คุณเคยติดอยู่กับการสนทนาทางโทรศัพท์ที่ดูเหมือนไม่มีที่สิ้นสุดหรือไม่? ดังนั้นควรทำอย่างไรเพื่อจบการสนทนาอย่างสุภาพ? ถ้าคำถามนั้นอยู่ในใจของคุณ ให้ลองอ่านบทความนี้เพื่อยุติการสนทนาทางโทรศัพท์อย่างสุภาพ เพื่อรักษาความสัมพันธ์เชิงบวกกับคนที่อยู่ใกล้คุณที่สุด!
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การลดความเข้มข้นของการสนทนา
ขั้นตอนที่ 1 มุ่งเน้นไปที่การสนทนาที่อยู่ในมือ
ในช่วงท้ายของการสนทนา คุณต้องไม่ "เชิญ" อีกฝ่ายให้บอกอย่างอื่นกับคุณ ตัวอย่างเช่น แม้ว่าคุณจะสนใจหัวข้อที่เขากำลังพูดถึงจริงๆ ก็ตาม อย่าถามคำถามที่จะชวนเขาไปต่อ
- ตัวอย่างเช่น ถ้าแม่ของคุณกำลังเล่าเรื่องซุบซิบที่ร้อนแรง อย่าถามคำถามปลายเปิดเช่น "คุณไปได้ยินมาจากไหน" ให้ตอบกลับเรื่องราวด้วยข้อความเช่น "คุณไม่สามารถเชื่อคำพูดของคนอื่นได้ง่ายๆ อ่า" ข้อความมีประโยชน์ในการปิดการสนทนาและช่วยให้คุณไปยังหัวข้ออื่นที่สำคัญกว่าที่จะพูดคุย
- หากบุคคลนั้นเป็นหุ้นส่วนธุรกิจของคุณ และสถานการณ์นั้นต้องการให้คุณทำให้บทสนทนากลับมาเป็นเหมือนเดิม ให้ลองตอบกลับคำพูดของเขาหรือเธอด้วยข้อความที่บ่งบอกว่าสิ่งที่เขาหรือเธอเพิ่งพูดไปนั้นสำคัญสำหรับคุณเช่นกัน แล้วตั้งกระทู้ใหม่ทันที ตัวอย่างเช่น คุณอาจจะพูดว่า "ขอบคุณที่พูดถึงเรื่องเงินเดือน ตกลงไหม? หลังจากนี้ผมจะแจ้งผู้จัดการบริษัทโดยตรง ใช่ ฉันต้องการหารือเกี่ยวกับความคืบหน้าของรายงานประจำไตรมาสของคุณ”
ขั้นตอนที่ 2 รอให้การหยุดการสนทนาชั่วคราวปรากฏขึ้น
อันที่จริง การสนทนาทั้งหมดจะต้องถูกแต่งแต้มด้วยการหยุดชั่วคราว เมื่ออีกฝ่ายหยุดพูด ให้ใช้การหยุดชั่วคราวเพื่อสื่อว่าคุณจำเป็นต้องจบการสนทนาทันที
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ใช่คนที่ให้ช่วงพัก หากสถานการณ์พลิกผัน เกรงว่าบุคคลนั้นจะเริ่มเล่าเรื่องใหม่ให้คุณฟัง อย่างไรก็ตาม หากเป็นกรณีนี้ เพียงแจ้งให้พวกเขาทราบว่าคุณยินดีที่จะสนทนากับพวกเขา และคุณจะติดต่อกลับไปแต่จำเป็นต้องยุติการสนทนาทันที อย่ายืดเวลาลาของคุณ
ขั้นตอนที่ 3 ขัดจังหวะคำ
แม้ว่าพฤติกรรมนี้มักจะถือว่าไม่สุภาพ แต่ความจริงก็คือคุณสามารถขัดจังหวะคำพูดของใครบางคนได้อย่างสุภาพ!
- ใช้วิธีนี้เฉพาะในกรณีที่สถานการณ์เร่งด่วนและไม่มีวิธีอื่นให้ลอง หลังจากนั้นอย่าลืมแบ่งปันคำขอโทษของคุณ! ตัวอย่างเช่น คุณสามารถขัดจังหวะคำพูดของเขาเมื่อมีสถานการณ์ฉุกเฉินที่ต้องแก้ไขในขณะนั้น นอกจากนี้ คุณสามารถใช้วิธีนี้ได้หากคุณระบุเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า
- ตัวอย่างเช่น คุณอาจกำลังสื่อสารกับผู้ร่วมธุรกิจเมื่อจู่ๆ มีคนเข้ามาในห้องและเตือนให้คุณเข้าร่วมการประชุม นำเสนอสถานการณ์กับบุคคลอื่นและอธิบายว่าคุณจะติดต่อพวกเขาอีกครั้งเพื่อแก้ไขการสนทนาที่ยังไม่เสร็จ
- หากต้องเผชิญกับสถานการณ์ฉุกเฉิน ให้พูดว่า "ขอโทษที่ขัดจังหวะคุณ แต่สุนัขของฉันเพิ่งจะล้มลงและฉันต้องพามันไปตรวจ"
- หากคุณได้กล่าวถึงการจำกัดเวลาไว้ล่วงหน้าแล้ว ให้เตือนอีกฝ่ายโดยพูดว่า "ขอโทษที่เข้าไปข้างใน แต่ช่วงพักของฉันหมดลงแล้วและฉันต้องกลับไปทำงาน"
ขั้นตอนที่ 4 กำหนดระยะเวลาที่คุณมี
หากมีการจำกัดเวลาตั้งแต่เริ่มต้น ความพยายามในการยุติการสนทนาจะไม่ทำให้สถานการณ์น่าอึดอัดหรือไม่เป็นที่พอใจ ก่อนอื่น ให้พูดว่าคุณมีเวลาเพียง 5 หรือ 10 นาทีในการแชท หากเขาต้องถามคำถามหรือพูดอะไรที่สำคัญ การรู้ขอบเขตเหล่านั้นจะช่วยให้เขาจดจ่อกับหัวข้อที่สำคัญจริงๆ
- นอกจากนี้ การจำกัดเวลายังสามารถเชื่อมโยงคุณกับหัวข้อหรือคำถามสุดท้าย หลังจากที่บุคคลนั้นตอบกลับแล้ว ให้กล่าวขอบคุณและจบการสนทนาทันที
- หากบุคคลนั้นเป็นหุ้นส่วนธุรกิจของคุณ การกำหนดเวลาจะช่วยให้ทั้งสองฝ่ายจัดลำดับความสำคัญของหัวข้อที่สำคัญที่สุดได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจพูดว่า “ฉันมีเวลาเพียง 5 นาทีก่อนการประชุมครั้งต่อไป แต่ฉันต้องถามคุณว่ารายงานรายไตรมาสของคุณคืบหน้าอย่างไรบ้าง” หลังจากได้ยินคำตอบของเขาแล้ว ก็ขอบคุณและแจ้งให้เขาทราบว่าเขาจำเป็นต้องส่งรายงานในเร็วๆ นี้
ตอนที่ 2 ของ 3: จบการสนทนา
ขั้นตอนที่ 1 แสดงคำขอโทษของคุณ
หากคุณต้องจบการสนทนากะทันหัน ให้พูดว่าขอโทษ อธิบายว่าคุณไม่ต้องการจบการสนทนาเช่นกัน แต่ที่ต้องทำ เพราะมีสถานการณ์สำคัญที่ต้องแก้ไข
ขั้นตอนที่ 2 แสดงว่าคุณสนุกกับการสนทนา
ทำให้ชัดเจนว่าคุณชอบโทรศัพท์ของเขาและรู้สึกยินดีที่ได้สนทนากับเขา ด้วยวิธีนี้ เขาจะตระหนักว่าการดำรงอยู่ของเขามีความสำคัญกับคุณมาก
ขั้นตอนที่ 3 วางแผนการแชทครั้งต่อไปของคุณ
หากบุคคลนั้นเป็นเพื่อนสนิทหรือญาติ การกำหนดเวลาแชทครั้งต่อไปจะช่วยให้คุณจบการสนทนาได้รวดเร็วยิ่งขึ้น ทำไมถึงเป็นอย่างนั้น? การทำเช่นนี้จะทำให้คนๆ นั้นรู้ว่าสามารถแชร์หัวข้อที่เขาต้องการพูดถึงได้ในอนาคตอันใกล้ กล่าวอีกนัยหนึ่ง เขาไม่รู้สึกว่าจำเป็นต้องถ่ายทอดทุกสิ่งทุกอย่างในคราวเดียว
- อย่าถามหาเวลาดีๆ เพื่อโทรกลับเพื่อไม่ให้บทสนทนายืดเยื้อ ให้พวกเขารู้ว่าคุณจะติดต่อพวกเขาทางอีเมลหรือข้อความเพื่อถามเกี่ยวกับเวลาว่างของพวกเขา
- หากคุณไม่พบเวลาที่เฉพาะเจาะจง ให้ลองแนะนำคำวิเศษณ์เวลาที่คลุมเครือ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถพูดว่า "ฉันจะโทรหาคุณอีกครั้งในสัปดาห์นี้หรือสุดสัปดาห์นี้ โอเคไหม"
- ถ้าคุณคุยกับเขาบ่อยพอ ให้ลองพูดว่า "เราจะคุยกันทีหลัง โอเคไหม" การทำเช่นนี้บ่งบอกว่าความสัมพันธ์ระหว่างคุณสองคนจะไม่ขาดหายโดยไม่ต้องจำกัดตัวเองให้อยู่ในช่วงเวลาที่กำหนด
ขั้นตอนที่ 4 แนะนำวิธีอื่นในการสื่อสารกับเขา
หากคุณไม่ชอบสนทนาทางโทรศัพท์ ให้ลองแนะนำช่องทางการสื่อสารอื่น เช่น Skype ข้อความตัวอักษร หรืออีเมล
- หากบุคคลนั้นเป็นหุ้นส่วนธุรกิจ ให้พวกเขารู้ว่าคุณสามารถตอบกลับได้รวดเร็วยิ่งขึ้นผ่านอีเมลแทนทางโทรศัพท์ ลองเริ่มต้นสายการสื่อสารนั้นโดยเป็นคนแรกที่ส่งอีเมล ในอีเมล ให้ดำเนินการต่อสิ่งที่คุณกำลังสนทนาทางโทรศัพท์และสนับสนุนให้เขาตอบกลับทางอีเมล
- บางครั้งการสนทนาทางโทรศัพท์อาจยาวนานขึ้นเพราะอีกฝ่ายรู้สึกว่าจำเป็นต้องแบ่งปันข้อมูลทั้งหมดที่คุณไม่เคยรู้ตั้งแต่การสนทนาครั้งล่าสุด ดังนั้นพยายามรักษาการสื่อสารผ่านโซเชียลมีเดีย (เช่น Facebook) ข้อความหรืออีเมลเพื่อไม่ให้เขารู้สึกเป็นภาระกับเรื่องราวทั้งหมดทางโทรศัพท์
- บอกคนที่คุณจะส่งสิ่งที่พูดคุยทางโทรศัพท์ทางอีเมลหรือข้อความ แม้ว่าการสนทนาจะไม่สิ้นสุดในทันที แต่อย่างน้อยคุณก็สามารถควบคุมได้ตามจังหวะที่ต้องการ ท้ายที่สุดการส่งข้อความหรืออีเมลเป็นวิธีการสื่อสารขั้นสูงที่ได้รับความนิยมมากขึ้นเรื่อย ๆ คุณรู้ไหม!
ตอนที่ 3 ของ 3: การวางแผนที่ถูกต้อง
ขั้นตอนที่ 1 โทรหาเขาระหว่างทำกิจกรรม
ถ้าคุณรู้ว่าคนที่คุณกำลังคุยด้วยเป็นคนช่างพูดมาก ให้ลองโทรหาเขาในระหว่างการประชุมตามกำหนดการ กิจกรรมสำคัญ หรือกิจกรรมอื่นๆ จากนั้นบอกว่าคุณมีเวลาเพียง 10 นาทีในการแชท แต่จำเป็นต้องพูดเกี่ยวกับบางสิ่งจริงๆ การแนะนำการจำกัดเวลาในช่วงต้นของการสนทนาจะช่วยให้เขาเข้าใจสถานการณ์ของคุณ
บ่อยครั้งที่คนที่พูดมากจะพยายามบอก “อีกอย่างหนึ่ง” กับคุณเมื่อคุณพยายามจะจบการสนทนา หากคุณทำให้ชัดเจนตั้งแต่เริ่มต้นว่าคุณมีเวลาเพียง 10 นาที จะช่วยให้เขาจัดลำดับความสำคัญของหัวข้อสำคัญก่อน
ขั้นตอนที่ 2 พิจารณาความยุ่ง
พยายามค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับกิจวัตรประจำวันของบุคคลนั้น หากคุณรู้ว่าเขากำลังทานอาหารอยู่ในช่วงเวลาหนึ่งและมีเวลาพูดคุยจำกัด ให้ลองโทรหาเขาในเวลานั้น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถโทรหาเขาตอนเที่ยงหรือก่อนทานอาหารเย็นก็ได้ ดังนั้น ภาระของการจบการสนทนาอย่างรวดเร็วจึงไม่ได้อยู่บนบ่าของคุณอีกต่อไป แต่อยู่บนบ่าของเขา
แสดงความห่วงใยเกี่ยวกับชีวิตที่วุ่นวายของเขา เมื่อคุณโทรหาเธอ ให้ลองพูดว่า "ฉันรู้ว่าคุณกำลังทานอาหารกลางวันอยู่ แต่ฉันต้องพูดบางเรื่องเมื่อคุณมีเวลา"
ขั้นตอนที่ 3 โทรกลับหาเขา
ถ้าเขาโทรมาในเวลาที่คุณไม่มีเวลาคุยเป็นชั่วโมง อย่าไปรับ! อย่างไรก็ตาม อย่าลืมติดต่อกลับในวันเดียวกันเพื่อที่เขาจะได้ไม่รู้สึกรังเกียจหรือรังเกียจ
- อธิบายตรงๆ ว่าทำไมรับสายไม่ได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจกำลังทำงานในโครงการสำคัญ ออกกำลังกายที่โรงยิม หรือทำงานที่ได้รับมอบหมายทางวิชาการ ขอโทษด้วยที่ไม่ได้รับสาย
- เมื่อคุณมีเวลาว่างพอที่จะสนทนา ให้โทรกลับเพื่อไม่ให้บุคคลนั้นเข้าใจผิด เพื่อแสดงให้เห็นว่าคุณชื่นชมและใส่ใจในสิ่งที่เขาพยายามจะบอกเขาทางโทรศัพท์ ให้โทรกลับและให้ความสนใจอย่างเต็มที่ในครั้งนี้
- ถ้าคุณรู้ว่าคุณจะมีเวลาว่างไม่มากในวันนั้น ก็อย่าเพิกเฉยต่อโทรศัพท์ อันดับแรก ถามเขาว่าทำไมเขาถึงโทรหาคุณ เป็นไปได้ว่าเขามีข้อมูลที่สำคัญมากที่เขาต้องส่งต่อให้คุณ จากนั้น ถ้าเขาบอกว่าเขาแค่อยากจะคุย ก็แค่บอกให้เขารู้ว่าคุณกำลังยุ่งกับอะไรบางอย่างและจะยุ่งตลอดทั้งวัน จากนั้นถามว่าคุณสามารถโทรกลับหาเขาได้หรือไม่เมื่อความเร่งรีบสงบลง
ขั้นตอนที่ 4 เขียนสิ่งที่คุณต้องการครอบคลุม
หากคุณต้องโทรหาคนที่พูดมากด้วยเหตุผลบางอย่าง ให้ลองเขียนเหตุผลเหล่านั้นไว้ล่วงหน้าเพื่อที่บทสนทนาจะได้ไม่ตกหล่น
การใช้วิธีนี้จะช่วยเตือนคุณถึงหัวข้อที่สำคัญจริงๆ เมื่อใดก็ตามที่บทสนทนาเริ่มคลาดเคลื่อน ถ้าเป็นไปได้ พยายามเชื่อมโยงคำพูดของอีกฝ่ายกับหัวข้อที่คุณเขียนเพื่อให้กระแสกลับมา: "ฉันจำได้ว่าเคยบอกคุณว่าเกิดอะไรขึ้นเมื่อวานนี้!"
เคล็ดลับ
- ความซื่อสัตย์เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเสมอ หากคุณเอาแต่แก้ตัวแบบเดิม อีกฝ่ายจะรู้สึกไม่เคารพหรือรู้สึกผิดที่คิดว่าพวกเขาทำอะไรบางอย่างที่ทำให้คุณขุ่นเคือง
- จงสุภาพและกล้าแสดงออก หากเขาเพิกเฉยที่คุณปฏิเสธที่จะพูดต่อ อย่าลังเลที่จะย้ำความปรารถนาของคุณที่จะจบการสนทนา
คำเตือน
- อ่อนไหวต่อความต้องการของผู้อื่นมากขึ้น เป็นไปได้มากที่การใช้เวลาพิเศษทางโทรศัพท์เพื่อสนทนากับใครสักคนที่ต้องการผู้ฟังมีความสำคัญมากกว่าสิ่งที่คุณอยากทำในขณะนั้น
- อย่าหาข้ออ้างที่ไร้สาระ (เช่น "ฉันต้องกินพายนี้แล้ว" หรือ "ฉันขอโทษ ฉันต้องสระผม") ข้อแก้ตัวดังกล่าวจะทำให้อีกฝ่ายรู้สึกรำคาญเท่านั้น!