การจัดการกับผู้ตรวจสอบบัญชีอาจไม่สะดวกนัก เนื่องจากผู้ตรวจสอบมีงานที่ยากลำบากหลายอย่าง อาจดูเหมือนไม่ยุติธรรม แต่ความจริงก็คืองานของผู้สอบบัญชีนั้นไม่น้อย ข้อแตกต่างคือ ผู้ตรวจประเมินมีการวิจัยก่อนการจ้างงานเป็นจำนวนมาก และผู้รับตรวจได้รับมอบหมายงานจำนวนมากในระหว่างกระบวนการตรวจสอบ ผู้สอบบัญชีเป็นอาชีพที่ดีมาก แม้ว่ากระบวนการจะเหมือนกัน แต่งานก็เปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ เพื่อให้มีสิ่งใหม่และแตกต่างอยู่เสมอทุกวัน แน่นอน คุณต้องรู้วิธีการตรวจสอบก่อนที่จะเป็นผู้สอบบัญชี อย่างไรก็ตาม เมื่อเรียนรู้พื้นฐานแล้ว การตรวจสอบเป็นงานที่ค่อนข้างง่ายและคุ้มค่า
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 4: การวางแผนการตรวจสอบ
ขั้นตอนที่ 1 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีสิทธิ์ได้รับการตรวจสอบ
ผู้ตรวจสอบทุกคนต้องเป็นกลางในการประเมิน ดังนั้นผู้สอบบัญชีต้องมีความเป็นอิสระจากบริษัทโดยสมบูรณ์ ซึ่งหมายความว่าผู้สอบบัญชีต้องไม่มีความสัมพันธ์ใดๆ กับบริษัทนอกการตรวจสอบ ซึ่งรวมถึง:
- ไม่มีส่วนได้เสียในบริษัท (ไม่ได้เป็นเจ้าของหุ้นหรือพันธบัตรของบริษัทที่ตรวจสอบแล้ว)
- ไม่ได้รับการว่าจ้างจากบริษัทในตำแหน่งอื่นใด
- หมุนเวียนอย่างสม่ำเสมอตลอดกระบวนการตรวจสอบเพื่อรับความคิดเห็นใหม่เกี่ยวกับวัสดุที่กำลังประเมิน
ขั้นตอนที่ 2 ประเมินขนาดของการตรวจสอบ
ก่อนเข้าสู่กระบวนการตรวจสอบ ผู้ตรวจประเมินหรือทีมตรวจสอบต้องวิเคราะห์และประเมินขอบเขตของงานที่จะต้องดำเนินการ ซึ่งรวมถึงการประเมินจำนวนสมาชิกในทีมที่ใช้และระยะเวลาในการทำงาน นอกจากนี้ ควรมีการประเมินการสอบสวนแบบพิเศษหรือแบบเน้นการทำงานทั้งหมดในระหว่างการตรวจสอบ การประเมินขอบเขตทั้งหมดนี้จะช่วยให้ผู้ตรวจสอบสร้างทีม (หากจำเป็น) และกำหนดกรอบเวลาสำหรับบริษัทที่กำลังตรวจสอบ
ขั้นตอนที่ 3 ค้นหาข้อผิดพลาดที่เป็นไปได้
ก่อนที่จะเริ่มการตรวจสอบ ผู้ตรวจสอบบัญชีควรใช้ประสบการณ์และความรู้ของอุตสาหกรรมในการคาดการณ์พื้นที่ซึ่งข้อมูลทางการเงินของบริษัทมีการแสดงข้อมูลที่ผิดพลาด สิ่งนี้ต้องการความรู้เชิงลึกเกี่ยวกับสภาพแวดล้อมการทำงานในปัจจุบันของบริษัท แน่นอนว่าการประเมินนี้เป็นแบบอัตนัยมาก ดังนั้นผู้สอบบัญชีจึงต้องอาศัยดุลยพินิจของตนเอง
ขั้นตอนที่ 4 พัฒนากลยุทธ์การตรวจสอบ
เมื่อทำการประเมินเบื้องต้นแล้ว คุณจะต้องวางแผนการตรวจสอบ เตรียมการดำเนินการทุกประเภทที่ต้องทำ รวมถึงพื้นที่ที่อาจมีความสำคัญมาก มอบหมายให้สมาชิกในทีมแต่ละคนทำงานแต่ละงาน ถ้าเป็นไปได้ จากนั้นสร้างไทม์ไลน์สำหรับแต่ละการกระทำที่ต้องทำให้เสร็จ โปรดทราบว่าไทม์ไลน์นี้อาจเปลี่ยนแปลงอย่างมีนัยสำคัญในระหว่างกระบวนการตรวจสอบเนื่องจากข้อมูลใหม่
ส่วนที่ 2 จาก 4: การดำเนินการตรวจสอบ
ขั้นตอนที่ 1. จัดทำหนังสือแจ้ง
คุณต้องให้เวลาเพียงพอสำหรับบริษัทที่ได้รับการตรวจสอบเพื่อเตรียมข้อมูลของบริษัททั้งหมด ระบุช่วงเวลาของการตรวจสอบ (เช่น ปีงบประมาณ) และรายการเอกสารที่ต้องเตรียมสำหรับการตรวจสอบ ได้แก่
- ใบแจ้งยอดธนาคารสำหรับปีที่ตรวจสอบ
- รายงานการกระทบยอดบัญชีธนาคาร นี่คือการเปรียบเทียบใบแจ้งยอดจากธนาคารกับใบเสร็จรับเงินและสลิปการชำระเงิน
- ตรวจสอบทะเบียนสำหรับรอบระยะเวลาการตรวจสอบ
- ยกเลิกเช็ค.
- รายการธุรกรรมที่บันทึกไว้ในสมุดรายวันทั่วไป (ทั้งด้วยตนเองหรือระบบออนไลน์ที่ติดตามธุรกรรมของบริษัท รวมถึงรายได้และผลกำไร)
- ขอแบบฟอร์มเช็คและส่งคืน รวมทั้งใบเสร็จรับเงินและใบเสร็จรับเงินค่าใช้จ่ายทั้งหมด
- ใบเสร็จรับเงินเงินฝาก
- รายงานงบประมาณประจำปีและรายงานเหรัญญิกประจำเดือน
ขั้นตอนที่ 2 พิสูจน์ว่าเช็คที่ออกทั้งหมดได้รับการลงนาม บันทึก และผ่านรายการอย่างถูกต้องในบัญชีที่ถูกต้อง
จะดีกว่าไหมถ้าสามารถพิสูจน์ได้ อย่างไรก็ตาม ในฐานะผู้ตรวจสอบภายนอก สิ่งนี้อยู่นอกเหนือขอบเขตของคุณ คุณเพียงแค่ต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละธุรกรรมถูกผ่านรายการไปยังบัญชีที่เหมาะสม
ตัวอย่างเช่น อาจมีเจ้าหนี้การค้าสองแห่ง หนึ่งรายการสำหรับวัตถุดิบ และอีกรายการสำหรับเครื่องใช้สำนักงาน
ขั้นตอนที่ 3 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ผ่านรายการเงินฝากทั้งหมดอย่างถูกต้อง
นั่นคือ เงินฝากจะถูกป้อนเข้าในบัญชีและบรรทัดที่เหมาะสมในบัญชีแยกประเภททั่วไป ในระดับพื้นฐานที่สุด บัญชีนี้เป็นบัญชีลูกหนี้ แต่สามารถใช้เพิ่มเติมกับบัญชีลูกหนี้เฉพาะได้ ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของบริษัท
ตัวอย่างเช่น รายได้จากการขายผลิตภัณฑ์จะรวมอยู่ในลูกหนี้ ในขณะที่เงินปันผลจะรวมอยู่ในกำไรสะสม
ส่วนที่ 3 ของ 4: การตรวจสอบรายงานและรายงานทางการเงิน
ขั้นตอนที่ 1 ตรวจสอบงบการเงินทั้งหมด
สอบทานงบแสดงฐานะการเงินและงบกำไรขาดทุนสำหรับงวดที่ตรวจสอบ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าธุรกรรมทั้งหมดได้รับการคำนวณและบันทึกอย่างถูกต้องในบัญชีแยกประเภททั่วไป การฝากหรือถอนที่ผิดปกติทั้งหมดควรได้รับการบันทึกและตรวจสอบ ตรวจสอบว่าบัญชีทั้งหมดได้รับการกระทบยอดทุกเดือนหรือไม่
- เงินฝากที่ผิดปกติอาจมีขนาดใหญ่หรือมาจากหน่วยธุรกิจที่ตั้งอยู่ในต่างประเทศ การถอนเงินที่ผิดปกติรวมถึงการย้ายเงินจำนวนมากไปยังบุคคลหรือหน่วยธุรกิจเดียวในระยะเวลานาน
- การกระทบยอดหมายถึงการเปรียบเทียบรายงานหรือเอกสารสองฉบับที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น เงินสดและการลงทุนจะถูกเปรียบเทียบในใบแจ้งยอดธนาคารและบริษัทนายหน้า นอกจากนี้ บัญชีลูกหนี้และเจ้าหนี้ต้องถูกนำมาเปรียบเทียบกับการรับและชำระเงินของลูกค้า สำหรับสินค้าคงเหลือ การนับตามจริงและการประเมินมูลค่าจะดำเนินการในช่วงระยะเวลาอย่างน้อยหนึ่งปีเพื่อให้แน่ใจว่าบัญชีในบัญชีแยกประเภททั่วไปมีความถูกต้อง
- สำหรับการกระทบยอด ผู้สอบบัญชีไม่จำเป็นต้องตรวจสอบธุรกรรมทั้งหมดเป็นรายบุคคล การเก็บตัวอย่างทางสถิติของธุรกรรมทั้งหมด (เช่น การวิเคราะห์จำนวนเล็กน้อยแล้วกำหนดเปอร์เซ็นต์ข้อผิดพลาดให้กับธุรกรรมทั้งหมด) สามารถให้ผลลัพธ์ที่คล้ายคลึงกันในระยะเวลาอันสั้น
ขั้นตอนที่ 2 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบริษัทปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับของประเทศ
หากคุณกำลังตรวจสอบบริษัทที่แสวงหาผลกำไร ให้พิสูจน์สถานะการยกเว้นภาษีของบริษัทและความถูกต้องของการกรอกแบบฟอร์ม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบริษัทปฏิบัติตามข้อกำหนดทั้งหมดและกรอกแบบฟอร์มทั้งหมดเพื่อพิสูจน์ว่าบริษัทได้รับการยกเว้นภาษีจากรัฐ
ขั้นตอนที่ 3 ตรวจสอบรายงานเหรัญญิกทั้งหมด
ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายงานทั้งหมดได้รับการบันทึกและตัวเลขจากรายงานไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไปนั้นเหมือนกันทุกประการ ตรวจสอบว่าได้จัดทำและส่งรายงานเหรัญญิกประจำปีแล้ว
ส่วนที่ 4 ของ 4: การตรวจสอบและแสดงความคิดเห็นให้เสร็จสิ้น
ขั้นตอนที่ 1 กรอกเอกสารการตรวจสอบทางการเงิน
เอกสารนี้เป็นบทสรุปของกิจกรรมทั้งหมดในช่วงเวลาที่มีการตรวจสอบ (โดยปกติเป็นประจำทุกปี แต่บางครั้งก็เป็นรายไตรมาส) ในหมู่พวกเขา:
- ยอดเงินสดต้นงวด
- ใบเสร็จรับเงินทั้งหมดในช่วงเวลาตรวจสอบ
- การชำระเงินทั้งหมดในช่วงเวลาตรวจสอบ
- เงินสดสิ้นงวด
ขั้นตอนที่ 2 เสนอแนะการปรับปรุงแผนกควบคุมภายใน
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้จดบันทึกความคลาดเคลื่อน หากได้รับแจ้ง ให้ประเมินประสิทธิภาพของบริษัทเทียบกับงบประมาณหรือตัวชี้วัดอื่นๆ
ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการแนะนำว่าต้องใช้คนสองคนในการเซ็นเช็คทั้งหมด ไม่ใช่เพียงคนเดียว อาจมีเอกสารที่ควรเก็บไว้เพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษีแต่จะทิ้งไปเมื่อสิ้นปี แจ้งว่าควรเก็บต้นฉบับไว้ไม่ใช่สำเนา อธิบายระยะเวลาที่อีเมลทั้งหมดควรเก็บไว้ โดยปกติคือ 7 ปี
ขั้นตอนที่ 3 กำหนดความเห็นในการตรวจสอบของคุณ
เมื่อสิ้นสุดการตรวจสอบ ผู้สอบบัญชีต้องให้ความเห็น เอกสารนี้ระบุว่าข้อมูลทางการเงินที่บริษัทให้มานั้นปราศจากข้อผิดพลาดและรายงานอย่างถูกต้องตามงบมาตรฐานการบัญชีการเงิน (PSAK) หรือไม่ งบการเงินของบริษัทเป็นไปตามเกณฑ์หรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของผู้สอบบัญชี หากรายงานทางการเงินอย่างถูกต้องและปราศจากข้อผิดพลาด ผู้สอบบัญชีให้ความเห็นอย่างไม่มีเงื่อนไข ให้ความเห็นอย่างไม่มีเงื่อนไขพร้อมคำอธิบาย หรือให้ความเห็นอย่างไม่มีเงื่อนไข มิฉะนั้น ผู้สอบบัญชีให้ความเห็นในทางลบหรือปฏิเสธความเห็น ความคิดเห็นนี้ยังใช้ในกรณีที่ผู้สอบบัญชีรู้สึกว่าไม่สามารถดำเนินการตรวจสอบต่อไปได้ (ด้วยเหตุผลใดก็ตาม)
ขั้นตอนที่ 4 ส่งเอกสารผลการตรวจสอบที่คุณได้ลงนาม
นี่คือคำชี้แจงว่าคุณได้เสร็จสิ้นการตรวจสอบแล้วและรายงานว่างบการเงินทั้งหมดถูกต้องหรือมีปัญหาหากมีความคลาดเคลื่อน หากคุณประสบปัญหา เช่น เช็คที่ขาดหายไป (โดยไม่มีคำอธิบาย) หรือการคำนวณผิด โปรดเปิดเผยทั้งหมดไว้ในรายงานนี้ การรวมข้อมูลทั้งหมดที่คุณรู้สึกว่าสามารถแก้ไขปัญหาหรือป้องกันไม่ให้เกิดซ้ำสำหรับรอบระยะเวลาการตรวจสอบถัดไปจะเป็นประโยชน์
