ผู้ปกครองส่วนใหญ่จำเป็นต้องติดต่อครูของบุตรหลานอย่างน้อยปีละครั้งการศึกษาด้วยเหตุผลหลายประการ จากการขอลาเนื่องจากเจ็บป่วย หรือแม้แต่พูดคุยถึงปัญหาของเด็ก ครูส่วนใหญ่ใช้อีเมล ซึ่งทำให้กระบวนการโต้ตอบง่ายขึ้นและเร็วขึ้น แต่คุณยังสามารถเขียนจดหมายหรือบันทึกย่อได้อีกด้วย ด้วยจดหมายหรืออีเมลที่ถูกต้อง คุณสามารถสร้างการสื่อสารที่เปิดกว้างและชัดเจนกับครูของบุตรหลานของคุณได้
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 2: การส่งอีเมล
ขั้นตอนที่ 1 รู้ว่าเมื่อใดควรส่งอีเมล
มีเหตุผลหลายประการที่คุณอาจต้องการติดต่อครูของบุตรหลาน ตั้งแต่การแนะนำตัวไปจนถึงการพูดคุยในเรื่องที่จริงจังมากขึ้น ต่อไปนี้เป็นสาเหตุทั่วไปบางประการในการติดต่อครูของบุตรหลานของคุณ:
- แนะนำตัวเองเมื่อคุณย้ายหรือเมื่อลูกของคุณเริ่มเรียนที่โรงเรียนใหม่
- หารือเกี่ยวกับปัญหา
- ถามงานหรือความคืบหน้าของเด็ก
- เชิญพบกับ.
- แจ้งปัญหาพิเศษแก่ครู เช่น ความต้องการพิเศษของเด็กหรือปัญหาครอบครัว
- ขออนุญาตเมื่อเด็กไม่อยู่เนื่องจากการเจ็บป่วยหรือความต้องการอื่น ๆ
ขั้นตอนที่ 2 รวบรวมข้อมูลที่คุณต้องการเพื่อเขียนอีเมลฉบับสมบูรณ์และเป็นมืออาชีพถึงครู
ข้อมูลที่ครบถ้วนจะทำให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพมากขึ้น และแสดงให้เห็นว่าคุณเคารพครูและให้ความสำคัญกับประเด็นที่พูดคุยกันอย่างจริงจัง
- ถามชื่อครูของบุตรหลานของคุณ หรือค้นหาชื่อครูในเว็บไซต์ของโรงเรียน
- เตรียมสำเนาเอกสารที่จำเป็น เช่น เอกสารการวินิจฉัยของแพทย์และเอกสารการจัดตำแหน่งเด็ก หากบุตรของท่านมีความต้องการพิเศษ
ขั้นตอนที่ 3 สร้างฉบับร่างแรกของอีเมลโดยใช้ข้อมูลที่คุณได้รวบรวม
ฉบับร่างช่วยให้คุณอธิบายปัญหาของคุณได้อย่างเต็มที่ เมื่อเสร็จแล้ว ให้อ่านฉบับร่างอีกครั้ง แล้วแก้ไขหากจำเป็น
- หลีกเลี่ยงการเขียนที่อยู่อีเมลของคุณในช่อง "ถึง" เพื่อไม่ให้คุณส่งอีเมลฉบับร่างโดยไม่ได้ตั้งใจ
- ทำให้ร่างของคุณสั้นและรัดกุมที่สุด
- เขียนอีเมลด้วยน้ำเสียงที่เป็นส่วนตัว สุภาพ และเป็นมืออาชีพ
- แนะนำตัวเอง. ระบุชื่อบุตรหลานของคุณและอธิบายว่าทำไมคุณถึงเขียนอีเมล ตัวอย่างเช่น "เรียน คุณนายจัสมิน ฉันชื่อรอส เป็นพ่อแม่ของอัปปินและอีปิน ฉันเขียนจดหมายฉบับนี้เพราะรู้ว่าอัปปินกำลังประสบปัญหาในการเรียนคณิตศาสตร์"
- ทำให้แก่นของอีเมลยาว 1-3 ย่อหน้า โดยระบุปัญหาที่คุณต้องการแก้ไข คุณอาจต้องการถามเกี่ยวกับวิธีการสนับสนุนบุตรหลานของคุณอย่างสร้างสรรค์
- ปิดอีเมลด้วยการกล่าวขอบคุณ และระบุข้อมูลติดต่อของคุณเพื่อขอคำปรึกษาเพิ่มเติม ตัวอย่างเช่น "ขอบคุณที่ให้ความสนใจ ครูสามารถติดต่อฉันได้ทางอีเมลหรือ +628123456789 ฉันหวังว่าปัญหาของ Upin จะได้รับการแก้ไขโดยเร็วด้วยความช่วยเหลือของคุณ"
ขั้นตอนที่ 4 ทำให้อีเมลเป็นบวก
เมื่อเขียนร่างจดหมาย ให้รักษาน้ำเสียงของอีเมลของคุณให้เป็นไปในเชิงบวกมากที่สุด คุณอาจหงุดหงิดอย่างรวดเร็วเมื่อต้องรับมือกับปัญหาของลูก แต่การรักษาน้ำเสียงที่เป็นบวกและเชิงรุกในอีเมลสามารถเปิดบทสนทนาที่เปิดกว้างและมีประสิทธิภาพกับครูของลูกคุณได้
- หลีกเลี่ยงการใช้ภาษากล่าวโทษครูของบุตรหลาน
- ใช้คำเช่น "รับทราบ" "ร่วมมือ" และ "พูดคุย"
- ใช้คำคุณศัพท์เช่น "บวก" และ "เชิงรุก"
- เชื่อมโยงคำในวลีเช่น "ตาม Upin เขามีปัญหาในการเรียนรู้คณิตศาสตร์ เราต้องการทราบวิธีเปลี่ยนสิ่งนั้น และเราจะช่วยครูพัฒนาความสามารถของ Upin ได้อย่างไร"
ขั้นตอนที่ 5. ซื่อสัตย์เมื่อเขียนอีเมล
เด็กเป็นสิ่งมีชีวิตที่ซื่อสัตย์ และการโกหกในจดหมายของคุณอาจออกมาจากลิ้นของลูกคุณเอง เขียนอีเมลอย่างตรงไปตรงมาที่สุด แต่ควรรักษาน้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพในอีเมล
ตรงไปที่หัวใจของเรื่อง ตัวอย่างเช่น "ฉันต้องทำงานที่พิพิธภัณฑ์ และฉันต้องการพาลูกชายไปเรียน มีการบ้านที่เขาต้องทำให้เสร็จก่อนที่เขาจะกลับมาเรียนในวันศุกร์หรือไม่"
ขั้นตอนที่ 6 อ่านซ้ำและแก้ไขอีเมลของคุณ
หลังจากที่คุณเขียนอีเมลฉบับร่างคร่าวๆ แล้ว ให้นึกถึงเนื้อหาและลักษณะของอีเมล จากนั้นแก้ไขอีเมลหากจำเป็น การแก้ไขอีเมลทำให้คุณสามารถเพิ่มหรือเอาเนื้อความของอีเมลออกได้ ตลอดจนค้นหาข้อผิดพลาดในการสะกด เครื่องหมายวรรคตอน และไวยากรณ์
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลฉบับแก้ไขมีคำทักทาย เนื้อหาจดหมาย และการปิดอย่างตรงไปตรงมาและเชิงรุก
- อ่านออกเสียงจดหมายเพื่อช่วยระบุข้อผิดพลาดหรือวลีที่อาจฟังดูว่ากล่าวโทษ
- ลองขอความช่วยเหลือจากคู่หู เพื่อน หรือผู้เชี่ยวชาญด้านการศึกษาเพื่ออ่านจดหมายของคุณ คนที่คุณขอความช่วยเหลืออาจสามารถแนะนำให้คุณทำให้จดหมายของคุณเข้มแข็งขึ้นหรือมีความเป็นมืออาชีพมากขึ้น
ขั้นตอนที่ 7 หลังจากแก้ไขร่างจดหมายแล้ว ให้เขียนข้อความปิดท้ายและคำทักทายที่เป็นมิตรและเป็นมืออาชีพ เพื่อให้ครูของบุตรหลานเปิดรับจดหมายมากขึ้น
ข้อความปิดท้ายและคำทักทายที่เป็นมิตรยังปูทางไปสู่การตอบสนองที่สร้างสรรค์
- เขียนคำทักทายด้วยชื่อเล่นของครูของลูก ตัวอย่างเช่น "jasmin ma'am" ตามด้วยเครื่องหมายจุลภาค
- หลีกเลี่ยงการใช้ชื่อครู เว้นแต่ครูจะได้พบและเสนอให้เรียกเขาด้วยชื่อจริง
- ปิดด้วย "คำทักทาย" ตามด้วยเครื่องหมายจุลภาค คุณอาจต้องการเขียนว่า "เราหวังว่าจดหมายฉบับนี้จะได้รับความสนใจจากคุณ แหม่ม ขอบคุณ" เพื่อรอคำตอบจากครูของบุตรหลานของคุณ
- ระบุชื่อและข้อมูลติดต่อของคุณ
ขั้นตอนที่ 8 แนบเอกสารที่เหมาะสม ขึ้นอยู่กับอีเมลของคุณเพื่ออ้างอิงถึงครูของบุตรหลานของคุณ
ข้อมูลอ้างอิงจะช่วยให้ครูของบุตรหลานเข้าใจปัญหาของคุณ
เตรียมไฟล์อ้างอิงในรูปแบบที่ง่ายต่อการเปิด
ขั้นตอนที่ 9 เขียนที่อยู่อีเมลของครูเพื่อส่งอีเมลไปที่
ตรวจสอบเว็บไซต์โรงเรียนของบุตรหลานเพื่อให้แน่ใจว่าที่อยู่อีเมลถูกต้อง
- ส่งอีเมลถึงผู้มีส่วนได้เสียอื่น ๆ เช่นคู่สมรสหรือครูผู้มีอำนาจอื่น ๆ
- พิจารณารวมตัวคุณเองใน BCC เพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลจะถูกส่งออกไป
ขั้นตอนที่ 10 แก้ไขร่างสุดท้ายของอีเมลโดยอ่านฉบับร่างอีกครั้งก่อนส่ง
การแก้ไขจะหลีกเลี่ยงการลืมข้อมูลบางอย่างหรือข้อผิดพลาดในอีเมล
ขั้นตอนที่ 11 ให้เวลาครูของบุตรหลานตอบ
ครูเป็นสิ่งมีชีวิตที่มีงานยุ่ง ดังนั้นพวกเขาจึงอาจไม่สามารถตอบหรือให้ความสนใจกับอีเมลของคุณในทันทีได้ตลอดเวลา รอสักครู่ก่อนที่จะโทรกลับครู
- เขียนวันที่หากคุณต้องการคำตอบอย่างรวดเร็ว
- ส่งจดหมายหรืออีเมลอีกครั้งหากอีเมลของคุณไม่ได้รับการตอบกลับหลังจากผ่านไปหนึ่งสัปดาห์
วิธีที่ 2 จาก 2: การส่งจดหมายเป็นลายลักษณ์อักษร
ขั้นตอนที่ 1 รู้ว่าเมื่อใดควรส่งจดหมายเป็นลายลักษณ์อักษร
จดหมายที่เขียนเป็นเรื่องส่วนตัวมากกว่าอีเมล และจำเป็นในบางกรณี คุณอาจต้องการส่งจดหมายเป็นลายลักษณ์อักษรเมื่อ:
- เพื่อกล่าวขอบคุณ
- แนะนำตัวเองสั้นๆ.
- ขออนุญาตเมื่อบุตรของท่านป่วยหรือไม่สามารถไปโรงเรียนได้
ขั้นตอนที่ 2 เขียนจดหมายให้เรียบร้อยที่สุดเพื่อให้ครูของบุตรหลานอ่าน
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าลายมือของคุณอ่านง่าย
- ถ้าการเขียนของคุณไม่ดี ให้เขียนช้าๆ เพื่อให้งานเขียนของคุณชัดเจนขึ้น
- หลีกเลี่ยงการเขียนด้วยดินสอหรือปากกาที่จางง่าย ควรใช้ปากกาลูกลื่น
- ลองร่างบนคอมพิวเตอร์แล้วเขียนจดหมายด้วยมือ ร่างจดหมายช่วยให้คุณคิดเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการเขียนได้ชัดเจนยิ่งขึ้น
- หากต้องการ ให้เขียนจดหมายบนคอมพิวเตอร์ พิมพ์ แล้วเซ็นชื่อในจดหมาย
ขั้นตอนที่ 3 เขียนจดหมายของคุณ
หากคุณเลือกที่จะเขียนจดหมายด้วยตนเอง ให้ทำตามขั้นตอนเดียวกับการเขียนอีเมลในขั้นตอนก่อนหน้า อย่างไรก็ตาม ถ้าเรื่องที่คุณต้องการพูดไม่ซีเรียสเกินไป เช่น ข้อความขอบคุณ คุณไม่จำเป็นต้องเขียนร่างจดหมายหลายๆ ครั้ง
- ใช้เครื่องเขียนที่ดีถ้าคุณมี แต่ถ้าไม่ใช่ ให้ใช้กระดาษที่สะอาดและไม่ยับ
- เขียนวันที่บนจดหมาย
- เขียนคำทักทายใต้วันที่ เช่น "นางสาวจัสมิน" ตามด้วยเครื่องหมายจุลภาค
- ใช้องค์ประกอบเดียวกันกับองค์ประกอบอีเมลในขั้นตอนก่อนหน้า และตรวจสอบให้แน่ใจว่าจดหมายของคุณสั้นและกระชับ ตัวอย่างเช่น “คุณจัสมิน ฉันชื่อโรส ผู้ปกครองของอัปปินและอีปิน ขอบคุณที่ช่วยให้อัพพินเข้าใจวิชาคณิตศาสตร์ หลังเลิกเรียน เธอมักจะถามคุณจัสมินเกี่ยวกับคำถามที่เธอไม่เข้าใจ หากมีสิ่งใดที่ฉันสามารถช่วยได้” Upin เข้าใจดีขึ้น โปรดแจ้งให้เราทราบ ขอบคุณ. รส."
- เซ็นชื่อในจดหมายของคุณ จากนั้นเขียนชื่อของคุณหากจำเป็น
ขั้นตอนที่ 4 ตรวจสอบจดหมายของคุณก่อนส่งเพื่อป้องกันข้อผิดพลาด ข้อมูลสูญหาย หรือหมึกซีดจางและชิ้นส่วนที่อ่านไม่ออก
เขียนจดหมายใหม่หากคุณพบข้อผิดพลาดร้ายแรง
ขั้นตอนที่ 5. ส่งจดหมาย
คุณสามารถส่งจดหมายได้หลายวิธี ขึ้นอยู่กับความเป็นทางการของจดหมายหรือความเร่งด่วน เช่น
- ทางไปรษณีย์. อย่าลืมระบุชื่อครูในจดหมาย และระบุที่อยู่ของโรงเรียนในจดหมายด้วย
- ส่งเองครับ. ส่งจดหมายของคุณไปที่โรงเรียน เจ้าหน้าที่ของโรงเรียนจะจัดส่งให้ครูของบุตรหลานของท่าน
- ผ่านลูกของคุณ คุณสามารถฝากจดหมายถึงลูกของคุณ แต่เขาอาจลืมส่งจดหมาย หากต้องการ คุณสามารถเก็บจดหมายไว้ในชุดนักเรียนของลูกได้
