คุณเคยพบว่าการขอหนังสือรับรองจากอาจารย์เป็นเรื่องยากหรือไม่? แม้ว่ามักจะไม่ใช่เรื่องง่าย แต่การขอหนังสือรับรองเป็นขั้นตอนปกติและโดยทั่วไป เป็นขั้นตอนของบรรดาผู้ที่ต้องการสมัครโปรแกรมการศึกษาระดับบัณฑิตศึกษา เข้าร่วมโครงการฝึกงาน หรือสมัครงานในบริษัท ไม่ต้องกังวล. ในความเป็นจริง อาจารย์ส่วนใหญ่จะไม่สนใจที่จะให้คำแนะนำหากคุณถามพวกเขาล่วงหน้า อย่างไรก็ตาม ตามหลักการแล้ว คำขอควรส่งเป็นลายลักษณ์อักษร ไม่ว่าจะทางไปรษณีย์ธรรมดาหรืออีเมล ซึ่งโดยทั่วไปจะง่ายกว่าในยุคดิจิทัลในปัจจุบัน
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การเขียนอีเมล
ขั้นตอนที่ 1 รวมชื่อและชื่อเรื่องของเขาในคำทักทายของอีเมล
เปิดอีเมลแบบเดียวกับที่คุณจะเขียนจดหมายธรรมดา อย่าลืมใช้คำทักทายแบบมืออาชีพ เช่น “เรียน (เรียน)” ตามด้วยชื่ออาจารย์ของคุณ
- คุณสามารถเขียนว่า “เรียน ดร. แฮมิลตัน”
- หากต้องการทราบการตั้งค่าการโทร ให้ลองตรวจสอบหลักสูตรหรือเว็บไซต์ส่วนตัวของเขา
ขั้นตอนที่ 2. แนะนำตัวเองและเตือนอาจารย์ถึงตัวตนของคุณ
เขียนหนึ่งถึงสองประโยคที่สามารถรีเฟรชความทรงจำของเขาเกี่ยวกับชื่อของคุณและชั้นเรียนที่คุณได้เข้าร่วม แบ่งปันประสบการณ์ส่วนตัวต่างๆ ที่คุณมีกับเขาด้วย
คุณสามารถเขียนว่า "มีตติ้ง ฉันชื่อเคธี่ วิลเลียมส์ และฉันเรียนวิชาเขียนนิยายที่คุณสอนในเทอมกลางและเทอมสุดท้าย"
เคล็ดลับ:
ถ่ายทอดข้อมูลอย่างสั้นและรัดกุม คุณสามารถใส่คำอธิบายที่ยาวขึ้นเกี่ยวกับพื้นหลังและความสำเร็จต่างๆ ที่คุณได้รับในไฟล์แนบของอีเมล
ขั้นตอนที่ 3 อธิบายเป้าหมายของคุณ
ก่อนอื่น ให้เขารู้ว่าคุณต้องการจดหมายรับรองจากเขา จากนั้นให้ข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับโปรแกรมการศึกษา การฝึกงาน หรืองานที่คุณต้องการสมัคร
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเขียนว่า "ฉันต้องการสมัครหลักสูตรระดับสูงกว่าปริญญาตรีและหวังว่าคุณจะสามารถจัดทำจดหมายรับรองเป็นหนึ่งในข้อกำหนดหลักที่ฉันต้องแนบ"
ขั้นตอนที่ 4 อธิบายว่าเหตุใดคุณจึงเลือกเขาเป็นฝ่ายเขียนจดหมายรับรองในย่อหน้าถัดไป
อธิบายผลกระทบที่มีต่อชีวิตของคุณ สิ่งที่คุณได้เรียนรู้จากเขา และ/หรือเหตุผลที่คุณคิดว่าจดหมายของเขาดูมีความหมายมากขึ้น จำไว้ว่านี่เป็นวิธีที่สมบูรณ์แบบในการทำให้เขาประจบประแจงตั้งแต่เริ่มต้น!
ตัวอย่างเช่น คุณอาจจะเขียนว่า “ชั้นเรียนของคุณช่วยให้ฉันเติบโตในฐานะนักเขียนมือใหม่จริงๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ด้วยความช่วยเหลือของคุณ เรื่องราวที่ฉันเขียนได้รับการยอมรับจากผู้จัดพิมพ์ ฉันรู้สึกขอบคุณอย่างแท้จริงสำหรับการปรากฏตัวของคุณในฐานะที่ปรึกษาที่เชื่อถือได้และมีจินตนาการ”
ขั้นตอนที่ 5. ระบุความคาดหวังของคุณในย่อหน้าถัดไป
อธิบายว่าคุณได้แนบข้อมูลเกี่ยวกับความสำเร็จล่าสุด รวมถึงประวัติย่อหรือประวัติย่อที่เกี่ยวข้อง บอกประเภทของข้อมูลที่คุณรวมไว้ด้วย เช่น รายชื่อชั้นเรียนที่คุณเข้าร่วม โครงการที่คุณทำงาน รางวัลที่คุณได้รับ งานที่คุณทำเสร็จ และกิจกรรมที่คุณเข้าร่วม
คุณอาจเขียนว่า “ฉันกำลังแนบสำเนาประวัติย่อและรายการความสำเร็จล่าสุด หากคุณต้องการพูดคุยโดยตรงฉันยินดีที่จะทำเช่นนั้น”
ขั้นตอนที่ 6 รวมลิงค์หรือคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการส่งจดหมายรับรอง
อย่าลืมให้ข้อมูลเกี่ยวกับกำหนดเวลาในการส่งจดหมายแนะนำพร้อมกับที่อยู่จริงหรือที่อยู่ดิจิทัลที่ถูกต้อง หากต้องส่งจดหมายแบบดิจิทัล ให้ระบุที่อยู่อีเมลหรือลิงก์ที่เกี่ยวข้อง
ตัวอย่างเช่น “หากต้องการทราบข้อมูล กำหนดเวลาในการส่งจดหมายแนะนำคือ 15 มกราคม 2019 หากต้องการ คุณสามารถส่งจดหมายแนะนำไปที่ [email protected]”
ขั้นตอนที่ 7 ขอบคุณอาจารย์ที่พิจารณาความปรารถนาของคุณในย่อหน้าสุดท้าย
เน้นว่าคุณซาบซึ้งจริงๆ กับเวลาที่เขาได้อ่านคำขอ รวมทั้งเวลาที่เขาจะใช้ในการเขียนจดหมายรับรองที่ขอ นอกจากนี้ ขอขอบคุณสำหรับคำแนะนำและคำสอนที่มอบให้จนถึงขณะนี้เป็นวิทยากร
ตัวอย่างเช่น “ขอบคุณสำหรับทุกสิ่งที่คุณสอน และขอบคุณที่อ่านจดหมายขอนี้ ฉันซาบซึ้งมากที่สละเวลาและพลังงานที่คุณใช้เพื่อแนะนำฉัน และหวังว่าจะเต็มใจเขียนจดหมายรับรองเพื่อกรอกใบสมัครให้สมบูรณ์”
ขั้นตอนที่ 8 ลงท้ายจดหมายโดยเขียนคำทักทายปิดตามด้วยชื่อของคุณ
เลือกคำทักทายปิดที่มีน้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพ เช่น “ขอแสดงความนับถือ” “ทักทาย” หรือ “ทักทาย” หลังจากนั้นให้ข้ามบรรทัดว่างและเขียนชื่อเต็มของคุณ
คุณสามารถเขียนว่า "ขอแสดงความนับถือ Katie Williams"
วิธีที่ 2 จาก 3: กำหนดเวลาที่เหมาะสมในการส่งอีเมล
ขั้นตอนที่ 1 เริ่มกระบวนการล่วงหน้าอย่างน้อย 2 เดือน ถ้าเป็นไปได้
เป็นการดีที่สุดที่จะให้เวลาอาจารย์เขียนจดหมายรับรองให้มากที่สุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากอาจารย์ส่วนใหญ่มีตารางงานที่ยุ่งมาก นอกจากนี้ คุณยังต้องใช้เวลาในการตรวจสอบเอกสารการสมัครและเขียนจดหมายขอใช่ไหม? ต้องใช้เวลาให้มากที่สุดด้วย เพื่อที่ว่าหากอาจารย์คนแรกปฏิเสธคำขอ คุณยังมีเวลาหาอาจารย์คนอื่น
หมายเหตุ:
ขออาจารย์เพียงคนเดียว เว้นแต่คุณต้องการจดหมายรับรองมากกว่าหนึ่งฉบับ อย่าเสียเวลากับครูถ้าคุณไม่ต้องการจดหมายรับรองจากเขาจริงๆ
ขั้นตอนที่ 2 เลือกวิทยากรที่สามารถให้คำแนะนำในเชิงบวกแก่คุณได้
เพื่อกระชับเนื้อหาของจดหมายแนะนำ ให้ถามอาจารย์ที่รู้จักคุณจริงๆ ให้เขียนมัน นอกจากนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอาจารย์ที่ได้รับการคัดเลือกมีความคิดเห็นในเชิงบวกเกี่ยวกับผลงานและคุณลักษณะของคุณ ตอบคำถามต่อไปนี้เพื่อเลือกวิทยากรที่เหมาะสม:
- เขารู้จักชื่อฉันไหม
- เขาเข้าใจการแสดงของฉันจริงหรือ?
- ฉันเคยเข้าเรียนมากกว่าหนึ่งชั้นเรียนที่สอนโดยเขาหรือไม่?
- ผลการเรียนของฉันในชั้นเรียนดีพอหรือไม่?
- เขาเคยทำงานกับฉันนอกชั้นเรียนไหม
- เขาเห็นความก้าวหน้าของฉันในฐานะนักเรียนหรือไม่?
- ฉันมีจริยธรรมและเป็นมืออาชีพในห้องเรียนหรือไม่?
ขั้นตอนที่ 3 ตรวจสอบกำหนดเวลาส่งจดหมายแนะนำ
เนื่องจากจะต้องระบุข้อมูลเกี่ยวกับกำหนดเวลาในการส่งจดหมายรับรองในอีเมลด้วย อย่าลืมตรวจสอบล่วงหน้า โปรดจำไว้ว่า สิ่งที่ต้องตรวจสอบคือกำหนดเวลาส่งจดหมายรับรอง ไม่ใช่กำหนดเวลาส่งใบสมัครโดยรวม
- ในบางกรณี กำหนดเวลาทั้งสองจะตกพร้อมกัน
- หากต้องอัปโหลดจดหมายแนะนำพร้อมกับใบสมัครของคุณ ให้ลองกำหนดเส้นตายสำหรับการกรอกจดหมายแนะนำแต่เนิ่นๆ เพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่พลาดเอกสารเมื่อถึงกำหนดส่งใบสมัคร สื่อสารความปรารถนาถึงวิทยากร!
ขั้นตอนที่ 4 ให้เวลาอาจารย์อย่างน้อย 5-6 สัปดาห์ในการเตรียมจดหมายรับรอง หากเป็นไปได้
จำไว้ว่า เวลาส่วนใหญ่ของเขาถูกใช้ไปกับการสอน ให้คะแนนงานมอบหมาย และรองรับคำขอต่างๆ ของนักเรียนของเขา นั่นเป็นเหตุผลที่โอกาสของคุณที่จะได้รับการตอบสนองในเชิงบวกจะเพิ่มขึ้นหากคำขอของคุณถูกส่งก่อนกำหนด
เนื่องจากจดหมายแนะนำตัวควรทำโดยอาจารย์ที่รู้จักคุณจริงๆ คุณควรเลือกคนที่สอนคุณในภาคการศึกษาที่แล้ว
เคล็ดลับ:
เวลาที่ดีที่สุดที่จะขอความช่วยเหลือจากครูคือช่วงปลายภาคเรียน
ขั้นตอนที่ 5. อ่านรายละเอียดการสมัครอีกครั้งเพื่อดูวิธีส่งจดหมายรับรองที่ร้องขอ
ตามที่คาดคะเน เจ้าหน้าที่จะให้ข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการส่งจดหมายรับรองของคุณ เช่น ทางไปรษณีย์หรือทางอินเทอร์เน็ต จดหมายบางฉบับสามารถส่งอีเมลถึงบุคคลที่รับผิดชอบโปรแกรมได้ แต่จะต้องอัปโหลดจดหมายอื่นพร้อมกับใบสมัครของคุณ ทำความเข้าใจข้อมูลล่วงหน้าเพื่อให้คุณสามารถส่งต่อไปยังวิทยากรได้
โดยทั่วไป อาจารย์จะส่งจดหมายถึงเจ้าหน้าที่โดยตรงโดยไม่ขอให้คุณอ่านก่อน หากคุณเป็นคนหนึ่งที่ต้องส่งจดหมาย โปรดระบุข้อมูลนั้นให้ชัดเจนในอีเมล เป็นไปได้มากว่าอาจารย์จะให้จดหมายรับรองในซองที่ปิดผนึกและมีลายเซ็นบนตราประทับ ดังนั้น คุณอาจไม่สามารถเปิดและ/หรือแก้ไขเนื้อหาได้
วิธีที่ 3 จาก 3: การส่งอีเมล
ขั้นตอนที่ 1 ใช้หัวเรื่องอีเมลที่ชัดเจน ชัดเจน และฟังดูเป็นมืออาชีพ
ตั้งแต่เริ่มต้น ให้ระบุความปรารถนาของคุณต่อวิทยากรให้ชัดเจน โดยใส่หัวเรื่องที่ชัดเจนของอีเมล ด้วยวิธีนี้ ผู้บรรยายจะรับรู้ถึงความจริงจังของคำขอของคุณและทราบโครงร่างของอีเมลก่อนที่จะอ่านเนื้อหา
ตัวอย่างเช่น ใส่หัวเรื่องของอีเมลที่ระบุว่า "ขอหนังสือรับรองเพื่อสมัครหลักสูตรบัณฑิตศึกษา"
ขั้นตอนที่ 2 รวมคำขอเป็นลายลักษณ์อักษรในเนื้อหาของอีเมล
ดังนั้นอาจารย์จึงสามารถอ่านและทำความเข้าใจได้ง่ายขึ้น ห้ามส่งคำขอเป็นไฟล์แนบที่อาจารย์ต้องเปิดหรือดาวน์โหลดก่อนจึงจะอ่านได้
ขั้นตอนที่ 3 แนบรายการความสำเร็จที่ผ่านมาของคุณพร้อมกับประวัติย่อหรือประวัติย่อของคุณ
ไม่ว่าความสัมพันธ์ระหว่างคุณสองคนจะดีแค่ไหน โอกาสที่เขาจะจำทุกอย่างเกี่ยวกับคุณไม่ได้ใช่ไหม ดังนั้น ช่วยเขาสร้างจดหมายแนะนำที่ดีขึ้นโดยแนบรายการความสำเร็จ ประวัติการทำงาน และประวัติการศึกษาของคุณโดยละเอียด ดังนั้นเขาจึงสามารถตรวจทานได้พร้อมกับคำขอของคุณ
หากจำเป็น คุณสามารถแนบแฟ้มผลงานและบทความฉบับร่างที่จัดทำขึ้นได้ ทั้งสองสามารถช่วยอาจารย์พัฒนาจดหมายแนะนำที่เหมาะสมกับเป้าหมายโปรแกรมหรือความชอบของคุณมากขึ้น
เคล็ดลับ:
รวมข้อมูลทั้งหมดในรูปแบบหัวข้อย่อยเพื่อให้อาจารย์อ่านและเข้าใจได้ง่ายขึ้น
ขั้นตอนที่ 4 ให้ข้อมูลเกี่ยวกับกำหนดเวลาในการส่งจดหมายแนะนำพร้อมกับที่อยู่ในการจัดส่ง
โปรดจำไว้ว่า อาจารย์จะพบว่าการส่งจดหมายรับรองง่ายกว่าหากพวกเขาทราบกำหนดเวลาและที่อยู่ในการส่งจดหมาย ดังนั้นอย่าลืมใส่ข้อมูลนี้ในจดหมายขอของคุณ
หมายเหตุ:
หากโปรแกรมที่ต้องการเข้าร่วมมีรูปแบบการเขียนจดหมายรับรองที่ต้องปฏิบัติตาม ให้แนบกฎไปด้วย ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากระบวนการนี้ง่ายที่สุดสำหรับอาจารย์ของคุณ!
เคล็ดลับ
- แนบสำเนาประวัติย่อหรือประวัติย่อของคุณมาที่อีเมล จากนั้น อธิบายว่าเอกสารแนบสามารถใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงได้
- หากคุณต้องการเตือนอาจารย์เกี่ยวกับกำหนดเวลาในการส่งจดหมายรับรอง ให้ลองส่งอีเมลพร้อมคำขอบคุณ รวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับกำหนดเวลาในการส่งจดหมายรับรองล่วงหน้าอย่างน้อยหนึ่งถึงสองสัปดาห์
- หากคุณต้องการขอหนังสือรับรองในระยะเวลาอันสั้น คุณควรพบอาจารย์โดยตรง หากคุณจำเป็นต้องดำเนินการผ่านอีเมล ให้ชัดเจนว่าคุณไม่รังเกียจหากพวกเขาไม่สามารถให้จดหมายแนะนำได้
- ถ้าเป็นไปได้ ให้พบอาจารย์ด้วยตนเองเพื่อขอหนังสือรับรองจากเขา วิธีการนี้จะถือว่าสุภาพและเป็นส่วนตัวมากขึ้นโดยอาจารย์ส่วนใหญ่
คำเตือน
- โปรดจำไว้ว่า อาจารย์ไม่จำเป็นต้องเขียนจดหมายรับรองสำหรับนักเรียนของตน อาจารย์ส่วนใหญ่ยินดีที่จะส่งจดหมายรับรองให้กับนักเรียนที่พวกเขารู้จักดีอยู่แล้ว
- อย่าขอให้อาจารย์ส่งจดหมายรับรองให้คุณเพื่อที่คุณจะได้อ่านก่อนส่ง การกระทำดังกล่าวถือเป็นการดูหมิ่นโดยเขา!
- อาจารย์บางคนอาจต้องการพบปะด้วยตนเอง แทนที่จะได้รับเชิญให้สื่อสารผ่านอีเมล ดังนั้น อย่าลืมพิจารณาความต้องการด้านการสื่อสารของอาจารย์ด้วย