คุณจำเป็นต้องเขียนจดหมายมืออาชีพที่ดีและไร้ที่ติหรือไม่? จดหมายธุรกิจส่วนใหญ่มีรูปแบบคงที่และเรียนรู้ได้ง่าย ซึ่งคุณสามารถนำไปใช้กับเนื้อหาประเภทใดก็ได้ จดหมายธุรกิจควรมีวันที่ ข้อมูลผู้ส่งและผู้รับ และเนื้อหาสองสามย่อหน้าเสมอ ทำตามขั้นตอนด้านล่างและทำการปรับเปลี่ยนตามมาตรฐานของบริษัทของคุณ
ขั้นตอน
ตอนที่ 1 ของ 4: การเริ่มต้นจดหมาย
ขั้นตอนที่ 1. รู้จักรูปแบบ
ไม่ว่าเนื้อหาในจดหมายของคุณจะเป็นอย่างไร มีการนำเสนอจดหมายธุรกิจมาตรฐานให้ปฏิบัติตาม ควรพิมพ์และร่างจดหมายธุรกิจโดยใช้แบบอักษรทั่วไป เช่น Arial หรือ Times New Roman ใช้ย่อหน้าบล็อก นั่นคือ คุณเริ่มย่อหน้าใหม่โดยกด Enter สองครั้ง ในย่อหน้าบล็อก อย่าเยื้องบรรทัดแรก
- ใช้ระยะขอบ 2.54 ซม. ทุกด้าน
- จดหมายธุรกิจที่ส่งทางอีเมลควรพิมพ์ด้วยแบบอักษรทั่วไป อย่าใช้สคริปต์หรือสีอื่นที่ไม่ใช่ขาวดำในอีเมลธุรกิจ
ขั้นตอนที่ 2 เลือกประเภทกระดาษที่เหมาะสม
ต้องพิมพ์ตัวอักษรบนกระดาษ A4 ขนาด 21 x 29.7 ซม. หรือ A4 ขนาด 21.5 x 29.7 ซม. สามารถพิมพ์ตัวอักษรยาวหรือสัญญาได้หลายฉบับบนกระดาษ F4 หรือขนาด 21 x 33 ซม.
หากจะส่งจดหมายทางไปรษณีย์ ให้พิจารณาพิมพ์ลงบนหัวจดหมายของบริษัท การใช้หัวจดหมายจะช่วยเสริมความประทับใจแบบมืออาชีพและให้โลโก้และข้อมูลติดต่อของบริษัท
ขั้นตอนที่ 3 รวมข้อมูลเกี่ยวกับบริษัทของคุณ
พิมพ์ชื่อและที่อยู่ของบริษัท และใช้บรรทัดใหม่เพื่อทำเครื่องหมายแต่ละส่วนของที่อยู่ หากคุณเป็นผู้ประกอบอาชีพอิสระหรือผู้รับเหมาอิสระ ให้ใส่ชื่อของคุณแทนชื่อบริษัท หรือเหนือชื่อบริษัทของคุณ
- หากบริษัทของคุณมีหัวจดหมายอยู่แล้ว คุณสามารถใช้มันแทนการพิมพ์ชื่อและที่อยู่ของบริษัทได้
- หากจำเป็นต้องพิมพ์ที่อยู่ ควรจัดชิดขวาหรือซ้ายของด้านบนของหน้า ขึ้นอยู่กับความชอบของคุณและของบริษัท
- หากจดหมายถูกส่งไปต่างประเทศ ให้พิมพ์ชื่อประเทศของคุณเป็นตัวพิมพ์ใหญ่
ขั้นตอนที่ 4. ป้อนวันที่
การเขียนวันที่แบบเต็มเป็นตัวเลือกที่เป็นมืออาชีพมากที่สุด เช่น เขียนว่า "1 เมษายน 2555" วันที่ควรชิดซ้าย เหนือข้อมูลผู้รับไม่กี่บรรทัด
หากคุณกำลังเขียนจดหมายเป็นเวลาหลายวัน ให้ใช้วันที่ที่คุณเขียนเสร็จ
ขั้นตอนที่ 5. เพิ่มข้อมูลผู้รับ
เขียนข้อมูลผู้รับตามลำดับต่อไปนี้: ชื่อเต็ม ตำแหน่ง (ถ้ามี) ชื่อบริษัท และที่อยู่ ใช้บรรทัดใหม่สำหรับข้อมูลแต่ละส่วน หากจำเป็น ให้ใส่หมายเลขอ้างอิง ข้อมูลผู้รับควรจัดชิดซ้าย โดยอยู่ใต้วันที่สองสามบรรทัด
เราขอแนะนำให้คุณส่งจดหมายถึงบุคคลใดบุคคลหนึ่ง ด้วยวิธีนี้ บุคคลที่เกี่ยวข้องจะสามารถตอบกลับจดหมายของคุณได้ หากคุณไม่ทราบชื่อบุคคลที่คุณกำลังพูดถึง ให้หาข้อมูลเล็กน้อย โทรไปที่หมายเลขโทรศัพท์ของ บริษัท ผู้รับเพื่อขอชื่อและตำแหน่ง
ขั้นตอนที่ 6. เลือกคำทักทาย
คำทักทายเป็นตัวบ่งชี้ความเคารพที่สำคัญ และคำทักทายที่คุณใช้จะขึ้นอยู่กับว่าใครเป็นคนรับ ไม่ว่าคุณจะรู้จักผู้รับดีหรือไม่ และความสัมพันธ์ของคุณกับพวกเขาเป็นทางการเพียงใด พิจารณาตัวเลือกต่อไปนี้:
- ใช้ "ผู้ที่อาจกังวล" เฉพาะในกรณีที่คุณไม่ทราบแน่ชัดว่าคุณกำลังพูดถึงใคร
- หากคุณไม่รู้จักผู้รับ "เรียน คุณหญิง" เป็นตัวเลือกที่ปลอดภัย
- คุณยังสามารถใช้ชื่อเต็มและชื่อของผู้รับได้ เช่น "Dear Dr. Dewi Sari"
- หากคุณรู้จักผู้รับดีและมีความสัมพันธ์ที่ไม่เป็นทางการกับผู้รับ คุณอาจลองใช้ชื่อจริง เช่น "Dear Susan"
- หากคุณไม่แน่ใจว่าผู้รับเป็นเพศอะไร เพียงเขียนชื่อเต็มลงไป เช่น "Dear Kris Damanik"
- อย่าลืมใส่เครื่องหมายจุลภาคหลังคำทักทายหรือเครื่องหมายอัฒภาคหากคุณใช้ "ผู้ที่อาจกังวล"
ตอนที่ 2 ของ 4: การแต่งเนื้อความของจดหมาย
ขั้นตอนที่ 1. ใช้รูปแบบการเขียนที่ถูกต้อง
ตามสุภาษิต เวลาคือเงิน และนักธุรกิจส่วนใหญ่ไม่ชอบเสียเวลา ดังนั้นรูปแบบการเขียนจดหมายของคุณควรกระชับและเป็นมืออาชีพ จัดเรียงจดหมายของคุณเพื่อให้สามารถอ่านได้อย่างรวดเร็ว ตรงประเด็น และรวมเฉพาะความคิดเห็นส่วนตัวสั้นๆ ในย่อหน้าแรกเท่านั้น ตัวอย่างเช่น คุณอาจเริ่มต้นด้วย "เกี่ยวกับ…" และดำเนินการต่อจากจุดนั้น
- อย่าคิดมากเกี่ยวกับการเปลี่ยนภาพที่สวยงาม คำยากๆ หรือประโยคที่ยาวและคดเคี้ยว จุดประสงค์ของจดหมายของคุณคือเพื่อสื่อสารสิ่งที่จำเป็นต้องพูดอย่างรวดเร็วและชัดเจนที่สุด
- ใช้น้ำเสียงโน้มน้าวใจ ส่วนใหญ่แล้วจุดประสงค์ของจดหมายของคุณคือการเกลี้ยกล่อมผู้อ่านให้ทำบางอย่าง เช่น เปลี่ยนใจ แก้ไขปัญหา ส่งเงิน หรือดำเนินการ ดังนั้นจงส่งคำขอและเหตุผลของคุณด้วยน้ำเสียงที่เหมาะสม
ขั้นตอนที่ 2 ใช้สรรพนามส่วนบุคคล
การใช้สรรพนาม "ฉัน", "เรา" และ "คุณ" ในจดหมายธุรกิจเป็นที่ยอมรับได้อย่างสมบูรณ์ แสดงตัวเองว่าเป็น "ฉัน" และผู้อ่านเป็น "คุณ"
โปรดใช้ความระมัดระวังหากคุณกำลังเขียนจดหมายในนามขององค์กร หากคุณกำลังพยายามถ่ายทอดมุมมองของบริษัท คุณควรใช้ “เรา” เพื่อให้ผู้อ่านรู้ว่าบริษัทอยู่เบื้องหลังคำกล่าวของคุณ หากคุณกำลังแสดงความคิดเห็นส่วนตัว ให้ใช้ "ฉัน"
ขั้นตอนที่ 3 เขียนให้ชัดเจนและรัดกุม
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้อ่านเข้าใจสิ่งที่คุณกำลังเขียนจริงๆ ผู้อ่านจะตอบกลับอย่างรวดเร็วก็ต่อเมื่อเจตนาของจดหมายของคุณชัดเจนเท่านั้น โดยเฉพาะอย่างยิ่ง หากมีผลลัพธ์หรือการกระทำที่คุณต้องการให้ผู้อ่านดำเนินการเมื่อได้รับจดหมาย ให้ชี้แจงให้ชัดเจน อธิบายตำแหน่งของคุณโดยใช้คำให้น้อยที่สุด
ขั้นตอนที่ 4 ใช้ประโยคที่ใช้งาน
เมื่ออธิบายสถานการณ์หรือร้องขอ ให้ตรวจสอบว่าคุณเลือกเสียงที่ใช้งาน ไม่ใช่เสียงแฝง passive voice จะทำให้งานเขียนของคุณคลุมเครือหรือทั่วๆ ไป นอกจากนี้ ประโยคที่ใช้งานจะมีประสิทธิภาพมากกว่าและตรงไปที่หัวใจของปัญหา ตัวอย่างเช่น:
- Passive: แว่นกันแดดไม่ได้ออกแบบหรือผลิตขึ้นโดยคำนึงถึงความทนทาน
- คล่องแคล่ว: บริษัทของคุณออกแบบและผลิตแว่นกันแดดโดยไม่คำนึงถึงความทนทาน
ขั้นตอนที่ 5. ใช้ภาษาสนทนาหากรู้สึกว่าเหมาะสม
จดหมายเขียนโดยและสำหรับมนุษย์ หลีกเลี่ยงการคัดลอกจดหมายเมื่อทำได้ คุณไม่สามารถสร้างความสัมพันธ์โดยการคัดลอกตัวอักษรมาตรฐาน อย่างไรก็ตาม อย่าใช้ภาษาหรือคำแสลงที่ไม่ใช่ภาษามาตรฐาน เช่น "คุณทราบ" "ฉันหมายถึง" หรือ "ต้องการ" ใช้รูปแบบการเขียนจดหมายธุรกิจ แต่ให้เขียนคำที่เป็นมิตรและสุภาพ
- หากคุณรู้จักผู้รับเป็นอย่างดี คุณสามารถเพิ่มคำทักทายแบบหนึ่งบรรทัดได้
- ใช้สัญชาตญาณของคุณเพื่อตัดสินว่าจดหมายจะดึงบุคลิกออกมามากน้อยเพียงใด บางครั้งอารมณ์ขันเล็กน้อยสามารถช่วยได้ในระดับธุรกิจ แต่ให้คิดให้รอบคอบก่อนใช้
ขั้นตอนที่ 6. ทำตัวสุภาพ
แม้ว่าคุณจะส่งจดหมายร้องเรียนหรือร้องเรียน คุณก็ยังสุภาพได้ พิจารณาตำแหน่งของผู้รับและเสนอความช่วยเหลือให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้เพื่อรองรับสถานการณ์
ตัวอย่างของการร้องเรียนที่ไม่สุภาพ: “ฉันคิดว่าแว่นกันแดดของคุณมันห่วย และฉันจะไม่ซื้อผลิตภัณฑ์ของคุณอีก” ตัวอย่างของการร้องเรียนที่สุภาพคือ: “ฉันผิดหวังกับการสร้างแว่นกันแดดของคุณ ในอนาคตฉันจะซื้อแว่นกันแดดยี่ห้ออื่น”
ขั้นตอนที่ 7 ใช้หัวจดหมาย "ที่สอง" สำหรับหน้าเพิ่มเติม
จดหมายธุรกิจส่วนใหญ่มีความกระชับพอที่จะใส่ลงในหน้าเดียว อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องเขียนจดหมายที่ยาวกว่านี้ เช่น สัญญาหรือคำตัดสินทางกฎหมาย อาจจำเป็นต้องมีหน้าเพิ่มเติม ใช้หัวจดหมาย "ที่สอง" ซึ่งมักจะมีที่อยู่สั้น ๆ และทำจากกระดาษประเภทเดียวกับหัวจดหมายหลัก
ใส่หมายเลขหน้าในหน้าที่สองและหน้าถัดไปที่ด้านบนของหน้า คุณจะต้องใส่ชื่อและวันที่ของผู้รับด้วย
ขั้นตอนที่ 8 จบจดหมายของคุณ
ในย่อหน้าสุดท้าย ให้สรุปประเด็นและขีดเส้นใต้การดำเนินการที่คุณจะทำหรือสิ่งที่คุณคาดหวังจากผู้รับ โปรดทราบว่าผู้รับอาจติดต่อคุณหากมีคำถามหรือข้อกังวลเกี่ยวกับจดหมาย จากนั้นขอบคุณพวกเขาที่ให้ความสนใจจดหมายที่คุณส่ง
ส่วนที่ 3 ของ 4: การปิดจดหมาย
ขั้นตอนที่ 1 เลือกคำทักทายปิด
คำทักทายปิด เช่นเดียวกับคำทักทายเปิด เป็นตัวบ่งชี้ถึงความเคารพและเป็นทางการ "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ขอแสดงความนับถือ" เป็นคำทักทายที่ปลอดภัยที่สุด คุณอาจพิจารณา "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ทักทาย" คำทักทายที่ไม่เป็นทางการเกินไปแต่ยังคงมีน้ำเสียงแบบมืออาชีพ ได้แก่ “คำทักทายแห่งความสำเร็จ” “คำทักทาย” และ “ขอบคุณ” ใช้เครื่องหมายจุลภาคหลังคำทักทายปิด
ขั้นตอนที่ 2 ใส่ลายเซ็นของคุณ
เว้นว่างไว้สี่บรรทัดสำหรับลายเซ็นของคุณ ลงชื่อหลังจากพิมพ์จดหมายแล้ว หรือถ้าคุณส่งทางอีเมล ให้สแกนภาพลายเซ็นของคุณแล้ววางลงในส่วนลายเซ็น ตัวเลือกหมึกสำหรับลายเซ็นคือสีน้ำเงินหรือสีดำ
หากคุณกำลังลงนามในจดหมายในนามของใครบางคน ให้เขียน "pp:" ก่อนลายเซ็นของคุณ "pp" ย่อมาจาก per procurationem ซึ่งหมายถึง "ตัวแทน" หรือ "ในนามของ"
ขั้นตอนที่ 3 ป้อนชื่อและข้อมูลติดต่อของคุณโดยพิมพ์
ใต้ลายเซ็นของคุณ ให้ระบุข้อมูลของคุณ รวมถึงชื่อ ตำแหน่ง หมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่อีเมล และวิธีการติดต่ออื่นๆ ที่เหมาะสม ใช้บรรทัดใหม่สำหรับข้อมูลแต่ละประเภท
ขั้นตอนที่ 4 เพิ่มชื่อย่อของผู้พิมพ์ดีด
หากบุคคลที่พิมพ์จดหมายและผู้แต่งเป็นคนละคนกัน คุณต้องเพิ่มชื่อย่อของผู้พิมพ์ดีดไว้ใต้ช่องลายเซ็น บางครั้งชื่อย่อของผู้เขียนจดหมายก็รวมอยู่ด้วย ดังนั้นผู้ที่ทำงานในจดหมายจะมีความชัดเจน
- หากคุณใส่เฉพาะชื่อย่อของผู้พิมพ์ดีด ให้เขียนเป็นตัวพิมพ์เล็ก เช่น mj
- หากคุณใส่ชื่อย่อของผู้เขียนด้วย ให้เขียนเป็นตัวพิมพ์ใหญ่โดยใช้ชื่อย่อของผู้พิมพ์เป็นตัวพิมพ์เล็ก เช่น RW:mj สไตล์อื่นๆ เพิ่มเครื่องหมายทับระหว่างชื่อย่อ เช่น RW/mj
ขั้นตอนที่ 5. รวมข้อมูลไฟล์แนบ
หากคุณกำลังแนบเอกสารเพิ่มเติมสำหรับการตรวจสอบผู้รับ ให้จดข้อความสองสามบรรทัดใต้ข้อมูลติดต่อที่ระบุจำนวนและประเภทของเอกสารที่แนบ ตัวอย่างเช่น เขียนว่า: “ภาคผนวก (2): ประวัติย่อ โบรชัวร์” หรือในรูปแบบดั้งเดิม ให้เขียนคำอธิบายสิ่งที่แนบมาที่ด้านบนสุดของจดหมาย ใต้วันที่
คุณยังสามารถย่อ "Attachment" ด้วย "Lamp"
ขั้นตอนที่ 6 รวมสำเนาข้อมูล
หากคุณกำลังส่งสำเนาจดหมายให้คนอื่น คุณต้องรวมไว้ในจดหมายด้วย โดยระบุโดยการพิมพ์ “cc:” หรือ “Copy” ใต้บรรทัด “Attachment” พร้อมกับชื่อและชื่อผู้รับสำเนา (“cc” หมายถึงสำเนาที่เอื้อเฟื้อ แต่ในอดีตหมายถึงสำเนาคาร์บอนเมื่อ ตัวอักษรยังคงถูกพิมพ์บนเครื่องพิมพ์ดีดและคัดลอกด้วยกระดาษคาร์บอน)
- ตัวอย่างเช่น เขียนว่า “cc: Mari Santi รองผู้อำนวยการฝ่ายการตลาด”
- หากคุณเพิ่มชื่อมากกว่าหนึ่งชื่อ ให้จัดชื่อที่สองไว้ใต้ชื่อแรก แต่ไม่มี “cc:”
ส่วนที่ 4 จาก 4: การกรอกจดหมาย
ขั้นตอนที่ 1 ทำการแก้ไข
การนำเสนอเป็นองค์ประกอบสำคัญของความเป็นมืออาชีพ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้รับสามารถมองคุณว่าเป็นคนที่มีความสามารถและมีความรับผิดชอบได้อย่างง่ายดายโดยแก้ไขจดหมายของคุณและตรวจหาข้อผิดพลาด ใช้เครื่องตรวจตัวสะกดในโปรแกรมประมวลผลคำของคุณ แต่อย่าลืมอ่านอย่างละเอียดก่อนส่ง
- ถามตัวเองว่าจดหมายมีความชัดเจนและรัดกุมหรือไม่? มีวรรคที่ยาวเกิน 3-4 ประโยคหรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้น ให้พิจารณาว่าคุณสามารถลบคำสั่งที่ไม่จำเป็นออกได้หรือไม่
- หากจดหมายมีความสำคัญมาก คุณอาจต้องให้เพื่อนหรือเพื่อนร่วมงานอ่าน บางครั้งคนอื่นสามารถช่วยระบุข้อผิดพลาดทางภาษาหรือความอึดอัดที่คุณอาจไม่ทราบ
ขั้นตอนที่ 2 อย่าถือกระดาษร่วมกับที่เย็บกระดาษ
หากจดหมายของคุณประกอบด้วยหลายหน้า ไม่ควรใช้ที่เย็บกระดาษ หากคุณต้องการให้แน่ใจว่าหน้าต่างๆ อยู่ในลำดับ ให้หนีบเข้าด้วยกันโดยใช้คลิปหนีบกระดาษที่มุมซ้ายบน
ขั้นตอนที่ 3 ส่ง
หากคุณกำลังส่งจดหมายทางไปรษณีย์ ให้ใช้ซองธุรกิจ หากมีให้ใช้ซองจดหมายที่มีโลโก้บริษัทของคุณ เขียนที่อยู่ผู้ส่งและที่อยู่ผู้รับอย่างเรียบร้อย พับจดหมายเป็นสามส่วนเพื่อให้ผู้รับกางส่วนบนออกก่อนที่จะเปิดด้านล่าง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณติดแสตมป์เพียงพอแล้วส่งไป
- หากคุณรู้สึกว่าลายมือของคุณไม่ดีและไม่ตรงกับบุคลิกที่เป็นมืออาชีพของคุณ ให้พิมพ์ที่อยู่ในโปรแกรมประมวลผลคำแล้วพิมพ์ลงบนซองจดหมาย
- หากจดหมายเป็นเรื่องด่วนและ/หรือเร่งด่วน ให้พิจารณาส่งทางไปรษณีย์
- หากคุณต้องการส่งทางอีเมล ก่อนอื่นให้แปลงเป็น HTML หรือบันทึกเป็น PDF เพื่อให้รูปแบบไม่เปลี่ยนแปลง อย่างไรก็ตาม มันคงจะดีถ้าจดหมายถูกส่งไปทางกายภาพ
เคล็ดลับ
- ใช้ปากกาที่มีคุณภาพในการเซ็นชื่อในจดหมาย
- ตอบกลับจดหมายอย่างรวดเร็ว หากคุณไม่สามารถตอบกลับภายในหนึ่งสัปดาห์ ให้ส่งต่อไปยังผู้รับและบอกเขาว่าเมื่อใดที่เขาสามารถรอการตอบกลับของคุณได้
- เน้นด้านบวก พูดถึงสิ่งที่คุณทำได้ ไม่ใช่สิ่งที่คุณทำไม่ได้ ตัวอย่างเช่น หากสินค้าไม่มีในสต็อก อย่าบอกลูกค้าว่าคุณไม่สามารถดำเนินการตามคำสั่งซื้อได้ แทนที่จะบอกว่าสินค้ากำลังดังและขายหมดเกลี้ยง จากนั้นบอกพวกเขาเมื่อคุณสามารถปฏิบัติตามคำสั่งของพวกเขาได้
-
หากคุณกำลังเขียนจดหมายที่ซับซ้อน ให้เขียนโครงร่างก่อน
- เขียนหัวข้อที่คุณต้องการครอบคลุมโดยไม่ต้องคิดเกี่ยวกับลำดับ
- สำหรับแต่ละหัวข้อ ให้สร้างรายการคำหลัก ตัวอย่าง อาร์กิวเมนต์ และข้อเท็จจริง
- สังเกตความเกี่ยวข้องของแต่ละหัวข้อในรายการกับวัตถุประสงค์และผู้รับจดหมาย
- ทิ้งส่วนที่ไม่จำเป็น
- จัดเรียงข้อมูลตามลำดับที่ดีที่สุดสำหรับผู้อ่าน
คำเตือน
- อย่าใช้ภาษาที่ประจบสอพลอ การสรรเสริญอย่างจริงใจเป็นที่ยอมรับได้ แต่การสรรเสริญมากเกินไปหมายความว่าในที่ทำงาน คุณต้องอาศัยการสรรเสริญ ไม่ใช่ความสามารถ
- อย่าใช้ภาษาทื่อหรือก้าวร้าว จำไว้ว่าคุณกำลังพยายามซ่อมแซมหรือเริ่มต้นความสัมพันธ์ทางธุรกิจผ่านจดหมายฉบับนี้
