หากงานของคุณต้องการให้คุณติดต่อลูกค้าทางโทรศัพท์ คุณมักจะฝากข้อความเสียงไว้เป็นจำนวนมาก อย่างไรก็ตาม สิ่งที่ต้องพูดหลังจากได้ยินเสียงบี๊บทางโทรศัพท์คืออะไร การส่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดผ่านวอยซ์เมลอาจเป็นเรื่องที่น่ากลัว ดังนั้นรายละเอียดมากมายจึงถูกมองข้ามไป แทนที่การส่งข้อความเสียงอย่างกะทันหันด้วยระบบที่ถูกต้อง คุณสามารถมั่นใจได้ว่าข้อมูลสำคัญทั้งหมดจะถูกส่งต่อไปยังผู้รับผ่านจุดที่จำง่ายสองสามข้อ เพื่อให้โอกาสได้รับการโทรกลับจะเพิ่มขึ้น
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: แนะนำตัวเอง
ขั้นตอนที่ 1. ใช้น้ำเสียงที่เหมาะสม
ทันทีที่ข้อความเริ่มบันทึก ให้พูดด้วยเสียงที่ชัดเจนและได้ยินได้ง่าย อย่าพูดพึมพำหรือพูดเร็วเกินไป พยายามทำให้เสียงของคุณดูน่าดึงดูดและมีพลังเพื่อดึงดูดความสนใจของผู้ฟัง แม้ว่าเขาจะมองไม่เห็นคุณ แต่น้ำเสียงของคุณจะชัดเจน ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้น้ำเสียงที่ถูกต้อง
- ออกเสียงแต่ละคำออกมาดัง ๆ สัญญาณที่ไม่ดีสามารถทำให้เสียงของคุณขุ่นมัว แม้กระทั่งทำให้คำพูดของคุณหมดลง เสียงของการสนทนาปกติจะได้ยินไม่ชัดเจนเมื่อโทร
- คุณภาพเสียงของคุณควรสะท้อนถึงจุดประสงค์ของการโทร ตัวอย่างเช่น คุณสามารถฝากข้อความเสียงอันดังเพื่อแสดงความยินดีกับหลานสาวที่สำเร็จการศึกษาจากโรงเรียน อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการแสดงความเสียใจ โปรดส่งข้อความเสียงที่จริงจังและให้เกียรติ
ขั้นตอนที่ 2. พูดชื่อของคุณ
ระบุชื่อของคุณที่จุดเริ่มต้นของข้อความ ด้วยวิธีนี้ บุคคลที่อยู่ในสายจะรู้ว่าคุณเป็นใคร คำง่ายๆ เช่น “นี่ (ชื่อเล่นของคุณ)” สามารถใช้ในสถานการณ์ต่างๆ ได้ คุณยังสามารถใช้ประโยคที่สุภาพกว่านี้ได้ เช่น “ฉันชื่อ (ชื่อเต็ม)” ถ้าคนที่โทรมาไม่เคยพบคุณ เพื่อนและครอบครัวสามารถจำคุณได้โดยไม่ต้องระบุตัวตนเพิ่มเติม หากการโทรเกี่ยวข้องกับงาน ผู้รับสายจะต้องมีชื่อเพื่อทราบจุดประสงค์ของการโทร เพื่อให้สามารถโต้ตอบกันเป็นการส่วนตัวมากขึ้น
- ขั้นตอนข้างต้นฟังดูเล็กน้อย แต่มักจะถูกลืมโดยผู้โทรที่กังวลเมื่อฝากข้อความเสียง
- หากคุณมีตำแหน่งงานหรือคำอธิบายตนเองที่สามารถช่วยให้ผู้โทรระบุตัวคุณได้ ให้ระบุหลังชื่อของคุณ ตัวอย่างเช่น “ฉันชื่อดร. Arief นักรังสีวิทยาที่โรงพยาบาล Tangerang General” หรือ “นี่คือ Tasya ฉันเป็นแม่ของ Selvy ซึ่งอยู่ชั้นเดียวกับลูกของคุณ”
ขั้นตอนที่ 3 ระบุหมายเลขโทรศัพท์ของคุณ
ระบุหมายเลขโทรศัพท์ของคุณหลังจากพูดถึงชื่อ ผู้รับโทรศัพท์ส่วนใหญ่จะรอจนกว่าจะสิ้นสุดข้อความเสียงเพื่อรับข้อมูลติดต่อ แต่ถ้าผู้รับไม่ลบออกทันที พวกเขาจะต้องเริ่มข้อความใหม่อีกครั้ง อย่าลืมพูดช้าๆและชัดเจนเมื่อพูดถึงหมายเลขโทรศัพท์เพื่อให้ผู้รับได้ยินได้ดี
- วิธีง่ายๆ ในการพูดหมายเลขโทรศัพท์ขึ้นต้นข้อความคือการพูดว่า “นี่คือ (ชื่อของคุณ) หมายเลขของฉัน (หมายเลขโทรศัพท์ของคุณ)” หรือ “นี่คือ (ชื่อของคุณ) จากหมายเลข (หมายเลขโทรศัพท์ของคุณ))”
- แม้ว่าคุณสมบัติ Caller ID จะทำให้ผู้รับเห็นหมายเลขของคุณ แต่ก็ยังแนะนำให้ระบุหมายเลขโทรศัพท์ในกรณีที่หมายเลขของคุณไม่ได้รับการบันทึกหรือคุณต้องการให้ผู้รับโทรหาคุณที่หมายเลขอื่น
ขั้นตอนที่ 4. ทำการเชื่อมต่อ
เมื่อคุณได้ยินข้อความเสียงที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจจากผู้ส่งที่ไม่รู้จัก ผู้คนจะเริ่มรู้สึกสงสัยหรือหมดความสนใจหากพวกเขาไม่รู้ว่าคุณเป็นใครและจุดประสงค์ของการโทรคืออะไร ทำให้พวกเขาสงบลงโดยพูดถึงชื่อเพื่อนที่รู้จักหรือผู้ให้หมายเลข อีกครั้ง วิธีนี้ทำให้การโทรรู้สึกเป็นส่วนตัวมากขึ้น ข้อความเสียงจะไม่ถูกสงสัย และเป็นไปได้มากว่าคุณจะได้รับคำตอบตามที่คุณคาดหวัง
- พยายามแนะนำสั้นๆ เพื่อให้ผู้ฟังทราบ เช่น "ฉันได้หมายเลขนี้มาจาก Andi ซึ่งบอกว่าคุณจะขายเรือของคุณ"
- แม้ว่าคุณจะไม่ได้ติดต่อธุรกิจ แต่การสร้างความสัมพันธ์ส่วนตัวจะทำให้ผู้รับรู้สึกสบายใจขึ้น “นี่คือบ๊อบ เพื่อนบ้านของคุณที่อยู่ฝั่งตรงข้ามบ้าน” ฟังดูเป็นมิตรกว่า “นี่คือบ็อบบี้ ราห์มาดิกา เศรษฐวัน”
วิธีที่ 2 จาก 3: อธิบายความต้องการของคุณ
ขั้นตอนที่ 1. คิดก่อนว่าจะพูดอะไร
ก่อนออกจากวอยซ์เมล คุณจำเป็นต้องรู้ว่าคุณกำลังพยายามจะสื่ออะไร นี่ไม่ใช่ปัญหาหากคุณมีเป้าหมายเฉพาะในใจ แต่การได้ยินเสียงบี๊บที่ส่งสัญญาณว่ากำลังบันทึกข้อความเสียงอยู่อาจทำให้ใครๆ ก็กังวลได้ แบ่งข้อมูลที่คุณต้องการถ่ายทอดออกเป็นหลายๆ จุด จากนั้นอธิบายทุกอย่างก่อนวางสาย
- โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับข้อความเสียงที่สำคัญมาก คุณสามารถเขียนสคริปต์คร่าวๆ ก่อนบันทึกข้อความได้
- ถ้าจู่ๆ คุณพูดติดอ่าง ให้เน้นที่การเอ่ยชื่อ ข้อมูลติดต่อ และเหตุผลที่โทรหาคุณสั้นๆ
- ลองนึกภาพว่าคุณกำลังส่งข้อความเสียงเพื่อฝากข้อความโรแมนติกเกี่ยวกับวันที่ในคืนก่อน การจินตนาการถึงข้อความเสียงที่คุณกำลังจะส่งก่อนบันทึกข้อความนั้นจะทำให้คุณรู้สึกเย็น สงบ และสบายแทนการประหม่าและเขินอาย
ขั้นตอนที่ 2 เก็บข้อความของคุณสั้น ๆ
จำกัด ข้อความเสียงของคุณไว้ที่ 20-30 วินาที คุณแทบจะไม่ต้องใช้ข้อความเสียงนานกว่าระยะเวลานั้น คุณไม่ต้องการให้ผู้รับเบื่อที่จะได้ยินข้อความที่ยาวและพูดมาก จดจ่อและส่งข้อความตรงประเด็น ข้อความสั้นสามารถกระตุ้นความอยากรู้เพื่อให้ผู้รับมีความสนใจในการโทรกลับ
- ในทางกลับกัน ถ้าวอยซ์เมลของคุณสั้นเกินไป ผู้รับอาจคิดว่ามันไม่สำคัญแล้วจึงลบทิ้งโดยที่ไม่มีใครฟังก่อน มีแนวโน้มจะเกิดขึ้นหากคุณโทรจากหมายเลขที่ไม่รู้จัก
- จุดประสงค์ของการฝากข้อความเสียงคือเพื่อให้คนโทรกลับ ไม่ใช่เพื่อแบ่งปันข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการให้ในการโทรโดยตรง
ขั้นตอนที่ 3 เริ่มวอยซ์เมลด้วยข้อมูลที่สำคัญที่สุด
อย่าท้อถอยกับเหตุผลที่โทรมา ถ้าคุณแค่อยากถามว่าคุณเป็นอย่างไรก็พูดอย่างนั้น หากคุณต้องการเสนอรายการใดรายการหนึ่งหรือยืนยันการนัดหมาย ให้พูดอย่างนั้น ผู้ฟังจะเลิกสนใจอย่างรวดเร็วและลบข้อความนั้นทิ้ง ถ้าคุณไม่พูดถึงจุดประสงค์ของการโทรในตอนต้นของข้อความ
- คุณมีเวลาน้อยมากในการส่งข้อความ หากคุณพูดมากเกินไป ผู้ฟังอาจปิดเสียงข้อความก่อนที่จะได้รับข้อมูลสำคัญ
- ดีกว่าที่จะบอกข่าวร้าย เช่น "พ่ออยู่โรงพยาบาล" ทันที แล้วใช้เวลาที่เหลือเพื่อแสดงความเห็นอกเห็นใจและคำอธิบาย แทนที่จะวนไปวนมาจนกว่าผู้ฟังจะกังวล
ขั้นตอนที่ 4 ฝากข้อความส่วนตัวและแบบออร์แกนิก
ต่อต้านการกระตุ้นให้พูดอย่างแข็งทื่อเหมือนคุยโทรศัพท์ เป็นมิตร เป็นตัวของตัวเอง และพูดอย่างเป็นธรรมชาติ ผู้คนสามารถเห็นพนักงานขายพยายามให้พวกเขาซื้อของบางอย่าง และพวกเขามักจะฟังข้อความเสียงของคุณหากพวกเขารู้สึกว่าถูกเข้าหาอย่างสุภาพ
การพูดเหมือนกับว่าคุณกำลังอ่านสคริปต์จะทำให้รู้สึกว่าผู้ฟังเป็นเพียงหนึ่งในหลายๆ คนที่คุณโทรหาเพื่อเสนอสิ่งเดียวกัน
วิธีที่ 3 จาก 3: การปิดวอยซ์เมล
ขั้นตอนที่ 1 โยนคำถามหรือคำขอเฉพาะ
เมื่อสิ้นสุดข้อความ ให้อธิบายว่าเหตุใดคุณจึงต้องการให้ผู้รับโทรกลับ ถามคำถามเฉพาะหรือส่งคำขอที่จะกระตุ้นให้เขาหยิบโทรศัพท์ขึ้นมา หากผู้รับรู้สึกสับสนหรือไม่แน่ใจในจุดหมายของคุณหลังจากได้ยินข้อความเสียง แสดงว่าข้อความนั้นไม่สำเร็จ
- ลองใช้วลีเช่น "แจ้งให้เราทราบหากคุณชอบสูตรที่ส่งมา" หรือ "ฉันสนใจที่จะรับฟังความคิดเห็นของคุณเกี่ยวกับข้อเสนอนี้"
- ผู้คนมีแรงจูงใจที่จะโทรกลับหากคุณส่งคำขอที่เจาะจงมากกว่าเพียงแค่พูดว่า "โทรกลับ ตกลง"
ขั้นตอนที่ 2 ระบุชื่อและข้อมูลติดต่อของคุณอีกครั้ง
สิ้นสุดข้อความโดยทำซ้ำชื่อและหมายเลขโทรศัพท์ของคุณ ทำซ้ำหมายเลขโทรศัพท์ของคุณสองครั้งเพื่อไม่ให้ผู้รับพลาดและสามารถจดบันทึกได้ อย่าลืมใส่รายละเอียดที่เป็นประโยชน์ทั้งหมดเมื่อผู้รับโทรกลับ เช่น เวลาที่คุณมีเวลาและเวลาที่เหมาะที่สุดในการโทรกลับ
- การพูดหมายเลขโทรศัพท์มากกว่าสองครั้งที่ส่วนท้ายของข้อความนั้นมากเกินไป และอาจสร้างความไม่พอใจให้กับผู้รับข้อความ
- คุณไม่จำเป็นต้องฝึกขั้นตอนนี้หากส่งข้อความถึงเพื่อนหรือครอบครัวโดยไม่ตั้งใจ
ขั้นตอนที่ 3 อย่าสิ้นสุดข้อความต่อคำต่อคำ
เมื่อถึงเวลาวางสาย อย่าสนทนาต่อหรือยืดเวลาข้อความโดยไม่จำเป็น ถ้าผู้รับไม่ใช่คนที่คุณห่วงใย ก็ไม่จำเป็นต้องทิ้งคำหวาน ยิ่งข้อความของคุณยาวเท่าไร ก็ยิ่งได้รับความสนใจจากผู้รับน้อยลงเท่านั้น ดังนั้นอย่าเสียโฟกัสในตอนท้าย ขอบคุณเขาสำหรับเวลาที่กำหนดและปล่อยให้เขาสื่อสารต่อไป
- คำพูดปิดอย่าง “ฉันจะรอฟังจากคุณ” นั้นอบอุ่นและมีประสิทธิภาพมากกว่าคำโฆษณาชวนเชื่อ เช่น “ขอให้มีความสุขมาก ๆ ในวันนี้”
- อย่าด่วนสรุปหรือสรุปข้อความของคุณในตอนท้าย หากผู้รับต้องการซ้อมรายละเอียดบางอย่าง เขาหรือเธอสามารถเล่นข้อความของคุณซ้ำได้ในภายหลัง
เคล็ดลับ
- โปรดจำไว้ว่าเมื่อคุณได้รับข้อความเสียงที่ทำให้คุณคิดว่า "คนนี้ต้องการอะไร" ฝากข้อความเสียงที่คุณต้องการจะได้ยิน
- ระบุที่อยู่อีเมลหรือข้อมูลติดต่อเพิ่มเติมจากหมายเลขโทรศัพท์ของคุณ หากข้อมูลนี้ยังคงเกี่ยวข้องกับการโต้ตอบของคุณกับผู้รับข้อความ
- อย่าลืมระบุวันที่หากคุณฝากข้อความพร้อมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับเวลา
- รอยยิ้ม! รอยยิ้มของคุณจะถูกถ่ายทอด แม้ว่าจะมองไม่เห็นก็ตาม
- หากคุณกำลังโทรเพื่อจัดการกับหัวข้อที่ละเอียดอ่อน ให้จำกัดข้อมูลที่แชร์ในข้อความเสียงเพื่อไม่ให้ใครได้ยิน
- ในกรณีฉุกเฉินหรือภัยธรรมชาติ ใช้วอยซ์เมลเพื่อแสดงว่าคุณไม่เป็นไร
คำเตือน
- หากคุณกำลังพยายามให้ใครโทรกลับ อย่าบอกพวกเขาเกี่ยวกับความล้มเหลวในการโทรที่ผ่านมาของคุณ สิ่งนี้จะรบกวนผู้ฟังและเขาจะรู้สึกไม่สบายใจที่จะทำธุรกิจกับคุณ
- อย่างมืออาชีพ คุณควรฝากข้อความเสียงไว้เสมอหากบุคคลในโทรศัพท์ไม่รับสาย การเห็นสายที่ไม่ได้รับจำนวนมากโดยไม่มีข้อความเสียงแสดงว่าธุรกิจของคุณไม่สำคัญ