ใบเรียกเก็บเงินหรือมักเรียกอีกอย่างว่าใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารที่มีรายละเอียดของบริการที่มีให้ตลอดจนคำขอชำระเงินซึ่งถูกส่งไปยังบุคคลที่ทำการซื้อ ตัวอย่างเช่น หากคุณเป็นคนทำสวนและได้เพิ่มพืชลงในโฮมเพจของลูกค้า ให้ใส่รายละเอียดบริการของคุณในใบแจ้งหนี้เพื่อรับการชำระเงิน
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การเลือกรูปแบบ
ขั้นตอนที่ 1 สร้างใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพ
หากคุณเขียนใบแจ้งหนี้บ่อยๆ ขอแนะนำให้สร้างเทมเพลตใบแจ้งหนี้ซึ่งคุณสามารถแก้ไขทุกครั้งที่ส่งใบแจ้งหนี้ใหม่ให้กับลูกค้า เทมเพลตนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับผู้รับเหมาหรือบุคคลอื่นที่ให้บริการอย่างต่อเนื่อง คุณสามารถสร้างเทมเพลตใบแจ้งหนี้โดยใช้โปรแกรมประมวลผลข้อความที่คุณชอบหรือค้นหาในอินเทอร์เน็ต
- ใบแจ้งหนี้มักจะมีชื่อเรื่องที่มีชื่อหรือธุรกิจของคุณ ที่อยู่และหมายเลขโทรศัพท์ ตลอดจนโลโก้บริษัท พร้อมด้วยรายละเอียดของบริการที่มีให้ จำนวนเงินที่ต้องชำระ และวิธีการชำระเงิน
- ใบแจ้งหนี้มักจะสร้างทางอิเล็กทรอนิกส์ ลำดับเลข และบันทึกลงในคอมพิวเตอร์ ด้วยวิธีนี้ คุณจะมีสำเนาใบแจ้งหนี้อยู่เสมอ และไม่ต้องกังวลว่าใบเรียกเก็บเงินของคุณจะหาย อย่างไรก็ตาม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้สำรองไฟล์ใบแจ้งหนี้ของคุณโดยใช้บริการจัดเก็บไฟล์ออนไลน์ เช่น Google Drive หรือ Dropbox ด้วยวิธีนี้ หากฮาร์ดไดรฟ์ของคอมพิวเตอร์ของคุณล้มเหลว คุณจะยังมีสำเนาใบแจ้งหนี้ของคุณอยู่
- เลือกระบบการนับที่ช่วยให้คุณจัดระเบียบเอกสารได้ง่าย ทางเลือกหนึ่งคือใช้วันที่สร้าง ดังนั้น "FTR311216" จึงเป็นใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้นในวันที่ 31 ธันวาคม 2016 หากคุณสร้างใบแจ้งหนี้มากกว่าหนึ่งใบในหนึ่งวัน ให้ป้อนชื่อย่อของผู้จัดจำหน่าย
ขั้นตอนที่ 2 เลือกสมุดใบแจ้งหนี้
สามารถซื้อหนังสือใบแจ้งหนี้ได้ที่ร้านหนังสือหรือร้านเครื่องเขียน หนังสือเล่มนี้ได้รวมช่องว่างสำหรับรายการบริการและข้อมูลการชำระเงินต่างๆ ทุกครั้งที่คุณเขียนใบเรียกเก็บเงิน คุณเพียงแค่ต้องกรอกข้อมูลในช่องว่างที่ให้ไว้
- สมุดใบแจ้งหนี้มีประโยชน์สำหรับผู้ที่เขียนใบแจ้งหนี้สำหรับสินค้าที่ขาย ตัวอย่างเช่น หากคุณขายเค้กโฮมเมด การเขียนใบเรียกเก็บเงินอาจง่ายกว่าแทนที่จะสร้างใบแจ้งหนี้ในคอมพิวเตอร์ทุกครั้งที่คุณขาย
- เลือกสมุดใบแจ้งหนี้ที่มีชั้นกระดาษเหมือนกันอยู่ด้านหลังใบแจ้งหนี้เปล่าแต่ละใบ เพื่อให้คุณและลูกค้าของคุณจะได้รับสำเนาคนละฉบับ
- อย่างไรก็ตาม คุณยังคงต้องการพื้นที่จัดเก็บที่ปลอดภัย อย่าลืมเก็บสำเนาใบแจ้งหนี้ไว้ในตู้เซฟป้องกันอัคคีภัย
ขั้นตอนที่ 3 ใช้ระบบการชำระเงินออนไลน์
PayPal หรือ Square อนุญาตให้คุณส่งใบแจ้งหนี้ อย่างไรก็ตาม บริการนี้มีค่าบริการ (2.9% + 30 เซ็นต์ US$ 30 ต่อใบแจ้งหนี้ ณ เดือนมกราคม 2017) แต่ความสะดวกในการชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ทำให้วิธีการนี้มีความน่าเชื่อถือมากขึ้น
- จากภายในบัญชี PayPal ของคุณ ให้เลือกตัวเลือกเมนู "ส่งและขอ" ที่ด้านบน จากนั้นเลือก "สร้างและจัดการใบแจ้งหนี้" (สร้างและจัดการใบแจ้งหนี้) สุดท้าย ให้คลิกปุ่ม "สร้าง" เพื่อสร้างใบเรียกเก็บเงินใหม่
- คุณจะต้องทราบที่อยู่อีเมลของลูกค้าเพื่อกรอกในส่วน "เรียกเก็บเงินไปที่:" ของใบแจ้งหนี้ PayPal หรือ Square จะเรียกเก็บเงินจากบัญชีด้วยที่อยู่อีเมลนั้น
ขั้นตอนที่ 4 รับแอปใบแจ้งหนี้ที่กำหนดเอง
แอปการออกใบแจ้งหนี้ เช่น Invoice2go ช่วยให้คุณสามารถส่งและติดตามใบเรียกเก็บเงินจากโทรศัพท์ของคุณ และตั้งค่าการเตือนการชำระเงินอัตโนมัติ ลูกค้าสามารถชำระเงินออนไลน์โดยใช้บัตรเครดิตหรือบัตรเดบิต
ขั้นตอนที่ 5. สร้างใบแจ้งหนี้ด้วยซอฟต์แวร์บัญชี
หากคุณใช้ซอฟต์แวร์บัญชีเพื่อจัดการธุรกิจของคุณ คุณควรรวมระบบการออกใบแจ้งหนี้ไว้ด้วย ตัวอย่างเช่น QuickBooks มีปุ่ม "ใบแจ้งหนี้" ที่ใช้งานง่ายบนแดชบอร์ดซึ่งจะแนะนำคุณตลอดกระบวนการ ลูกค้าของคุณจะไม่มีตัวเลือกการชำระเงินทันที แต่คุณสามารถตรวจสอบสถานะการเรียกเก็บเงินพร้อมกับบันทึกทางธุรกิจอื่นๆ ได้
ส่วนที่ 2 จาก 3: รวมข้อมูลพื้นฐาน
ขั้นตอนที่ 1. รวมข้อมูลบริษัท
ไม่ว่าคุณจะเรียกเก็บเงินจากคอมพิวเตอร์หรือใช้สมุดใบแจ้งหนี้ ให้เขียนชื่อบริษัทที่ด้านบน รวมข้อมูลต่อไปนี้ไว้ใต้ชื่อบริษัทของคุณ:
- ที่อยู่บริษัท
- เบอร์โทรบริษัท
- ที่อยู่อีเมลหรือข้อมูลติดต่อใด ๆ
ขั้นตอนที่ 2. จดวันที่
คุณและลูกค้าต้องทราบวันที่ของใบแจ้งหนี้ เนื่องจากวันที่ครบกำหนดชำระเงินมักจะยึดตามวันที่สร้างใบแจ้งหนี้
ขั้นตอนที่ 3 หมายเลขใบแจ้งหนี้ ถ้าจำเป็น
คุณจะต้องใช้หมายเลขใบแจ้งหนี้ตามลำดับตามจำนวนธุรกรรมที่ทำกับลูกค้า ตัวอย่างเช่น หากคุณขายเค้กให้กับลูกค้ารายเดียวกันใน 3 เหตุการณ์ที่แตกต่างกัน ใบแจ้งหนี้สำหรับการขายครั้งที่ 3 จะเป็นหมายเลข #3
- หากคุณใช้สลิปใบแจ้งหนี้ที่ซื้อจากร้านค้าแบบอยู่กับที่ คุณควรระบุหมายเลขใบแจ้งหนี้แล้ว
- หากคุณใช้ซอฟต์แวร์บัญชีหรือ PayPal บิลจะถูกกำหนดหมายเลขโดยอัตโนมัติ
ขั้นตอนที่ 4 เขียนข้อมูลลูกค้า
ใส่ชื่อลูกค้าหรือลูกค้าหรือบริษัท หากคุณให้บริการผู้รับเหมาแก่ลูกค้า คุณควรระบุที่อยู่และหมายเลขโทรศัพท์ของบริษัทด้วย
ส่วนที่ 3 ของ 3: การเขียนเฉพาะเรื่อง
ขั้นตอนที่ 1 เขียนคำอธิบายของบริการที่มีให้
รวมงาน บริการ หรือผลิตภัณฑ์ใดๆ ที่ลูกค้ามอบให้ หากคุณให้บริการมากกว่าหนึ่งรายการ ให้ระบุแต่ละบริการในรายการ รวมข้อมูลต่อไปนี้เกี่ยวกับบริการหรือผลิตภัณฑ์ในรายการที่เกี่ยวข้อง:
- บริการหรือผลิตภัณฑ์ที่มีให้ ตัวอย่างเช่น “เค้กวันเกิด 1 ชิ้นประดับด้วยโทมัส”
- วันที่ให้บริการ
- ค่าบริการ
- หลังจากลงรายการผลิตภัณฑ์หรือบริการแต่ละรายการแล้ว ให้คำนวณยอดรวมและรวมจำนวนเงินสุดท้ายที่เรียกเก็บเงิน
ขั้นตอนที่ 2 ระบุเงื่อนไขการชำระเงินเฉพาะ
หากคุณต้องการให้เรียกเก็บเงินก่อนวันที่กำหนด ให้ระบุข้อมูลนั้นด้วย กรอกรายละเอียดเกี่ยวกับประเภทการชำระเงินที่รับ ไม่ว่าจะเป็นเงินสด เช็ค หรือบัตรเครดิต
คำนวณภาษีที่จะบวกกับต้นทุนด้วย มองหาอัตราภาษีที่เกี่ยวข้องในประเทศของคุณ เพื่อให้คุณระบุจำนวนเงินที่เรียกเก็บได้อย่างถูกต้อง
ขั้นตอนที่ 3 ให้ข้อมูลเพิ่มเติม
ที่ด้านล่างของใบแจ้งหนี้ ให้เขียนคำอธิบายนโยบายการคืนสินค้า คุณยังสามารถใช้โอกาสนี้เพื่อขอบคุณลูกค้าและแสดงรายการผลิตภัณฑ์หรือบริการอื่นๆ ที่คุณนำเสนอด้วย
