เมื่อใช้สเปรดชีต Microsoft Excel ที่มีข้อมูลจำนวนมาก คุณจะพบรายการเดียวกันได้ คุณลักษณะ "การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข" ใน Microsoft Excel สามารถแสดงตำแหน่งที่รายการที่ซ้ำกัน ในขณะที่คุณลักษณะ "ลบรายการที่ซ้ำกัน" จะลบรายการที่ซ้ำกัน การดูและการลบรายการที่ซ้ำกันช่วยให้มั่นใจถึงความถูกต้องของข้อมูลและการนำเสนอของคุณ
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 2: การใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
ขั้นตอนที่ 1. เปิดไฟล์
สิ่งแรกที่คุณควรทำคือเลือกข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการค้นหาข้อมูลที่ซ้ำกัน
ขั้นตอนที่ 2 คลิกเซลล์ที่มุมบนซ้ายของกลุ่มข้อมูล
นี้เริ่มกระบวนการเลือกข้อมูล
ขั้นตอนที่ 3 กดปุ่ม Shift ค้างไว้ จากนั้นคลิกเซลล์สุดท้ายที่มุมล่างขวาของกลุ่มข้อมูล
การดำเนินการนี้จะเลือกข้อมูลทั้งหมดที่คุณระบุ
คุณสามารถดำเนินการนี้ในลำดับอื่นได้ (เช่น คลิกมุมขวาล่างก่อน แล้วจึงไฮไลต์ข้อมูลถัดไปจากที่นั่น)
ขั้นตอนที่ 4 มองหาส่วน "สไตล์" ในแถบเครื่องมือ
พื้นที่นี้มีเครื่องมือสำหรับการจัดรูปแบบเอกสาร รวมถึงคุณลักษณะ "การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข"
ขั้นตอนที่ 5. คลิกที่ "การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข"
ซึ่งจะแสดงเมนูแบบเลื่อนลง
ขั้นตอนที่ 6 เลือก "ไฮไลต์กฎของเซลล์" จากนั้นคลิก "ค่าที่ซ้ำกัน"
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลของคุณยังคงถูกเน้นเมื่อทำเช่นนั้น ซึ่งจะเปิดหน้าต่างโปรแกรมพร้อมตัวเลือกการตั้งค่าในเมนูดรอปดาวน์อื่น
ขั้นตอนที่ 7 เลือก "ค่าที่ซ้ำกัน" จากเมนูแบบเลื่อนลง
หากคุณต้องการแสดงค่าทั้งหมดที่ไม่ซ้ำกัน ให้เลือก "ไม่ซ้ำกัน"
ขั้นตอนที่ 8 เลือกสีไฮไลท์ที่คุณต้องการ
สีไฮไลท์จะแสดงรายการที่ซ้ำกัน สีเริ่มต้นคือสีชมพูพร้อมตัวอักษรสีแดงเข้ม
ขั้นตอนที่ 9 คลิก "ตกลง" เพื่อดูผลลัพธ์
ขั้นตอนที่ 10 เลือกช่องที่ซ้ำกัน จากนั้นกดปุ่ม Delete เพื่อลบ
บางทีคุณอาจไม่ต้องการลบค่าที่ซ้ำกันเหล่านั้นออกหากแต่ละข้อมูลแสดงถึงบางสิ่ง (เช่น แบบสำรวจ)
หลังจากลบรายการที่ซ้ำกัน คู่ที่ซ้ำกันจะสูญเสียสปอตไลท์ไป
ขั้นตอนที่ 11 คลิกที่ "การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข" อีกครั้ง
ไม่ว่าคุณจะลบรายการที่ซ้ำกันหรือไม่ คุณจะต้องกำจัดไฮไลต์การจัดรูปแบบก่อนปิดเอกสาร
ขั้นตอนที่ 12 เลือก "ล้างกฎ" จากนั้นคลิก "ล้างกฎจากทั้งแผ่น" เพื่อกำจัดการจัดรูปแบบ
การดำเนินการนี้จะลบไฮไลต์บนรายการซ้ำที่คุณไม่ได้ลบ
หากจัดรูปแบบสเปรดชีตหลายส่วน คุณสามารถเลือกพื้นที่ที่ต้องการแล้วคลิก "ล้างกฎจากเซลล์ที่เลือก" เพื่อลบไฮไลต์
ขั้นตอนที่ 13 บันทึกการเปลี่ยนแปลงเอกสาร
หากคุณพอใจกับการเปลี่ยนแปลง แสดงว่าคุณพบและลบรายการที่ซ้ำกันใน Excel สำเร็จแล้ว!
วิธีที่ 2 จาก 2: การใช้คุณลักษณะ Remove Duplicates ใน Excel
ขั้นตอนที่ 1. เปิดไฟล์
สิ่งแรกที่คุณควรทำคือเลือกข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการค้นหาข้อมูลที่ซ้ำกัน
ขั้นตอนที่ 2 คลิกเซลล์ที่มุมบนซ้ายของกลุ่มข้อมูล
นี้เริ่มกระบวนการเลือกข้อมูล
ขั้นตอนที่ 3 กดปุ่ม Shift ค้างไว้ จากนั้นคลิกเซลล์สุดท้ายที่มุมล่างขวาของกลุ่มข้อมูล
การดำเนินการนี้จะเลือกข้อมูลทั้งหมดที่คุณระบุ
คุณสามารถดำเนินการนี้ในลำดับอื่นได้ (เช่น คลิกมุมขวาล่างก่อน แล้วจึงไฮไลต์ข้อมูลถัดไปจากที่นั่น)
ขั้นตอนที่ 4 คลิกแท็บ "ข้อมูล" ที่ด้านบนของหน้าจอ
ขั้นตอนที่ 5. ค้นหาส่วน "เครื่องมือข้อมูล" บนแถบเครื่องมือ
ส่วนนี้มีเครื่องมือสำหรับแก้ไขข้อมูลที่เลือก รวมถึงคุณลักษณะ "ลบรายการที่ซ้ำกัน"
ขั้นตอนที่ 6 คลิก "ลบรายการที่ซ้ำกัน"
ซึ่งจะเปิดหน้าต่างการตั้งค่าโปรแกรม
ขั้นตอนที่ 7 คลิก "เลือกทั้งหมด" เพื่อให้แน่ใจว่าได้เลือกคอลัมน์ทั้งหมดแล้ว
ขั้นตอนที่ 8 เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการตรวจสอบโดยใช้เครื่องมือนี้
การตั้งค่าเริ่มต้นมีการเลือกคอลัมน์ทั้งหมด
ขั้นตอนที่ 9 คลิกตัวเลือก "ข้อมูลของฉันมีส่วนหัว" หากคุณใช้ส่วนหัว
สิ่งนี้จะบอกโปรแกรมว่ารายการแรกในแต่ละคอลัมน์เป็นส่วนหัว ดังนั้นรายการเหล่านั้นจะถูกข้ามจากกระบวนการลบ
ขั้นตอนที่ 10 คลิก "ตกลง" เมื่อพอใจกับการเลือกของคุณ
การดำเนินการนี้จะลบรายการที่ซ้ำกันที่คุณระบุโดยอัตโนมัติ
หากโปรแกรมบอกคุณว่าไม่พบรายการที่ซ้ำกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณรู้ว่ามี ให้ตรวจสอบฟิลด์ในหน้าต่างโปรแกรม "Remove Duplicates" การตรวจสอบคอลัมน์ทีละคอลัมน์จะช่วยแก้ไขข้อผิดพลาดทั้งหมดในส่วนนี้
ขั้นตอนที่ 11 บันทึกการเปลี่ยนแปลงเอกสาร
หากคุณพอใจกับการเปลี่ยนแปลง แสดงว่าคุณได้ลบรายการที่ซ้ำกันใน Excel สำเร็จแล้ว!
เคล็ดลับ
- คุณยังค้นหารายการซ้ำได้โดยติดตั้งเครื่องมือของบุคคลที่สามเพิ่มเติม เครื่องมือเหล่านี้บางส่วนปรับปรุงคุณลักษณะ "การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข" ของ Excel เพื่อให้คุณสามารถใช้สีต่างๆ เพื่อระบุรายการที่ซ้ำกัน
- การลบรายการที่ซ้ำกันเหมาะสำหรับการตรวจสอบรายชื่อแขก ที่อยู่ หรือเอกสารอื่นๆ ที่คล้ายคลึงกัน
