แม้ว่าคนจะไม่ค่อยแฟกซ์เอกสารอีกต่อไป แต่คุณอาจต้องส่งแฟกซ์ในบางจุด มีหลายสาเหตุที่ผู้คนมักส่งแฟกซ์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการส่งสัญญาหรือหากไม่มีอุปกรณ์หรือเทคโนโลยีที่จำเป็นในการส่งเอกสารด้วยวิธีอื่น โชคดีที่คุณสามารถส่งเอกสารโดยใช้เครื่องแฟกซ์ คอมพิวเตอร์ และแม้แต่สมาร์ทโฟน
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การใช้เครื่องแฟกซ์
ขั้นตอนที่ 1. ทำการตั้งค่าบนเครื่องแฟกซ์
ในการส่งและรับเอกสารด้วยเครื่องแฟกซ์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เสียบปลั๊กเครื่องแฟกซ์และเชื่อมต่อกับสายโทรศัพท์พื้นฐาน
- เราขอแนะนำให้คุณสมัครรับสายโทรศัพท์เฉพาะหากคุณส่งแฟกซ์บ่อยๆ คุณจะไม่สามารถใช้โทรศัพท์และเครื่องแฟกซ์พร้อมกันได้
- ตรวจสอบให้แน่ใจด้วยว่าเครื่องแฟกซ์มีผงหมึกและกระดาษหากคุณต้องการรับแฟกซ์
- หากคุณไม่มีเครื่องแฟกซ์ในสำนักงานหรือที่บ้าน คุณสามารถเช่าเครื่องได้ที่เช่าคอมพิวเตอร์หรือห้องสมุดสาธารณะ ตัวเลือกนี้เหมาะเป็นอย่างยิ่งหากคุณไม่ได้ส่งเอกสารทางโทรสารบ่อยๆ
ขั้นตอนที่ 2. ปรับการตั้งค่า
ไม่ใช่ว่าเครื่องแฟกซ์ทุกเครื่องจะเหมือนกัน แต่โดยปกติแล้ว คุณจะมีตัวเลือกในการปรับการตั้งค่า อ่านคู่มือผู้ใช้เพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับคุณสมบัติพิเศษที่เครื่องแฟกซ์ของคุณมีให้
- หากคุณต้องการทราบว่าส่งเอกสารสำเร็จหรือไม่ ให้เปิดใช้งานหน้าการยืนยัน หากเปิดใช้งานคุณสมบัตินี้ เครื่องแฟกซ์จะพิมพ์หน้าหลังจากที่คุณส่งแฟกซ์ ซึ่งมีการแจ้งเตือนหากส่งเอกสารสำเร็จหรือล้มเหลว
- คุณยังสามารถตั้งค่าหัวแฟกซ์ ซึ่งเป็นบรรทัดข้อความที่จะปรากฏที่ด้านบนของเอกสารที่ส่ง โดยปกติแล้วจะมีข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับผู้ส่งแฟกซ์
- หากคุณวางแผนที่จะรับแฟกซ์ด้วย คุณสามารถเลือกระหว่างโหมดการรับอัตโนมัติหรือด้วยตนเอง ซึ่งคุณต้องอนุญาตเมื่อมีแฟกซ์
ขั้นตอนที่ 3 เตรียมเอกสาร
ใช้เอกสารต้นฉบับ ไม่ใช่สำเนา เพื่อผลลัพธ์ที่สะอาดตาและอ่านง่ายขึ้น
ใช้ใบปะหน้าทับหน้าที่คุณต้องการส่ง ใบปะหน้าประกอบด้วยข้อมูลบางอย่าง เช่น ชื่อผู้ส่งและหมายเลขแฟกซ์ ชื่อผู้รับและหมายเลขแฟกซ์ วันที่ และจำนวนหน้าที่รวมอยู่ในแฟกซ์
ขั้นตอนที่ 4. วางเอกสารลงในเครื่องแฟกซ์
เครื่องหลายเครื่องมีถาดป้อนกระดาษ (ที่วางกระดาษเช่นเครื่องพิมพ์) และจอแบน (จอแบน) พร้อมกัน ถ้าคุณต้องการส่งเอกสารหน้าเดียว ให้ใช้คุณลักษณะเหล่านี้อย่างใดอย่างหนึ่ง หากคุณต้องการส่งเอกสารหลายหน้า เราขอแนะนำให้ใช้ตัวป้อนกระดาษ
- เมื่อใช้ตัวป้อนกระดาษ คุณสามารถใส่เอกสารทุกหน้าในคราวเดียว เครื่องแฟกซ์มีไอคอนเพื่อระบุว่าควรหันกระดาษไปทางใดเมื่อใส่ลงในถาดป้อนกระดาษ เครื่องบางเครื่องยังมีตัวเลือกในการสแกนและส่งเอกสารไปมา ดังนั้นให้ตรวจสอบคู่มือผู้ใช้เพื่อดูว่าเครื่องแฟกซ์ของคุณมีคุณสมบัตินี้หรือไม่
- เมื่อใช้คุณสมบัติจอแบน ให้เปิดฝาที่ด้านบนของเครื่องแฟกซ์ และวางเอกสารคว่ำหน้าลงบนหน้าจอ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้จัดแนวเอกสารตามเส้นบนหน้าจอ หลังจากนั้นให้ปิดเครื่องก่อนดำเนินการต่อ
ขั้นตอนที่ 5. ป้อนหมายเลขแฟกซ์
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหมายเลขที่ป้อนประกอบด้วยรหัสพื้นที่ รหัสประเทศ และหมายเลขผู้รับเอกสาร ป้อนหมายเลขในลักษณะเดียวกับเมื่อคุณกดหมายเลขทางโทรศัพท์
ขั้นตอนที่ 6 กดปุ่ม " ส่ง " เพื่อส่งแฟกซ์
สักครู่ต่อมา เครื่องแฟกซ์จะส่งเอกสาร และกระดาษจะเริ่มเข้าสู่เครื่อง
ปุ่มสำหรับกดบนเครื่องแฟกซ์สามารถพูดว่า "go" หรือ "fax" แทน "send"
ขั้นตอนที่ 7 ค้นหาข้อความยืนยัน
เครื่องแฟกซ์บางเครื่องแสดงข้อความบนหน้าจอแจ้งว่าส่งแฟกซ์สำเร็จแล้ว หากคุณตั้งค่าเครื่องแฟกซ์ให้พิมพ์การยืนยัน เครื่องจะพิมพ์รายละเอียดของสถานะของแฟกซ์ที่คุณส่ง
วิธีที่ 2 จาก 3: การใช้คอมพิวเตอร์
ขั้นตอนที่ 1. เลือกโปรแกรมที่คุณต้องการใช้
เมื่อส่งแฟกซ์ผ่านคอมพิวเตอร์ คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์ที่ติดตั้งในคอมพิวเตอร์หรือใช้ประโยชน์จากบริการออนไลน์ได้
- ระบบปฏิบัติการบางระบบมีแอพพลิเคชั่นที่สามารถใช้ส่งแฟกซ์ได้ ตัวอย่างเช่น Windows 7 มีเครื่องมือที่เรียกว่า Fax and Scan เพื่อส่งแฟกซ์โดยไม่ต้องใช้เครื่องแฟกซ์
- ในการใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ ก่อนอื่นให้เชื่อมต่อคอมพิวเตอร์กับโทรศัพท์บ้าน หากไม่สามารถทำได้ เพียงใช้บริการออนไลน์
- บริการออนไลน์บางอย่างที่สามารถใช้ได้ ได้แก่ eFax, MyFax และ FaxZero บริการบางอย่างใช้งานได้ฟรี และบางบริการกำหนดให้คุณต้องชำระค่าสมัครหรือสมาชิกภาพ นอกจากนี้ยังมีบริการที่เรียกเก็บค่าธรรมเนียมสำหรับการส่งแฟกซ์แต่ละครั้ง
ขั้นตอนที่ 2 เปิดโปรแกรมที่ต้องการและสร้างแฟกซ์ใหม่
ไม่ใช่ทุกซอฟต์แวร์ที่เหมือนกัน แต่คุณจะได้รับตัวเลือกในการสร้างแฟกซ์ใหม่ ("สร้างแฟกซ์ใหม่") หรือสิ่งที่คล้ายกัน
ขั้นตอนที่ 3 แนบเอกสาร
หากต้องการส่งแฟกซ์ผ่านคอมพิวเตอร์ คุณต้องอัปโหลดเอกสารเป็นข้อความ คุณจะพบปุ่มที่ระบุว่า "อัปโหลดเอกสาร" หรืออะไรทำนองนั้น
- หากคุณมีเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ให้ค้นหาบนคอมพิวเตอร์ของคุณและแนบไปกับข้อความ
- หากเอกสารยังคงเป็นกระดาษ ให้ใช้เครื่องสแกนเพื่อแปลงเป็นไฟล์ดิจิทัล หากไม่มีเครื่องสแกน คุณสามารถถ่ายรูปเอกสารแล้วส่งอีเมลให้ตัวเองหรือโอนไปยังคอมพิวเตอร์โดยตรง
ขั้นตอนที่ 4 ป้อนหมายเลขแฟกซ์และเนื้อหาข้อความ
พิมพ์ข้อความสั้น ๆ ถึงผู้รับในพื้นที่ที่ให้ไว้บนหน้าจอ เช่นเดียวกับเมื่อคุณส่งอีเมล ทำงานเป็นใบปะหน้า คุณจึงไม่ต้องแนบใบปะหน้าแยกต่างหาก คุณต้องป้อนหมายเลขแฟกซ์ของผู้รับในช่องถึง
คุณอาจต้องป้อนรหัสยืนยันเพื่อพิสูจน์ว่าคุณไม่ใช่หุ่นยนต์
ขั้นตอนที่ 5. กดปุ่ม "ส่ง"
หลังจากแนบเอกสารแล้ว เขียนข้อความ และป้อนหมายเลขแฟกซ์ของผู้รับแล้ว ให้กดปุ่มส่งเพื่อทำงานให้เสร็จ
วิธีที่ 3 จาก 3: การใช้โทรศัพท์หรือแท็บเล็ต
ขั้นตอนที่ 1. ดาวน์โหลดแอป
มีแอพมากมายสำหรับแท็บเล็ตและโทรศัพท์ที่คุณสามารถใช้เพื่อส่งแฟกซ์ได้เหมือนกับที่คุณส่งผ่านคอมพิวเตอร์ แอปพลิเคชันบางตัวสามารถรับได้ฟรี ในขณะที่บางแอปพลิเคชันสามารถชำระเงินได้ แอพยอดนิยมบางตัว ได้แก่ Fax Burner, Files Anywhere และ JotNot Fax
แอปพลิเคชั่นบางตัวจะกำหนดหมายเลขแฟกซ์ชั่วคราวให้คุณ ซึ่งไม่เหมาะหากคุณส่งและรับแฟกซ์บ่อยๆ
ขั้นตอนที่ 2 เรียกใช้แอปพลิเคชันและเลือกเอกสารที่จะส่ง
เมื่อเปิดแอปพลิเคชันบนอุปกรณ์มือถือของคุณแล้ว คุณจะได้รับแจ้งให้สร้างแฟกซ์ใหม่ สิ่งแรกที่ต้องทำคือเลือกเอกสารที่คุณต้องการส่งแฟกซ์
- หากเอกสารถูกจัดเก็บไว้ในอุปกรณ์ของคุณ ในอีเมล หรือในบริการที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ เช่น DropBox ให้ค้นหาและอัปโหลดเอกสารจากแอพนั้น
- หากเอกสารยังคงเป็นกระดาษ ให้ใช้แท็บเล็ตหรือโทรศัพท์เพื่อถ่ายภาพเอกสารและแนบไปกับข้อความ
ขั้นตอนที่ 3 ป้อนหมายเลขแฟกซ์และเนื้อหาข้อความ
พิมพ์ข้อความลงในผู้รับแฟกซ์ เช่นเดียวกับที่คุณทำบนคอมพิวเตอร์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณป้อนหมายเลขแฟกซ์ของผู้รับในช่องถึงของข้อความ
ขั้นตอนที่ 4. แตะปุ่ม "ส่ง"
หลังจากแนบเอกสารแล้ว ให้พิมพ์ข้อความและป้อนหมายเลขแฟกซ์ของผู้รับแล้ว ให้กดปุ่มส่งเพื่อส่งแฟกซ์
เคล็ดลับ
- ซื้อเครื่องพิมพ์แบบ all-in-one เพื่อให้คุณสามารถส่งแฟกซ์จากที่ทำงานหรือที่บ้านโดยไม่ต้องดาวน์โหลดโปรแกรม อัปโหลดเอกสารไปยังอินเทอร์เน็ต หรือซื้อเครื่องแฟกซ์แยกต่างหาก อย่างไรก็ตาม คุณจะต้องมีโทรศัพท์พื้นฐาน
- หากคุณมีบัญชีที่ให้บริการแฟกซ์ออนไลน์ เช่น RingCentral หรือ eFax ให้ใช้บัญชีนั้นเพื่อส่งแฟกซ์โดยตรงจาก Gmail สิ่งที่คุณต้องทำคือป้อนหมายเลขแฟกซ์ของผู้รับตามด้วย @domainname.com ในช่อง TO ตัวอย่างเช่น หากคุณใช้ eFax ให้เขียน [email protected]
- เครื่องแฟกซ์อาจติดและเอกสารที่เป็นกระดาษติดกัน หากเป็นกรณีนี้ จะต้องส่งเอกสารอีกครั้ง