งานประจำ ครอบครัว เพื่อนฝูง กิจกรรมยามว่าง และอื่นๆ อาจส่งผลให้ชีวิตมีความต้องการและยุ่งเหยิง บวกกับความผิดปกติในนั้น มันอาจรู้สึกว่าเป็นไปไม่ได้ที่จะบรรลุทุกสิ่งในชีวิต ทักษะการจัดระเบียบเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยจัดการความรับผิดชอบมากมายของคุณ แต่มักจะยากที่จะเชี่ยวชาญ แต่เมื่อคุณเชี่ยวชาญ คุณจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นและมีความได้เปรียบเหนือการแข่งขัน ซึ่งจะนำคุณไปสู่ชีวิตที่มีความสุขและยั่งยืน
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 4: การจัดระเบียบความคิดของคุณ
ขั้นตอนที่ 1. สร้างรายการสิ่งที่ต้องทำ
เขียนทุกสิ่งที่คุณต้องทำในวันนี้ และขีดฆ่าเมื่อคุณทำเสร็จแล้ว โดยการเขียนงานประจำวันของคุณ คุณไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับการจำที่ต้องทำ การข้ามสิ่งต่างๆ ออกจากรายการจะทำให้คุณรู้สึกมีประสิทธิผล ใส่สิ่งที่คุณทำไปแล้วในรายการเพื่อขีดฆ่า
- จัดระเบียบรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณตามลำดับความสำคัญสูงและความสำคัญต่ำ ประเมินความเร่งด่วนและความสำคัญของแต่ละรายการเพื่อช่วยคุณจัดลำดับความสำคัญ คิดว่า "ถ้าวันนี้คุณทำสิ่งเดียวได้จะทำอะไร" นั่นคือสิ่งสำคัญอันดับหนึ่งในรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ
- ถ้าเป็นไปได้ ให้ทำรายการสิ่งที่ต้องทำสำหรับวันถัดไปและดูก่อนเข้านอน เมื่อทำเช่นนี้ คุณจะตื่นขึ้นในตอนเช้าพร้อมกับแผนปฏิบัติการ
ขั้นตอนที่ 2 สร้างรายการทำงานที่คุณเพิ่มเข้าไปอย่างต่อเนื่อง
หากมีหนังสือที่คุณอยากอ่านหรือมีร้านอาหารที่คุณอยากลองทำ ให้เขียนรายการวิ่งที่คุณพกติดตัวไปด้วยตลอดเวลา หากคุณต้องการชมภาพยนตร์ คุณไม่จำเป็นต้องดูวันนี้ ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องเพิ่มลงในรายการสิ่งที่ต้องทำประจำวันของคุณ การมีรายการวิ่งจะช่วยเตือนตัวเองถึงงาน "เพิ่มเติม" ของคุณ
คุณสามารถสร้างรายการใช้งานในโน้ตบุ๊กที่คุณพกติดตัวตลอดเวลาหรือออนไลน์โดยใช้โปรแกรมอย่าง Dropbox เพื่อให้สามารถเข้าถึงได้ตลอดเวลา
ขั้นตอนที่ 3 จดบันทึกขณะพูดคุยกับผู้คน
จดบันทึกการสนทนาของคุณกับผู้คน นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการสนทนาทางธุรกิจ แต่ยังสำคัญในระหว่างการโต้ตอบกับเพื่อนและครอบครัว การจดบันทึกจะช่วยเตือนคุณถึงบางสิ่งที่สำคัญที่ใครบางคนพูด งานที่คาดไม่ถึงที่ต้องทำ หรือเพียงการเตือนความทรงจำเล็กๆ น้อยๆ ถึงช่วงเวลาดีๆ กับคนที่คุณรัก
คุณไม่จำเป็นต้องพกสมุดโน้ตติดตัวตลอดเวลาและจดทุกคำพูดของใครบางคนอย่างระมัดระวัง แค่พยายามจัดสรรเวลาเพื่อเขียนประเด็นสำคัญหนึ่งหรือสองประเด็นในแต่ละบทสนทนาที่ตามมา
ขั้นตอนที่ 4. ใช้ตัววางแผน
นักวางแผนรายปีมีประโยชน์มากในการรวบรวมความคิดต่างๆ ของคุณ ใช้เพื่อบันทึกการนัดหมาย การเดินทาง และสิ่งสำคัญอื่นๆ ดูโน้ตทุกวันและจดสิ่งที่จะทำในระยะยาว ตัวอย่างเช่น หากคุณกำหนดเวลาการประชุมทางโทรศัพท์อีก 6 เดือน ให้จดไว้ในเครื่องมือวางแผนของคุณตอนนี้เพื่อที่คุณจะได้ไม่ลืม
ขั้นตอนที่ 5. จัดระเบียบสมองของคุณ
ในขณะที่กำจัดสิ่งที่ไร้ประโยชน์หรือไม่สำคัญในสำนักงานและที่บ้าน คุณควรกำจัดความคิดที่ไม่จำเป็นออกจากสมองของคุณด้วย ลองนั่งสมาธิเพื่อขจัดความคิดเชิงลบเช่นความกังวลและความเครียดออกจากจิตใจของคุณ
วิธีที่ 2 จาก 4: การตั้งค่าที่บ้าน
ขั้นตอนที่ 1 กำจัดสิ่งของที่ไม่จำเป็น
การจัดบ้านเป็นขั้นตอนแรกที่สำคัญในการจัดระเบียบบ้านของคุณ เปิดลิ้นชักและกำจัดของที่ไม่จำเป็น ทิ้งอาหารที่หมดอายุ ทิ้งหรือบริจาคเสื้อผ้าและรองเท้าที่ไม่ได้ใช้มานานกว่าหนึ่งปี ทิ้งยาที่หมดอายุอย่างเหมาะสม ทิ้งหรือรวมอุปกรณ์อาบน้ำที่ว่างเปล่าหรือว่างเปล่าครึ่งหนึ่ง และ วัตถุอื่นๆ ที่ไม่จำเป็นจริงๆ
ขั้นตอนที่ 2 ทำเครื่องผูกสำหรับสิ่งสำคัญในชีวิตของคุณ
ทำป้ายชื่อ “ประกันภัยรถยนต์”, “วันหยุด”, “ใบเสร็จรับเงิน”, “งบประมาณ” และสิ่งสำคัญอื่นๆ หรือเหตุการณ์ในชีวิตของคุณ
- ลองใช้รหัสสีเครื่องผูก สีน้ำเงินสำหรับใบเสร็จรับเงิน (แก๊ส ของชำ เสื้อผ้า) สีแดงสำหรับประกันภัย (รถยนต์ บ้าน ชีวิต) ฯลฯ
- จัดเก็บเครื่องผูกไว้บนชั้นวางที่จัดวาง
ขั้นตอนที่ 3 ติดตะขอและชั้นวางเข้ากับผนัง
ใช้ประโยชน์จากพื้นที่แนวตั้งที่ไม่ค่อยได้ใช้ในบ้านของคุณ ซื้อตะขอสำหรับแขวนจักรยานในโรงรถและราวแขวน (ลอย) เพื่อจัดพื้นที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพและสวยงาม
ขั้นตอนที่ 4. ซื้อพื้นที่จัดเก็บ
เช่นเดียวกับการจัดเตรียมในสำนักงาน ให้ซื้อภาชนะและตะกร้าเพื่อใส่สิ่งของของคุณ เก็บของที่คล้ายกันไว้ในที่เดียวกันและมีระบบสำหรับวางตู้คอนเทนเนอร์ ซื้อภาชนะและตะกร้าทุกขนาดเพื่อจัดระเบียบทุกอย่างในบ้านของคุณ รวมทั้งเครื่องใช้ เครื่องสำอาง ตุ๊กตาสัตว์ อาหาร รองเท้า และของกระจุกกระจิก
วิธีที่ 3 จาก 4: การอัปเกรดการตั้งค่าใน Office
ขั้นตอนที่ 1 ซื้อเคสติดตั้ง
ไปที่ร้านค้าที่ขายเคสสำหรับจัดเตรียม (Ace Hardware, JYSK, Informa, IKEA, one price shop ฯลฯ) และซื้ออย่างน้อย 10 ชิ้น ซื้อภาชนะขนาดต่างๆ เพื่อเก็บปากกา กระดาษ และสิ่งของขนาดใหญ่
ซื้อภาชนะ ตะกร้า ลิ้นชักเก็บแฟ้ม และสิ่งของอื่น ๆ ที่สามารถเก็บข้าวของของคุณได้
ขั้นตอนที่ 2. ซื้อชุดติดฉลาก
การเก็บสิ่งของทั้งหมดของคุณไว้ในภาชนะเก็บของสวย ๆ จะมีประโยชน์อะไรถ้าคุณไม่รู้ว่าข้างในแต่ละอันมีอะไรบ้าง? ใช้เครื่องมือติดฉลากเพื่อติดฉลากแต่ละภาชนะอย่างเหมาะสม ตัวอย่างเช่น ให้ภาชนะหนึ่งเขียนว่า "อุปกรณ์เครื่องเขียน" เป็นที่สำหรับเก็บปากกา ดินสอ และเครื่องหมายสี และภาชนะอีกชิ้นหนึ่งที่ระบุว่า "เครื่องมือ" ที่มีกรรไกร ที่เย็บกระดาษ ที่เปิดลวดเย็บกระดาษ และที่เจาะรู
ติดป้ายทุกอย่าง รวมทั้งแฟ้ม ลิ้นชัก และตู้
ขั้นตอนที่ 3 จัดระเบียบไฟล์ที่มีข้อมูลตาม "วิธีใช้งานในภายหลัง"
แทนที่จะใส่สิ่งต่าง ๆ ลงในไฟล์ตามตำแหน่งที่คุณได้รับ ให้สร้างไฟล์ด้วยวิธีที่คุณจะใช้งานในอนาคต ตัวอย่างเช่น หากคุณมีเอกสารสำหรับโรงแรมที่คุณจะเข้าพักในนิวยอร์กเพื่อเดินทางไปทำธุรกิจ ให้ใส่ไว้ในไฟล์ "นิวยอร์ก" ไม่ใช่ไฟล์ "โรงแรม"
สร้างไฟล์ย่อย มีไฟล์ "โรงแรม" แต่นอกเหนือจากนั้น มีไฟล์ "เมือง" ต่างๆ สำหรับสถานที่ที่คุณไปบ่อยๆ
ขั้นตอนที่ 4 ร่าง "สารบัญ" ที่จัดระเบียบของอุปกรณ์สำนักงาน
บางทีทุกอย่างก็เรียบร้อย แต่คุณอาจจำไม่ได้ว่าวางของแต่ละรายการไว้ที่ไหน ทำรายการสำหรับแต่ละกล่องหรือคอนเทนเนอร์ที่คุณทำและสิ่งที่อยู่ในนั้นเพื่อใช้อ้างอิงอย่างรวดเร็วในภายหลัง
รายการนี้จะช่วยให้คุณนำของกลับเข้าที่หลังจากหยิบขึ้นมา
ขั้นตอนที่ 5. สร้างส่วน "ที่จะทำ" และ "เสร็จสิ้น" บนโต๊ะ
มีสองส่วนเฉพาะบนโต๊ะทำงานของคุณสำหรับสิ่งที่ต้องทำ (เอกสารที่ต้องเซ็น รายงานที่ต้องอ่าน ฯลฯ) และสำหรับกองของสิ่งที่ต้องทำ โดยการสร้างสองส่วนแยกกัน คุณจะไม่รู้สึกสับสนเกี่ยวกับสิ่งที่ได้ทำไปแล้วและสิ่งที่ยังไม่ได้ทำ
ขั้นตอนที่ 6 กำจัดสิ่งของที่ไม่จำเป็น
ขณะวางสิ่งของลงในกล่องและภาชนะที่คุณซื้อ ให้ทิ้งสิ่งของที่คุณไม่ต้องการ กำจัดสิ่งของที่คุณไม่ได้สัมผัสหรือเปิดในหนึ่งปี สิ่งของที่เสียหาย และส่งคืนสินค้าที่เหลืออยู่
- คุณสามารถทำลายเอกสารเก่าและถามเพื่อนร่วมงานของคุณว่าพวกเขาสนใจสิ่งของที่คุณกำลังจะทิ้งหรือไม่
- หากคุณประสบปัญหาในการทิ้งของบางอย่างออกไป ให้ลองบริจาคดู
ขั้นตอนที่ 7 จัดระเบียบเนื้อหาของคอมพิวเตอร์
คุณสามารถจัดระเบียบสิ่งที่จับต้องได้รอบตัวคุณ แต่การมีคอมพิวเตอร์ที่มีเนื้อหาที่ไม่เป็นระเบียบจะจำกัดประสิทธิภาพการทำงานของคุณ และทำให้คุณรู้สึกไม่เป็นระเบียบ สร้างโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยใหม่เพื่อจัดเก็บไฟล์ จัดระเบียบเดสก์ท็อปของคุณเพื่อค้นหาวัตถุอย่างง่ายดาย กำจัดไฟล์ที่ซ้ำกัน ตั้งชื่อเอกสารด้วยชื่อโดยละเอียด และนำแอปพลิเคชันและเอกสารที่ไม่จำเป็นออก
วิธีที่ 4 จาก 4: จัดระเบียบ
ขั้นตอนที่ 1 ใช้เวลาสิบนาทีในแต่ละวันเพื่อจัดระเบียบสั้น ๆ
คุณได้ใช้เวลาในการจัดระเบียบและจัดวางทุกอย่างให้ถูกที่แล้ว ดังนั้นจงรักษาไว้อย่างนั้น ทุกคืน ตั้งนาฬิกาปลุกเพื่อระบุสิบนาทีในการเก็บสิ่งของที่วางผิดที่ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าภาชนะและตะกร้าของคุณมีระเบียบ
ขั้นตอนที่ 2 หากคุณเพิ่มสิ่งใหม่ๆ เข้ามาในชีวิต ให้กำจัดสิ่งเก่า
ก่อนซื้อหนังสือเล่มใหม่ ให้สำรวจชั้นหนังสือของคุณและกำจัดชั้นวางที่คุณยังไม่ได้อ่านหรือยังไม่ได้อ่านเสียก่อน บริจาคหรือกำจัดมันเพื่อให้รายการใหม่ของคุณสามารถเข้ามาแทนที่ได้
ทำตามขั้นตอนเพิ่มเติมและกำจัดออบเจ็กต์สองหรือสามรายการสำหรับออบเจ็กต์ใหม่ทุกรายการ
ขั้นตอนที่ 3 เก็บกล่อง “บริจาค” ไว้ตลอดเวลา
มีกล่องสำหรับเก็บสิ่งของบริจาคได้ตลอดเวลา เมื่อคุณรู้ว่าคุณไม่ต้องการอะไรแล้ว ให้ใส่กล่องบริจาคทันที
ถ้าเจอของที่ไม่ต้องการแล้วแต่บริจาคไม่ได้ ให้ทิ้งลงถังขยะทันที
ขั้นตอนที่ 4 เมื่อคุณเห็นลิ้นชักเปิดอยู่ ให้ปิดมัน
อย่ารอเวลาสิบนาทีในการจัดระเบียบของคุณ หากพบเห็นไม่ตรงจุด ให้คืนทันที หากคุณผ่านถังขยะเต็ม ให้เททิ้ง เมื่อคุณเห็นกระดาษผิดที่ ให้โยนทิ้งไป สร้างนิสัยเพื่อให้มีประสิทธิภาพ
อย่าใช้เวลามากเกินไปในการจัดระเบียบเล็กๆ น้อยๆ ในแต่ละวัน อย่าไปลงน้ำโดยปิดลิ้นชักที่เปิดอยู่ หากคุณกำลังจะไปประชุมและพบลิ้นชักที่เปิดอยู่ระหว่างทาง ให้ปิดมัน หากคุณขัดจังหวะเวิร์กโฟลว์ของคุณเพียงเพื่อปิดลิ้นชัก ประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมของคุณจะลดลงมากถึง 25%
ขั้นตอนที่ 5. ใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีเพื่อให้คุณจัดระเบียบ
มีแอปนับร้อยที่คุณสามารถใช้จัดระเบียบตัวเองได้ มีแอพรายการสิ่งที่ต้องทำมากมาย เช่น Evernote แอพเตือนความจำ เช่น Beep Me โปรแกรมจัดการการเดินทาง เช่น TripIT และแอพที่ช่วยจัดระเบียบความสำคัญของงานของคุณ เช่น Last Time
มองหาแอปที่จะซิงค์กับอุปกรณ์ของคุณ เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่
บทความที่เกี่ยวข้อง
- หยุดเสียเวลา
- แปลงระบบเขียนเวลา 24 ชั่วโมงเป็นระบบเวลา 12 ชั่วโมง
- การจัดระเบียบชีวิตของคุณ
- บริหารเวลาอย่างชาญฉลาด