หากคุณรู้สึกว่างานประจำวันล้นหลาม การมีตารางเวลาจะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ มีประสิทธิภาพ และเป็นระเบียบมากขึ้น ทดลองกับสมุดบันทึก นักวางแผน หรือแอปเพื่อจัดการเวลาของคุณ และยึดมั่นในวิธีที่คุณคิดว่าดีที่สุด อย่าลืมกำหนดผลลัพธ์ที่เป็นจริงและจัดลำดับความสำคัญระหว่างความรับผิดชอบกับเวลาว่าง เพื่อให้เป็นไปตามแผน ให้จัดตารางเวลาเป็นส่วนหนึ่งของกิจวัตรของคุณและให้รางวัลตัวเองเมื่อใดก็ตามที่คุณจัดการทำเครื่องหมายงานในรายการที่ต้องทำได้
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การทำตารางเวลา
ขั้นตอนที่ 1 บันทึกเวลาที่คุณทำกิจกรรมประจำ
เก็บบันทึกเวลาที่คุณเตรียมพร้อมในตอนเช้า ซักผ้าตอนเช้า ไปช้อปปิ้ง ตอบอีเมล ทำงานบ้าน และทำงานประจำอื่นๆ ให้เสร็จ ใช้เวลาหนึ่งสัปดาห์และจดลงในสมุดบันทึก เวิร์กชีต หรือแอพ Notepad
- ด้วยการติดตามกิจวัตรของคุณตลอดทั้งสัปดาห์ คุณจะสามารถประมาณเวลาที่คุณต้องจัดสรรให้กับงานบางอย่างได้
- บางทีคุณอาจจะพบวิธีที่จะมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตัวอย่างเช่น คุณอาจพบว่าคุณใช้เวลา 10 ชั่วโมงในการเล่นวิดีโอเกมและควรใช้เวลาศึกษามากขึ้น
ขั้นตอนที่ 2 ลองสร้างกำหนดการโดยใช้เครื่องมือต่างๆ ตั้งแต่สมุดบันทึก กำหนดการ ไปจนถึงแอป
ใช้ประโยชน์จากวิธีการเขียนด้วยลายมือหรือดิจิทัลที่หลากหลายเมื่อตั้งค่ากำหนดการในครั้งแรก หากคุณต้องการเริ่มต้นด้วยแผ่นเปล่า ให้ใช้แอพโน้ตบุ๊กหรือ Notepad หากคุณต้องการใช้แผ่นงานที่มีช่วงวันที่และเวลา ให้ใช้แอปกำหนดการหรือปฏิทิน
- เลือกวิธีการที่เหมาะสมกับคุณ หากคุณไม่ชอบกระดาษ ให้ใช้แอปดิจิทัล หากการเขียนด้วยลายมือช่วยให้คุณจดจ่อ ให้ใช้ดินสอและสมุดจด
- คุณจะรู้ว่าคุณชอบและไม่ชอบอะไรเมื่อใช้ตารางเวลา เมื่อคุณพบวิธีที่ถูกต้องแล้ว จงใช้มันต่อไป รวบรวมงานทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียว ไม่ว่าจะเป็นสมุดบันทึก สิ่งที่ต้องทำ หรือแอพ
ขั้นตอนที่ 3 จดวันที่และวันหากจำเป็น
หากไม่มีวันที่และวันบนอุปกรณ์ของคุณ ให้เขียนไว้ที่ด้านบนของหน้ากำหนดการ ใช้หน้าเดียวเพียง 1 วันเพื่อให้คุณสามารถจดจ่อกับงานปัจจุบันได้ จดบันทึกเพิ่มเติมหากจำเป็น
- การระบุวันในตารางเวลาของคุณจะช่วยให้คุณติดตามกิจกรรมที่เกิดขึ้นในวันที่กำหนด เช่น การเรียนดนตรีในวันจันทร์และวันพุธ
- หากคุณใช้สมุดบันทึกธรรมดา ให้ใช้ประโยชน์จากหน้าซ้ายเพื่อเรียงลำดับกำหนดการ จากนั้นจดลำดับความสำคัญประจำวันของคุณและบันทึกอื่นๆ ลงในหน้าขวา
ขั้นตอนที่ 4. เข้าสู่กิจกรรมที่กำหนดไว้ก่อน
บทเรียน การประชุมปกติ และการมอบหมายงานอื่นๆ ที่แน่ชัดจะเป็นโครงร่างของกำหนดการของคุณ เริ่มต้นด้วยการกรอกคอลัมน์กิจกรรมคงที่ เช่น “08.30 - Introduction to Psychology” หรือ “16.00 - Yoga class”
- หากคุณกำลังใช้สมุดบันทึกหรือเวิร์กชีตเปล่า ให้วางช่วงเวลาทางด้านซ้ายของหน้าโดยใช้ช่วงเวลาทุกๆ 30 นาที วิธีนี้จะมีประโยชน์มาก ให้แต่ละช่วงเวลาเพื่อให้มีที่ว่างเพียงพอสำหรับเพิ่มบันทึกภายใต้งาน
- หากคุณกำลังใช้แอปกำหนดการหรือกำหนดเวลา โดยปกติแล้วจะมีช่วงเวลาที่สามารถใช้ได้
ส่วนที่ 2 จาก 3: เวลา
ขั้นตอนที่ 1. ทำรายการสิ่งที่ต้องทำบนกระดาษแผ่นแยกต่างหาก
การรวมงานประจำเป็นเรื่องง่าย แต่การจัดเวลาที่เหลือของคุณไม่ใช่การจัดระเบียบ เริ่มต้นด้วยการเขียนทุกสิ่งที่คุณต้องทำให้เสร็จบนกระดาษเปล่าหรือในเอกสารใหม่บนโทรศัพท์หรือคอมพิวเตอร์ของคุณ ระบุลำดับความสำคัญของงานโดยเขียนตัวเลขหรือตัวอักษรข้างงาน
- ตัวอย่างเช่น เขียน 1 (หรือ A) ข้างงานที่สำคัญที่สุด งานเหล่านี้เป็นงานที่คุณจะต้องรวมไว้ในกำหนดการก่อน เขียน 2 (หรือ B) ข้างงานที่มีลำดับความสำคัญปานกลาง และ 3 (หรือ C) สำหรับงานที่มีลำดับความสำคัญต่ำ
- เมื่อเขียนงานตามกำหนดการ คุณสามารถทำเครื่องหมายระดับความสำคัญถัดจากงานนั้น หรือเพียงเพิ่มเครื่องหมายดอกจันหรือเครื่องหมายอัศเจรีย์ถัดจากงานที่มีลำดับความสำคัญสูงสุด
- หากคุณกำลังวางแผนสำหรับหนึ่งสัปดาห์ ให้ใช้รายการสิ่งที่ต้องทำประจำสัปดาห์ เขียนงานประจำวันหากคุณต้องการจัดตารางเวลาสำหรับหนึ่งวัน
ขั้นตอนที่ 2 จัดตารางเวลางานที่สำคัญที่สุดของคุณสำหรับเวลาที่คุณรู้สึกมีประสิทธิผลมากที่สุด
เริ่มกรอกกำหนดการของคุณด้วยงานที่สำคัญที่สุด ประมาณการว่าแต่ละงานจะใช้เวลานานเท่าใดจึงจะเสร็จสมบูรณ์ และกำหนดเวลางานที่สำคัญที่สุดสำหรับช่วงเวลาที่คุณมีความกระตือรือร้นและปราศจากสิ่งรบกวนสมาธิมากที่สุด หากต้องการเน้นงานที่มีลำดับความสำคัญสูงสุด ให้เพิ่มเครื่องหมายดอกจัน ขีดเส้นใต้ หรือไฮไลต์โดยใช้เครื่องมือเน้นข้อความ
- ตัวอย่างเช่น หากคุณรู้สึกมีประสิทธิผลมากที่สุดในตอนเช้า ให้กำหนดเวลาโครงการสำคัญก่อนรับประทานอาหารกลางวัน การจัดระเบียบไฟล์และการลบอีเมลสามารถทำได้ในภายหลัง
- พยายามประมาณการเวลาที่เหมาะสม อย่าพยายามกำหนดเวลาทำการบ้านหรือประชุมกับลูกค้าสั้นๆ ให้พูด 30 นาที เมื่อคุณรู้ว่า 1 ชั่วโมงควรเป็นหนึ่งชั่วโมง
- หลังจากเข้าสู่งานที่สำคัญที่สุด ก็ถึงเวลาสำหรับงานที่ง่ายกว่า เช่น ซักผ้าหรือซื้อของ
ขั้นตอนที่ 3 รวมรายละเอียดที่ช่วยให้คุณจำได้ว่าต้องทำอะไร
เมื่อคุณเข้าสู่งาน ให้ใส่ข้อมูลเฉพาะเพื่อให้คุณสามารถจำความหมายของงานได้ หากคุณจดบันทึกเพียงสั้นๆ เช่น "การประชุม" หรือ "ค้นหาข้อมูล" คุณจะจำได้ยากว่าหมายถึงอะไร
- หากคุณต้องเข้าร่วมการประชุม ให้ระบุเวลา สถานที่ และผู้เข้าร่วมประชุมด้วย คุณยังสามารถเพิ่มหัวข้อย่อยในการมอบหมายการประชุม
- จำไว้ว่า คุณไม่จำเป็นต้องเขียนเรียงความทั้งหมดสำหรับงานทุกชิ้น เพียงป้อนรายละเอียดที่จำเป็นเพื่อไม่ให้คุณสับสนขณะอ่าน
ขั้นตอนที่ 4 จดเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดสำหรับแต่ละงาน
ไม่ว่าคุณจะใช้เครื่องมือใดในการกำหนดเวลา แอพหรือแผ่นจดบันทึก การเขียนเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดจะช่วยให้คุณรักษากิจกรรมทั้งหมดของวันตามกำหนดเวลา คุณจะมีความคิดว่าวันพรุ่งนี้จะเป็นอย่างไรและคุณจะอยู่ที่ไหนในเวลาใดก็ตาม
- ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องทำภาพรวมตั้งแต่ 9:30-10:30 น. เรียนตั้งแต่ 11:00-12:15 น. รับประทานอาหารกลางวันเวลา 12:30 น. และเข้าร่วมการประชุมตั้งแต่เวลา 13:00-13:45 น.
- อย่าลืมตั้งเวลาโดยประมาณอย่างสมเหตุสมผล ให้ความสนใจกับบันทึกย่อที่คุณจดในขณะที่ติดตามอดีตเพื่อให้สามารถประเมินได้อย่างแม่นยำว่าจะใช้เวลานานแค่ไหนในการทำงานให้เสร็จ
ขั้นตอนที่ 5. หาเวลาเพื่อความสนุกสนาน ครอบครัว และการพักผ่อนด้วย
คุณไม่สามารถมีประสิทธิผลตลอดเวลา ดังนั้น ให้เวลากับคนที่คุณรัก ออกไปเที่ยวข้างนอก และสนุกสนาน หากคุณเป็นคนประเภทที่มักจะลืมพักผ่อน สิ่งสำคัญคือต้องมีการเตือนให้ผ่อนคลายและสนุกสนาน
ตัวอย่างเช่น ป้อนรายการเช่น “วันอังคาร 18:30 น. - รับประทานอาหารค่ำกับคุณรารัสและทานยา (เลิกงาน 17:45 น.!)” หรือ “วันเสาร์ เวลา 12:00 น. - พาออโรร่าไปสวนสาธารณะ”
ขั้นตอนที่ 6 ปล่อยให้ 25% ของเวลาที่ไม่ได้ใช้งานของคุณ
คุณจะมีช่วงเวลาที่ยากลำบากในการปรับแต่งตารางเวลาของคุณ หากคุณกรอกข้อมูลหลาย ๆ งานตามลำดับ ยังดีกว่าใช้เวลาในการจัดการกับการขัดจังหวะหรือความล่าช้า การเว้นระยะห่างอย่างน้อย 15 นาทีระหว่างแต่ละงานเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเปลี่ยนแปลงแผนของคุณเมื่อใดก็ได้
- ถ้าคุณต้องไปที่ไหนสักแห่ง ให้เพิ่มอีก 10-15 นาทีเสมอ (หรือมากกว่านั้น ขึ้นอยู่กับว่าคุณอาศัยอยู่ที่ไหน) เผื่อในกรณีที่คุณติดขัดในการจราจร
- แม้ว่าคุณจะมาไม่สายหรือไม่มีสิ่งรบกวนสมาธิ คุณก็สามารถใช้เวลาที่เหลือในการพักผ่อน ออกกำลังกาย หรือแม้แต่ทำงานเพิ่มเติมได้
ตอนที่ 3 ของ 3: ยึดติดกับตารางเวลา
ขั้นตอนที่ 1 กำหนดตารางเวลาของคุณในเวลาเดียวกันในแต่ละวัน
หากคุณตั้งตารางเวลาไว้ตามเวลาที่กำหนด กิจกรรมนี้จะกลายเป็นส่วนหนึ่งของกิจวัตรประจำวันของคุณ คุณสามารถตรวจสอบรายการสิ่งที่ต้องทำระหว่างดื่มกาแฟตอนเช้าหรือคืนก่อนหน้าได้ คุณเพียงแค่ต้องทำให้กิจกรรมการจัดตารางเวลาเป็นนิสัยประจำวัน
อาจง่ายกว่าในการวางแผนกำหนดการประจำสัปดาห์ในคืนวันอาทิตย์ จากนั้นทำการปรับเปลี่ยนและตั้งค่ากำหนดการรายวันทุกเย็นหรือตอนเช้า
ขั้นตอนที่ 2 บันทึกตารางเวลาของคุณในที่ที่คุณสามารถดูได้
ไม่ว่าจะอยู่ในโน้ตบุ๊ก สิ่งที่ต้องทำ หรือแอพ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตารางเวลาของคุณพกพาไปไหนมาไหนได้ง่าย หากคุณแทบจะไม่ได้แตะต้องตารางเวลา คุณจะมีช่วงเวลาที่ยากลำบากในการทำตามเป้าหมายเวลานี้
- หากคุณใช้แอปนี้ ให้ติดตั้งและซิงค์บัญชีของคุณกับอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดที่คุณใช้ ลองใช้คอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปหรือวิดเจ็ตบนหน้าจอหลักเพื่อปักหมุดงานไว้ที่จอแสดงผลหลักของอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์
- การติดตั้งไวท์บอร์ดหรือปฏิทินในพื้นที่ทำงานจะมีประโยชน์มาก เขียนข้อมูลที่เข้าใจง่ายได้อย่างรวดเร็ว เช่น วันสำคัญและเป้าหมายประจำสัปดาห์
ขั้นตอนที่ 3 ทำเครื่องหมายงานที่ทำเสร็จแล้วเพื่อให้คุณมีแรงจูงใจ
ง่าย ๆ การทำเครื่องหมายข้างงานที่ทำเสร็จแล้วนั้นสนุกมาก การให้คะแนนเหล่านี้จะนำมาซึ่งความพึงพอใจเนื่องจากคุณสามารถบรรลุความก้าวหน้าในขณะที่พยายามรับผิดชอบ
ไม่จำเป็นต้องตื่นตระหนกหากคุณทำงานไม่ครบทั้งหมด หากมีสิ่งไม่คาดคิดเกิดขึ้น ให้แก้ไขกำหนดการและจัดลำดับความสำคัญในวันถัดไป
ขั้นตอนที่ 4 ให้รางวัลตัวเองเมื่อคุณทำภารกิจทั้งหมดสำเร็จ
เมื่อมีรางวัลที่คาดหวัง งานต่างๆ จะง่ายขึ้น โดยเฉพาะงานที่น่าเบื่อ ตัวอย่างเช่น ถ้าวันของคุณเต็มไปด้วยการนำเสนอ การประชุม และกำหนดเวลา ให้รางวัลตัวเองด้วยการพักเพิ่ม ไอศกรีม หรือรางวัลง่ายๆ อื่นๆ
นอกจากของขวัญเล็กๆ น้อยๆ เพื่อเป็นการฉลองความสำเร็จของงานแล้ว ให้เตรียมของขวัญชิ้นใหญ่ให้ตัวเองหลังจากวันที่วุ่นวาย เพลิดเพลินกับเวลามากขึ้นในอ่าง เล่นวิดีโอเกม ดูหนัง หรือทำกิจกรรมโปรด
ขั้นตอนที่ 5. ใช้แอปเพิ่มประสิทธิภาพเพื่อป้องกันสิ่งรบกวน
หากคุณชอบท่องเว็บหรือเข้าถึงโซเชียลมีเดีย ให้ดาวน์โหลดแอปอย่าง StayFocused หรือ Focusbar แอปประเภทนี้จะบล็อกเว็บไซต์ที่ปรากฏขึ้นและดึงความสนใจของคุณในช่วงเวลาที่คุณจัดสรรไว้สำหรับการทำงาน
จะมีประโยชน์มากกว่าถ้าคุณเก็บโทรศัพท์ไว้ในกระเป๋าเสื้อหรือกระเป๋าแทนที่จะวางไว้บนโต๊ะ ด้วยวิธีนี้ คุณจะยังคงใช้งานได้ทุกเมื่อที่ต้องการ แต่จะปราศจากสิ่งรบกวนโดยการเก็บให้พ้นสายตา
ขั้นตอนที่ 6 กำหนดเวลาพักปกติเพื่อหลีกเลี่ยงความเหนื่อยล้า
ตารางงานที่แน่นและไม่มีการหยุดพักจะรู้สึกเหนื่อยและอาจทำให้เกิดการผัดวันประกันพรุ่งได้ เห็นได้ชัดว่าคุณไม่สามารถทำให้ดีที่สุดได้หากคุณปฏิบัติต่อตัวเองแบบนั้น ใช้เวลาว่างเพื่อให้งานสามารถจัดการได้มากขึ้นในขณะที่ทำให้ร่างกายและจิตใจสดชื่น
- ตัวอย่างเช่น การใช้ประโยชน์จากวันหยุดสุดสัปดาห์เพื่อทำงานบ้านต่างๆ ให้เสร็จลุล่วงเป็นเรื่องดี อย่างไรก็ตาม หากคุณตัดหญ้า ซักผ้า และทำความสะอาดบ้านในวันเสาร์ ให้กำหนดเวลาพักผ่อนให้มากขึ้นในวันอาทิตย์
- ทุกคืนกำหนดเวลาพักผ่อน 1-2 ชั่วโมงก่อนนอน ใช้เวลานี้อ่านหนังสือสนุกสนาน แช่ตัวในอ่างน้ำ หรือฟังเพลงผ่อนคลาย
เคล็ดลับ
- จัดระเบียบงานทั้งหมดของคุณในกำหนดการเดียว ไม่ว่าจะเป็นใน Notepad สิ่งที่ต้องทำ หรือแอพ คุณจะสับสนหากงานต่างๆ กระจายไปตามกำหนดการต่างๆ
- มีความยืดหยุ่น เขียนด้วยดินสอ และแก้ไขตารางเวลาของคุณตามต้องการ อย่าตกใจเมื่อความเป็นจริงไม่เป็นไปตามแผน
- ใช้เวลาที่เหลือให้เป็นประโยชน์ แทนที่จะใช้โซเชียลมีเดียเพื่อใช้เวลา 15 นาทีก่อนการประชุม ให้พยายามทำงานประจำวันเป็นงวดๆ คุณยังสามารถใช้เวลานี้ในการกินอาหารเพื่อสุขภาพ ยืดเส้นยืดสาย หรือเดินเร็วได้อีกด้วย
- รวมสิ่งรบกวนที่อาจเป็นไปได้ในตารางเวลาของคุณ แต่พยายามอย่างเต็มที่เพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านั้น หากมีคนมาเยี่ยมคุณที่ทำงานหรือคุณต้องการรับสาย ให้พูดว่า "ขออภัย ฉันคุยได้เพียงนาทีเดียว" หรือ "ขอบคุณสำหรับคำถาม แต่ฉันขอโทษ ฉันจะตอบทีหลัง."
- อย่ารอช้า! งานจะยังคงกองพะเนินเทินทึกหากคุณยังคงเพิกเฉยและกำหนดการของคุณจะกลายเป็นเรื่องยากขึ้นเรื่อยๆ
- ถ้าคุณทำงานตามกำหนดเวลาไม่ได้ อย่าท้อแท้ เปลี่ยนมันเล็กน้อยตามสถานการณ์ของคุณและพยายามยึดติดกับมันให้มากที่สุด
