การปฏิเสธคำขออาจเป็นเรื่องยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าผู้ขอเป็นเจ้านายของคุณ แม้ว่าคุณจะพยายามทำทุกอย่างที่เจ้านายขอให้คุณทำอย่างเต็มที่ แต่ก็มีบางครั้งที่คุณไม่สามารถและต้องปฏิเสธ คิดเกี่ยวกับเหตุผลของคุณและทำความเข้าใจสิ่งที่คุณต้องการจะพูดก่อนพบเจ้านายของคุณ แทนที่จะพูดว่า "ไม่" ทันที ให้พยายามเสนอแนะทางเลือกเชิงบวก
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การเตรียมคำตอบ
ขั้นตอนที่ 1 เขียนรายการเหตุผลที่คุณไม่สามารถส่งคำขอได้
หากเจ้านายของคุณขอให้คุณทำงานเพิ่มเติมหรือทำงานที่ได้รับมอบหมายเมื่อคุณไม่มีเวลาหรืองานนั้นอยู่นอกเหนือคำบรรยายลักษณะงานของคุณ การระบุเหตุผลว่าทำไมคุณจึงไม่ควรปฏิเสธงานนั้นก็เป็นประโยชน์ คิดเกี่ยวกับปัญหาอย่างใจเย็นและมีเหตุผลและระบุเหตุผล บันทึกเหล่านี้จะช่วยคุณเตรียมคำตอบต่อเจ้านายของคุณ
- มีเหตุผลง่ายๆ ที่ทำให้คุณทำงานไม่ได้ เช่น มุ่งมั่นที่จะดูแลลูกๆ ของคุณ หรือวางแผนท่องเที่ยวในวันหยุด
- หากคุณไม่แน่ใจว่างานที่มอบหมายนั้นเหมาะกับคุณหรือไม่ ให้ตรวจสอบรายละเอียดงานของคุณอีกครั้ง
- หากคุณมีภาระงานหนักอยู่แล้วและไม่สามารถรับงานอื่นได้ คุณต้องคิดให้รอบคอบว่าจะจัดการกับเรื่องนี้อย่างไร
ขั้นตอนที่ 2 วิเคราะห์ลำดับความสำคัญของงานของคุณ
หากตารางงานของคุณเป็นปัญหาและคุณไม่แน่ใจว่าจะรับงานเพิ่มเติมได้ ให้ลองวิเคราะห์ลำดับความสำคัญของคุณ พิจารณางานใหม่ร่วมกับงานอื่นและประเมินว่าคุณสามารถเปลี่ยนงานที่มีอยู่ได้หรือไม่ แค่พูดว่า "ฉันไม่มีเวลา" อาจทำให้เจ้านายของคุณตั้งคำถามถึงประสิทธิภาพและประสิทธิภาพของคุณ ดังนั้นหากเวลาเป็นปัญหา คุณต้องแสดงให้เห็นว่าคุณสามารถจัดลำดับความสำคัญของงานและทำงานให้เสร็จทันเวลา
- สร้างรายการสิ่งที่ต้องทำและจัดเรียงตามลำดับความสำคัญและกำหนดเวลา
- ประมาณการว่าแต่ละงานจะใช้เวลานานแค่ไหน และดูว่ามีโอกาสที่คุณจะสามารถทำงานใหม่ได้หรือไม่
- สร้างเอกสารที่เรียบร้อยและชัดเจนเพื่อใช้พูดคุยกับผู้บังคับบัญชา
- นี่เป็นวิธี "แสดง" ให้เจ้านายเห็นว่าคุณไม่สามารถทำตามที่ขอได้ ไม่ใช่แค่ "พูด"
ขั้นตอนที่ 3 ใส่รองเท้าของเจ้านาย
ก่อนคุยกับเจ้านายของคุณ สิ่งสำคัญคือคุณต้องพยายามเข้าใจเขาและลำดับความสำคัญของบริษัท การทำความเข้าใจแรงจูงใจของเจ้านายจะช่วยให้คุณกำหนดการตอบสนองได้ดีขึ้น หากคุณไม่ได้ทำงานใดงานหนึ่งโดยเฉพาะเพราะอาจทำให้รายรับของบริษัทเสียค่าใช้จ่ายอย่างมาก คุณต้องมีข้อโต้แย้งที่โน้มน้าวใจและทางเลือกอื่นเพื่อที่บริษัทจะไม่สูญเสียรายได้
- หากคุณเพียงต้องการจัดกำหนดการการประชุมใหม่เนื่องจากภาระผูกพันก่อนหน้านี้ ให้คิดว่าการจัดกำหนดการใหม่นี้จะส่งผลต่อเจ้านายของคุณอย่างไร
- การพยายามเอาตัวเองเข้าไปอยู่ในรองเท้าของเขาจะช่วยให้คุณคาดการณ์ว่าเจ้านายจะตอบสนองต่อคุณอย่างไร
ขั้นตอนที่ 4. นึกถึงภาษาที่จะใช้
การใช้น้ำเสียงและภาษาที่เหมาะสมในการปฏิเสธโดยไม่ปฏิเสธเป็นสิ่งสำคัญ โปรดจำไว้ว่า สิ่งสำคัญคือต้องใช้ภาษาที่เป็นกลางเสมอและหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนสถานการณ์ มันไม่เกี่ยวกับคุณหรือเจ้านายของคุณ หรือความสัมพันธ์ที่คุณมี ไม่ว่าจะเป็นความสัมพันธ์ที่ดีหรือความสัมพันธ์ที่ไม่ดี ชี้ไปที่บริษัทเสมอและวิธีการบรรลุผลลัพธ์ที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจ
- พูดอะไรที่เป็นกลางและเป็นกลาง เช่น "ถ้าฉันทำงานนี้ ฉันจะไม่มีเวลาทำรายงานหลักของสัปดาห์นี้ให้เสร็จ"
- หลีกเลี่ยงการตอบสนองส่วนตัวและส่วนตัว อย่าพูดว่า "ฉันทำไม่ได้ มันมากเกินไปสำหรับฉัน"
ตอนที่ 2 จาก 3: คุยกับบอส
ขั้นตอนที่ 1 หาเวลาที่เหมาะสมสำหรับเจ้านาย
ก่อนคุยกับหัวหน้าของคุณ คุณต้องหาเวลาที่เหมาะสมสำหรับเขาหรือเธอ คุณคงไม่อยากเจอเขาในช่วงเวลาที่เครียดหรือไม่ว่าง คุณอาจมีความคิดที่ดีเกี่ยวกับวิธีการทำงานของเขา แต่ให้ตรวจสอบตารางเวลาประจำวันของเขาบนคอมพิวเตอร์ถ้าเป็นไปได้ คุณควรถามว่าเขามีเวลาว่างไหมเพราะคุณต้องการพูดคุยอะไรบางอย่าง ขึ้นอยู่กับวัฒนธรรมและประเพณีในสำนักงานของคุณ
- มีการสนทนาส่วนตัวหากสถานการณ์การทำงานของคุณทำให้คุณสามารถพูดคุยกับเจ้านายได้เพียงลำพัง
- ให้ความสนใจกับแรงกดดันในการทำงานและรูปแบบการทำงานของเจ้านายของคุณ หากเขาเป็นคนที่ชอบทำกิจกรรมในตอนเช้า ลองคุยกับเขาก่อนรับประทานอาหารกลางวัน
- ถ้าคุณรู้ว่าเขามาก่อนเสมอ คุณสามารถมาพบเขาแต่เช้าตรู่ก่อนที่พนักงานคนอื่นๆ จะมาถึง
ขั้นตอนที่ 2 พูดให้ชัดเจนและรัดกุม
เมื่อคุณพูดคุยกับหัวหน้าของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องทำความเข้าใจประเด็นอย่างรวดเร็วและอย่าหลีกเลี่ยงปัญหา คุณต้องแน่ใจว่าได้เข้าใจประเด็นของคุณอย่างชัดเจนและรัดกุม อย่าวนไปวนมาเพราะเจ้านายของคุณจะคิดว่าคุณกำลังเสียเวลาและคุณจะสูญเสียความเห็นอกเห็นใจของเจ้านาย
- หลีกเลี่ยงการพูดว่า "ใช่ แต่…" เพราะเจ้านายอาจแค่ได้ยินว่า "ใช่" และคิดว่าคุณทำงานได้ ถ้าคุณสามารถจัดการเวลาได้ดีขึ้น
- แทนที่จะใช้คำเชิงลบเช่น "แต่" ให้ลองใช้คำที่เป็นบวกมากขึ้น
- ตัวอย่างเช่น แทนที่จะพูดว่า "ฉันรู้ว่าคุณขอให้ฉันทำรายงานนี้ แต่ฉันมีงานอื่นต้องทำอีกมาก" ให้ลองพูดว่า "ฉันมีความคิดที่จะจัดระเบียบปริมาณงานในโครงการนี้ใหม่"
ขั้นตอนที่ 3 อธิบายสภาพของคุณ
เป็นสิ่งสำคัญมากที่คุณจะต้องอธิบายเหตุผลให้ชัดเจนและมีประสิทธิภาพ หากคุณไม่สามารถโต้เถียงอย่างมั่นคง เจ้านายของคุณอาจไม่เข้าใจว่าทำไมคุณถึงทำงานนี้ไม่ได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณถูกขอให้ทำอะไรบางอย่างนอกเหนือคำบรรยายลักษณะงานของคุณ คุณควรอธิบายสิ่งนี้และเตรียมที่จะอธิบายลักษณะงานของคุณ ถ้าจำเป็น อย่าเปิดเผยรายละเอียดงานของคุณทันที แต่จงเตรียมพร้อมที่จะอธิบาย
- หากเวลาเป็นปัญหา คุณต้องมีเหตุผลที่แท้จริงและปฏิเสธไม่ได้ว่าทำไมคุณถึงทำงานในมือไม่ได้
- เปิดเผยงานอื่น ๆ ที่กำลังทำและมีความสำคัญ พูดบางอย่างเช่น “ฉันมีกำหนดส่งรายงานฤดูใบไม้ผลิในสัปดาห์หน้า ดังนั้นงานนี้อาจจะลากยาว”
- พยายามเน้นว่าถ้าเจ้านายของคุณมอบหมายงานให้กับคนอื่น มันจะเป็นประโยชน์ต่อบุคคลนั้นและบริษัทโดยเน้นว่างานที่คุณทำนั้นสำคัญกว่า
- อธิบายสถานการณ์ของคุณอย่างชัดเจนและตรงไปตรงมา แต่อย่าใช้การเผชิญหน้าหรืออารมณ์
ขั้นตอนที่ 4. อย่าปล่อยไว้นานเกินไป
หากคุณรู้ทันทีว่าคุณทำงานบางอย่างไม่ได้หรือไม่เหมาะกับคุณ ก็อย่ารอช้าที่จะนัดเวลาพูดคุยกับเจ้านายของคุณ ถ้าปล่อยไป การจัดระบบงานที่ยังต้องทำตรงเวลายากขึ้น หากคุณรอจนถึงนาทีสุดท้าย แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะถึงกำหนดส่ง เจ้านายของคุณจะไม่เห็นด้วยกับคุณ
ส่วนที่ 3 ของ 3: การเสนอข้อเสนอทางเลือกเชิงบวก
ขั้นตอนที่ 1 เสนอให้จัดลำดับความสำคัญของคุณใหม่
เมื่อคุณพูดคุยกับเจ้านายของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องไม่พูดว่า "ไม่" ทันทีหากหลีกเลี่ยงได้ ให้พยายามหาวิธีเสนอทางเลือกเชิงบวกที่ไม่ต้องการให้คุณทำงานที่คุณรู้สึกว่าทำไม่ได้ วิธีที่ดีในการทำเช่นนี้คือการเสนอให้เจ้านายของคุณช่วยจัดลำดับความสำคัญใหม่ การทำเช่นนี้จะเป็นการแสดงให้เจ้านายเห็นว่าคุณต้องการทำงานอย่างมีประสิทธิผลมากที่สุด และจะเห็นได้ชัดว่าปริมาณงานไม่คงที่
- จดบันทึกงานที่โดดเด่นของคุณและใช้เวลานานแค่ไหนในการทำแต่ละงานให้เสร็จเพื่อพิสูจน์ว่าคุณคิดผ่าน
- ถามเจ้านายโดยพูดว่า "คุณช่วยฉันจัดลำดับความสำคัญใหม่ได้ไหม" จะแสดงให้เห็นว่าคุณต้องการให้เขามีส่วนร่วมในการจัดการงานของคุณ
- นี่จะแสดงให้เห็นว่าคุณเห็นคุณค่าความคิดเห็นของพวกเขาและขอความช่วยเหลือในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ขั้นตอนที่ 2. แนะนำเพื่อนร่วมงาน
อีกวิธีหนึ่งในการแนะนำทางเลือกเชิงบวกแทนการปฏิเสธง่ายๆ คือแนะนำเพื่อนร่วมงานที่สามารถทำงานเพิ่มเติมได้ การทำเช่นนี้แสดงว่าคุณคิดเกี่ยวกับงานแล้วและใครเหมาะที่สุดสำหรับงานนี้ เจ้านายของคุณจะประทับใจที่คุณคิดเกี่ยวกับเขาและบริษัทจำเป็นต้องทำงานให้เสร็จและไม่ต้องกังวลเรื่องงานหนักเกินไป
- แสดงว่าคุณมีวิจารณญาณที่ดีและจัดลำดับความสำคัญความต้องการของบริษัทจะทำให้เจ้านายของคุณไว้วางใจการตัดสินใจของคุณในครั้งต่อไปได้ง่ายขึ้น
- นอกจากนี้ยังแสดงให้เห็นว่าคุณเข้าใจสิ่งที่เกิดขึ้นในสำนักงานและสนใจในการพัฒนาเพื่อนร่วมงานของคุณ
ขั้นตอนที่ 3 เสนอการจัดเตรียมงานใหม่
หากคุณได้รับงานจำนวนมากที่ต้องทำภายในเวลาที่ตกลงกันไว้ นี่อาจเป็นโอกาสที่จะได้พูดคุยกับเจ้านายของคุณเกี่ยวกับการเตรียมงานใหม่ ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องเดินทางไปทำงานเป็นเวลานานซึ่งลดประสิทธิภาพการทำงานของคุณ คุณสามารถแนะนำให้ทำงานจากที่บ้านสัปดาห์ละวันเพื่อลดเวลาเดินทาง
- หากคุณคิดว่ารูปแบบการทำงานที่ยืดหยุ่นมากขึ้นจะช่วยให้คุณปรับตัวเข้ากับความต้องการของสถานที่ทำงานได้ง่ายขึ้น อย่ากลัวที่จะพูดถึงเรื่องนี้
- คิดเกี่ยวกับวัฒนธรรมในที่ทำงานของคุณเสมอ และการทำงานที่ยืดหยุ่นมากขึ้นนั้นเป็นแนวคิดที่ปฏิบัติได้จริงหรือไม่
- พิจารณาข้อเสนอทั้งหมดก่อนส่ง อย่าเสนอความคิดที่ไม่ชัดเจน
คำเตือน
- หากเจ้านายของคุณขอให้คุณทำสิ่งผิดกฎหมาย คุณมีสิทธิที่จะปฏิเสธได้ ติดต่อเจ้าหน้าที่.
- สงบสติอารมณ์และพูดด้วยน้ำเสียงปกติ
