ความต้องการของโลกของการทำงานในปัจจุบันที่กำหนดให้พนักงานต้องทำงานนอกสำนักงานทำให้การประชุมทางโทรศัพท์ (การโทรสามทางหรือมากกว่า) เป็นเรื่องปกติมากขึ้น ในคู่มือนี้ เราจะช่วยคุณในการประชุมทางโทรศัพท์
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 2: การใช้สมาร์ทโฟน
ขั้นตอนที่ 1 โทรหาผู้เข้าร่วมเพื่อเริ่มการประชุมทางโทรศัพท์
คุณสามารถป้อนหมายเลขผู้เข้าร่วมด้วยตนเองหรือเลือกหมายเลขจากรายชื่อผู้ติดต่อ
เมื่อเชื่อมต่อสายแล้ว ให้แตะเพิ่มการโทร ผู้เข้าร่วมคนแรกจะถูกพักสาย
ขั้นตอนที่ 2 ติดต่อผู้เข้าร่วมคนที่สอง
คุณสามารถป้อนหมายเลขผู้เข้าร่วมด้วยตนเองหรือเลือกหมายเลขจากรายชื่อผู้ติดต่อ
ขั้นตอนที่ 3 แตะ Merge Call เพื่อเริ่มการประชุมทางโทรศัพท์
- คุณสามารถประชุมทางโทรศัพท์ได้มากถึงห้าคน ขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการที่คุณใช้
- ขั้นตอนข้างต้นสามารถทำได้ด้วย iPhone และ Android (HTC Hero)
วิธีที่ 2 จาก 2: การค้นหาผู้ให้บริการการประชุมทางโทรศัพท์
ขั้นตอนที่ 1 ค้นหาบริการการประชุมทางโทรศัพท์ที่เหมาะสม
บริษัทต่างๆ เช่น GoToMeeting และ Skype ให้บริการการประชุมทางโทรศัพท์กับผู้คนหลายร้อยคน คุณอาจต้องจ่ายค่าธรรมเนียมบางอย่าง ขึ้นอยู่กับประเภทของบริการที่คุณต้องการ
- คุณสามารถชำระค่าธรรมเนียมบริการต่อการโทร (ซึ่งจะคำนวณตามจำนวนผู้เข้าร่วม ระยะเวลาการโทร ฯลฯ) หรือจ่ายค่าธรรมเนียมแบบเหมาจ่ายเพื่อเช่า "โต๊ะประชุม"
- โดยทั่วไปผู้โทรจะต้องชำระค่าบริการ
- บริการบางอย่างกำหนดให้คุณต้องซื้อฮาร์ดแวร์และ/หรือใช้บริการโทรศัพท์ทางไกลโดยเฉพาะ อย่างไรก็ตาม ยังมีบริการเติมเงินที่คุณสามารถเข้าถึงได้ผ่านทางโทรศัพท์พื้นฐาน มือถือ หรือคอมพิวเตอร์
- พิจารณาว่าคุณต้องการหมายเลขโทรฟรีหรือให้ผู้เข้าร่วมชำระเงินเป็นเครดิตโทรศัพท์ของตนเอง
- การประชุมทางโทรศัพท์ยังสามารถใช้เป็นส่วนเสริมในการประชุมผ่านเว็บได้อีกด้วย ด้วยวิธีนี้ ผู้เข้าร่วมการโทรสามารถดูเอกสารหรือการนำเสนอในขณะที่โทร ผู้ให้บริการการประชุมบางรายยังให้บริการการประชุมผ่านเว็บด้วย แต่คุณต้องเริ่มการประชุมแยกกัน การประชุมทางเว็บสามารถเริ่มต้นด้วยลิงก์พิเศษหรือไฟล์แนบในอีเมล
ขั้นตอนที่ 2 จัดเตรียมข้อมูลที่จำเป็นเพื่อเริ่มการประชุมทางโทรศัพท์ เช่น หมายเลขโทรศัพท์และรหัสผ่าน
หากคุณไม่ทราบว่าจะใช้ระบบการประชุมแบบใด ให้โทรทดสอบก่อน
ขั้นตอนที่ 3 กำหนดเวลาการประชุมทางโทรศัพท์ และเชิญผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ
อ่านคำแนะนำออนไลน์เพื่อดูวิธีตั้งค่าการประชุมทางโทรศัพท์
ขั้นตอนที่ 4 โทรออกในสภาพแวดล้อมที่เหมาะสม
ให้แน่ใจว่าคุณโทรในที่เงียบๆ โดยไม่เสียสมาธิมาก
ขั้นตอนที่ 5 เริ่มการโทรตรงเวลาหรือเข้าสู่ระบบการโทรก่อนถ้าเป็นไปได้
ระบบการประชุมบางระบบจะไม่อนุญาตให้คุณลงชื่อเข้าใช้ก่อนเวลาที่กำหนด ในขณะที่ระบบอื่นๆ จะไม่อนุญาตให้มีการโต้ตอบจนกว่า "ผู้นำ" จะเข้าสู่ระบบด้วยรหัสผ่านเฉพาะ
ขั้นตอนที่ 6 รอให้ผู้เข้าร่วมทั้งหมดเข้ามาและเริ่มพูดคุย
เคล็ดลับ
- พยายามลดการเคลื่อนที่ของการพลิกกระดาษหรือการพิมพ์เพื่อลดเสียงรบกวน
- ใช้ปุ่มปิดเสียงเมื่อคุณไม่ได้พูด
- หลีกเลี่ยงการกินอาหารขณะโทร
คำเตือน
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมทุกคนสามารถเข้าถึงระบบการประชุมได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีผู้เข้าร่วมอยู่ต่างประเทศ
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณทราบอัตราค่าบริการสำหรับการเข้าถึงระบบด้วยหมายเลขโทรฟรีและหมายเลขที่ต้องชำระเงิน อัตราสำหรับทั้งสองอาจแตกต่างกัน
- เมื่อมองหาบริการการประชุม ให้ใส่ใจกับค่าธรรมเนียมที่ซ่อนอยู่และเงื่อนไขการใช้งานต่อเดือน
