หลายคนมักรู้สึกไม่ค่อยมีเวลาเพราะฟุ้งซ่านง่าย อยากพักผ่อน หรือชอบผัดวันประกันพรุ่ง ถึงแม้ว่ายังมีงานอีกมากที่ต้องทำ ต้องการทราบวิธีการใช้เวลาของคุณอย่างมีประสิทธิผลหรือไม่? อ่านต่อบทความนี้!
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 4: การสร้างตารางการทำงาน
ขั้นตอนที่ 1. จัดทำแผนกิจกรรมประจำวัน
เขียนงานและกิจกรรมรายวัน/รายสัปดาห์ทั้งหมดที่คุณต้องการทำ หรือเขียนรายการงานที่จำเป็นต้องทำให้เสร็จ รายการสิ่งที่ต้องทำช่วยให้คุณเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ แต่จะมีประโยชน์เมื่อใช้อย่างเหมาะสม
- ทำรายการงานที่เฉพาะเจาะจงและสามารถทำงานได้ ตัวอย่างเช่น แทนที่จะเขียนว่า "ทำความสะอาดบ้าน" ให้เขียนว่า "จัดห้องนั่งเล่น" "กวาดพื้น" หรือ "เก็บขยะ" ยิ่งชัดเจนและละเอียดมากเท่าไหร่ยิ่งดี
- อย่าปล่อยให้รายการสิ่งที่ต้องทำครอบงำหรือกวนใจคุณ หากคุณกำลังเสียเวลาคิดเกี่ยวกับงานที่ต้องเขียน ทางที่ดีที่สุดที่จะไม่สร้างรายการ ใช้เวลาสักครู่เพื่อจดงานหรือกิจกรรมที่ต้องทำตลอดทั้งวัน หลังจากนั้น อย่าเพิ่มงานอื่นๆ ในรายการ เว้นแต่จำเป็นจริงๆ
ขั้นตอนที่ 2 สร้างตารางการทำงาน
กำหนดงานที่คุณทำได้แล้วเรียงลำดับตามลำดับความสำคัญ จากนั้นจัดตารางเวลาโดยจัดสรรเวลาเพื่อทำงานแต่ละอย่างให้เสร็จ ทำกิจกรรม รับประทานอาหารกลางวันและพักผ่อน
โปรดทราบว่าบางครั้งเวลาที่ใช้ในงานอาจมากหรือน้อยกว่าที่กำหนดไว้ อย่ารู้สึกผิดเกี่ยวกับเรื่องนี้และอย่าปล่อยให้แผนงานของคุณล้มเหลว หากสิ่งที่ไม่เป็นไปตามแผน ให้ปรับเปลี่ยนแล้วทำงานใหม่ตามปกติ
ขั้นตอนที่ 3 จัดลำดับความสำคัญและไม่จัดลำดับความสำคัญของงานที่คุณชอบ
บางครั้งงานก็กองพะเนินดังนั้นคุณจึงไม่ทำงานตามกำหนดเวลา ดังนั้น ให้กำหนดงานที่ต้องจัดลำดับความสำคัญแล้วทำให้เสร็จก่อน บางทีคุณอาจต้องการทำภารกิจทั้งหมดให้เสร็จ และ อาบน้ำสุนัขสัตว์เลี้ยงแต่ต้องเลื่อนออกไป อย่าทำงานหลายอย่างพร้อมๆ กัน คุณจะได้ไม่รู้สึกหนักใจ วิธีที่มีประสิทธิภาพในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานคือการทำงานให้เสร็จทีละงาน
หากยังมีงานที่ไม่เสร็จเป็นเวลานาน อย่าปล่อยให้เรื่องนี้มารบกวนจิตใจของคุณ กำหนดเส้นตายหรือจัดสรรเวลาให้เสร็จ นอกจากนี้ ให้พิจารณาเลื่อนออกไปจนกว่าคุณจะมีเวลาเพียงพอ
ขั้นตอนที่ 4 กำหนดเป้าหมายการทำงาน
ไม่ว่างานประจำวันใดที่คุณต้องการทำ เช่น ทำความสะอาดบ้าน เรียน หรือทำงานในสำนักงาน ให้กำหนดเป้าหมายที่เป็นจริงแต่ท้าทายเพียงพอ ตัวอย่างเช่น ตั้งเป้าหมายที่จะเขียนคำสองสามคำ อ่านสองสามหน้า หรือกรอกรายงาน อย่ายอมแพ้ก่อนถึงเป้าหมาย แทนที่จะรู้สึกท่วมท้น ให้คิดบวกโดยใช้เป้าหมายเป็นแหล่งของแรงจูงใจ คุณสามารถบรรลุเป้าหมายได้หากคุณจดจ่อในขณะทำงาน
กำหนดโทษหรือเตรียมรางวัลให้ตัวเอง ให้คำมั่นสัญญาว่าจะให้รางวัลตัวเองเมื่อคุณบรรลุเป้าหมาย กำหนดผลที่ไม่พึงประสงค์เช่นการบริจาคเงินหากเป้าหมายไม่สำเร็จ วิธีนี้สามารถใช้ได้หากคุณถามเพื่อนที่ให้บทลงโทษหรือของขวัญ คุณจะได้ไม่ละเมิดคำมั่นสัญญากับตัวเอง
ขั้นตอนที่ 5. ประเมินประสิทธิภาพการทำงาน
แทนที่จะคิดแค่ว่าคุณมีประสิทธิผลในการทำงานมากน้อยเพียงใด คุณควรให้ความสนใจในด้านอื่นๆ ด้วย เช่น ความสามารถในการมุ่งความสนใจไปที่งาน การบรรลุเป้าหมาย และความถูกต้องของการเตรียมตารางการทำงาน จดบันทึกปัญหาหรืออุปสรรคที่คาดไม่ถึงที่ขัดขวางกระบวนการทำงานและกำหนดวิธีการแก้ไข
บันทึกแผนงานที่ดำเนินการแล้วและแผนงานที่รอดำเนินการในไดอารี่หลังงานแต่ละครั้ง
ขั้นตอนที่ 6 สร้างนิสัยในการรักษาความเรียบร้อยของสิ่งที่คุณมี
งานหรือกิจกรรมที่เสร็จสมบูรณ์จะถูกขัดขวาง หากคุณทำไฟล์สำคัญหาย อุปกรณ์ที่จำเป็นอย่างเร่งด่วน หรือต้องเปิดอีเมลเพื่อยืนยันการนัดหมาย ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้ระบบจัดเก็บไฟล์ จัดระเบียบอุปกรณ์การทำงาน และบันทึกตารางกิจกรรมในวาระการประชุม
วิธีที่ 2 จาก 4: รักษาโฟกัส
ขั้นตอนที่ 1. หลีกเลี่ยงสิ่งรบกวนสมาธิ
ในระหว่างกิจกรรมประจำวัน มีสิ่งเร้าและสิ่งรบกวนมากมายที่ยากจะหลีกเลี่ยง เช่น ทีวี บล็อก และข้อความ นอกจากนี้ เพื่อน สมาชิกในครอบครัว หรือสัตว์เลี้ยงในบางครั้งอาจทำให้เสียสมาธิจนคุณเสียเวลาไปทั้งวัน อย่าปล่อยให้สิ่งนี้เกิดขึ้น! มุ่งความสนใจไปที่เป้าหมายและรางวัลที่กำหนดไว้โดยไม่สนใจสิ่งที่ทำให้คุณเสียสมาธิจากตารางงานของคุณ
- ปิดอีเมลและเว็บไซต์โซเชียลมีเดีย ปิดเสียงแจ้งเตือนที่น่ารำคาญ หากจำเป็น ให้กำหนดเวลาสองสามนาทีต่อวันเพื่อตรวจสอบอีเมลขาเข้าและค้นหาข้อมูลสำคัญ อย่างไรก็ตาม ประสิทธิภาพการทำงานจะลดลงหากอีเมลและโซเชียลมีเดียยังคงเปิดอยู่ในที่ทำงาน
- ใช้แอพเพื่อป้องกันการเสียเวลา เว็บไซต์เต็มไปด้วยสิ่งที่น่าสนใจ เช่น ภาพถ่าย รูปภาพ วิดีโอ และบทความ ซึ่งอาจใช้เวลานานมากถ้าคุณไม่ระวัง หลีกเลี่ยงสิ่งนี้โดยการติดตั้งแอปโทรศัพท์หรือคอมพิวเตอร์ (เช่น StayFocusd, Leechblock หรือ Nanny) เพื่อจำกัดระยะเวลาที่คุณเข้าถึงเว็บไซต์ที่ดึงดูดความสนใจหรือป้องกันไม่ให้คุณตรวจสอบอีเมลในบางช่วงเวลา มีหลายวิธีในการหลีกเลี่ยงความอยากที่จะตรวจสอบอีเมลของคุณ เข้าถึงบล็อกโปรดของคุณ หรือดูวิดีโอตลก
- ปิดโทรศัพท์ ห้ามใช้โทรศัพท์มือถือในที่ทำงาน เช่น โทรออกหรือส่งข้อความ วางโทรศัพท์ของคุณในที่ที่เข้าถึงยาก คนที่โทรมาจะฝากข้อความไว้ถ้าสำคัญมาก เพื่อคาดการณ์เหตุฉุกเฉิน คุณสามารถตรวจสอบโทรศัพท์มือถือของคุณ 1 ครั้งต่อชั่วโมง
- ให้เพื่อนและสมาชิกในครอบครัวรู้ว่าคุณไม่ต้องการถูกรบกวน อย่าทิ้งสัตว์เลี้ยงไว้ในพื้นที่ทำงานเพื่อให้คุณมีสมาธิ
- เปิดเสียงสีขาวเพื่อป้องกันเสียงรบกวนหรือเสียงรบกวน เพื่อให้คุณโฟกัสและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ง่ายขึ้น เล่นเสียงสีขาวหรือฟังเสียงธรรมชาติที่บันทึกไว้ เช่น เสียงฝนหรือแม่น้ำที่ไหลผ่านเว็บไซต์ Noisli
- ปิดทีวีและวิทยุ ขึ้นอยู่กับงานของคุณ การทำงานขณะฟังเพลงที่ผ่อนคลาย โดยเฉพาะเพลงที่ไม่มีเนื้อเพลง ทำให้มีสมาธิง่ายขึ้น อย่างไรก็ตาม สื่อที่มีเสียงดังจะลดประสิทธิภาพการทำงานหากคุณต้องทำงานในขณะที่มีสมาธิจดจ่อ
ขั้นตอนที่ 2 ทำงานให้เสร็จทีละอย่าง
ความคิดที่ว่าคุณมีประสิทธิผลมากขึ้นเมื่อคุณทำงานหลายอย่างพร้อมกันนั้นเป็นการเรียกชื่อที่ผิด อันที่จริง เราสามารถทำงานได้ดีถ้างานเสร็จทีละงาน มิฉะนั้น เรากำลังยุ่งอยู่กับการเปลี่ยนจากงานหนึ่งไปอีกงานหนึ่งจนหมดเวลาและมีปัญหาในการจดจ่อ เพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิผล ให้ทำงานแรกให้เสร็จลุล่วงแล้วจึงทำงานต่อไป
ขั้นตอนที่ 3 ทำให้บ้านและพื้นที่ทำงานของคุณเป็นระเบียบเรียบร้อย
การทำความสะอาดเป็นงานที่ต้องใช้เวลาและความพยายาม แต่คุณอาจพบว่าการมีสมาธิจดจ่อและไม่เป็นผลอาจเป็นเรื่องยากหากคุณทำงานในที่รก ดังนั้นควรจัดโต๊ะทำงาน บ้าน หรือพื้นที่ทำงานของคุณให้เป็นระเบียบ เพื่อไม่ให้มีของกระจัดกระจาย
วิธีที่ 3 จาก 4: การดูแลตัวเอง
ขั้นตอนที่ 1 เข้านอนเร็วเป็นนิสัยและนอนหลับพักผ่อนให้เพียงพอในตอนกลางคืน
อาการง่วงนอนหรือนอนไม่หลับทำให้คุณฟุ้งซ่านและไม่เกิดผลได้ง่าย
ขั้นตอนที่ 2 ตั้งเวลาและออกจากเตียงทันทีที่นาฬิกาปลุกดับ
อย่าปิดเสียงนาฬิกาปลุกดังซ้ำๆ เพื่อให้คุณหลับไปอีกครั้ง แม้ว่าจะใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที แต่การตื่นสายอาจทำให้ตารางงานของคุณยุ่งเหยิง และทำให้คุณไม่ต้องจดจ่อกับงานทั้งวัน
ขั้นตอนที่ 3 กินอาหารที่มีประโยชน์.
บางทีคุณอาจไม่ได้ตระหนักว่าคุณฟุ้งซ่าน เครียด และมีปัญหาในการจดจ่อได้ง่ายขึ้นถ้าคุณไม่ดูแลสุขภาพ นอกจากนี้ คุณต้องแก้ไขงานของคุณ เพราะคุณมักจะทำผิดพลาด ให้แน่ใจว่าคุณกินอาหารเพื่อสุขภาพด้วยเมนูที่สมดุลทุกวัน
อย่าเลือกอาหารที่ทำให้คุณรู้สึกเฉื่อยชาและง่วงนอน การย่อยอาหารต้องใช้พลังงานมาก คุณจะง่วงนอนและมีสมาธิลำบากหากคุณกินอาหารที่มีไขมันเป็นส่วนใหญ่
ขั้นตอนที่ 4. หาเวลาพักผ่อน
อย่าบังคับตัวเองให้ทำงานจนรู้สึกเหนื่อยหรือง่วงนอนกับคอมพิวเตอร์ ยืดเส้นยืดสายและผ่อนคลายดวงตาทุกครั้งที่ทำงานประมาณ 15 นาที ใช้เวลาออกกำลังกาย กินของว่าง และพัก 5-10 นาที ทุกๆ 1-2 ชั่วโมง
วิธีที่ 4 จาก 4: การประเมินและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน
ขั้นตอนที่ 1 ใช้เครื่องมือวัดผลการปฏิบัติงานเพื่อประเมินตนเองในแต่ละสัปดาห์
ขั้นตอนที่ 2 ค้นหาอุปสรรคที่ลดประสิทธิภาพการทำงานและสิ่งที่ทำให้เสียสมาธิ
ขั้นตอนที่ 3 กำหนดเป้าหมายและดำเนินการประเมินงานประจำสัปดาห์
ขั้นตอนที่ 4 ขอคำติชมจากเพื่อนร่วมงานและผู้บังคับบัญชาเพื่อให้แน่ใจว่าคุณประสบความสำเร็จในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
ขั้นตอนที่ 5. รักษาความกระตือรือร้นและประสิทธิภาพการทำงาน
เคล็ดลับ
- กำหนดลำดับความสำคัญ วางงานที่สำคัญกว่าก่อน! ทำงานที่ยากให้เสร็จก่อนที่จะทำงานที่ง่าย
- หากคุณต้องทำงานกองหนึ่งให้เสร็จ ให้จัดสรรเวลาเต็มวันโดยไม่ต้องวางแผนอื่น ๆ และใช้เวลาทำงานให้เกิดประสิทธิผล!
- ไม่รู้สึกเป็นภาระกับงานมากมายที่ต้องทำให้เสร็จ หยุดพักเพื่อคลายร้อน หากจำเป็น ให้แบ่งงานที่ท้าทายออกเป็นขั้นตอนที่ง่ายกว่า ตื่นเช้าเป็นนิสัย รับประทานอาหารเช้าที่มีคุณค่าทางโภชนาการ และจัดสรรเวลาสำหรับการพักผ่อน