เมื่อได้รับงานเขียนรายงาน เป็นเรื่องปกติที่จะรู้สึกว่ากระบวนการนี้จะซับซ้อน โชคดีที่ถ้าคุณใส่ใจกับคำแนะนำ เลือกหัวข้อที่คุณชอบ และอุทิศเวลาให้มาก ๆ กับการค้นคว้าของคุณ จริงๆ แล้วมันก็ไม่ใช่เรื่องยากขนาดนั้น เมื่อคุณรวบรวมงานวิจัยและสร้างโครงร่างแล้ว คุณก็พร้อมที่จะเขียนทีละย่อหน้าและตรวจทานผลลัพธ์ของคุณก่อนที่จะส่ง!
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 4: การเลือกหัวข้อ
ขั้นตอนที่ 1 อ่านคำแนะนำหรือคู่มืองานอย่างละเอียด
หากครู อาจารย์ หรือหัวหน้างานเป็นผู้ให้คำแนะนำ ให้อ่านอย่างละเอียดเพื่อให้เข้าใจงานที่ได้รับมอบหมาย โดยทั่วไป คำแนะนำประกอบด้วยข้อมูล เช่น ประเภทของรายงาน ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลหรือโน้มน้าวใจ นอกจากนี้ มักจะมีคำอธิบายของผู้ชมและประเด็นที่ควรแก้ไขในรายงาน
- คำแนะนำมักจะมีข้อกำหนดสำหรับโครงสร้างและรูปแบบของรายงาน
- หากคุณมีคำถาม ให้ชี้แจงโดยเร็วที่สุด ด้วยวิธีนี้ คุณไม่ต้องทำงานซ้ำเพราะคุณเข้าใจคำแนะนำผิด
ขั้นตอนที่ 2. เลือกหัวข้อที่คุณสนใจ
โดยปกติ คุณจะได้รับอิสระในการเลือกว่าจะรายงานอะไร หากคุณเลือกหัวข้อที่คุณสนใจ คุณจะรู้สึกตื่นเต้นมากขึ้นในระหว่างกระบวนการวิจัยและการเขียน โดยปกติ ผลลัพธ์ของรายงานจะอ่านง่ายขึ้น ดังนั้นคุณจะได้รับผลตอบรับหรือคะแนนที่ดีขึ้น
- ตัวอย่างเช่น หากรายงานของคุณเกี่ยวกับบุคคลในประวัติศาสตร์ ให้เลือกคนที่คุณสนใจ เช่น ผู้หญิงคนแรกที่เป็นผู้ว่าราชการในอินโดนีเซีย หรือผู้ประดิษฐ์ระบบมูลนิธิกรงเล็บไก่
- แม้ว่าคุณจะไม่มีความยืดหยุ่นในการเลือกหัวข้อ คุณยังสามารถพบสิ่งที่น่าสนใจในการค้นคว้าของคุณ หากงานของคุณคือการเขียนรายงานเหตุการณ์ทางประวัติศาสตร์ในยุค New Order คุณสามารถเน้นรายงานของคุณเกี่ยวกับนักดนตรีที่เริ่มกล้าที่จะต่อต้านรัฐบาลในขณะนั้น
เคล็ดลับ:
นำเสนอหัวข้อที่คุณเลือกต่อครูหรือหัวหน้าของคุณและขออนุมัติก่อนเริ่มทำงานกับรายงาน!
ขั้นตอนที่ 3 พยายามเลือกหัวข้อที่เฉพาะเจาะจงที่สุด
หากคุณเขียนหัวข้อที่กว้างเกินไป รายงานจะดูไม่เป็นระเบียบเนื่องจากคุณพยายามครอบคลุมข้อมูลจำนวนมากในคราวเดียว ในทางกลับกัน หัวข้อไม่ควรแคบจนแทบไม่มีอะไรจะเขียน พยายามหาแง่มุมหนึ่งของหัวข้อที่มีรายละเอียดสนับสนุนมากมาย
- หากคุณไม่แน่ใจว่าจะเขียนเกี่ยวกับอะไร ให้เลือกหัวข้อกว้างๆ แล้วจำกัดให้แคบลงเมื่อการค้นคว้าของคุณเริ่มต้นขึ้น
- ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการเขียนรายงานเกี่ยวกับสนธิสัญญาอินโดนีเซีย-ดัตช์ คุณจะรู้ว่ายังมีอีกหลายสิ่งที่ต้องพูดถึง ดังนั้น เลือกข้อตกลงเฉพาะ เช่น ข้อตกลง Renville
- อย่างไรก็ตาม คุณไม่จำเป็นต้องจำกัดหัวข้อให้เฉพาะเจาะจงเกินไป เช่น “ภายในของ USS Renville ที่จัดสนธิสัญญา Renville” เพราะอาจเป็นเรื่องยากที่จะหาแหล่งข้อมูลที่เพียงพอ
ส่วนที่ 2 จาก 4: การทำวิจัย
ขั้นตอนที่ 1 รวมแหล่งที่เชื่อถือได้ต่างๆ ไว้ในรายงาน
หากคำแนะนำของรายงานระบุแหล่งที่มาที่จะใช้จำนวนหนึ่ง หรือจำกัดจำนวนแหล่งที่มาบางประเภท ให้ตรวจสอบว่าคุณปฏิบัติตามแหล่งที่มาเหล่านั้น ไม่ว่างานเขียนของคุณจะดีแค่ไหน หากไม่มีแหล่งที่มาที่ถูกต้อง คุณก็จะไม่ได้รับคะแนนที่ดี แหล่งที่มาที่ใช้จะต้องเป็นลายลักษณ์อักษร เช่น หนังสือ หนังสือพิมพ์ หรือบทความทางวิทยาศาสตร์
- หากไม่มีคำแนะนำเกี่ยวกับจำนวนแหล่งที่มา ให้ลองค้นหาแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้ 1–2 แหล่งสำหรับแต่ละหน้าของรายงาน
- แหล่งที่มาสามารถแบ่งออกเป็นแหล่งข้อมูลหลักได้หลายแหล่ง เช่น เอกสารต้นฉบับ บันทึกของศาล และการสัมภาษณ์ นอกจากนี้ ให้แหล่งข้อมูลรอง เช่น ข้อมูลอ้างอิงและบทวิจารณ์หนังสือ
- ฐานข้อมูล บทคัดย่อ และดัชนีประกอบด้วยแหล่งข้อมูลระดับอุดมศึกษา และสามารถใช้เพื่อช่วยคุณค้นหาแหล่งข้อมูลหลักและรอง
- สำหรับรายงานธุรกิจ คุณอาจได้รับเอกสารเพิ่มเติม เช่น การวิจัยตลาดหรือรายงานการขาย หรือคุณอาจต้องรวบรวมข้อมูลด้วยตัวเอง
ขั้นตอนที่ 2 ไปที่ห้องสมุด หากคุณกำลังเขียนรายงานการบ้าน
แม้ว่าการใช้แหล่งข้อมูลทางอินเทอร์เน็ตจะไม่เป็นไร แต่สถานที่ที่ดีที่สุดในการเริ่มต้นค้นคว้าก็คือห้องสมุด เยี่ยมชมโรงเรียน ห้องสมุดสาธารณะ หรือห้องสมุดมหาวิทยาลัยที่ใกล้ที่สุดในขณะที่คุณเตรียมเริ่มต้นรายงาน ค้นหาฐานข้อมูลห้องสมุดเพื่อเข้าถึงหนังสือ วารสารทางวิทยาศาสตร์ นิตยสาร และแหล่งข้อมูลอื่นๆ ที่อาจไม่มีให้บริการทางออนไลน์
- ใช้ประโยชน์จากบริการของบรรณารักษ์ พวกเขาสามารถช่วยคุณค้นหาหนังสือ บทความ และแหล่งข้อมูลที่น่าเชื่อถืออื่นๆ
- โดยปกติ ครูจะจำกัดจำนวนทรัพยากรอินเทอร์เน็ตที่สามารถใช้ได้ หากคุณพบข้อมูลส่วนใหญ่ในห้องสมุด ให้ใช้แหล่งข้อมูลทางอินเทอร์เน็ตเพื่อดูรายละเอียดที่คุณไม่สามารถหาได้จากที่อื่น
เคล็ดลับ:
การเขียนรายงานบางครั้งใช้เวลานานกว่าที่คาดไว้! อย่าเลื่อนการวิจัยจนนาทีสุดท้าย หรือดูเหมือนว่าคุณไม่ได้ทุ่มเทความพยายามมากพอที่จะทำงานนี้
ขั้นตอนที่ 3 ใช้แหล่งข้อมูลทางวิทยาศาสตร์ หากคุณกำลังทำวิจัยทางอินเทอร์เน็ต
เนื่องจากทุกคนสามารถเขียนอะไรก็ได้และอัปโหลดไปยังอินเทอร์เน็ต บางครั้งจึงเป็นเรื่องยากที่จะหาแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รับแหล่งข้อมูลระดับสูง ให้ใช้เครื่องมือค้นหาทางวิชาการ เช่น Google Scholar, Lexis Nexis หรือเครื่องมือค้นหาที่โรงเรียนแนะนำ ซึ่งอาจต้องใช้ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน
ตัวอย่างของแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้ ได้แก่ เว็บไซต์ของรัฐบาล บทความโดยผู้เชี่ยวชาญที่มีชื่อเสียง และวารสารทางวิทยาศาสตร์ที่ได้รับการตรวจสอบโดยผู้เชี่ยวชาญในสิ่งพิมพ์ทางอินเทอร์เน็ต
ขั้นตอนที่ 4 ใช้ข้อมูลอ้างอิงจากแหล่งที่มาเพื่อค้นหาเนื้อหาใหม่
โดยปกติ คุณสามารถใช้แหล่งที่มาที่ใช้โดยผู้เขียนแหล่งที่มาแรกได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณอ่านบทความที่กล่าวถึงสิ่งพิมพ์ก่อนหน้านี้ในหัวข้อเดียวกัน ให้มองหาแหล่งข้อมูลนั้น คุณอาจพบข้อมูลใหม่ที่ช่วยเพิ่มความเข้าใจในเรื่องที่เลือก
หากคุณกำลังใช้หนังสือเป็นแหล่งข้อมูล โปรดตรวจสอบหน้าหลัง โดยปกติ ผู้เขียนจะแสดงแหล่งที่มาในส่วนนั้น
ขั้นตอนที่ 5. จดบันทึกในขณะที่ทำวิจัยของคุณ รวมทั้งข้อมูลอ้างอิง
หากคุณพบสิ่งที่เป็นประโยชน์ในหนังสือ บทความ หรือแหล่งข้อมูลอื่นๆ ให้จดทุกสิ่งที่คุณต้องการจดจำ จากนั้น จดข้อมูลทั้งหมดที่คุณสามารถหาได้เกี่ยวกับแหล่งที่มา รวมทั้งผู้แต่ง วันที่ตีพิมพ์ หมายเลขหน้า และผู้จัดพิมพ์ ซึ่งจะช่วยให้คุณสร้างบรรณานุกรมได้ในภายหลัง เนื่องจากมีการบันทึกข้อมูลการอ้างอิงแล้ว
- เพิ่มหน้าในบันทึกย่อของคุณ เพื่อไม่ให้คุณสับสนในการมองหาแหล่งข้อมูล
- จำไว้ว่า คุณต้องระบุแหล่งที่มาที่ใช้ในรายงาน อย่างไรก็ตาม วิธีที่แน่นอนขึ้นอยู่กับรูปแบบที่ระบุ
ขั้นตอนที่ 6 ใช้การวิจัยเพื่อสร้างข้อความวิทยานิพนธ์
เมื่อคุณทำวิจัย คุณจะพบกับรูปแบบดังกล่าว ใช้ชุดรูปแบบนี้เพื่อสร้างข้อความวิทยานิพนธ์ที่ชัดเจน ข้อความวิทยานิพนธ์ควรสรุปสิ่งที่คุณต้องการพิสูจน์ในรายงาน และย่อหน้าอภิปรายทั้งหมดควรเริ่มจากแนวคิดนั้น
- ในรายงานส่วนใหญ่ ข้อความวิทยานิพนธ์ไม่ควรมีความคิดเห็นส่วนตัว อย่างไรก็ตาม สำหรับรายงานเชิงโน้มน้าวใจ วิทยานิพนธ์ต้องมีข้อโต้แย้งที่จะพิสูจน์ในการอภิปราย
- ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างของคำแถลงวิทยานิพนธ์ (วิทยานิพนธ์ 1): "สนธิสัญญา Renville เริ่มเมื่อวันที่ 8 ธันวาคม พ.ศ. 2490 และลงนามเมื่อวันที่ 17 มกราคม พ.ศ. 2491 ข้อตกลงนี้ได้ทำขึ้นบนเรือ USS Renville ของสหรัฐอเมริกาโดย คณะกรรมการสามชาติเป็นตัวกลาง”
- ตัวอย่างวิทยานิพนธ์สำหรับรายงานเชิงโน้มน้าวใจ (วิทยานิพนธ์ 2): “ข้อตกลง Renville จัดขึ้นบนเรือ USS Renville ซึ่งตั้งใจให้เป็นดินแดนที่เป็นกลาง แต่การแต่งตั้ง Abdulkadir Wijoyoatmojo เป็นหัวหน้าคณะผู้แทนชาวดัตช์เป็นกลยุทธ์ของชาวดัตช์ที่ ข้อพิพาทเป็นปัญหาภายในของอินโดนีเซีย ไม่ใช่ปัญหาภายในประเทศ กฎหมายระหว่างประเทศที่กำหนดให้มีการแทรกแซงของประเทศอื่น”
ขั้นตอนที่ 7 จัดระเบียบบันทึกย่อในโครงร่าง
หลังจากกำหนดข้อความวิทยานิพนธ์แล้ว ให้จัดระเบียบบันทึกย่อลงในโครงสร้างหลักที่จะใช้ในรายงาน เริ่มต้นด้วยข้อความวิทยานิพนธ์ จากนั้นเลือกแนวคิดหลักสามหรือสี่แนวคิดที่เกี่ยวข้องกับข้อความวิทยานิพนธ์ จากบันทึกของคุณ ให้เลือกรายละเอียดที่สนับสนุนแนวคิดหลักแต่ละข้อเหล่านี้
- หน้าที่ของกรอบงานคือการแสดงภาพโครงสร้างของรายงานในภายหลัง คุณสามารถสร้างรายการโดยละเอียดหรือสร้างแผนผังแนวคิด แล้วแต่ว่าสิ่งใดเหมาะกับคุณที่สุด
- พยายามจัดระเบียบข้อมูลเพื่อให้ไหลอย่างมีเหตุมีผล ตัวอย่างเช่น คุณสามารถจัดกลุ่มข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เช่น เหตุการณ์สำคัญจากวัยเด็ก การศึกษา และอาชีพของตัวละคร สำหรับรายงานชีวประวัติ
- ตัวอย่างแนวคิดหลักของวิทยานิพนธ์ที่ 1: ความเป็นมาของข้อตกลง Renville ผู้แทนของอินโดนีเซียและเนเธอร์แลนด์ เนื้อหาของข้อตกลง
เคล็ดลับ:
เป็นความคิดที่ดีที่จะร่างโครงร่างบนคอมพิวเตอร์เพื่อให้โครงสร้างของข้อมูลสามารถเปลี่ยนแปลงได้หากคุณเปลี่ยนใจ
ส่วนที่ 3 ของ 4: การเขียนร่างฉบับแรก
ขั้นตอนที่ 1 รวบรวมรายงานตามรูปแบบที่ระบุในคู่มือ
การจัดรูปแบบฟอนต์ ระยะขอบ และระยะห่างก่อนเขียน จะดีกว่าการจัดรูปแบบในภายหลังเมื่อสิ้นสุดกระบวนการ จากนั้นในขณะที่คุณเขียน ให้ใส่การอ้างอิงทุกครั้งที่คุณรวมข้อมูลจากแหล่งที่มา ด้วยวิธีนี้คุณจะไม่ลืมที่จะทำเมื่อทำเสร็จแล้ว
- ปฏิบัติตามคำแนะนำการจัดรูปแบบทั้งหมด หากไม่มีคำแนะนำพิเศษ ให้เลือกรูปแบบคลาสสิก เช่น Times New Roman หรือ Arial 12 เว้นระยะสองเท่า และ 1 นิ้ว (1.5 ซม.)
- โดยปกติ คุณจะต้องรวมบรรณานุกรมที่ส่วนท้ายของรายงาน ซึ่งระบุแหล่งที่มาทั้งหมดที่ใช้ คุณจะต้องมีหน้าชื่อเรื่อง ซึ่งประกอบด้วยชื่อเรื่องของรายงาน ชื่อของคุณ วันที่ และบุคคลที่ขอรายงาน
- รายงานบางประเภทยังต้องการสารบัญและบทคัดย่อหรือบทสรุป ส่วนนี้มักจะเขียนได้ง่ายกว่าหลังจากร่างแรกเสร็จสมบูรณ์
ขั้นตอนที่ 2 ระบุวิทยานิพนธ์ในบทนำ
ในบทนำ แนะนำหัวข้อและระบุวิทยานิพนธ์ ย่อหน้าเกริ่นนำควรน่าสนใจเพราะคุณต้องดึงดูดผู้อ่านให้อ่านรายงานต่อไป ให้ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับหัวข้อ จากนั้นระบุวิทยานิพนธ์เพื่อให้ผู้อ่านทราบว่าจะกล่าวถึงอะไรในรายงาน
ตัวอย่างเบื้องต้นสำหรับวิทยานิพนธ์ที่ 1: “ข้อตกลง Renville ได้ทำขึ้นเพื่อระงับข้อพิพาทเกี่ยวกับข้อตกลง Linggarjati ด้วยเหตุนี้ อินโดนีเซียจึงมีเพียงชวากลาง ยอกยาการ์ตา และสุมาตราเป็นอาณาเขตของตน เนื่องจากพื้นที่ตรงข้ามแนวแวนมุกต้องได้รับการยอมรับว่าเป็นดินแดนของเนเธอร์แลนด์ ข้อตกลงนี้จุดชนวนให้เกิดการก่อกบฏต่างๆ รวมถึงการก่อกบฏของ DI/TII และกบฏ PKI ในปี 1948”
ขั้นตอนที่ 3 เริ่มแต่ละย่อหน้าการสนทนาด้วยประโยคหัวข้อ
วรรคอภิปรายเป็นสถานที่แสดงหลักฐานที่สนับสนุนวิทยานิพนธ์ แต่ละย่อหน้าอภิปรายประกอบด้วยประโยคหัวข้อและหลักฐานสนับสนุน ประโยคหัวข้อแนะนำแนวคิดหลักของวรรคอภิปรายและเชื่อมโยงย่อหน้านี้กับวิทยานิพนธ์
- โดยปกติ คุณควรนำเสนอข้อมูลที่สำคัญที่สุดหรือน่าสนใจในตอนเริ่มต้น
- ประโยคตัวอย่างหัวข้อวิทยานิพนธ์ที่ 1: ข้อตกลง Renville จัดทำขึ้นเพื่อแก้ไขข้อพิพาทเกี่ยวกับข้อตกลง Linggarjati และผลลัพธ์ยังคงเหมือนเดิมสำหรับอินโดนีเซีย เนื่องจากแนว Van Mook ยอมรับเฉพาะสุมาตรา ชวากลาง และยอกยาการ์ตาเป็นอาณาเขตของ สาธารณรัฐอินโดนีเซีย.
เคล็ดลับ:
สมมติว่าผู้อ่านแทบไม่รู้เรื่องเลย สำรองข้อมูลข้อเท็จจริงด้วยรายละเอียดมากมาย และใส่คำจำกัดความหากคุณใช้ศัพท์แสงหรือศัพท์เทคนิค
ขั้นตอนที่ 4 สนับสนุนแต่ละประโยคหัวข้อด้วยหลักฐานที่ได้จากการวิจัย
หลังจากเขียนประโยคหัวข้อแล้วให้แสดงหลักฐานเพื่อสนับสนุน รวมผลการวิจัยนี้โดยใช้ทั้งการถอดความและการอ้างอิงโดยตรง โดยการเชื่อมโยงข้อความในย่อหน้าอภิปรายกับประโยคหัวข้อ รายงานของคุณจะถูกจัดระเบียบและดำเนินไปได้ดีขึ้น
- การถอดความหมายถึงการทบทวนแนวคิดของผู้เขียนต้นฉบับด้วยคำพูดของคุณเอง ในทางกลับกัน ใบเสนอราคาโดยตรงหมายถึงการใช้คำของแหล่งที่มาต้นฉบับในเครื่องหมายอัญประกาศ โดยอ้างถึงผู้เขียน
- สำหรับประโยคหัวข้อด้านบนเกี่ยวกับข้อตกลง Renville วรรคอภิปรายต้องมีเนื้อหาของข้อตกลง ตลอดจนหลักฐานการสูญเสียที่อินโดนีเซียถูกบังคับให้ยอมรับ
- ใช้แหล่งที่มาเพื่อสนับสนุนหัวข้อ แต่หลีกเลี่ยงการลอกเลียนแบบ ย้ำข้อมูลด้วยคำพูดของคุณเอง ในกรณีส่วนใหญ่ คุณจะมีปัญหาในการลอกเลียนแบบแหล่งที่มาทุกคำ นอกจากนี้ อย่าลืมอ้างอิงแหล่งที่มาแต่ละแหล่งตามหลักเกณฑ์รูปแบบที่ให้ไว้
ขั้นตอนที่ 5. ติดตามหลักฐานพร้อมความคิดเห็นที่อธิบายว่าเกี่ยวข้องกับวิทยานิพนธ์อย่างไร
ความคิดเห็นนี้เป็นความคิดของคุณเอง วิเคราะห์หลักฐานของคุณเพื่ออธิบายว่ามันสนับสนุนแนวคิดในประโยคหัวข้ออย่างไร จากนั้นเชื่อมโยงกลับไปที่วิทยานิพนธ์ สิ่งนี้จะช่วยให้ผู้อ่านติดตามความคิดของคุณเพื่อให้การโต้แย้งแข็งแกร่งขึ้น
ความคิดเห็นควรมีความยาวอย่างน้อย 1-2 ประโยค สำหรับรายงานขนาดยาว โปรดแสดงความคิดเห็นพร้อมประโยคเพิ่มเติม
ขั้นตอนที่ 6 สรุปการวิจัยในย่อหน้าสรุป
ย่อหน้านี้สรุปวิทยานิพนธ์อีกครั้งและให้ความคิดสุดท้าย ทำซ้ำสิ่งที่ผู้อ่านควรใช้จากรายงาน และย้ำความสำคัญของข้อมูลที่คุณนำเสนอ
หลีกเลี่ยงการนำเสนอข้อมูลใหม่ในบทสรุป อย่าปล่อยให้ผู้อ่านพบความประหลาดใจที่แขวนอยู่ในนั้น ข้อสรุปควรเป็นบทสรุปของทั้งหมดที่ได้พูดคุยกันไปแล้ว
ส่วนที่ 4 จาก 4: การแก้ไขรายงาน
ขั้นตอนที่ 1 อ่านรายงานซ้ำเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างถูกรวมและสมเหตุสมผล
อ่านตั้งแต่ต้นจนจบโดยจินตนาการว่าคุณเป็นนักอ่านที่ไม่เคยได้ยินข้อมูลมาก่อน ให้ความสนใจว่าโฟลว์นั้นง่ายต่อการติดตามหรือไม่ และประเด็นของคุณนั้นสามารถเข้าใจได้หรือไม่ นอกจากนี้ ให้ค้นหาว่าหลักฐานสนับสนุนวิทยานิพนธ์หรือไม่..
ถามตัวเองว่า “ถ้าฉันอ่านรายงานนี้เป็นครั้งแรก ฉันจะสามารถเข้าใจหัวข้อนี้เมื่ออ่านจบได้หรือไม่”
เคล็ดลับ:
หากยังมีเวลาก่อนกำหนด งดรายงานสักสองสามวัน. จากนั้นอ่านอีกครั้ง วิธีนี้ช่วยให้คุณพบข้อผิดพลาดที่คุณอาจพลาดไป
ขั้นตอนที่ 2 พิสูจน์อักษรสำหรับข้อผิดพลาดในการจัดรูปแบบ
ไม่ว่าข้อมูลจะดีแค่ไหน รายงานจะดูไม่ชำนาญหากเต็มไปด้วยข้อผิดพลาดในการสะกด ไวยากรณ์ หรือเครื่องหมายวรรคตอน การเขียนรายงานด้วยโปรแกรมประมวลผลคำที่มีเครื่องตรวจตัวสะกดสามารถช่วยให้คุณระบุข้อผิดพลาดขณะเขียนได้ แต่ไม่มีสิ่งใดมาแทนที่การพิสูจน์อักษรอย่างละเอียดได้
ลองอ่านรายงานดังๆ เมื่อคุณได้ยินคำที่อ่านออกเสียง คุณจะเห็นภาษาหรือประโยคแปลก ๆ ที่คุณอาจไม่เคยสังเกตมาก่อน
ขั้นตอนที่ 3 อ่านแต่ละประโยคตั้งแต่ต้นจนจบ
แม้ว่าคุณจะรู้สึกว่าได้อ่านรายงานอย่างละเอียดแล้ว แต่บางครั้งคุณอาจพลาดข้อผิดพลาด หลังจากตรวจทานเสร็จแล้ว ให้อ่านอีกครั้ง แต่ย้อนกลับ เริ่มด้วยประโยคสุดท้ายเป็นต้นไป
เป็นเคล็ดลับในการสังเกตการสะกดผิดหรือข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ที่ดวงตาพลาดไป
ขั้นตอนที่ 4 ขอให้คนอื่นตรวจสอบ
การพิสูจน์อักษรด้วยสายตาที่สดใสมีประโยชน์มาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหลังจากที่คุณอ่านรายงานหลายครั้ง หากใครต้องการ ขอให้บุคคลนั้นชี้ให้เห็นข้อผิดพลาดในการสะกดและไวยากรณ์ และภาษาที่น่าอึดอัดใจ และดูว่าประเด็นของคุณชัดเจนหรือไม่
ถามเขาว่า "คุณเข้าใจสิ่งที่ฉันพูดในรายงานนี้หรือไม่" และ "มีอะไรที่ฉันควรลบหรือเพิ่มหรือไม่" และ “มีอะไรที่คุณคิดว่าควรเปลี่ยนหรือไม่”
ขั้นตอนที่ 5. เปรียบเทียบรายงานกับคำแนะนำงานเพื่อให้แน่ใจว่าตรงตามข้อกำหนด
การทำงานหนักของคุณสมควรได้รับการชื่นชม ดังนั้นอย่าเสียคะแนนเพราะงานไม่ตรงกับคำแนะนำ ตรวจสอบคำแนะนำทีละรายการเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รับคะแนนเต็ม
