คุณมักจะเหม่อมองออกไปนอกหน้าต่างเป็นเวลาหลายนาทีทั้งๆ ที่มีงานต้องทำหรือไม่? คุณกำลังมองหาข้อมูลที่ไร้ประโยชน์หรือเล่นเกมบนอินเทอร์เน็ตแม้ว่าจะมีงานที่สำคัญกว่าที่ต้องทำทันทีหรือไม่? ดูเหมือนคุณต้องยอมรับว่าคุณมีแนวโน้มที่จะผัดวันประกันพรุ่ง กุญแจสำคัญในการจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นคือการลดสิ่งรบกวนสมาธิ ให้ความสำคัญกับงานที่สำคัญที่สุดที่คุณต้องทำให้เสร็จ และค้นหาวิธีที่น่าเชื่อถือมากขึ้นในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 2: หลีกเลี่ยงนิสัยเสียเวลา
ขั้นตอนที่ 1. อยู่ห่างจากอินเทอร์เน็ต
ทุกวันนี้การเข้าถึงอินเทอร์เน็ตเป็นเรื่องง่ายมาก ดังนั้นเราจึงมักจะถูกล่อลวงให้เข้าถึงอินเทอร์เน็ต เมื่อคุณตระหนักว่าคุณจำเป็นต้องหยุดเสียเวลาและทำบางสิ่ง การหลีกเลี่ยงอินเทอร์เน็ตจะกลายเป็นวิธีง่ายๆ ในการเลิกนิสัยชอบผัดวันประกันพรุ่ง
หากความมุ่งมั่นของคุณไม่สามารถช่วยให้คุณอยู่ห่างจากอินเทอร์เน็ต-หรือแย่กว่านั้น งานที่คุณต้องทำคือให้คุณใช้อินเทอร์เน็ต-คุณสามารถติดตั้งแอปบล็อกไซต์สำหรับเบราว์เซอร์ต่างๆ คุณเพียงแค่ต้องเปิดแอปนี้หากต้องการจดจ่อและปล่อยให้โปรแกรมนี้ช่วยคุณ
ขั้นตอนที่ 2 ปิดกล่องอีเมลของคุณ
การสำรวจพนักงานของ Microsoft พบว่าพวกเขาใช้เวลาประมาณสิบนาทีในการตอบอีเมล และอีกสิบห้านาทีให้ความสำคัญกับงานที่ทำอยู่ หากคุณต้องจดจ่อกับงานใดงานหนึ่งจริงๆ คุณสามารถตั้งค่าศูนย์ฝากข้อความเสียงให้รับสายโดยอัตโนมัติและพยายามไม่ให้คุณตรวจสอบงานนั้นจนกว่าคุณจะทำงานเสร็จ
คุณสามารถทำเช่นเดียวกันกับข้อความตัวอักษร ข้อความโต้ตอบแบบทันที การแจ้งเตือนแบบพุช การแจ้งเตือนทางมือถือ และอื่นๆ สิ่งรบกวนเหล่านี้อาจทำให้เราผัดวันประกันพรุ่งเพราะมักจะรู้สึกมีประสิทธิผลมากกว่าสิ่งเสียเวลาอื่นๆ แต่ก็มักจะไม่เกิดผลเช่นเดียวกัน ปิดโทรศัพท์มือถือของคุณให้มากที่สุด
ขั้นตอนที่ 3 ทำงานทั้งหมดบนอุปกรณ์เครื่องเดียว
หากคุณใช้คอมพิวเตอร์พกพาทำงานบนสเปรดชีต ใช้โทรศัพท์มือถือเพื่อเช็คอีเมล และใช้แท็บเล็ตเพื่อนำเสนองาน คุณจะมีช่วงเวลาที่ยากลำบากเช่นกัน ทุกครั้งที่คุณเปลี่ยนอุปกรณ์ จะมีสิ่งรบกวนสมาธิหนึ่งหรือสองอย่างที่คุณต้องเผชิญ และหลังจากนั้นคุณต้องใช้เวลาในการปรับโฟกัสใหม่ พยายามรวบรวมทุกสิ่งที่คุณต้องการบนอุปกรณ์เครื่องเดียวในขณะที่เตรียมพร้อมก่อนเริ่มงาน เพื่อให้คุณสามารถใช้อุปกรณ์ได้เพียงเครื่องเดียวในที่ทำงาน
ขั้นตอนที่ 4 สร้างกำหนดการ
คนส่วนใหญ่ไม่ชอบจัดตารางเวลา แต่คุณไม่จำเป็นต้องจัดตารางเวลาให้ครบถ้วน ก่อนเริ่มทำงาน ให้ใช้เวลาห้านาทีเพื่อสร้างรายการหรือสิ่งอื่น ๆ ที่จำเป็นในการทำงานให้เสร็จ การสร้างกรอบเวลาที่ดีจะช่วยให้มั่นใจได้ถึงความก้าวหน้าในการทำงาน
- ใช้ "ไทม์กริด" หรือกำหนดเซ็กเมนต์เวลาสำหรับงานเฉพาะ เพื่อให้คุณสามารถแบ่งงานนี้ออกเป็นส่วนที่สามารถทำงานได้ง่ายขึ้น วิธีนี้ใช้ได้กับงานทุกประเภทตั้งแต่การบ้าน งานในสำนักงาน หรือการปรับปรุงบ้าน
- ถ้าเป็นไปได้ พยายามจัดกลุ่มงานและงานของคุณ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องไปซุปเปอร์มาร์เก็ตและเติมน้ำมันรถของคุณ ลองทำทั้งสองอย่างในการเดินทางครั้งเดียว ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถประหยัดเวลาได้ถึงสองครั้งสำหรับสิ่งที่สามารถทำได้ในคราวเดียว
ขั้นตอนที่ 5. ทำช้าลง
นี่อาจฟังดูไม่เป็นผล แต่พยายามทำงานให้ช้าลงเพราะถ้าคุณทำงานเร็วเกินไปหรือทำงานมากกว่าหนึ่งงานในแต่ละครั้ง คุณอาจจะเสียเวลา การศึกษาแสดงให้เห็นว่ามีเพียง 2% ของผู้ที่ทำงานครั้งละหนึ่งงานเท่านั้นที่สามารถมีประสิทธิภาพและประหยัดเวลาได้อย่างแท้จริง
การทำงานช้าลงยังเปิดโอกาสให้ทำให้แน่ใจว่าคุณทำงานแต่ละอย่างสำเร็จลุล่วงไปด้วยดีและชัดเจน ดังนั้นคุณจึงมีโอกาสน้อยที่จะกลับไปแก้ไขงานที่ทำผิดพลาด ซึ่งมักจะใช้เวลานานกว่า
ขั้นตอนที่ 6 ทำงานปัจจุบันต่อไป
บ่อยครั้งที่เราผัดวันประกันพรุ่งเพราะเรากำลังทำงานที่สำคัญอื่นๆ (แต่ไม่เร่งด่วน) แทนงานสำคัญที่เราต้องทำให้เสร็จในตอนนี้ การใช้เวลากับกิจกรรมที่มีความสำคัญน้อยกว่าเป็นการถอยหลังและเสียเวลาถ้าคุณมีงานเร่งด่วนอื่นๆ รู้ว่างานที่คุณทำอยู่มีความสำคัญสูงสุดในรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณหรือไม่
พยายามจัดลำดับความสำคัญของงานของคุณ เริ่มต้นด้วยงานเล็กๆ สองสามอย่างเพื่อสร้างแรงจูงใจให้ตัวเอง จากนั้นโฟกัสไปที่งานที่สำคัญหรือเร่งด่วนที่สุดสำหรับคุณในตอนนี้
ขั้นตอนที่ 7 ให้เวลาตัวเองหยุดชั่วคราว
การทำงานไม่หยุดสามารถทำให้คุณเหนื่อยและท้อแท้ คุณสามารถให้เวลาตัวเองได้พักเมื่อเลิกงานหรือทานอาหารเย็น เพื่อช่วยหลีกเลี่ยงการทำงานหนักเกินไปที่อาจส่งผลต่อคุณภาพงานของคุณ
แม้ว่าคุณจะมีปัญหากับงานที่ต้องส่งในวันพรุ่งนี้ ให้เวลากับตัวเองในการหยุดก่อนที่จะทำงานอีกครั้ง
วิธีที่ 2 จาก 2: การใช้การทดสอบซ้ำ
ขั้นตอนที่ 1 สร้างตารางเพื่อจัดการเวลาของคุณตลอดทั้งวัน
ถึงตอนนี้ คุณได้ครอบคลุมขั้นตอนมากมายที่จะช่วยให้คุณจดจ่อกับวิธีที่ 1 แล้ว และการทดสอบซ้ำนี้เป็นวิธีที่ดีในการทดสอบว่าคุณใช้งานมันได้อย่างมีประสิทธิภาพเพียงใด เริ่มต้นด้วยการสร้างสเปรดชีตหรือสร้างตารางบนกระดาษหรือไวท์บอร์ด สร้างหนึ่งคอลัมน์สำหรับนาฬิกา และสร้างคอลัมน์ที่กว้างขึ้นทางด้านขวาของนาฬิกา
ขั้นตอนที่ 2 หยุดทำงานทุกต้นชั่วโมง
การทดสอบนี้กำหนดให้คุณต้องพักสักหนึ่งหรือสองนาทีที่จุดเริ่มต้นของแต่ละชั่วโมงเพื่อประเมินว่าคุณใช้เวลาในชั่วโมงก่อนหน้าอย่างไร คุณสามารถตั้งเวลาเพื่อให้แน่ใจว่าคุณหยุดนานพอที่จะเติมตารางนี้
ขั้นตอนที่ 3 คิดว่าคุณใช้เวลาชั่วโมงก่อนหน้าอย่างไร
ในระหว่างช่วงการประเมิน ให้นึกถึงสิ่งที่คุณทำในชั่วโมงที่แล้ว สิ่งที่คุณทำแตกต่างกันไปตั้งแต่การออกกำลังกายไปจนถึงการเรียนเพื่อทดสอบหรือใช้เวลาอยู่หน้าโทรทัศน์เป็นชั่วโมง พยายามซื่อสัตย์กับตัวเองเมื่อประเมินชั่วโมงนี้
ขั้นตอนที่ 4 ถามตัวเองว่าคุณต้องการทำซ้ำชั่วโมงหรือไม่
ดังนั้นการทดสอบนี้จึงเรียกว่าการทดสอบซ้ำ เมื่อคุณรู้ว่าคุณทำอะไรไปเมื่อหนึ่งชั่วโมงก่อน ให้ลองถามตัวเองว่าต้องการทำอีกหรือไม่ คำถามนี้ช่วยให้คุณถามตัวเองว่าคุณเชื่อว่าคุณใช้เวลาชั่วโมงก่อนหน้านี้อย่างมีประสิทธิผลหรือไม่ หากคำตอบคือไม่ คุณมักจะไม่อยากทวนเข็มนาฬิกาซ้ำ
ขั้นตอนที่ 5 สรุปสิ่งที่คุณทำในหนึ่งชั่วโมงและเขียนการประเมินของคุณในคอลัมน์ทางด้านขวา
การติดตามว่าวันของคุณดำเนินไปอย่างไรและดูว่าคุณต้องการทำซ้ำกี่ชั่วโมงและจำนวนชั่วโมงที่คุณไม่ต้องการทำซ้ำสามารถเป็นเครื่องมือสร้างแรงบันดาลใจที่มีประสิทธิภาพ เขียนคำสองสามคำที่คุณทำในชั่วโมงก่อนหน้าลงในคอลัมน์ด้านขวาและประเมินด้วยว่าคุณต้องการทำซ้ำหรือไม่
ขั้นตอนที่ 6 รู้จักส่วนต่างๆ ของวันที่คุณควบคุมได้
ข้อเสียอย่างหนึ่งของการทดสอบซ้ำครั้งนี้คือ คุณสามารถตัดสินได้อย่างรวดเร็วในแต่ละชั่วโมงจากประโยชน์ของการทดสอบ ชั้นเรียนที่ครูไม่ได้สอนเนื้อหาใหม่ การประชุมงานที่ไม่ก่อผล และส่วนอื่นๆ ของวันอาจรู้สึกเหมือนเป็นการเสียเวลาเปล่าที่น่ารำคาญ พยายามจำไว้ว่าบางครั้งคุณไม่สามารถควบคุมทุกชั่วโมงของวันได้อย่างสมบูรณ์ และคุณต้องเข้าร่วมกับสิ่งที่รู้สึกว่าไม่เกิดผล เช่น การประชุมเรื่องงานซึ่งจะทำให้คุณเสียเวลา
การมีความยืดหยุ่นเป็นสิ่งสำคัญในทุกด้านของชีวิต รวมถึงเวลาสำหรับความสนุกสนานและการพักผ่อน
เคล็ดลับ
- ให้แน่ใจว่าคุณนอนหลับพักผ่อนเพียงพอในตอนกลางคืน เพื่อไม่ให้รู้สึกเฉื่อยชาและเกียจคร้านตลอดทั้งวัน
- พยายามซื่อสัตย์กับตัวเองเมื่อพยายามทำงานอย่างมีประสิทธิผล บางครั้งสิ่งที่ดีที่สุดที่คุณสามารถทำได้คือแวะเดินเล่น กินอะไรซักอย่าง หรือคุยกับเพื่อนสักสองสามนาทีเมื่อคุณรู้สึกว่าคุณต้องการทำให้สดชื่นขึ้นหลังจากเหน็ดเหนื่อยมาทั้งวัน
