บทความวิกิฮาวนี้จะแนะนำวิธีการลดขนาดพื้นที่ที่ไฟล์ Microsoft Excel ใช้ โดยการลบการจัดรูปแบบ บีบอัดรูปภาพ และบันทึกไฟล์ในรูปแบบที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 6: การบันทึกชีตเป็นไฟล์ไบนารี
ขั้นตอนที่ 1 เปิดไฟล์ Microsoft Excel
ดับเบิลคลิกที่ไอคอนแอปสีเขียวและสีขาวที่มีตัวอักษร “ NS", คลิกเมนู" ไฟล์ " และ " เปิด… และเลือกไฟล์ที่ต้องการ
ขั้นตอนที่ 2 คลิกไฟล์
ขั้นตอนที่ 3 คลิก บันทึกเป็น…
ขั้นตอนที่ 4. พิมพ์ชื่อไฟล์
ขั้นตอนที่ 5. คลิกช่องแบบเลื่อนลง "รูปแบบไฟล์:"
ขั้นตอนที่ 6 คลิก Excel Binary Workbook ในส่วนของ "รูปแบบพิเศษ".
ไฟล์ที่บันทึกในรูปแบบนี้มีขนาดค่อนข้างเล็กเมื่อเทียบกับไฟล์.xls ปกติ
ขั้นตอนที่ 7 คลิกบันทึก
ไฟล์ Excel ที่มีขนาดเล็กกว่าจะถูกบันทึกลงในคอมพิวเตอร์
ส่วนที่ 2 จาก 6: การลบรูปแบบออกจากแถวและคอลัมน์ว่าง
ขั้นตอนที่ 1 เปิดไฟล์ Microsoft Excel ที่ต้องการ
ดับเบิลคลิกที่ไอคอนแอปสีเขียวและสีขาวที่มีตัวอักษร “ NS", คลิกเมนู" ไฟล์ " และ " เปิด… และเลือกไฟล์ที่ต้องการ
ขั้นตอนที่ 2 เลือกแถวว่างทั้งหมด
คลิกหมายเลขบรรทัดแรกว่าง จากนั้นกดคีย์ผสมค้างไว้ Ctrl+⇧ Shift+↓ (Windows) หรือ +⇧ Shift+↓ (Mac)
ปุ่มลูกศรมักจะอยู่ที่มุมล่างขวาของแป้นพิมพ์
ขั้นตอนที่ 3 คลิกแท็บหน้าแรก หรือ (Windows) หรือ แก้ไขบนแถบเมนู (Mac)
ขั้นตอนที่ 4 คลิก ล้าง
ขั้นตอนที่ 5. คลิก ล้างทั้งหมด (Windows) หรือ รูปแบบ (Mac)
ด้วยตัวเลือกนี้ การจัดรูปแบบที่ไม่จำเป็นจะถูกลบออกจากเซลล์ที่ไม่ได้ใช้
ขั้นตอนที่ 6 เลือกคอลัมน์ว่างทั้งหมด
คลิกตัวอักษรของคอลัมน์ว่างแรก จากนั้นกดคีย์ผสมค้างไว้ Ctrl+⇧ Shift+→ (Windows) หรือ +⇧ Shift+→ (Mac)
ปุ่มลูกศรมักจะอยู่ที่มุมล่างขวาของแป้นพิมพ์
ขั้นตอนที่ 7 คลิกแท็บหน้าแรก (Windows) หรือ แก้ไขบนแถบเมนู (Mac)
ขั้นตอนที่ 8 คลิก ล้าง
ขั้นตอนที่ 9 คลิก ล้างทั้งหมด (Windows) หรือ รูปแบบ (Mac)
ด้วยตัวเลือกนี้ การจัดรูปแบบที่ไม่จำเป็นจะถูกลบออกจากเซลล์ที่ไม่ได้ใช้
ส่วนที่ 3 จาก 6: การนำการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขออก
ขั้นตอนที่ 1 เปิดไฟล์ Microsoft Excel ที่ต้องการ
ดับเบิลคลิกที่ไอคอนแอปสีเขียวและสีขาวที่มีตัวอักษร “ NS", คลิกเมนู" ไฟล์ " และ " เปิด… และเลือกไฟล์ที่ต้องการ
ขั้นตอนที่ 2 คลิกแท็บหน้าแรกที่ด้านบนของหน้าจอ
ขั้นตอนที่ 3 คลิกการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
ในหัวข้อ "Styles" ของ ribbon ตัวเลือก
ขั้นตอนที่ 4 คลิก ล้างกฎ
ขั้นตอนที่ 5 คลิก ล้างกฎจากทั้งแผ่น
ส่วนที่ 4 จาก 6: การลบรูปแบบออกจากเซลล์ว่าง (Windows)
ขั้นตอนที่ 1. เปิดไฟล์ Microsoft Excel ที่ต้องการ
ดับเบิลคลิกที่ไอคอนแอปสีเขียวและสีขาวที่มีตัวอักษร “ NS", คลิกเมนู" ไฟล์ " และ " เปิด… และเลือกไฟล์ที่ต้องการ
ขั้นตอนที่ 2 คลิกแท็บหน้าแรกที่ด้านบนของหน้าจอ
ขั้นตอนที่ 3 คลิก ค้นหาและเลือก
ตัวเลือกนี้อยู่ในส่วน " กำลังแก้ไข " ของริบบอนตัวเลือก
ขั้นตอนที่ 4. คลิกไปที่…
ขั้นตอนที่ 5. คลิก พิเศษ…
ขั้นตอนที่ 6 คลิกปุ่มตัวเลือกช่องว่าง
ขั้นตอนที่ 7 คลิกตกลง
ตอนนี้ เซลล์ว่างทั้งหมดในชุดข้อมูลจะถูกทำเครื่องหมาย
ขั้นตอนที่ 8 คลิก ล้าง
ตัวเลือกนี้ระบุด้วยไอคอนยางลบ
ขั้นตอนที่ 9 คลิก ล้างทั้งหมด
ส่วนที่ 5 จาก 6: การลบรูปแบบออกจากเซลล์ว่าง (Mac)
ขั้นตอนที่ 1 เปิดไฟล์ Microsoft Excel ที่ต้องการ
ดับเบิลคลิกที่ไอคอนแอปสีเขียวและสีขาวที่มีตัวอักษร “ NS", คลิกเมนู" ไฟล์ " และ " เปิด… และเลือกไฟล์ที่ต้องการ
ขั้นตอนที่ 2 คลิกแก้ไข
ตัวเลือกนี้จะอยู่ในแถบเมนูที่ด้านบนของหน้าจอ
ขั้นตอนที่ 3 คลิกค้นหา
ขั้นตอนที่ 4. คลิกไปที่…
ขั้นตอนที่ 5. คลิก พิเศษ…
ขั้นตอนที่ 6 คลิกปุ่มตัวเลือกช่องว่าง
ขั้นตอนที่ 7 คลิกตกลง
ตอนนี้ เซลล์ว่างทั้งหมดในชุดข้อมูลจะถูกทำเครื่องหมาย
ขั้นตอนที่ 8 คลิก แก้ไข บนแถบเมนู
ขั้นตอนที่ 9 คลิก ล้าง
ขั้นตอนที่ 10 คลิกรูปแบบ
ตอนที่ 6 จาก 6: การบีบอัดรูปภาพ
ขั้นตอนที่ 1 เปิดไฟล์ Microsoft Excel ที่ต้องการ
ดับเบิลคลิกที่ไอคอนแอปสีเขียวและสีขาวที่มีตัวอักษร “ NS", คลิกเมนู" ไฟล์ " และ " เปิด… และเลือกไฟล์ที่ต้องการ
ขั้นตอนที่ 2 เปิดกล่องโต้ตอบ "การบีบอัด"
ในการแสดง:
- บนคอมพิวเตอร์ที่ใช้ Windows ให้คลิกที่รูปภาพ จากนั้นคลิกปุ่ม “ รูปแบบ ” และคลิกตัวเลือก “ บีบอัด ” บนแถบเครื่องมือ
- บนคอมพิวเตอร์ Mac ให้คลิกปุ่ม “ ไฟล์ " และเลือก " ลดขนาดไฟล์… ”.
ขั้นตอนที่ 3 คลิกเมนูแบบเลื่อนลงที่อยู่ถัดจากตัวเลือก "คุณภาพของภาพ"
ขั้นตอนที่ 4 เลือกความละเอียดของภาพที่เล็กลง
ขั้นตอนที่ 5. ทำเครื่องหมายที่ช่อง " ลบพื้นที่ครอบตัดของรูปภาพ"
ขั้นตอนที่ 6 คลิกรูปภาพทั้งหมดในไฟล์นี้
ขั้นตอนที่ 7 คลิกตกลง
รูปภาพที่แสดงในไฟล์จะถูกบีบอัดและข้อมูลรูปภาพที่ไม่เกี่ยวข้องจะถูกลบออก
