เครื่องบันทึกเงินสดใช้เพื่อบันทึกตัวเลขการชำระเงินและเก็บเงินสดที่ได้รับตลอดทั้งวันทำงาน เครื่องบันทึกเงินสดมีหลายประเภท รวมถึงเครื่องบันทึกเงินสดอิเล็กทรอนิกส์ เครื่องบันทึกเงินสด Square iPad และเครื่องบันทึกเงินสดทางคอมพิวเตอร์แบบต่างๆ แต่ละประเภทมีความพิเศษเฉพาะของตนเองและมีความคล้ายคลึงกัน
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 4: การตั้งค่าเครื่องบันทึกเงินสด
ขั้นตอนที่ 1 วางเครื่องบันทึกเงินสดและเชื่อมต่อกับไฟหลัก
วางบนพื้นผิวที่เรียบและแข็ง ตามหลักการแล้ว เครื่องบันทึกเงินสดจะวางบนเครื่องบันทึกเงินสดที่กว้างพอที่ผู้ซื้อจะวางผลิตภัณฑ์ที่เขาจะจ่ายให้ เชื่อมต่อเครื่องบันทึกเงินสดเข้ากับแหล่งพลังงานโดยตรง (อย่าใช้สายไฟเพิ่มเติม)
ขั้นตอนที่ 2. ติดตั้งแบตเตอรี่เครื่องยนต์
แบตเตอรี่มีหน่วยความจำสำรองสำหรับเครื่องบันทึกเงินสดในกรณีที่ไฟฟ้าดับ ดังนั้นจึงจำเป็นต้องติดตั้งแบตเตอรี่ก่อนที่จะเรียกใช้โปรแกรมใดๆ บนเครื่องบันทึกเงินสด เปิดฝาครอบกระดาษใบเสร็จรับเงินและค้นหาช่องใส่แบตเตอรี่ คุณอาจต้องใช้ไขควงขนาดเล็กในการเปิดฝาครอบช่องใส่แบตเตอรี่ จากนั้นใส่แบตเตอรี่ตามทิศทางที่ระบุบนตัวเครื่อง ถัดไป ปิดช่องใส่แบตเตอรี่อีกครั้ง
- ในเครื่องบันทึกเงินสดบางประเภท ช่องใส่แบตเตอรี่จะอยู่ใต้ที่ใส่กระดาษใบเสร็จรับเงิน
- เปลี่ยนแบตเตอรี่ปีละครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าเครื่องบันทึกเงินสดทำงานอย่างถูกต้องเสมอ
ขั้นตอนที่ 3 ติดตั้งกระดาษใบเสร็จรับเงิน
เปิดฝาครอบที่ใส่กระดาษใบเสร็จรับเงิน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าปลายม้วนกระดาษถูกตัดให้ตรงเพื่อให้สามารถใส่เข้าไปในลูกกลิ้งได้ง่าย ใส่ม้วนกระดาษเข้าไปในลูกกลิ้งเพื่อให้ไปจนสุดทางด้านหน้าของเครื่องคิดเงิน คุณจึงสามารถฉีกใบเสร็จการชำระเงินให้กับลูกค้าได้ กดปุ่ม FEED เพื่อให้เครื่องดูดกระดาษและดำเนินการกลิ้ง
ขั้นตอนที่ 4 ปลดล็อกลิ้นชักจ่ายเงินสด
ลิ้นชักเก็บเงินนี้มักจะมีตัวล็อคที่ยึดเงินที่จ่ายจากผู้ซื้อ ระวังอย่าให้กุญแจนี้หาย คุณสามารถใส่กุญแจนี้ในลิ้นชักเก็บเงินเมื่อปลดล็อค เพื่อให้คุณสามารถค้นหาได้ง่ายเมื่อต้องการล็อค
ขั้นตอนที่ 5. เปิดเครื่องบันทึกเงินสด
ในเครื่องบันทึกเงินสดบางเครื่อง สวิตช์เปิด/ปิดจะอยู่ที่ด้านหลังหรือด้านข้างของเครื่อง สำหรับเครื่องบันทึกเงินสดประเภทอื่น ปุ่มนี้จะอยู่ที่ด้านหน้าด้านบนของเครื่อง สตาร์ทเครื่องยนต์หรือบิดกุญแจไปที่ตำแหน่ง REG (รีจิสเตอร์)
เครื่องบันทึกเงินสดประเภทใหม่กว่าไม่มีปุ่มจริง แต่มีปุ่ม MODE กดปุ่ม MODE และค้นหาตัวเลือก REG หรือโหมดการทำงาน
ขั้นตอนที่ 6 ตั้งค่าโปรแกรมบนเครื่องบันทึกเงินสดของคุณ
เครื่องบันทึกเงินสดส่วนใหญ่มีปุ่มที่สามารถตั้งโปรแกรมให้จัดกลุ่มรายละเอียดที่คล้ายคลึงกันเป็นหมวดหมู่ได้ กลุ่มหรือหมวดหมู่เหล่านี้สามารถกำหนดได้ขึ้นอยู่กับว่ารายละเอียดจะถูกเก็บภาษีหรือไม่ คุณยังสามารถตั้งค่าการแสดงวันที่และเวลาได้อีกด้วย
- โดยปกติ ฟังก์ชันการเขียนโปรแกรมสามารถเข้าถึงได้โดยหมุนแป้นหมุนไปที่ตัวเลือก PRG หรือ P หรือโดยการกดแป้นหมุนเลือกโหมดไปทาง PROGRAM เครื่องบันทึกเงินสดบางเครื่องมีคันโยกแบบแมนนวลอยู่ใต้กระดาษใบเสร็จรับเงิน คันโยกนี้สามารถย้ายไปยังตัวเลือกโปรแกรม
- เครื่องบันทึกเงินสดส่วนใหญ่มีปุ่มภาษีอย่างน้อย 4 ปุ่ม ปุ่มเหล่านี้สามารถตั้งโปรแกรมสำหรับอัตราภาษีต่างๆ ได้ ขึ้นอยู่กับว่าคุณอยู่ภายใต้อัตราภาษีขายคงที่หรือไม่ (เช่นในบางกรณี) หรือคุณต้องเสียภาษีเฉพาะระบบ (เช่น GST, PST, หรือภาษีมูลค่าเพิ่ม ขึ้นอยู่กับสถานที่ของคุณ)
- ปฏิบัติตามคำแนะนำเฉพาะในคู่มือเครื่องบันทึกเงินสดของคุณเพื่อตั้งโปรแกรมฟังก์ชันต่างๆ
ส่วนที่ 2 ของ 4: การขาย
ขั้นตอนที่ 1 ป้อนรหัสความปลอดภัยหรือรหัสผ่านเพื่อเริ่มใช้เครื่องบันทึกเงินสด
เครื่องบันทึกเงินสดจำนวนมากต้องใช้รหัสเครื่องบันทึกเงินสดหรือรหัสความปลอดภัยประเภทอื่นก่อนจึงจะสามารถใช้งานได้ รหัสแคชเชียร์มีประโยชน์ในการให้ข้อมูลเกี่ยวกับผู้ที่แคชเชียร์จัดการธุรกรรมการชำระเงินแต่ละรายการ ด้วยรหัสนี้ คุณสามารถติดตามทุกธุรกรรมการขายและจัดการกับข้อผิดพลาดใดๆ ที่เกิดขึ้น
- หากคุณทำงานในร้านอาหาร คุณอาจต้องป้อนรหัสพนักงานพร้อมกับหมายเลขโต๊ะและจำนวนแขกที่โต๊ะ
- เครื่องบันทึกเงินสดประเภทที่ใหม่กว่า (เช่น เครื่องบันทึกเงินสดแบบสแควร์) อาจกำหนดให้คุณต้องเข้าสู่ระบบด้วยที่อยู่อีเมลและรหัสผ่านของคุณ
ขั้นตอนที่ 2 ป้อนหมายเลขราคาผลิตภัณฑ์แรก
ใช้ปุ่มตัวเลขเพื่อพิมพ์ราคาสำหรับผลิตภัณฑ์นี้ โดยปกติ คุณไม่จำเป็นต้องป้อนตัวเลขทศนิยม เนื่องจากเครื่องบันทึกเงินสดจะป้อนโดยอัตโนมัติ
เครื่องบันทึกเงินสดบางเครื่องมีฟังก์ชันสแกน (scanner) ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องป้อนหมายเลขราคาด้วยตนเอง เครื่องสแกนนี้จะอ่านบาร์โค้ดและป้อนข้อมูลผลิตภัณฑ์โดยอัตโนมัติ หากเครื่องบันทึกเงินสดของคุณเป็นประเภทนี้ คุณไม่จำเป็นต้องกดปุ่มหมวดหมู่หรือแผนกในขั้นตอนต่อไป
ขั้นตอนที่ 3 กดปุ่มหมวดหมู่/แผนกที่เกี่ยวข้อง
เครื่องบันทึกเงินสดส่วนใหญ่กำหนดให้คุณต้องกดปุ่มหลังจากที่ป้อนหมายเลขราคาแล้ว เพื่อกำหนดว่าแต่ละผลิตภัณฑ์ที่ขายเป็นของประเภทใด (เช่น เสื้อผ้า อาหาร ฯลฯ)
- ปุ่มหมวดหมู่/แผนกสามารถตั้งโปรแกรมได้ขึ้นอยู่กับว่าการขายนั้นต้องเสียภาษีหรือไม่ ศึกษาคู่มือการลงทะเบียนเงินสดของคุณเพื่อเรียนรู้วิธีตั้งโปรแกรมอัตราภาษีสำหรับปุ่มต่างๆ
- สังเกตกระดาษใบเสร็จรับเงิน: กดลูกศรหรือปุ่ม FEED เพื่อให้เครื่องม้วนกระดาษ เพื่อให้คุณสามารถอ่านจำนวนธุรกรรมทั้งหมดที่บันทึกไว้บนกระดาษ
- แต่ละผลิตภัณฑ์ที่คุณเพิ่มจะถูกเพิ่มไปยังยอดรวมที่เพิ่มขึ้น ซึ่งมักจะแสดงบนหน้าจอเครื่องคิดเงิน
ขั้นตอนที่ 4 เพิ่มส่วนลดหากจำเป็นสำหรับราคาขายที่ระบุไว้
หากมีสินค้าลดราคา คุณอาจต้องป้อนหมายเลขเปอร์เซ็นต์ส่วนลด พิมพ์ราคาสินค้า กดปุ่มหมวดหมู่/แผนก พิมพ์หมายเลขเปอร์เซ็นต์ส่วนลด (เช่น พิมพ์ 15 เพื่อป้อนส่วนลด 15% เป็นต้น) จากนั้นกดปุ่มเปอร์เซ็นต์ (%) ปุ่มนี้มักจะอยู่ในกลุ่มของปุ่มทางด้านซ้ายของแป้นตัวเลข
ขั้นตอนที่ 5. พิมพ์ราคาสินค้าอื่นๆ
ใช้ปุ่มตัวเลขเพื่อป้อนราคาสินค้าแต่ละรายการที่ยังไม่ได้ระบุ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้กดปุ่มหมวดหมู่/แผนกที่เกี่ยวข้องสำหรับแต่ละผลิตภัณฑ์เหล่านี้
หากคุณต้องการป้อนสินค้าเดิมหลายๆ ครั้ง ให้กดหมายเลขสินค้า จากนั้นกดปุ่ม QTY ป้อนราคาต่อหน่วยของสินค้า จากนั้นกดปุ่มหมวดหมู่/แผนก ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการรวมหนังสือ 2 เล่มในราคา Rp. 70,000 กดหมายเลข 2 จากนั้นกด QTY จากนั้นกด 70000 จากนั้นกดปุ่มหมวดหมู่/แผนกที่เกี่ยวข้อง
ขั้นตอนที่ 6. กดปุ่มยอดรวมย่อย
ปุ่มนี้จะแสดงสินค้าทั้งหมดที่รวมอยู่ในการขายนั้น จำนวนเงินนี้จะถูกบวกด้วยภาษีที่เกี่ยวข้องในกรณีที่จำเป็น ตามโปรแกรมที่ดำเนินการในแต่ละปุ่มหมวดหมู่/แผนก
ขั้นตอนที่ 7 กำหนดประเภทการชำระเงินที่ผู้ซื้อจะต้องชำระ
ผู้ซื้อสามารถชำระด้วยเงินสด บัตรเครดิต หรือโดยวิธีอื่น คุณยังสามารถรับการชำระเงินในรูปของบัตรหรือคูปองการชำระเงิน ซึ่งโดยทั่วไปจะถือว่าเหมือนกับการชำระเงินด้วยเงินสด
- เงินสด: พิมพ์จำนวนเงินสดที่ผู้ซื้อชำระแล้วกดปุ่ม CASH/AMT TND (ปกติจะเป็นปุ่มที่ใหญ่ที่สุดที่ด้านขวาล่างของปุ่มกดลงทะเบียนเงินสด) เครื่องบันทึกเงินสดจำนวนมากจะแสดงจำนวนการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องให้แก่ผู้ซื้อทันที อย่างไรก็ตาม เครื่องบันทึกเงินสดบางเครื่องไม่ทำงานในลักษณะนี้ และคุณจะต้องคำนวณด้วยใจ เมื่อเปิดลิ้นชักเก็บเงินแล้ว ให้ชำระเงินในนั้นแล้วนำจำนวนเงินที่ต้องการเปลี่ยนแปลงไป
- บัตรเครดิต: กดปุ่ม CREDIT หรือ CR และใช้เครื่องบัตรเครดิตเพื่อรูดบัตรเครดิตของผู้ซื้อ
- เช็ค: พิมพ์จำนวนเงินที่ชำระตามเช็คของผู้ซื้อ กดปุ่ม CK หรือ CHECK จากนั้นใส่ใบเช็คลงในลิ้นชักเก็บเงิน
- หากต้องการเปิดลิ้นชักเก็บเงินเมื่อไม่มีการขาย คุณสามารถกดปุ่ม NO SALE หรือ NS ฟังก์ชันนี้อาจได้รับการคุ้มครองและมีเพียงผู้จัดการเท่านั้นที่สามารถดำเนินการได้ ผู้จัดการอาจต้องใช้กุญแจเพื่อย้ายการตั้งค่าเครื่องไปยังโหมดอื่นเพื่อให้ฟังก์ชัน NO SALE สามารถทำงานได้
ขั้นตอนที่ 8. ปิดลิ้นชักเก็บเงิน
ปิดลิ้นชักเก็บเงินอีกครั้งทันทีหลังจากใช้งาน เพื่อไม่ให้เปิดทิ้งไว้และคุณเสี่ยงต่อการถูกขโมยหรือถูกโจรกรรม
ล้างหรือเอาลิ้นชักเก็บเงินออกเสมอเมื่อสิ้นสุดวันทำงาน และเก็บไว้ในที่ปลอดภัยอย่างสมบูรณ์
ส่วนที่ 3 จาก 4: การแก้ไขข้อผิดพลาด
ขั้นตอนที่ 1. ยกเลิกการขาย
หากคุณป้อนหมายเลขราคาผลิตภัณฑ์ที่ไม่ถูกต้องโดยไม่ได้ตั้งใจ หรือหากผู้ซื้อยกเลิกการซื้อผลิตภัณฑ์หลังจากที่คุณป้อนราคาแล้ว คุณอาจต้องยกเลิกผลิตภัณฑ์หรือการขาย การยกเลิกนี้จะส่งผลให้จำนวนรวมย่อยลดลง
- พิมพ์ตัวเลขที่ต้องการยกเลิก กดปุ่มหมวด/แผนก กดปุ่ม VOID หรือ VD เพื่อลบออกจากจำนวนทั้งหมด คุณต้องยกเลิกสินค้าก่อนที่จะป้อนข้อมูลราคาสำหรับสินค้าถัดไป มิฉะนั้น คุณจะต้องรวมยอดรวมย่อยของผลิตภัณฑ์ทั้งหมด จากนั้นกดปุ่ม VOID จากนั้นกดหมายเลขราคาที่คุณต้องการยกเลิก แล้วกดปุ่มหมวดหมู่/แผนก สิ่งนี้จะลบตัวเลขที่ไม่ถูกต้องออกจากจำนวนรวมย่อย
- หากคุณต้องการยกเลิกการลดราคาทั้งหมดซึ่งประกอบด้วยผลิตภัณฑ์หลายรายการ ให้ยกเลิกแต่ละผลิตภัณฑ์ทีละรายการ
ขั้นตอนที่ 2. ชำระเงินคืน
หากผู้ซื้อต้องการคืนสินค้า คุณจะต้องคำนึงถึงจำนวนวันที่เป็นปัญหาทั้งหมดก่อนที่จะคืนเงินให้กับผู้ซื้อ หากต้องการคืนเงินสำหรับการชำระเงินนี้ ให้กดปุ่ม REF พิมพ์หมายเลขราคาของสินค้าที่ส่งคืน และกดปุ่มหมวดหมู่/แผนกที่เกี่ยวข้อง กดปุ่มยอดรวมย่อยแล้วกดปุ่ม CASH/AMT TND ลิ้นชักเก็บเงินจะเปิดขึ้นและคุณสามารถคืนเงินให้ผู้ซื้อได้
- ปุ่มและฟังก์ชันบางอย่าง เช่น การคืนเงินอาจได้รับการคุ้มครองและสามารถใช้ได้โดยผู้จัดการเท่านั้น ซึ่งอาจหมายความว่าผู้จัดการจะต้องใช้กุญแจเพื่อเปลี่ยนเครื่องบันทึกเงินสดเป็นโหมดอื่นเพื่อยกเลิกการขายหรือคืนเงิน
- ตรวจสอบกับหัวหน้างานของคุณเกี่ยวกับนโยบายที่ถูกต้องในการจัดการการคืนสินค้าและการชำระเงิน
ขั้นตอนที่ 3 หยุดเสียงข้อผิดพลาด
เครื่องบันทึกเงินสดบางประเภทจะส่งเสียงบางอย่างเมื่อเกิดข้อผิดพลาดเนื่องจากคุณกดปุ่มในลำดับหรือชุดค่าผสมที่ไม่ถูกต้อง หากต้องการหยุดเสียงแสดงข้อผิดพลาดนี้ ให้กดปุ่ม CLEAR หรือ C
ขั้นตอนที่ 4. ลบตัวเลขที่ไม่ถูกต้อง
หากคุณกดหมายเลขผิดและไม่ได้กดปุ่มหมวดหมู่/แผนก ให้กดปุ่ม CLEAR หรือ C เพื่อล้างหมายเลขที่ไม่ถูกต้อง หากคุณเคยกดปุ่มหมวดหมู่/แผนกมาก่อน คุณจำเป็นต้องยกเลิกรายการ
ส่วนที่ 4 จาก 4: รับรายงานการขายและข้อมูลยอดคงเหลือในเครื่องบันทึกเงินสด
ขั้นตอนที่ 1 อ่านยอดรวมรายวันที่เพิ่มขึ้น
ผู้จัดการบางคนอาจต้องการทราบตัวเลขยอดขายทั้งหมดในเวลาใดก็ได้ของวัน หากต้องการหาผลรวมชั่วคราวนี้ ให้หมุนหวีไปที่ตำแหน่ง X หรือกดปุ่มโหมดและเลือก X กดปุ่ม CASH/AMT TND ตัวเลขยอดขายรวมรายวันจะถูกพิมพ์ลงบนกระดาษใบเสร็จรับเงิน
สิ่งสำคัญคือคุณต้องจำไว้ว่า X แทนผลรวมชั่วคราวที่จะเลื่อนขึ้นต่อไป ในขณะที่ Z จะคืนค่าผลรวมชั่วคราวเป็นศูนย์
ขั้นตอนที่ 2 เรียกใช้ฟังก์ชันรายงานการขายรายวัน
อย่างน้อยที่สุด รายงานนี้จะแสดงตัวเลขยอดขายรวมสำหรับวันนั้น เครื่องบันทึกเงินสดหลายประเภทสามารถแสดงตัวเลขยอดขายรวมต่อชั่วโมง ต่อแคชเชียร์ ต่อประเภท หรือด้วยวิธีอื่น หากต้องการรับรายงานนี้ ให้กดปุ่ม MODE และเลือกโหมด Z หรือหมุนปุ่มไปที่ตำแหน่ง Z
โปรดทราบว่า Z จะคืนค่าจำนวนยอดขายทั้งหมดของวันนั้นเป็นศูนย์
ขั้นตอนที่ 3 รู้ยอดเงินคงเหลือของการลงทะเบียนเงินสด
หลังจากเรียกใช้ฟังก์ชันรายงานการขายรายวัน ให้นับเงินในลิ้นชักเงินสด หากมีใบจ่ายเช็คหรือบัตรเครดิตให้บวกเลขกับยอดทั้งหมด เครื่องบัตรเครดิตส่วนใหญ่สามารถแสดงยอดขายรวมรายวันให้คุณได้ ดังนั้นคุณจึงสามารถจับคู่กับยอดขายทั้งหมดที่คุณได้รับจากเครื่องบันทึกเงินสดได้อย่างง่ายดาย ลบยอดรวมนี้ออกจากจำนวนเงินที่คุณใช้ก่อนที่คุณจะเริ่มซื้อขายในวันนั้น
- นำเงินสด การชำระเงินด้วยบัตรเครดิต และเช็คที่ได้รับทั้งหมดใส่กระเป๋าแล้วนำกระเป๋าไปที่ธนาคาร
- เก็บบันทึกเงินสด บัตรเครดิต และเช็ค ซึ่งจะช่วยคุณในกระบวนการบัญชีโดยรวม
- ใส่เงินลงในลิ้นชักเก็บเงินทุกครั้งก่อนเริ่มวันทำงาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเก็บเงินไว้ในที่ปลอดภัยจริงๆ เมื่อไม่ใช่วันธรรมดา
เคล็ดลับ
- ค้นหาคู่มือการลงทะเบียนเงินสดของคุณบนอินเทอร์เน็ตโดยใช้เครื่องมือค้นหาออนไลน์ ป้อนยี่ห้อและประเภทของเครื่องบันทึกเงินสดของคุณในเครื่องมือค้นหา
- หากคุณใช้เครื่องบันทึกเงินสดแบบ Square คุณสามารถใช้คำแนะนำส่วนใหญ่ที่ใช้กับเครื่องบันทึกเงินสดแบบปกติได้ อ้างถึงคู่มือการลงทะเบียนเงินสด Square สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม
