มีหลายสิ่งหลายอย่างที่ทำให้คุณต้องยกเลิกการนัดหมาย เช่น เนื่องจากคุณกำลังเผชิญเหตุฉุกเฉิน ติดอยู่ในรถติด หรือจัดตารางเวลาของคุณผิดพลาด คุณอาจรู้สึกกังวลเมื่อนึกถึงวิธีแจ้งการยกเลิก แต่ผู้ที่หาไม่พบสามารถเข้าใจได้หากคุณแจ้งให้พวกเขาทราบโดยเร็วที่สุด กำหนดกำหนดการประชุมใหม่เมื่อคุณติดต่อเขาหรือเมื่อมีโอกาสเกิดขึ้น เพื่อให้เขารู้สึกสบายใจ ให้นัดพบกันที่สถานที่ใกล้กับบ้านหรือที่ทำงานของเขา
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 2: การยกเลิกนัดหมายอย่างสุภาพ
ขั้นตอนที่ 1. ติดต่อผู้สูญหายโดยเร็วที่สุด
คุณกำลังสร้างความรำคาญให้คนอื่นหากคุณเลื่อนการยกเลิกการนัดหมายของคุณออกไปจนนาทีสุดท้าย การบอกเขาล่วงหน้าแสดงว่าคุณเคารพเขาและชื่นชมเวลาที่เขาได้เตรียมไว้ให้คุณ
ขั้นตอนที่ 2 แจ้งให้คุณทราบเป็นการส่วนตัวทางโทรศัพท์หากคุณยกเลิกการนัดหมายที่ใกล้มาก
คุณต้องโทรแจ้งด้วยตนเองหากคุณยกเลิกการนัดหมายในวันเดียวกัน การยกเลิกการนัดหมายกะทันหันเพื่อให้อีกฝ่ายรู้สึกรำคาญอาจดูไม่สุภาพหากคุณแจ้งให้พวกเขาทราบทางอีเมล ข้อความ หรือบุคคลอื่น
ขั้นตอนที่ 3 เสนอคำขอโทษอย่างจริงใจ
แม้ว่าคุณจะบอกพวกเขาล่วงหน้าก็ตาม ให้แน่ใจว่าพวกเขารู้ว่าคุณเสียใจที่ต้องยกเลิกการนัดหมาย บางทีเขาอาจจะผิดหวังที่คุณยกเลิกการนัดหมายของคุณ ถึงแม้ว่าเขาจะยกเลิกแผนการอื่นที่จะพบคุณแล้วก็ตาม
- กล่าวขอโทษสั้นๆ ตรงไปตรงมา เช่น "ขอโทษ ฉันไปพรุ่งนี้ไม่ได้"
- อย่าใช้คำคลุมเครือหรือพูดว่าคุณ "อาจ" ไม่รักษาสัญญา บอกข่าวอย่างตรงไปตรงมาและตรงไปตรงมา
ขั้นตอนที่ 4 ให้คำอธิบายสั้น ๆ ว่าทำไมคุณยกเลิกการนัดหมาย
หากเหตุผลนั้นสมเหตุสมผล เช่น เนื่องจากรถเสียหรือคุณป่วย ให้บอกให้รู้ว่ามันคืออะไร หากเหตุผลที่ยอมรับได้ยาก เช่น เนื่องจากคุณลืมนัดหมายหรือวางกำหนดการสองครั้งโดยไม่ได้ตั้งใจ ให้ระบุเหตุผลทั่วไป เช่น "ขออภัย ฉันมีเหตุจำเป็นเร่งด่วน"
- คุณไม่จำเป็นต้องให้เหตุผลโดยละเอียดแม้ว่าคุณจะพูดความจริงก็ตาม การอธิบายอย่างยาวทำให้ดูเหมือนคุณต้องการปกปิดอะไรบางอย่าง
- อย่าพูดว่า "ฉันมีงานสำคัญกว่าที่ต้องทำ" หรือข้อแก้ตัวอื่นๆ ที่คล้ายคลึงกัน
- อย่าโกหกเพราะความสัมพันธ์จะมีปัญหาหากถูกเปิดเผยว่าคุณไม่ซื่อสัตย์
ขั้นตอนที่ 5. ทำให้แน่ใจว่าเขารู้ว่าคุณให้ความสำคัญกับเวลาของเขา
ทำให้ชัดเจนว่าคุณซาบซึ้งในความตั้งใจของเขาที่จะให้เวลากับคุณและคุณเสียใจจริงๆ ที่เขาต้องยกเลิกการนัดหมายเพราะคุณเข้าใจว่าเขายุ่งและหาเวลามาพบคุณแล้ว
นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งหากคุณกำลังนัดหมายกับคนที่คุณต้องการความช่วยเหลือ เช่น อาจารย์หรือลูกค้า
ส่วนที่ 2 ของ 2: การตั้งค่ากำหนดการทดแทน
ขั้นตอนที่ 1 ขอให้เขาเต็มใจเปลี่ยนตารางการประชุมเมื่อคุณให้ข่าว
นอกจากลดความยุ่งยากในการต้องติดต่อเขาอีกครั้งเพื่อนัดหมาย ขั้นตอนนี้แสดงว่าคุณอยากเจอเขาจริงๆ เมื่อโทรหรือส่งอีเมล ให้จบด้วยการบอกว่าคุณต้องการนัดหมายอีกครั้งหากเขาไม่รังเกียจ
ขั้นตอนที่ 2 ตรวจสอบตารางเวลาของคุณและจดบันทึกเวลาที่สามารถพบเขาได้
คุณแนะนำกำหนดการประชุมได้ แต่พยายามจัดตารางเวลาให้เข้ากับตารางเวลาของเขา เสนอตัวเลือกกำหนดการอื่น ๆ แล้วขอความคิดเห็น
ตัวอย่างเช่น บอกเขาว่า "ตารางงานของฉันไม่เต็มในวันจันทร์ตั้งแต่เช้าถึงเย็น วันพฤหัสบดีตั้งแต่ 1 ถึง 5 และวันศุกร์หลัง 2 โมง แต่ถ้าคุณทำไม่ได้ ฉันจะปรับกำหนดการ"
ขั้นตอนที่ 3 เสนอให้จัดการประชุมที่สถานที่ใกล้กับบ้านหรือที่ทำงานของเขา
เพื่อเป็นค่าตอบแทนสำหรับการยกเลิกการนัดหมาย คุณควรจัดการประชุมในสถานที่ที่เขาสามารถเข้าถึงได้ง่าย เช่น ที่สำนักงานของเขาหรือสถานที่ที่เขาผ่านไประหว่างทางกลับบ้าน
หรือแนะนำให้ประชุมโดยใช้ Skype หรือ Google Hangouts ถ้าเขายุ่งมากหรืออยู่นอกเมือง
ขั้นตอนที่ 4 กำหนดตารางเวลาการแทนที่ที่คุณสามารถพบได้
หลังจากยกเลิกการนัดหมายครั้งแรกแล้ว อย่าให้การนัดหมายครั้งที่สองถูกยกเลิกอีก นอกจากจะสร้างความรำคาญและอึดอัดมากขึ้นแล้ว ยังสร้างความเสียหายต่อชื่อเสียงของคุณได้ ก่อนตกลงเรื่องกำหนดการเปลี่ยนเวลา ให้ตรวจสอบตารางเวลาของคุณอย่างรอบคอบและตรวจดูให้แน่ใจว่าคุณสามารถบรรลุการนัดหมายตามกำหนดการใหม่ได้
ตัวอย่างเช่น คุณไม่มีการนัดหมายใดๆ ในช่วงเดือนธันวาคม แต่โดยปกติแล้ว คุณจะมีกิจกรรมมากมายก่อนปีใหม่ ดังนั้นอย่าเติมเวลานั้นด้วยกำหนดการทดแทน
ขั้นตอนที่ 5. บันทึกกำหนดการประชุมใหม่ที่ตกลงกันไว้
หากมีกำหนดการทดแทน ให้จดไว้ในวาระการประชุม นอกจากนี้ ให้จดตารางเวลาของคุณลงในกระดาษและวางไว้ในที่ที่มองเห็นได้ง่ายเพื่อเป็นการเตือนความจำ
ขั้นตอนที่ 6 ขอบคุณพวกเขาที่เข้าใจและอดทนรอเมื่อคุณพบพวกเขา
เปิดบทสนทนาด้วยการขอบคุณเขา (หรือพวกเขา) ที่ตกลงยกเลิกการนัดหมาย คุณไม่จำเป็นต้องขอโทษอีก ให้แสดงให้เห็นว่าคุณให้ความสำคัญกับเวลาของเขา/เธอโดยชื่นชมโอกาสที่จะเปลี่ยนตารางเวลา
เคล็ดลับ
- ให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ อย่ายกเลิกการประชุมตามกำหนดการเพราะอาจสร้างความเสียหายต่อชื่อเสียงและความสัมพันธ์กับผู้อื่นได้
- ก่อนทำสัญญากับคนที่ให้บริการแบบชำระเงิน เช่น ที่ปรึกษา ให้ตรวจสอบว่าคุณยกเลิกการนัดหมายกับเขาหรือเธอหรือไม่
