกนี้อยู่ในเมนู ไฟล์ ”.
ขั้นตอนที่ 4 ดับเบิลคลิกที่พีซีเครื่องนี้
อยู่ตรงกลางหน้า
ข้ามขั้นตอนนี้สำหรับผู้ใช้ Mac
ขั้นตอนที่ 5. เลือกรูปแบบไฟล์
คลิกช่องรายการแบบเลื่อนลง " บันทึกเป็นประเภท " (Windows) หรือ " รูปแบบไฟล์ " (Mac) จากนั้นเลือกหนึ่งในตัวเลือกต่อไปนี้:
- หากคุณกำลังใช้แอปพลิเคชันฐานข้อมูลบนคอมพิวเตอร์ ให้คลิกรูปแบบ “ . CSV ” (ค่าที่คั่นด้วยจุลภาค)
-
หากคุณกำลังใช้แอปพลิเคชันฐานข้อมูลบนเว็บ ให้คลิกรูปแบบ “ . XML ”.
ถ้าเอกสาร Excel ไม่มีข้อมูล XML คุณจะไม่สามารถเลือกรูปแบบ XML ได้
ขั้นตอนที่ 6 คลิกบันทึก
ที่ด้านล่างของหน้าต่าง หลังจากนั้น เอกสารจะถูกบันทึกด้วยค่ากำหนดที่คุณตั้งไว้
ขั้นตอนที่ 7. สร้างฐานข้อมูลใหม่บนโปรแกรมฐานข้อมูลที่ใช้
ขั้นตอนจะแตกต่างกันขึ้นอยู่กับโปรแกรมที่ใช้ อย่างไรก็ตาม โดยปกติคุณต้องเปิดโปรแกรม คลิก “ ใหม่ " (หรือ " ไฟล์ ” > “ ใหม่ ”) และปฏิบัติตามคำแนะนำที่ปรากฏบนหน้าจอ
ขั้นตอนที่ 8 มองหาปุ่มนำเข้า…
ปุ่มนี้มักจะปรากฏขึ้นหลังจากคลิกเมนู “ ไฟล์ ” แต่โปรแกรมฐานข้อมูลที่ใช้อาจมีความแตกต่างกัน
ขั้นตอนที่ 9 เลือกไฟล์ Excel
ค้นหาและดับเบิลคลิกไฟล์ที่คุณส่งออกจาก Excel
ขั้นตอนที่ 10 ทำตามคำแนะนำจากแอปพลิเคชันฐานข้อมูลเพื่อนำเข้าข้อมูล
ขั้นตอนที่ 11 บันทึกฐานข้อมูล
โดยปกติ คุณสามารถเปิดเมนู " บันทึก " โดยกด Ctrl+S (Windows) หรือ Command+S (Mac)
