จดหมายปะหน้าเป็นจดหมายสมัครงานที่มีเรื่องเล่าสั้น ๆ เกี่ยวกับตัวคุณและงานของคุณ จดหมายปะหน้าของคุณควรสั้นและเป็นรายบุคคล เพื่อให้คุณสามารถสร้างความสัมพันธ์ระหว่างคุณกับบริษัทและงานที่คุณต้องการ วิธีที่คุณเขียนจดหมายปะหน้านั้นขึ้นอยู่กับรูปแบบการสื่อสารของคุณ ตัวอย่างเช่น รูปแบบการเขียนของอีเมลที่เป็นทางการนั้นแตกต่างจากรูปแบบการเขียนของจดหมายทั่วไปอย่างมาก
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การสร้างจดหมายปะหน้าแบบดั้งเดิม (ทางไปรษณีย์)
ขั้นตอนที่ 1 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณถูกขอให้ส่งจดหมายปะหน้าทางไปรษณีย์
เนื่องจากตำแหน่งงานว่างส่วนใหญ่มีการโฆษณาทางออนไลน์ จดหมายสมัครงานส่วนใหญ่จึงส่งทางอีเมล หากคุณถูกขอให้สมัครงานทางไปรษณีย์ บริษัทที่ขอนี้มักจะเป็นแบบธรรมดามากกว่าหรือตำแหน่งงานที่บริษัทเสนอให้อยู่ในตำแหน่งที่สูง
ขั้นตอนที่ 2 เขียนจดหมายปะหน้าของคุณบนหัวจดหมายมืออาชีพ (ถ้ามี)
หากไม่มีหัวจดหมาย ก็ไม่ต้องทำตามขั้นตอนนี้ หากคุณกำลังทำงานเป็นที่ปรึกษาหรือยื่นข้อเสนอสำหรับสัญญาจ้าง คุณต้องมีหัวจดหมาย
ขั้นตอนที่ 3 เขียนวันที่ที่คุณเขียนจดหมายปะหน้าของคุณที่ด้านบนขวาหรือบนซ้ายของหน้า
ขั้นตอนที่ 4 รวมทั้งชื่อแผนกของบริษัทและที่อยู่บริษัทด้วย
การเขียนต้องเป็นไปตามรูปแบบมาตรฐานของจดหมายราชการ
ขั้นตอนที่ 5. ค้นหาข้อมูลล่วงหน้าเกี่ยวกับบุคคลที่จะอ่านจดหมายสมัครงานของคุณ
ก่อนที่คุณจะเขียนว่า “ถึงที่รัก ผู้จัดการฝ่ายบุคคล:” ก่อนอื่นให้ดูอีเมล เว็บไซต์ของบริษัท และตำแหน่งงานว่างเพื่อตรวจสอบชื่อบุคคลที่รับผิดชอบกระบวนการจ้างงาน
- ความใส่ใจในรายละเอียดและความประทับใจส่วนบุคคลที่คุณให้กับคำทักทายสามารถสร้างความแตกต่างอย่างมากระหว่างจดหมายปะหน้าหลายร้อยฉบับที่อ่านว่า “ถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย:”
- หากคุณไม่พบชื่อบุคคลที่รับผิดชอบในกระบวนการจ้างงาน เพียงเขียนว่า “เรียน หัวหน้าแผนก…” โดยระบุชื่อหน่วยงานตามตำแหน่งที่สมัคร
- หากไม่พบชื่อหน่วยงาน สามารถเขียนว่า “เรียน ผู้อำนวยการ” หรือ “ถึงที่รัก ผู้จัดการฝ่ายบุคคล".
- ใช้ LinkedIn เพื่อค้นหาชื่อผู้จัดการฝ่ายบุคคล
ขั้นตอนที่ 6 ระบุชื่อพนักงานที่ให้คำแนะนำหรือข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งงานว่างในประโยคเปิด
ประโยคเปิดแบบนี้เป็นประโยคเปิดที่ดีที่จะใช้กับจดหมายปะหน้าทั้งหมดเพราะสามารถสร้างการเชื่อมต่อระหว่างคุณกับบริษัทได้
- ตัวอย่างเช่น: “ฉันเขียนจดหมายสมัครงานถึงบริษัทนี้ตามคำแนะนำของ Mr.xxx เกี่ยวกับตำแหน่งผู้จัดการทั่วไปที่ EnviroRent”
- หากคุณไม่รู้จักพนักงานคนใดในบริษัทที่คุณกำลังมองหา ให้หาข้อมูลเพื่อหาประโยคเปิด (ทั่วไป) ที่ต่างไปจากคนอื่นๆ ตัวเลือกถัดไปที่คุณสามารถเลือกได้คือเขียนเกี่ยวกับความชื่นชมของคุณสำหรับการบรรยาย/บรรยายล่าสุดที่บริษัทมอบให้ งานหรือความคิดริเริ่มที่บริษัททำซึ่งดึงดูดใจคุณ
- หากคุณมีสมาคมศิษย์เก่าที่กระตือรือร้น ให้ใช้สมาคมเพื่อค้นหาความสัมพันธ์กับใครบางคนและขอข้อมูลอ้างอิงจากคนรู้จักในวิทยาลัย
ขั้นตอนที่ 7 เขียนจดหมายปะหน้าของคุณโดยใช้รูปแบบ 4 ย่อหน้ามาตรฐาน
หลังจากที่คุณเขียนประโยคเปิดแล้ว ให้เขียนสรุปประวัติการทำงานของคุณใน 1 หรือ 2 ประโยค จากนั้นจดความสำเร็จที่คุณได้รับในย่อหน้าถัดไป และตามด้วยย่อหน้าที่อธิบายว่าคุณจะติดต่อได้อย่างไรในภายหลัง
ขั้นตอนที่ 8. ลงท้ายด้วย “ขอแสดงความนับถือ” ก่อนลงนาม
รวมถึงข้อมูลการติดต่อภายใต้ลายเซ็นของคุณ
วิธีที่ 2 จาก 3: การสร้างจดหมายสมัครงานทางอีเมล
ขั้นตอนที่ 1 ขีดเส้นใต้แต่ละคำที่อาจเป็นคีย์เวิร์ดในรายละเอียดงาน
คุณยังสามารถจดคำสำคัญอื่นๆ ที่คุณสามารถใช้สมัครตำแหน่งงานได้ บริษัทขนาดใหญ่มักใช้โปรแกรมรวบรวมข้อมูลคำหลัก (โปรแกรมที่ช่วยให้พวกเขาสามารถค้นหาหน้าเว็บอินเทอร์เน็ตทั้งหมดได้อย่างรวดเร็วสำหรับข้อมูลที่กำลังมองหา) เพื่อจัดเรียง CV หลายแสนรายการ ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใส่คำสองสามคำที่เกี่ยวข้องโดยตรง ที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งงานที่คุณกำลังมองหา สมัคร
แต่อย่าลืมคัดลอกคีย์เวิร์ดจากรายละเอียดงานโดยตรง คิดแนวคิดโดยใช้คำพูดของคุณเองเสมอ
ขั้นตอนที่ 2 กรอกหัวเรื่องของอีเมลของคุณ
อธิบายคุณและงาน
- ตัวอย่าง: “ผู้จัดการฝ่ายขายที่มีประสิทธิภาพสูงกำลังมองหาตำแหน่งผู้จัดการทั่วไป”
- หากคุณรู้สึกไม่สะดวกใจที่จะอธิบายตัวเอง คุณสามารถกรอกตำแหน่งงานแทนได้
ขั้นตอนที่ 3 ข้ามการเขียนวันที่และที่อยู่บริษัท
คุณสามารถเริ่มจดหมายด้วยคำทักทายได้ทันที
ขั้นตอนที่ 4. เขียนคำว่า "เรียน" และชื่อของผู้จัดการฝ่ายบุคคล ตามด้วยเครื่องหมายจุลภาค
ใช้เวลาในการค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลที่มีปัญหาในตำแหน่งงานว่าง เว็บไซต์ของบริษัท หรือใน LinkedIn
- ใช้คำว่า Mr/Ms หากคุณไม่แน่ใจในเพศหรือสถานภาพการสมรสของคุณ หากมีข้อสงสัย คุณสามารถระบุได้เฉพาะชื่อเต็มของบุคคลที่เกี่ยวข้องเท่านั้น
- หากคุณไม่พบชื่อของบุคคลนั้น คุณสามารถเขียนชื่อแผนกหรืออย่างอื่นเพียงแค่เขียนว่า “เรียน ผู้จัดการฝ่ายบุคคล”
ขั้นตอนที่ 5. เริ่มต้นย่อหน้าแรกของคุณโดยระบุชื่อบุคคลที่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งงานว่างในบริษัทแก่คุณ
เช่นเดียวกับจดหมายปะหน้าอย่างเป็นทางการ หากคุณไม่มีความสัมพันธ์ใดๆ คุณสามารถให้เหตุผลว่าทำไมคุณถึงสนใจที่จะทำงานให้กับบริษัท
ขั้นตอนที่ 6 ในย่อหน้าที่สอง สรุปประวัติการทำงานของคุณ
จากนั้นตามด้วยความสำเร็จที่คุณได้รับ รวมเฉพาะรายการความสำเร็จที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับเนื้อหาของจดหมายสมัครงานและตำแหน่งงานที่คุณสมัคร
ขั้นตอนที่ 7 ลงท้ายจดหมายปะหน้าด้วยประโยคที่บอกคุณเมื่อสามารถติดต่อได้
จากนั้นเขียนว่า “ขอแสดงความนับถือ” แล้วตามด้วยชื่อเต็มของคุณ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลการติดต่ออยู่ด้านล่างลายเซ็น
ขั้นตอนที่ 8 แนบ CV ของคุณ
เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาจากการกดปุ่ม "ส่ง" โดยไม่ได้ตั้งใจ ให้เสร็จสิ้น แก้ไข และกรอกหัวเรื่องของอีเมลก่อน ก่อนที่คุณจะพิมพ์ที่อยู่อีเมลของผู้จัดการฝ่ายบุคคลในบรรทัด ถึง
ขั้นตอนที่ 9 ส่งอีเมลจดหมายสมัครงานของคุณทางอีเมลแบบมืออาชีพ ไม่ใช่อีเมลส่วนตัว
คุณสามารถเลือก Gmail ผ่าน Hotmail หรือ Yahoo แต่ถ้าคุณกำลังส่งอีเมลจากไซต์ส่วนบุคคลหรือจาก Outlook จะดีกว่าอย่างแน่นอน
วิธีที่ 3 จาก 3: เคล็ดลับในการเขียนจดหมายสมัครงานทั่วไป
ขั้นตอนที่ 1 จำไว้ว่ายิ่งบริษัทใหญ่ จดหมายสมัครงานของคุณก็จะสั้นลงเท่านั้น
หากพวกเขาไม่ขอให้คุณใส่ข้อมูลเฉพาะในจดหมายปะหน้า คุณสามารถย่อจดหมายปะหน้าจาก 4 ย่อหน้าให้เหลือเพียง 2 ย่อหน้าเพื่อเพิ่มโอกาสที่จดหมายปะหน้าของคุณจะถูกอ่านโดยบุคคลที่เกี่ยวข้อง
ขั้นตอนที่ 2 ตรวจสอบจดหมายปะหน้าของคุณอย่างน้อย 5 ครั้ง
ขอให้ใครสักคนเช็คอินกับคุณก่อนที่คุณจะส่งจดหมายปะหน้า อย่าพึ่งพาคุณลักษณะการสะกดคำในซอฟต์แวร์ประมวลผลคำหรือโปรแกรมที่มาพร้อมกับอีเมล
ขั้นตอนที่ 3 เขียนร่างจดหมายสมัครงานโดยใช้โปรแกรม Rich Text Format (RTF) เช่น Text Edit หรือ Notepad
โปรแกรม Word จะช่วยคุณจัดรูปแบบข้อความ ดังนั้นข้อความจะไม่เปลี่ยนแปลงเมื่อคุณคัดลอกไปยังโปรแกรมอีเมลของคุณ
หากคุณเลือกเพียงแค่ตัดและวาง (cut and paste) สำเนาจะดูเหมือนคุณได้ตัดแล้วจึงคัดลอกมาจากข้อความอื่น (เช่น ในข้อมูลงาน เป็นต้น) สีข้อความ แบบอักษร และความลาดเอียงของแบบอักษรอาจปรากฏแตกต่างกันในโปรแกรมต่างๆ
ขั้นตอนที่ 4 เลียนแบบรูปแบบการเขียนของข้อมูลประกาศรับสมัครงานที่คุณอ่าน
หากรูปแบบการเขียนนั้นน่าพอใจ คุณก็สามารถปรับโทนของจดหมายปะหน้าให้น่าฟังยิ่งขึ้นได้ ระมัดระวังในการเขียนจดหมายสมัครงานอย่างเป็นทางการมากกว่าไม่เป็นทางการ
ขั้นตอนที่ 5. อ่านและอ่านข้อมูลประกาศรับสมัครงานซ้ำเพื่อดูว่ามีคำแนะนำเกี่ยวกับจดหมายสมัครงานหรือไม่
นายจ้างมักจะถ่ายทอดกฎทั่วไปในการเขียนจดหมายปะหน้า
ขั้นตอนที่ 6 ให้ช่องว่างระหว่างย่อหน้าและไม่ทำย่อหน้า (กำหนดย่อหน้าให้เยื้อง)
ขั้นตอนที่ 7 อย่าลืมแนบ CV ของคุณ
ของจำเป็น
- ปากกาเน้นข้อความ
- ประวัติย่อ