รายงานเป็นกระดาษประเภทหนึ่งที่เขียนขึ้นเพื่ออภิปรายหัวข้อหรือวิเคราะห์ปัญหา เมื่อถึงจุดหนึ่ง คุณอาจถูกขอให้เขียนรายงาน ไม่ว่าจะเป็นการบ้านหรือที่ทำงาน บางครั้งรายงานจำเป็นต้องมีข้อกำหนดพิเศษ และบางครั้งคุณสามารถเขียนอะไรก็ได้ที่คุณต้องการ ไม่ว่ารายงานของคุณจะมีข้อกำหนดพิเศษหรือไม่ก็ตาม รายงานที่ดีทั้งหมดควรมีความถูกต้อง รัดกุม ชัดเจน และมีโครงสร้างที่ดี
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 4: การเตรียมเขียนรายงาน
ขั้นตอนที่ 1 อ่านข้อกำหนดที่ต้องปฏิบัติตามเพื่อเขียนรายงาน
หากคุณกำลังเขียนรายงานสำหรับการมอบหมายงานของโรงเรียน คุณอาจต้องการถามครูของคุณว่ามีแนวทางปฏิบัติบางประการในการเขียนรายงานหรือไม่ หากคุณกำลังเขียนรายงานสำหรับการทำงาน ให้พูดคุยกับเจ้านายของคุณเกี่ยวกับความคาดหวังของเขาสำหรับรายงานของคุณ การตัดสินใจว่าจะรวมอะไรไว้ในรายงานก่อนเริ่มทำงานเป็นขั้นตอนแรกที่สำคัญในการเขียนรายงานที่ดี
- คุณอาจต้องถามอาจารย์หรือหัวหน้าเกี่ยวกับข้อกำหนดของคำ (หรือหน้า) สำหรับรายงาน ไม่ว่าจะเป็นตาราง ตัวเลข ภาพประกอบ หรือแม้แต่พูดถึงรายละเอียดเฉพาะ เช่น ประเภทของฟอนต์และขนาดฟอนต์ที่จะใช้.
- รายงานส่วนใหญ่จะประกอบด้วยหน้าชื่อเรื่อง บทสรุป (หรือบทคัดย่อ) ส่วนแนะนำ ส่วนวิธีการ (ถ้ามี) ส่วนผลลัพธ์ (ถ้ามี) ส่วนการอภิปราย และข้อสรุป
ขั้นตอนที่ 2 เลือกหัวข้อ
บางครั้ง คุณถูกขอให้เขียนรายงานในหัวข้อใดหัวข้อหนึ่ง ในขณะที่บางครั้งคุณสามารถเลือกหัวข้อของคุณเองได้ เป็นความคิดที่ดีที่จะเลือกหัวข้อที่คุณสนใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณกำลังทำงานในโครงการระยะยาว หรือเลือกหัวข้อที่คุณไม่ค่อยคุ้นเคย สิ่งนี้จะทำให้คุณมีโอกาสเรียนรู้สิ่งใหม่
- ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนรายงาน คุณควรเข้าใจหัวข้อนี้และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณทราบวัตถุประสงค์ของรายงานแล้ว
- หลักสูตรวิทยาศาสตร์และวิศวกรรมศาสตร์จำนวนมากต้องการรายงาน บางครั้ง คุณอาจต้องเขียนรายงานหนังสือหรือรายงานประเภทอื่นสำหรับวิชามนุษยศาสตร์
- หากคุณมีปัญหาในการเลือกหัวข้อ ลองอ่านหนังสือพิมพ์ นิตยสารยอดนิยม หรือแหล่งข่าวออนไลน์เพื่อหาแรงบันดาลใจ คุณอาจต้องการเขียนเกี่ยวกับเหตุการณ์ปัจจุบัน (เช่น เหตุการณ์ทางการเมือง การแข่งขันกีฬา หรือสถานการณ์ทางเศรษฐกิจ) เพราะคุณจะได้รับข้อมูลมากมายเกี่ยวกับหัวข้อ "วัฒนธรรมป๊อป"
ขั้นตอนที่ 3 เข้าใจหัวข้อนี้เป็นอย่างดี
เริ่มอ่านข้อมูลเกี่ยวกับหัวข้อที่คุณเลือก คุณอาจต้องใช้หนังสือจากห้องสมุดของมหาวิทยาลัยหรือห้องสมุดสาธารณะ หรือค้นหาข้อมูลจากอินเทอร์เน็ตโดย Google ในการเขียนรายงานที่ยอดเยี่ยม คุณต้องเชี่ยวชาญในหัวข้อที่คุณกำลังเขียน สิ่งสำคัญคือต้องใส่ข้อมูลที่เป็นปัจจุบันในหัวข้อของคุณ ซึ่งเป็นเหตุผลที่คุณควรค้นคว้าให้มากก่อนที่จะเขียนรายงาน
- ขั้นแรก ให้ทบทวนหัวข้อของคุณ "ทั่วไป" (แทนที่จะทบทวน "ในเชิงลึก") ซึ่งหมายความว่าคุณจำเป็นต้องอ่านข้อมูลต่างๆ ในหัวข้อที่คุณเลือกอย่างรวดเร็ว แทนที่จะใช้เวลามากไปกับการจดจ่ออยู่กับบทความจำนวนเล็กน้อย
- หากคุณกำลังเขียนหัวข้อที่มีหลายแง่มุม (เช่น สิ่งที่เป็นที่ถกเถียงกัน เช่น อินโดนีเซียควรยกเลิกโทษประหารชีวิตหรือไม่) คุณอาจต้องเข้าใจมุมมองของทั้งสองฝ่ายเพื่อหารือเกี่ยวกับข้อดีและข้อเสียของทั้งสอง
- คุณสามารถหาบรรณารักษ์อ้างอิงเพื่อช่วยคุณค้นหาวรรณกรรมที่จะช่วยคุณเขียนรายงานของคุณ บรรณารักษ์อ้างอิงจะช่วยคุณค้นหาแหล่งข้อมูลที่น่าเชื่อถือที่คุณสามารถใช้เพื่อรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับหัวข้อที่คุณเลือก นอกจากนี้ บรรณารักษ์อ้างอิงจำนวนมากจะแนะนำคุณตลอดกระบวนการวิจัยและยังสามารถสอนวิธีใช้ฐานข้อมูลออนไลน์ได้อีกด้วย
ขั้นตอนที่ 4 ใช้แหล่งข้อมูลที่น่าเชื่อถือ
อาจมีแหล่งข้อมูลมากมายที่ให้ข้อมูลในหัวข้อของคุณ แต่คุณต้องแน่ใจว่าคุณพบแหล่งข้อมูลที่น่าเชื่อถือและน่าเชื่อถือที่สุด แหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้จะมีชื่อผู้เขียน และมักจะเชื่อมโยงกับสถาบันที่มีชื่อเสียง (เช่น มหาวิทยาลัย สื่อสิ่งพิมพ์ที่น่าเชื่อถือ หรือโครงการของรัฐบาลหรือภาควิชา)
หากคุณมีข้อสงสัยเกี่ยวกับแหล่งข้อมูล ให้ปรึกษากับครู เจ้านาย หรือบรรณารักษ์ของคุณ บางครั้งแหล่งข้อมูลที่ไม่ดีหรือบทความที่เขียนลวกๆ ถูกตีพิมพ์ให้ดูเหมือนงานทางวิทยาศาสตร์ที่ผ่านการตรวจสอบโดยเพื่อน และคุณไม่ต้องการที่จะถูกบทความแบบนี้หลอก
ขั้นตอนที่ 5. กำหนดกลุ่มเป้าหมายของคุณ
คุณกำลังเขียนรายงานนี้สำหรับกลุ่มผู้เชี่ยวชาญในหัวข้อใดหัวข้อหนึ่ง หรือสำหรับคนที่ไม่มีความรู้เกี่ยวกับหัวข้อในรายงานของคุณหรือไม่ คุณควรพยายามเขียนให้มากที่สุดสำหรับผู้ที่จะอ่านรายงานของคุณ
-
หากคุณกำลังเขียนรายงานสำหรับคนที่ไม่คุ้นเคยกับหัวข้อในรายงาน ให้แน่ใจว่าคุณแนะนำพื้นฐาน (เช่น ข้อมูลพื้นฐาน ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง และคำศัพท์ที่จำเป็น) อย่าข้ามไปที่คำอธิบายที่ซับซ้อนของหัวข้อโดยไม่ได้ให้บริบทก่อน
ในการสร้างบริบท ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสิ่งที่คุณเขียนตอบคำถามเช่น "ทำไมหัวข้อนี้จึงสำคัญ", "ใครทำการวิจัยในหัวข้อนี้ พวกเขาทำการวิจัยประเภทใด และทำไมพวกเขาถึงทำอย่างนั้น" และ " หัวข้อนี้มีผลกระทบและผลกระทบที่กว้างขึ้นหรือไม่”
- หากรายงานมุ่งเป้าไปที่ผู้เชี่ยวชาญ คุณสามารถใช้ภาษาและศัพท์แสงที่ซับซ้อนมากขึ้นซึ่งเจาะจงกับหัวข้อนั้นๆ ได้ อย่างไรก็ตาม หากคุณกำลังเขียนสำหรับผู้เริ่มต้นหรือผู้ที่ไม่คุ้นเคยกับหัวข้อที่คุณเลือก อย่าใช้ภาษาที่สับสน และหากคุณใส่ศัพท์เฉพาะ อย่าลืมให้คำจำกัดความด้วย
ส่วนที่ 2 จาก 4: การจัดทำรายงาน
ขั้นตอนที่ 1 เริ่มต้นด้วยบทคัดย่อ
บทคัดย่ออธิบายสั้นๆ เกี่ยวกับเนื้อหาของรายงานและตอบคำถามว่า “คุณทำอะไร ทำอะไร และคุณเรียนรู้อะไร” ความยาวบทคัดย่อไม่ควรเกินครึ่งหน้า
มันอาจจะง่ายกว่าสำหรับคุณที่จะเขียนบทคัดย่อหลังจากที่คุณทำเนื้อหาในกระดาษเสร็จแล้ว อย่างไรก็ตาม บทคัดย่อจะถูกวางไว้ก่อนเนื้อหาในรายงานฉบับสมบูรณ์
ขั้นตอนที่ 2 เขียนบทนำ
ส่วนนี้จะให้ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับหัวข้อของรายงาน หากคุณต้องรวมการทบทวนวรรณกรรม ก็จะถูกรวมไว้ที่นี่ด้วย
- ในบทนำ ให้อธิบายปัญหาหรือหัวข้อที่จะตรวจสอบในรายงาน นี่อาจเป็นปัญหาทางวิทยาศาสตร์ เช่น อัตราการเติบโตของหนอนผีเสื้อฮ่องกง (mealworm) หรือหัวข้อปัจจุบัน เช่น ความปลอดภัยที่เพิ่มขึ้นที่สนามบิน
- สรุปงานวิจัยที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อ แต่อย่าครอบงำการแนะนำ เนื้อหาส่วนใหญ่ของรายงานควรเป็นผลจากการทำงานของคุณ ไม่ใช่การอภิปรายของคนอื่น
- หากคุณกำลังทำการทดลองและเขียนรายงานเกี่ยวกับการทดลอง ให้อธิบายการทดลองในบทนำ
ขั้นตอนที่ 3 นำเสนอวิธีการหรือจุดเน้นของการวิเคราะห์ของคุณ
ในการเขียนเชิงวิทยาศาสตร์ มักจะนำเสนอในส่วนที่เรียกว่า “วิธีการ” ในส่วนนี้ ให้อธิบายขั้นตอน วัสดุ และอื่นๆ ที่คุณใช้
- คุณสามารถจัดเรียงวิธีการตามลำดับเวลา โดยเริ่มจากสิ่งที่คุณทำก่อน หรือจะจัดกลุ่มตามประเภทก็ได้ แนวทางนี้อาจดีกว่าสำหรับการวิจัยด้านมนุษยศาสตร์
- ใช้ประโยคที่ถูกต้องตามหลักไวยากรณ์เพื่ออธิบายการกระทำของคุณ
ขั้นตอนที่ 4 แสดงผลการทดลอง
ในส่วนนี้ คุณจะนำเสนอข้อสังเกตที่เกิดขึ้น หรือผลลัพธ์ของวิธีการที่ใช้ คุณควรอธิบายสั้นๆ เกี่ยวกับการทดลองหรือขั้นตอน (ใช้รายละเอียดน้อยกว่าที่คุณเขียนไว้ในส่วนวิธีการ) และรายงานผลหลัก
- คุณสามารถนำเสนอผลการทดลองได้หลายวิธี คุณสามารถจัดระเบียบจากที่สำคัญที่สุดไปสำคัญน้อยที่สุด จากง่ายที่สุดไปซับซ้อนมากขึ้นหรือตามประเภท
- อย่าตีความผลลัพธ์ที่คุณได้รับที่นี่ คุณจะทำอย่างนั้นในหัวข้อถัดไป
ขั้นตอนที่ 5. อภิปรายข้อมูลของคุณ
นี่คือเนื้อหาของรายงาน ที่นี่คุณจะวิเคราะห์ผลลัพธ์ที่คุณได้รับและบอกผู้อ่านถึงความหมาย สรุปข้อค้นพบที่สำคัญที่สุดในช่วงเริ่มต้นของการสนทนา คุณสามารถเขียนรายละเอียดเพิ่มเติมได้ในย่อหน้าถัดไป
- อธิบายความสัมพันธ์ระหว่างผลลัพธ์ของคุณกับวรรณกรรมทางวิทยาศาสตร์ก่อนหน้านี้
- ดูว่าการวิจัยเพิ่มเติมใดสามารถช่วยเติมช่องว่างในงานวิจัยของคุณหรือแก้ปัญหาทั้งหมดได้
- อธิบายความเกี่ยวข้องในวงกว้างของผลการทดสอบของคุณ ถือว่าเป็นคำตอบของคำถามที่ว่า “แล้วยังไง?” การค้นพบของคุณหมายความว่าอย่างไร ทำไมการค้นพบจึงมีประโยชน์และสำคัญ
- ในรายงานบางฉบับ คุณอาจถูกขอให้ลงท้ายด้วยข้อสรุปที่แยกออกมาต่างหากที่เตือนผู้อ่านถึงประเด็นที่สำคัญที่สุด สำหรับรายงานโดยทั่วไป คุณสามารถสรุปรายงานได้ที่ส่วนท้ายของหัวข้อการสนทนา
ส่วนที่ 3 ของ 4: การปรับปรุงคุณภาพการเขียน
ขั้นตอนที่ 1. แบ่งปันสิ่งที่คุณได้เรียนรู้
วิธีคิดที่ดีในการเขียนรายงานคือให้คิดว่าเป็นวิธีการบอกผู้อ่านว่า "นี่คือสิ่งที่ฉันทำ และนี่คือสิ่งที่ฉันค้นพบ" หรือ "นี่คือสิ่งที่ฉันรู้เกี่ยวกับหัวข้อนี้โดยเฉพาะ" อย่าเขียน เพื่อสร้างความประทับใจให้ผู้อื่นแทน แทนที่จะเขียนเพื่อสื่อสาร วิธีนี้จะทำให้คุณประทับใจคนอื่นแม้ว่าคุณจะไม่พยายามก็ตาม
ขั้นตอนที่ 2 ใช้ภาษามืออาชีพ
หลีกเลี่ยงการใช้คำว่า "สแลง" ตัวอย่างเช่น แทนที่จะพูดว่า "ผลลัพธ์น่าทึ่ง" ให้พูดว่า "ผลลัพธ์มีความสำคัญและสำคัญมาก" อย่าใช้ภาษาที่ไม่เป็นทางการเกินไป (ไม่เป็นทางการและเชิงสนทนา) ซึ่งหมายความว่าผู้อ่านไม่จำเป็นต้องรู้สึกว่าคุณกำลังพูดกับเพื่อน แต่ควรฟังดูเป็นมืออาชีพ
ตรวจสอบกับครู (หรือใครก็ตามที่จะอ่านรายงานของคุณ) ว่าควรใช้สรรพนามบุรุษที่หนึ่งหรือไม่ (หมายถึงประโยคที่คุณจะใช้ใช้ "I" เป็นประธาน) บ่อยครั้งที่สรรพนามบุรุษที่หนึ่งไม่เหมาะสมในการเขียนเชิงวิชาการหรือรายงาน อย่างไรก็ตาม บางครั้งการใช้สรรพนามบุรุษที่หนึ่งก็มีประสิทธิภาพและโน้มน้าวใจมากกว่า แทนที่จะเดาว่าควรใช้สรรพนามบุรุษที่หนึ่งหรือไม่ ทางที่ดีควรปรึกษากับครูของคุณ
ขั้นตอนที่ 3 เขียนประโยคที่ชัดเจนและรัดกุม
ประโยคที่คุณเขียนไม่ควรซับซ้อนหรือใช้ถ้อยคำมากเกินไป พยายามใช้ประโยคสั้นๆ ที่มีโครงสร้างประโยคที่ชัดเจน หากเป็นไปได้ หลีกเลี่ยงการใช้จุลภาค อัฒภาค และทวิภาคมากเกินไป การใช้ประโยคที่สั้นและชัดเจนเป็นคุณลักษณะที่สำคัญของรายงานที่ดี
สร้างประโยคโดยตรงและใช้งาน โครงสร้างประโยคของคุณควรมีลักษณะดังนี้: “ฉันค้นคว้าหัวข้อนี้ พบข้อมูลนี้ และกำหนดผลลัพธ์ต่อไปนี้” พยายามหลีกเลี่ยงการใช้ passive voice ถ้าเป็นไปได้ เพราะมันจะทำให้รายงานของคุณสับสนมากขึ้นสำหรับผู้อ่าน
ขั้นตอนที่ 4 ป้อนส่วนและชื่อเรื่อง
ซึ่งจะทำให้ข้อมูลในรายงานของคุณค้นหาได้ง่ายและจะทำให้รายงานของคุณน่าสนใจยิ่งขึ้นสำหรับผู้อ่านหรือผู้ตรวจทาน
คุณอาจต้องสร้างชื่ออื่นเพื่อแยกชื่อออกจากส่วนที่เหลือของข้อความโดยทำให้เป็นตัวหนา ตัวเอียง หรือขนาดใหญ่ขึ้น หากคุณปฏิบัติตามแนวทางเฉพาะ เช่น APA (American Psychological Association) อย่าลืมทำตามคำแนะนำของหนังสือเหล่านั้น
ขั้นตอนที่ 5. ใช้แหล่งที่เชื่อถือได้หลากหลาย
การใช้แหล่งข้อมูลหลายๆ แหล่งจะช่วยขยายความรู้ของคุณในหัวข้อที่คุณเลือก ให้ข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อรวมไว้ในรายงาน และลดโอกาสที่คุณจะลอกเลียนแบบโดยไม่ได้ตั้งใจ
- ใช้หนังสือเรียนและตำรา หนังสือพิมพ์ วารสารวิชาการและการค้า และรายงานของรัฐบาลและเอกสารทางกฎหมายเป็นแหล่งที่เชื่อถือได้ แหล่งข้อมูลเหล่านี้มีอยู่ทั่วไปในสิ่งพิมพ์และออนไลน์
- หากคุณประสบปัญหาในการหาข้อมูลในหัวข้อรายงานของคุณ โปรดขอความช่วยเหลือจากบรรณารักษ์! บรรณารักษ์ได้รับการฝึกฝนให้ช่วยเหลืองานประเภทนี้
- คุณอาจต้องการหลีกเลี่ยงเนื้อหาจากแหล่งที่มีความคิดเห็น กล่าวอีกนัยหนึ่ง ให้ค้นหาเนื้อหาจากแหล่งข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริง และหากมี ให้รวมข้อมูลเพื่อสนับสนุนข้อความที่จัดทำขึ้น
ขั้นตอนที่ 6. เตรียมตัวให้ดีล่วงหน้า
การเขียนรายงานต้องใช้เวลา การเขียนรายงานที่ดีต้องใช้เวลามากขึ้น ใช้เวลาอย่างเพียงพอในการจัดเตรียม เขียน และแก้ไขรายงานของคุณ ซึ่งหมายความว่าคุณอาจต้องเริ่มต้นหลายสัปดาห์ก่อนถึงเส้นตายของรายงาน ขึ้นอยู่กับความเร็วที่คุณทำงาน และความยาวของรายงานและข้อกำหนดอื่นๆ
จัดสรรเวลาในการค้นคว้าหัวข้อของคุณโดยไม่ต้องเขียน ใช้เวลาในการเป็นผู้เชี่ยวชาญในหัวข้อที่คุณเลือกโดยศึกษาเนื้อหาที่เป็นลายลักษณ์อักษรในหัวข้อนี้ให้มากที่สุด เมื่อคุณพร้อมที่จะเข้าสู่ขั้นตอนการเขียน คุณจะมีฐานความรู้ที่มั่นคงที่จะครอบคลุมในรายงานของคุณ
ส่วนที่ 4 จาก 4: การแก้ไขรายงาน
ขั้นตอนที่ 1 จัดสรรเวลาที่จำเป็นในการแก้ไขหรือเขียนรายงานใหม่
ฉบับร่างแรก (ฉบับร่าง) ของรายงานควรเป็นฉบับร่างแรกเท่านั้น คุณควรประเมินความจำเป็นในการแก้ไขและเขียนรายงานใหม่หลายๆ ครั้งก่อนที่จะส่งให้ครูประเมินหรือให้หัวหน้างานประเมิน สิ่งสำคัญคือต้องจัดสรรเวลาให้เพียงพอเพื่อทำการแก้ไขและเปลี่ยนแปลงที่เหมาะสมและจำเป็น หากคุณต้องการเขียนรายงานที่ยอดเยี่ยมจริงๆ
ขั้นตอนที่ 2 ตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์
คุณควรอ่านรายงานอย่างละเอียดเพื่อตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์ โปรดทราบว่าการตรวจตัวสะกดในคอมพิวเตอร์ของคุณจะตรวจไม่พบข้อผิดพลาดทั้งหมด ตัวอย่างเช่น คุณอาจสับสนระหว่างการใช้คำว่า "enter" กับ "input" ดังนั้นอย่าพึ่งพาฟังก์ชันนี้เพียงอย่างเดียว การใส่ใจในรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ในรายงาน (เช่น การสะกดคำและไวยากรณ์) จะช่วยปรับปรุงคุณภาพโดยรวมของรายงาน
ขั้นตอนที่ 3 ตรวจสอบรูปแบบรายงาน
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามข้อกำหนดเฉพาะในการมอบหมายงานหรือคำอธิบายโครงการของคุณ คุณอาจต้องใช้หน้าชื่อเรื่อง ชนิดและขนาดแบบอักษรเฉพาะ หรือขนาดระยะขอบแบบกำหนดเอง
ขั้นตอนที่ 4 ตรวจสอบงานของคุณอย่างมีวิจารณญาณ
การแก้ไขควรเป็นมากกว่าการพิสูจน์อักษร การแก้ไขควรเป็นการตรวจสอบที่สำคัญของงานแทน ในท้ายที่สุด คุณจะต้องมองหาข้อผิดพลาดที่ลดคุณภาพโดยรวมของรายงานของคุณ ซึ่งอาจหมายถึงการลบหรือเขียนรายงานส่วนใหญ่ของคุณใหม่
ถามตัวเอง: รายงานของฉันมีจุดประสงค์หรือไม่ ถ้าไม่คุณอาจต้องพิจารณาการแก้ไขที่สำคัญ
ขั้นตอนที่ 5. ให้ผู้อื่นตรวจสอบรายงานของคุณ
ถ้าเป็นไปได้ ขอให้เพื่อน เพื่อนร่วมงาน หรือเพื่อนร่วมงานที่เชื่อถือได้อ่านรายงานของคุณ นอกเหนือจากการตรวจสอบอักขระสำหรับการสะกดคำและข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์แล้ว เขาหรือเธออาจสามารถป้อนข้อมูลที่สำคัญและมีประสิทธิผลได้ ซึ่งจะช่วยนำรายงานของคุณจากดีไปสู่ยอดเยี่ยม
