เมื่อส่งจดหมายไปยังตู้ไปรษณีย์หรือตู้ ปณ. ข้อแตกต่างที่สำคัญคือ คุณจดหมายเลขตู้ปณ.เฉพาะแทนที่อยู่ปกติ เริ่มต้นด้วยการเขียนชื่อผู้รับในบรรทัดแรก ตามด้วยชื่อธุรกิจหรือบริษัทที่เขาเป็นตัวแทน หากมี เขียนหมายเลขตู้ ปณ. ด้านล่าง ตามด้วยเมือง ภูมิภาค และรหัสไปรษณีย์ เพื่อให้แน่ใจว่าการจัดส่งที่รวดเร็วและถูกต้อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารูปแบบที่อยู่เป็นไปตามหลักเกณฑ์ที่อธิบายโดยบริการไปรษณีย์ในพื้นที่ของคุณ
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 2: การส่งจดหมายหรือพัสดุ
ขั้นตอนที่ 1. เริ่มเขียนที่อยู่สำหรับจัดส่งตรงกลางซองจดหมาย
ชื่อและที่อยู่ของบุคคลหรือนิติบุคคลที่ต้องการเขียนจดหมายให้ต้องเขียนไว้ด้านหน้าและตรงกลาง การวางข้อมูลสำคัญนี้ไว้ในที่ที่ชัดเจนจะทำให้จัดเรียงและส่งจดหมายได้ง่ายขึ้น
หากที่อยู่สำหรับจัดส่งไม่ชัดเจนหรือเขียนไว้ไม่ถูกต้อง จดหมายอาจได้รับการจัดการที่ไม่ถูกต้อง
ขั้นตอนที่ 2 เขียนชื่อและนามสกุลของผู้รับในบรรทัดแรก
ในสถานการณ์ส่วนใหญ่ การส่งจดหมายถึงมือขวาก็เพียงพอแล้ว คุณยังสามารถป้อนชื่อกลางของชื่อบุคคลนั้นได้หากคุณรู้จัก หากอาจมีความสับสนว่าใครส่งจดหมายถึง ทางที่ดีควรใช้ชื่อเต็ม
- จดหมายที่ส่งถึง “John Alexander Smith” มักจะได้รับจากคนผิดน้อยกว่าจดหมายที่ส่งถึง “John Smith”
- เพื่อให้เฉพาะเจาะจงที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ให้ป้อนข้อมูลระบุตัวตนของผู้รับพร้อมกับชื่อที่เป็นทางการ เช่น “นาง”, “ดร.” หรือ “จูเนียร์” หากจำเป็น
ขั้นตอนที่ 3 จดชื่อบริษัทหรือองค์กร
หากคุณกำลังส่งจดหมายถึงตัวแทนของกลุ่ม จะต้องป้อนชื่อของกลุ่มนี้ตามหลังชื่อของบุคคล ตัวอย่างเช่น ที่อยู่ทางไปรษณีย์ 2 บรรทัดแรกที่ส่งไปยังองค์กรธุรกิจควรมีลักษณะดังนี้ "John A. Smith/ACME Innovations Inc."
ไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลระบุตัวตนเพิ่มเติมใดๆ เช่น ตำแหน่งหรือรายละเอียดงานอย่างเป็นทางการของบุคคลนั้น
ขั้นตอนที่ 4. ป้อนหมายเลขตู้ ปณ
ที่อยู่ตู้ไปรษณีย์จะขึ้นต้นด้วยคำว่า "ตู้ไปรษณีย์" ตามด้วยหมายเลขตู้ไปรษณีย์ ปกติจะเป็นตัวเลข 2-5 หลัก บริการไปรษณีย์ของสหรัฐอเมริกากำหนดให้ผู้ส่งไม่ต้องใส่เครื่องหมายวรรคตอนเมื่อเขียนที่อยู่ตู้ป.ณ. เช่น เขียน "ตู้ปณ." ไม่ใช่ "ป.ณ. กล่อง"
- ธุรกิจจำนวนมาก (และบางคน) ได้รับจดหมายในกล่องจดหมายแทนที่จะเป็นที่อยู่ปกติ หมายความว่าคุณจะต้องส่งจดหมายไปยังที่อยู่เดียว ไม่ใช่ทั้งสองแห่ง
- วิธีการทำงานของตู้ ปณ. แตกต่างกันเล็กน้อยในแต่ละประเทศ ด้วยเหตุนี้ ตัวเลือกการจัดส่งที่มีหมายเลขเดียวกันอาจไม่สามารถใช้ได้เมื่อคุณส่งจดหมายหรือพัสดุไปต่างประเทศ
ขั้นตอนที่ 5. เพิ่มเมือง ภูมิภาค และรหัสไปรษณีย์ในบรรทัดสุดท้าย
สุดท้าย ให้เขียนรายละเอียดเกี่ยวกับพื้นที่ที่จะส่งจดหมาย แยกเมืองและภูมิภาคหรือจังหวัดด้วยเครื่องหมายจุลภาค และระบุระยะห่างระหว่างภูมิภาคและรหัสไปรษณีย์ ในบางพื้นที่ เช่น ฝรั่งเศสและบางพื้นที่ของแคนาดา รหัสไปรษณีย์อาจเขียนก่อนชื่อเมือง
- ใช้อักษรย่อ 2 ตัวสำหรับรัฐหรือเขตแดนตามที่กำหนดไว้ในข้อบังคับของที่ทำการไปรษณีย์ เช่น “ลอสแองเจลิส แคลิฟอร์เนีย” หรือ “นิวยอร์ก นิวยอร์ก”
- หากคุณต้องการส่งจดหมายไปยังที่อยู่ระหว่างประเทศ ให้ป้อนชื่อประเทศในบรรทัดด้านล่างชื่อเมืองและรหัสไปรษณีย์
ส่วนที่ 2 จาก 2: กรอกข้อมูลการจัดส่งที่จำเป็น
ขั้นตอนที่ 1 ค้นหาหมายเลขตู้ ปณ. ที่ไม่รู้จัก
คุณสามารถค้นหาที่อยู่จริงของบุคคลหรือนิติบุคคลที่คุณต้องการเขียนถึงโดยการค้นหาทางอินเทอร์เน็ตอย่างรวดเร็ว ที่อยู่อาจพิมพ์อยู่ที่ไหนสักแห่งบนบรรจุภัณฑ์ของบรรจุภัณฑ์ที่คุณซื้อ ที่อยู่จะแสดงตามที่ควรจะเขียนไว้ในจดหมาย ดังนั้น หากมีข้อสงสัย ให้คัดลอกตามที่ปรากฏ
- หากคุณกำลังส่งจดหมายตอบกลับ คุณสามารถค้นหาหมายเลขตู้ ปณ. ในบรรทัดแรกหรือบรรทัดที่สองของที่อยู่ผู้ส่งที่มุมซ้ายบนของซองจดหมาย
- ติดต่อบริการไดเรกทอรีหรือส่งแบบฟอร์มคำขอ Freedom of Information Act (FOIA) สำหรับหมายเลขตู้ ป.ณ. ที่ไม่ได้แสดงต่อสาธารณะ
ขั้นตอนที่ 2 ใช้การเขียนที่อ่านง่าย
เมื่อคุณเขียนที่อยู่ในจดหมายเสร็จแล้ว ให้ใส่ใจกับลายมือของคุณและตรวจสอบให้แน่ใจว่าชัดเจน จำไว้ว่าอีเมลของคุณกำลังได้รับการจัดการ จัดเรียง และส่งโดยบุคคลอื่น ซึ่งควรจะสามารถอ่านได้ในทันที
- ใช้ตัวอักษรพิมพ์เพื่อจดข้อมูลเสมอ ตัวสะกดและตัวอักษรที่สวยงามอื่นๆ อาจเข้าใจได้ยาก
- การเขียนด้วยอักษรตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดจะมีประโยชน์หากลายมือของคุณดูเร่งรีบหรือเลอะเทอะ
- หากคุณไม่แน่ใจว่าที่อยู่นั้นจะอ่านง่ายแก่คนต่างชาติหรือไม่ ให้เขียนใหม่โดยใช้ซองจดหมายใหม่เผื่อไว้
ขั้นตอนที่ 3 จดที่อยู่ผู้ส่ง
เขียนที่อยู่ของคุณเองที่มุมซ้ายบนของซองจดหมายหรือหีบห่อ ที่อยู่ผู้ส่งต้องมีขนาดเท่ากับที่อยู่ปลายทางหรือเล็กกว่าเล็กน้อย มิฉะนั้น อาจตีความว่าเป็นที่อยู่ปลายทางผิด
จดที่อยู่ที่สะดวกที่สุดในการติดต่อคุณ
ขั้นตอนที่ 4. ใส่ตราประทับ
วางตราประทับสำหรับการจัดส่งแบบชำระเงินล่วงหน้าหรือฉลากใกล้กับมุมบนขวาเพื่อชำระค่าขนส่ง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตราประทับหรือฉลากไม่ครอบคลุมทั้งสองที่อยู่ หรือข้อมูลการจัดส่งใดๆ
- ใช้เครื่องคำนวณไปรษณีย์เพื่อคำนวณค่าจัดส่ง หรือขอความช่วยเหลือจากพนักงาน
- จดหมายระหว่างประเทศอาจต้องใช้ไปรษณีย์เพิ่มเติมหรือแบบฟอร์มพิเศษ แบบฟอร์มนี้ต้องกรอกและส่งทางออนไลน์ก่อนที่จะส่งพัสดุภัณฑ์
ขั้นตอนที่ 5. ตรวจสอบข้อผิดพลาด
ก่อนส่งจดหมาย ให้ตรวจสอบข้อมูลที่คุณจดไว้และตรวจสอบว่าถูกต้อง เป็นสิ่งสำคัญมากที่คุณจะต้องแน่ใจว่ารายละเอียดของตัวเลขนั้นถูกต้อง เมื่อคุณพอใจกับจดหมายแล้ว ให้ใส่ในกล่องจดหมายหรือนำไปที่ที่ทำการไปรษณีย์เพื่อจัดส่ง
ผู้ให้บริการจัดส่งอาจเข้าใจความหมายของคุณหากคุณพิมพ์ผิดพลาด เช่น “Indianapolis, IN” แต่ถ้าหมายเลขตู้ ปณ. หรือรหัสไปรษณีย์ไม่ถูกต้อง จดหมายอาจถูกส่งไปยังที่อื่นหรือไม่ส่งเลย
เคล็ดลับ
- เขียนที่อยู่ของผู้รับโดยใช้ปากกาหรือปากกามาร์คเกอร์ถาวรด้วยหมึกสีเข้ม หลีกเลี่ยงการใช้ดินสอ
- ให้ขนาดการเขียนของคุณสม่ำเสมอเพื่อไม่ให้ข้อมูลบนซองจดหมายดูรก
