ใบรับรองการจ้างงาน (หรือจดหมายรับรองการจ้างงาน) เป็นจดหมายโต้ตอบอย่างเป็นทางการที่นายจ้างเขียนถึงฝ่ายที่ขอ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อตรวจสอบประวัติการทำงานของพนักงาน โดยปกติจะต้องมีใบรับรองการจ้างงานเพื่อขอสินเชื่อ เช่าอสังหาริมทรัพย์ สมัครงานใหม่ หรือด้วยเหตุผลอื่นๆ เพื่อตรวจสอบประวัติการทำงาน เมื่อเขียนหนังสือรับรองการจ้างงาน ให้อธิบายว่าคุณเป็นใคร ให้ข้อมูลสรุปเกี่ยวกับหน้าที่ของพนักงานอย่างตรงไปตรงมา และตรวจสอบงาน ใบรับรองนี้ต้องใช้หัวจดหมายมืออาชีพและให้ข้อมูลติดต่อและลายเซ็น อ่านคำแนะนำด้านล่างเพื่อดูวิธีทำใบรับรองการจ้างงานที่สมบูรณ์และถูกต้อง
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 2: การเตรียมตัวเขียนหนังสือรับรองการจ้างงาน
ขั้นตอนที่ 1 ลองคิดดูว่าเหตุใดคุณจึงเขียนหนังสือรับรองการจ้างงาน
เนื้อหาและโทนของภาษาของจดหมายขึ้นอยู่กับผู้รับ สำหรับสถาบันการเงิน ให้ใช้น้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพและใส่ข้อมูลทางการเงิน (เช่น เงินเดือน ค่าคอมมิชชั่น การขึ้นเงินเดือน และโบนัส) ในทางกลับกัน หากคุณกำลังเขียนหนังสือรับรองการจ้างงานสำหรับพนักงานที่สมัครงานใหม่ น้ำเสียงของภาษาอาจเป็นทางการมากขึ้นและคุณอาจไม่รวมข้อมูลทางการเงิน
เมื่อเข้าใจวัตถุประสงค์และขอบเขต คุณจะเขียนจดหมายที่ตรงกับความต้องการของผู้รับได้
ขั้นตอนที่ 2 คิดว่าใครควรเขียน
โดยปกติ ใบรับรองการจ้างงานจะเขียนโดยหัวหน้างาน ในสถานการณ์เช่นนี้ ลูกจ้างจะขอให้คุณในฐานะนายจ้างเขียนจดหมายสมัครงานเพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะ ในทางกลับกัน พนักงานสามารถเขียนหนังสือรับรองการจ้างงานด้วยตนเองได้ ในสถานการณ์นี้ คุณในฐานะพนักงานจะเขียนเองแล้วขอให้เจ้านายเซ็นชื่อหรือเปลี่ยนแปลงตามความจำเป็น เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ นายจ้างควรเขียนในนามของลูกจ้าง ไม่ใช่ในทางกลับกัน
- หากคุณเป็นหัวหน้าที่เขียนจดหมายถึงพนักงาน คุณสามารถจัดโครงสร้างตามข้อกำหนดของคุณเองและควบคุมข้อความในจดหมายได้ นอกจากนี้ ในฐานะนายจ้าง จดหมายที่คุณเขียนถือเป็นจดหมายจริงและตรงไปตรงมา อย่างไรก็ตาม อุปสรรคสำคัญคือเวลาที่ต้องใช้ แน่นอนว่าในฐานะหัวหน้า คุณมีตารางงานที่ยุ่ง ในขณะที่การเตรียมจดหมายฉบับนี้ต้องใช้เวลา ด้วยเหตุนี้ ใบรับรองการจ้างงานจึงมักจะสั้นและกระชับ คุณจึงไม่ต้องเสียเวลามากเกินไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณได้ทำไปแล้ว
- หากคุณเป็นพนักงานที่เขียนถึงตัวเอง คุณสามารถกำหนดข้อมูลที่จะส่งต่อไปยังผู้รับ และไม่ต้องหาเวลาแบ่งปันความคิดกับเจ้านายของคุณ นอกจากนี้เจ้านายก็ไม่เป็นภาระกับเวลาที่ต้องเตรียมให้เขียนด้วย (ถ้าเขียนเอง เจ้านายอาจจะพอใจเพราะไม่ต้องทำเองก็ได้) อย่างไรก็ตาม เจ้านายต้องเซ็นชื่อเสมอ และมีความเป็นไปได้ที่เขาจะลังเลที่จะทำเช่นนั้นหลังจากอ่านเนื้อหาในจดหมายของคุณแล้ว หากเป็นกรณีนี้ คุณควรเขียนใหม่หรือชักชวนให้เขาเขียนเองเพื่อคุณ
ขั้นตอนที่ 3 รวบรวมข้อมูลที่จำเป็น
เมื่อคุณรู้จักผู้รับและผู้ที่จะเขียนจดหมายแล้ว คุณต้องรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นในจดหมาย
- หากคุณเป็นหัวหน้า ให้พูดคุยกับพนักงานเพื่อดูว่าเขาหรือเธอต้องการรวมอะไรไว้บ้าง อภิปรายว่าใครคือผู้รับ จุดประสงค์ของจดหมายคืออะไร ต้องระบุรายละเอียดใดบ้าง และควรส่งเมื่อใด
- หากคุณเป็นพนักงานและเขียนจดหมายด้วยตัวเอง ข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นมีอยู่แล้ว แต่คุณควรคุยกับเจ้านายของคุณก่อนและถามว่าเขาหรือเธอคาดหวังจดหมายประเภทใด เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะเขียนจดหมายที่สอดคล้องกับข้อกำหนดของนายจ้างและได้รับลายเซ็นของเขา
ส่วนที่ 2 ของ 2: การเขียนหนังสือรับรองการจ้างงาน
ขั้นตอนที่ 1. ใช้หัวจดหมายของบริษัท
เขียนหนังสือรับรองการจ้างงานบนหัวจดหมายอย่างเป็นทางการของบริษัท หากคุณเป็นหัวหน้า คุณสามารถใช้กระดาษนี้ได้ฟรี หากคุณเป็นพนักงาน ให้ถามก่อนว่าคุณสามารถใช้มันได้หรือไม่ หัวจดหมายอย่างเป็นทางการของบริษัทจะรับรองจดหมายของคุณและทำให้ผู้รับเชื่อในเนื้อหา
หากไม่มีหัวจดหมายอย่างเป็นทางการ คุณสามารถใช้คอมพิวเตอร์สร้างส่วนหัวของตัวอักษรได้ ส่วนหัวควรมีชื่อบริษัท ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ และที่อยู่อีเมล ให้ข้อมูลเกี่ยวกับผู้เขียนจดหมาย (และชื่อเรื่อง) และวันที่เขียนจดหมายด้วย
ขั้นตอนที่ 2 ระบุจดหมายถึงผู้รับอย่างเจาะจงที่สุด
หากคุณทราบชื่อผู้รับ ให้ส่งไปยังบุคคลที่เกี่ยวข้องโดยตรง หากคุณไม่รู้ว่าใครจะเป็นคนอ่าน ให้แจ้งกับองค์กรโดยใช้หัวเรื่องอธิบายเนื้อหาของจดหมาย
- ตัวอย่างเช่น หากคุณทราบที่อยู่และชื่อผู้รับ ให้เขียนไว้ใต้ส่วนหัว ตามด้วยคำทักทายที่เหมาะสม เช่น "เรียน [คุณสุธีรมาน]"
- หากคุณไม่รู้ว่าจดหมายส่งถึงใคร ให้ส่งไปยังแผนกที่เกี่ยวข้องพร้อมหัวเรื่องอธิบายเนื้อหาของจดหมาย ตัวอย่างเช่น สำหรับจดหมายที่ส่งถึงสถาบันการเงินที่มีเป้าหมายในการขอสินเชื่อ คุณสามารถส่งจดหมายไปยังสาขาในพื้นที่ของคุณโดยเขียนหัวข้อว่า "Employee Description for Loan Application" ตามด้วยคำทักทายเช่น "To Whom Concerned"
ขั้นตอนที่ 3 อธิบายว่าคุณเป็นใคร
ในย่อหน้าแรก ให้อธิบายว่าคุณเป็นใครและจุดประสงค์ในการเขียนจดหมาย ระบุตำแหน่งของคุณ อายุงาน และระยะเวลาที่คุณรู้จักพนักงานที่ขอใบรับรอง หากคุณเป็นพนักงานที่เขียนถึงตัวเอง ให้เขียนต่อไปราวกับว่าจดหมายมาจากเจ้านายของคุณเพราะเขาจะเป็นคนเซ็นมันเอง
ตัวอย่างเช่น "ฉันชื่อ Budi Jatmiko และฉันเป็นรองหัวหน้าฝ่ายการตลาดและการขายที่ PT. ABC ฉันทำงานที่ PT. ABC มา 12 ปีและรู้จักพนักงานคนนี้มาเจ็ดปีแล้ว ในช่วงสามปีที่ผ่านมาฉันมี เป็นหัวหน้างานโดยตรงของพนักงาน”
ขั้นตอนที่ 4 ให้การตรวจสอบ
เนื้อหาในย่อหน้าถัดไปจะสรุปงานของพนักงาน รวมถึงวันที่เริ่มจ้าง ตำแหน่งงาน ไม่ว่าจะเป็นงานชั่วคราวหรือถาวร และพนักงานยังคงทำงานอยู่ที่นั่นหรือไม่ ย่อหน้านี้ให้ข้อมูลทางการเงินของพนักงานหากจำเป็น
- ตัวอย่างเช่น "จดหมายนี้เป็นการยืนยันว่าพนักงานทำงานที่นี่จริง ๆ เขาทำงานที่ PT. ABC เป็นเวลาเจ็ดปีตั้งแต่วันที่ 7 กันยายน 2546 เขาดำรงตำแหน่งรองผู้อำนวยการฝ่ายขายซึ่งเป็นตำแหน่งถาวรที่ PT. ABC. จนถึงวันที่ 7 มกราคม 2011 เขายังคงทำงานกับตำแหน่งนั้นที่ PT. ABC"
- อีกตัวอย่างหนึ่ง: "จดหมายฉบับนี้ยืนยันว่าพนักงานทำงานที่ PT. ABC เป็นเวลาเจ็ดปี บุคคลที่เกี่ยวข้องทำงานที่ PT. ABC ตั้งแต่วันที่ 7 กันยายน 2546 ถึง 7 มกราคม 2554 เขาดำรงตำแหน่งรองผู้อำนวยการฝ่ายขายที่ PT. ABC เขาทำงานเป็นพนักงานประจำเป็นเวลาเจ็ดปีที่ PT ABC ด้วยเงินเดือน IDR 35 ล้านต่อเดือน"
ขั้นตอนที่ 5. สรุปหน้าที่ของพนักงาน
ย่อหน้านี้อธิบายถึงหน้าที่ของพนักงานซึ่งมีความจำเป็นอย่างมากในหนังสือรับรองการจ้างงานสำหรับพนักงานที่สมัครงานอื่น แม้ว่าใบรับรองการจ้างงานจะไม่ใช่จดหมายรับรอง แต่ก็ไม่มีอะไรผิดปกติรวมถึงการประเมินพนักงานในเชิงบวก ข้อมูลเพิ่มเติมนี้จะช่วยเพิ่มชื่อเสียงของคุณในฐานะนายจ้างและช่วยเหลือพนักงานในการหางานใหม่ ทรัพย์สิน หรือเงินกู้
ตัวอย่างเช่น "หน้าที่ของพนักงานที่ PT. ABC มีดังนี้: รับผิดชอบการขายหม้อน้ำในพื้นที่ Bogor และบริเวณโดยรอบ เขาดำรงตำแหน่งผู้บริหารและรับผิดชอบในการสร้างทีมเจ็ดถึงเก้าคน เขาต้องมั่นใจว่า ความพึงพอใจของลูกค้า แก้ไขข้อร้องเรียนของลูกค้า และรายงานความคืบหน้าการขายทุก 3 เดือนต่อสำนักงานใหญ่"
ขั้นตอนที่ 6 หลีกเลี่ยงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือผิดกฎหมายเกี่ยวกับพนักงาน
มีข้อกำหนดเกี่ยวกับสิ่งที่อาจรวมอยู่ในการอ้างอิงการจ้างงานและข้อความอื่น ๆ สำหรับนายจ้างที่มีศักยภาพ มีข้อกำหนดว่าคุณสามารถรวมเฉพาะข้อมูลพนักงานที่ได้รับอนุญาตที่เกี่ยวข้องเท่านั้น นอกจากนี้ยังมีกฎว่าคุณสามารถเปิดเผยข้อมูลใด ๆ เกี่ยวกับพนักงานที่เป็นปัญหาได้ตราบเท่าที่มีความซื่อสัตย์และสุจริต ก่อนที่จะเปิดเผยข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ตรวจสอบสิ่งที่ยอมรับได้และเหมาะสมที่จะรวมไว้ ตามความเหมาะสมทางสังคมและกฎหมายที่บังคับใช้
ขั้นตอนที่ 7 ระบุข้อมูลติดต่อของคุณ
ย่อหน้าสุดท้ายควรมีข้อมูลติดต่อของคุณ (นายจ้าง) ข้อมูลนี้จำเป็นหากผู้รับมีคำถามใดๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณระบุว่าผู้รับสามารถติดต่อคุณได้
ตัวอย่างเช่น "หากคุณมีคำถามหรือต้องการข้อมูลเพิ่มเติม โปรดติดต่อฉันที่ (021) 21215555 หรือที่ [email protected]"
ขั้นตอนที่ 8 ลงชื่อและส่ง
เมื่อเขียนจดหมายแล้ว ให้ปิดท้ายด้วยคำทักทายปิด ลงชื่อ และมอบให้กับพนักงานที่ขอหรือส่งจดหมายถึงผู้รับด้วยตนเอง
- ปิดจดหมายด้วยคำทักทาย "ขอแสดงความนับถือ"
- ใส่ลายเซ็นของคุณพร้อมกับชื่อเต็มและตำแหน่งของคุณ
- เพิ่มตราประทับอย่างเป็นทางการหรือการตรวจสอบที่บริษัทมักใช้สำหรับจดหมายประเภทนี้
เคล็ดลับ
- กระบวนการสมัครวีซ่าบางอย่างกำหนดให้คุณต้องจดตำแหน่งที่พนักงานจะได้รับ หากได้รับวีซ่า คุณอาจต้องอธิบายความสำคัญของงานของพนักงานที่ยื่นขอวีซ่า
- นายจ้างบางคนขอให้ลูกจ้างร่างจดหมายซึ่งเขาหรือเธอจะเซ็นชื่อ หากคุณขอให้พนักงานเขียนเอง โปรดอ่านให้ถี่ถ้วนก่อนลงนาม
- บางบริษัทมีบุคคลเฉพาะที่ได้รับมอบหมายให้ทำการตรวจสอบงาน และยังมีบริษัทที่มีแม่แบบเฉพาะอีกด้วย หากมีข้อสงสัยให้ตรวจสอบกับฝ่ายทรัพยากรบุคคล
คำเตือน
- ป้อนข้อมูลทางการเงินเฉพาะเมื่อพนักงานร้องขอเท่านั้น หากคุณเป็นพนักงานและเขียนจดหมายด้วยตัวเอง คุณสามารถป้อนข้อมูลได้มากเท่าที่ต้องการ
- อย่าป้อนข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับพนักงานเว้นแต่จะอนุญาต
- หากพนักงานที่ขอหนังสือรับรองการจ้างงานไม่ได้ทำงานกับคุณแล้ว อย่าให้เหตุผลในการลาออกแม้ว่าจะไม่มีกรณีหรือปัญหาก็ตาม
