โดยทั่วไปรายงานประจำสัปดาห์จะใช้ในธุรกิจจำนวนมากและในสภาพแวดล้อมการขายปลีก หรือในโครงการวิจัยและการฝึกงาน เขียนรายงานรายสัปดาห์ที่สั้นและกระชับ เพื่อให้เจ้านายของคุณมีภาพที่ชัดเจนเกี่ยวกับความคืบหน้าของคุณ
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การจัดระเบียบข้อมูล
ขั้นตอนที่ 1 ระบุวัตถุประสงค์ของรายงาน
แม้ว่าคุณจะต้องส่งรายงานประจำสัปดาห์เป็นส่วนหนึ่งของการมอบหมาย แต่จุดประสงค์ของรายงานนั้นไม่ใช่เพื่อรักษางาน การทราบเหตุผลที่เจ้านายของคุณขอรายงานประจำสัปดาห์จะช่วยให้คุณระบุได้ว่าข้อมูลใดควรรวมอยู่ในรายงานและอะไรที่สำคัญที่สุด
- โดยปกติ รายงานต่างๆ จะถูกเขียนขึ้นเพื่อให้ผู้จัดการได้รับข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับสถานะของโครงการที่คุณกำลังดำเนินการอยู่ หรือเพื่อช่วยในการตัดสินใจ
- ตัวอย่างเช่น หากคุณเป็นผู้จัดการร้านค้าปลีก คุณอาจถูกขอให้ส่งรายงานรายสัปดาห์ที่สรุปยอดขายของสัปดาห์ นายจ้างใช้รายงานเหล่านี้เพื่อประเมินประสิทธิภาพของร้านค้า ระดับราคา และคำสั่งซื้อที่ได้รับ
- หากคุณส่งรายงานประจำสัปดาห์สำหรับการฝึกงานหรือโครงการวิจัย จุดประสงค์ของรายงานคือเพื่อแสดงให้เจ้านายหรือผู้สอนเห็นว่าคุณมีความคืบหน้ามากน้อยเพียงใด และแบ่งปันการค้นพบครั้งสำคัญและการค้นพบครั้งสำคัญ
ขั้นตอนที่ 2 ตัดสินใจว่าใครจะอ่านรายงาน
การรู้ว่าใครคือผู้ฟังของคุณเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการวางแผนรายงาน หากคุณไม่รู้ว่าใครจะเป็นคนอ่านรายงาน (และทำไม) คุณก็ไม่มีทางรู้ได้เลยว่าข้อมูลใดที่สำคัญที่สุด
- การระบุผู้ชมของคุณจะช่วยให้คุณเข้าใจว่ารายงานของคุณควรมีโครงสร้างอย่างไรและควรใช้ภาษาใด ตัวอย่างเช่น คุณอาจเขียนรายงานที่แท้จริงหากผู้ชมเป็นกลุ่มเด็กอายุ 5 ขวบ มากกว่าที่คุณเขียนให้ผู้บริหารของบริษัทขนาดใหญ่
- คุณยังจะได้ภาพที่ชัดเจนขึ้นเกี่ยวกับสิ่งที่ผู้ฟังรู้อยู่แล้วและสิ่งที่คุณต้องอธิบายโดยละเอียดหรือต้องการแหล่งอ้างอิงเพิ่มเติม ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนรายงานประจำสัปดาห์เกี่ยวกับประเด็นทางกฎหมายและกลุ่มทนายความจะอ่านรายงาน คุณไม่จำเป็นต้องให้ข้อมูลสรุปโดยละเอียดเกี่ยวกับกฎหมาย อย่างไรก็ตาม การสรุปดังกล่าวอาจมีความจำเป็นหากคุณกำลังเขียนรายงานเรื่องนี้สำหรับผู้บริหารหรือผู้บริหารที่ไม่มีความรู้ด้านกฎหมาย
- หากจำเป็นต้องใช้รายงานสำหรับการฝึกงาน โครงการวิจัย หรือกิจกรรมทางวิชาการอื่น ๆ โปรดทราบว่าผู้ฟังไม่ใช่อาจารย์หรือผู้สอนของคุณ แม้ว่ารายงานจะถูกส่งถึงพวกเขา หากต้องการค้นหาผู้ฟังในบริบทนี้ ให้เน้นที่ธรรมชาติของโครงการและระเบียบวินัยของคุณโดยรวม
ขั้นตอนที่ 3 ให้ความสำคัญกับประเด็นหลักของรายงาน
แม้ว่าคุณควรพยายามทำให้รายงานของคุณกระชับที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ แต่ก็เป็นไปได้ที่ผู้ชมของคุณจะไม่ได้อ่านทั้งหมด ในการตอบสนองต่อสิ่งนี้ คุณควรวางข้อมูลที่สำคัญที่สุดหรือผลลัพธ์สุดท้ายไว้ที่จุดเริ่มต้นของรายงาน
- ตัวอย่างเช่น หากรายงานมีวัตถุประสงค์เพื่อเปรียบเทียบและเปรียบเทียบอุปกรณ์สามยี่ห้อที่แตกต่างกัน และแนะนำยี่ห้อที่คุณคิดว่าเหมาะสมที่สุดสำหรับความต้องการของบริษัท บทสรุปควรเขียนไว้ตอนต้น จากนั้น คุณสามารถให้คำอธิบายว่าทำไม
- โดยทั่วไป หน้าแรกของรายงานควรมีบทสรุปของผลลัพธ์ คำแนะนำ หรือข้อสรุป ใช้ส่วนที่เหลือของรายงานเพื่อเจาะลึกและผู้อ่านจะอ่านเพิ่มเติมหากพวกเขารู้สึกว่าจำเป็นหรือต้องการขยายความเข้าใจในสิ่งที่คุณค้นพบ
ขั้นตอนที่ 4 ระวัง “โชคชะตา” ที่รายงานมักจะประสบ
ในกรณีส่วนใหญ่ รายงานประจำสัปดาห์จะถูกสร้างขึ้นสำหรับข้อกำหนดในการเก็บรักษาข้อมูล และจะถูกจัดเก็บไว้ในที่เก็บถาวรที่เหมาะสม รายงานประจำสัปดาห์แทบจะไม่ได้อ่านอย่างครบถ้วนในบริบทส่วนใหญ่ และคุณไม่ควรคาดหวังอย่างอื่น
- อย่างไรก็ตาม อย่าใช้ข้อเท็จจริงนี้เป็นข้ออ้างในการปลอมรายงานหรือดำเนินการแก้ไขเพื่อให้มีคุณภาพต่ำ รายงานต้องสะท้อนถึงตัวคุณและจรรยาบรรณในการทำงานของคุณ รายงานที่สร้างขึ้นอย่างไม่เป็นระเบียบมักจะเป็นที่สังเกตและการพูดว่า “ฉันรู้ว่าคุณคงไม่อ่านมัน” ไม่ใช่ข้ออ้างสำหรับการผลิตผลงานที่ต่ำกว่ามาตรฐาน
- แม้ว่ารายงานโดยรวมควรมีคุณภาพสูงและเขียนได้ดี แต่ให้เน้นที่ส่วนต่างๆ ของรายงานที่ผู้ฟังน่าจะอ่านมากที่สุด ส่วนนี้มักจะเป็นบทสรุปสำหรับผู้บริหารหรือข้อเสนอแนะ คุณควรเขียนโดยไม่มีข้อผิดพลาดแม้แต่น้อย
- โปรดทราบว่าผู้บังคับบัญชาไม่อ่านเนื้อหาทั้งหมดของรายงาน ไม่ใช่เพราะพวกเขาไม่สนใจหรือเพราะไม่สำคัญ ผู้บริหารระดับสูงหรือตำแหน่งผู้บริหารมีงานยุ่งมากและมีทักษะในการรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพ พวกเขาจะไม่อ่านรายงานทั้งหมดเว้นแต่จำเป็นจริงๆ แต่จะบันทึกไว้ในกรณีที่พวกเขาต้องการอ่านอีกครั้งในภายหลัง
ส่วนที่ 2 จาก 3: การจัดรูปแบบรายงาน
ขั้นตอนที่ 1. ขอตัวอย่าง
หลายบริษัทมีรูปแบบมาตรฐานสำหรับการรายงานรายสัปดาห์ และผู้จัดการหรือผู้บริหารอาจคุ้นเคยกับการรับข้อมูลในลักษณะนี้ การใช้รูปแบบต่างๆ อาจทำให้เกิดความหงุดหงิดและสับสนได้
- นี่เป็นสิ่งสำคัญมากในการจัดทำรายงานการขาย ผู้จัดการคุ้นเคยกับการดูรายงานโดยสรุปและรู้ว่าจะพบตัวเลขหรือข้อมูลบางอย่างบนหน้าใด การใช้รูปแบบต่างๆ กลายเป็นมาตรการที่ไม่มีประสิทธิภาพ เนื่องจากถูกบังคับให้อ่านรายงานทั้งหมดเพื่อค้นหาข้อมูลที่ต้องการ
- ตรวจสอบกับผู้ช่วยผู้ดูแลระบบเพื่อดูว่ามีเทมเพลตที่คุณใช้เขียนรายงานได้หรือไม่ ด้วยวิธีนี้ คุณไม่จำเป็นต้องสร้างมันขึ้นมาใหม่ด้วยแอปประมวลผลคำ หลายบริษัทมีเทมเพลตเอกสารที่มีการตั้งค่าที่เหมาะสม รวมถึงระยะขอบ ตาราง ลักษณะย่อหน้า และแบบอักษร
ขั้นตอนที่ 2 พิจารณาวิธีการจัดส่ง
หากคุณส่งรายงานเป็นเอกสารที่พิมพ์ออกมาหรือเป็นไฟล์แนบในอีเมล รูปแบบจะแตกต่างจากที่คุณเขียนเป็นส่วนหนึ่งของข้อความในอีเมล
- ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังส่งรายงานเป็นสิ่งที่แนบมากับอีเมล คุณต้องใส่ข้อมูลสรุปสำหรับผู้บริหารในข้อความอีเมล ด้วยวิธีนี้ ผู้อ่านจะไม่ต้องเปิดภาคผนวกเพื่อทำความเข้าใจประเด็นหลักของรายงานของคุณ
- หากคุณส่งรายงานของคุณเป็นเอกสารทางกายภาพ คุณจะต้องรวมจดหมายปะหน้าหรือหน้าชื่อเรื่องเพื่อให้สามารถระบุและยื่นรายงานได้อย่างถูกต้อง
- ไม่ว่าคุณจะส่งรายงานด้วยวิธีใด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อของคุณรวมอยู่ในทุกหน้า และทุกหน้ามีหมายเลขในรูปแบบ “X of Y” (อ่าน: หน้า X จาก Y ทั้งหมด) แผ่นงานของรายงานสามารถกระจัดกระจายได้ง่ายและเมื่อมองแวบเดียว บุคคลก็ควรจะสามารถบอกได้ว่ารายงานนั้นสมบูรณ์หรือไม่และใครเป็นคนสร้าง
- คุณสามารถใส่ข้อมูลที่จำเป็นเป็นส่วนหัว (ส่วนหัว) ในแต่ละหน้าได้อย่างง่ายดาย ตัวอย่างเช่น ส่วนหัวสามารถอ่านได้ดังนี้ “Sarita Hakim Sales Report, Sunday 23, p. 3 จาก 7"
ขั้นตอนที่ 3 รวมบทสรุปผู้บริหาร
บทสรุปสำหรับผู้บริหารคือบทสรุปโดยย่อของรายงานทั้งหมด โดยปกติจะเป็นเพียงย่อหน้าหรือสองย่อหน้า โดยมีประโยคสองสามประโยคสำหรับแต่ละส่วนของรายงาน แนวคิดทั่วไปคือผู้บริหารสามารถอ่านบทสรุปนี้ได้ และตราบใดที่มันสอดคล้องกับความคาดหวังเบื้องต้นเกี่ยวกับปัญหาที่มีอยู่ เขาก็สามารถดำเนินการได้โดยไม่ต้องอ่านเพิ่มเติม
- เมื่อสร้างบทสรุปสำหรับผู้บริหาร สิ่งสำคัญคือต้องใช้ภาษาที่ชัดเจนและรัดกุมเพื่อให้เข้าใจง่าย หลีกเลี่ยงศัพท์แสงหรือคำศัพท์เฉพาะที่ต้องการคำอธิบาย แม้ว่าคุณจะรู้ว่าผู้ชมของคุณคุ้นเคยกับคำศัพท์เหล่านั้นมากก็ตาม
- เขียนบทสรุปสำหรับผู้บริหารในตอนท้าย หลังจากที่คุณทำส่วนอื่นๆ ของรายงานเสร็จแล้ว เพราะคุณไม่สามารถสรุปสิ่งที่ยังไม่ได้เขียนได้ แม้ว่าคุณจะมีโครงร่างโดยละเอียดเกี่ยวกับสิ่งที่จะเขียนในรายงานของคุณแล้ว สิ่งต่างๆ ก็สามารถเปลี่ยนแปลงได้ในระหว่างกระบวนการเขียน
ขั้นตอนที่ 4 สร้างโครงสร้างสำหรับย่อหน้าและส่วนต่างๆ ของรายงาน
เมื่อคุณเข้าใจรูปแบบที่จะใช้ในการเขียนรายงานแล้ว ให้สร้างโครงร่างสำหรับส่วนต่างๆ ของรายงานที่เหมาะสมกับวัตถุประสงค์ของรายงาน
- ตรวจสอบเค้าร่างเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างไหลอย่างมีเหตุผลจากส่วนหนึ่งไปยังอีกส่วนหนึ่ง และตรวจสอบให้แน่ใจว่าเค้าร่างได้รับการออกแบบให้เหมาะสมกับผู้ชมที่ได้รับการระบุสำหรับรายงาน
- โดยทั่วไป รายงานจะประกอบด้วยบทสรุปผู้บริหาร บทนำ ข้อสรุปและข้อเสนอแนะ ข้อค้นพบและการอภิปราย และรายการอ้างอิง คุณสามารถรวมไฟล์แนบที่มีข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ตลอดจนสารบัญสำหรับรายงานที่ยาวขึ้น อย่างไรก็ตาม รายงานประจำสัปดาห์มักจะไม่ยาวนัก
- แต่ละส่วนของรายงานกล่าวถึงหัวข้อเฉพาะ ในส่วนนั้น แต่ละย่อหน้ากล่าวถึงหนึ่งแนวคิด ตัวอย่างเช่น หากส่วนใดส่วนหนึ่งของรายงานมีชื่อว่า "Kids Popular Brands" คุณสามารถเขียนย่อหน้าแยกสำหรับแต่ละแบรนด์ได้ หากคุณกำลังสร้างความแตกต่างระหว่างเสื้อผ้าเด็กผู้ชายและเด็กผู้หญิง ให้สร้างส่วนย่อย (พร้อมคำบรรยายที่เหมาะสม) สำหรับแต่ละแบรนด์ จากนั้นย่อหน้าหนึ่งจะกล่าวถึงเสื้อผ้าเด็กผู้ชายที่แบรนด์นำเสนอ และอีกย่อหน้าสำหรับเสื้อผ้าเด็กผู้หญิง
ขั้นตอนที่ 5. สร้างหน้าชื่อเรื่องหรือจดหมายปะหน้าหากจำเป็น
รายงานที่สั้นกว่าอาจไม่ต้องการหน้าชื่อแยกต่างหาก แต่รายงานที่ยาวกว่าควรมีหน้าเฉพาะที่ระบุว่าคุณเป็นผู้เขียนรายงานและอธิบายสั้นๆ เกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของรายงาน
- หน้าชื่อเรื่องแตกต่างจากบทสรุปสำหรับผู้บริหารและในสาระสำคัญประกอบด้วยข้อมูลที่จำเป็นเพื่อตอบสนองวัตถุประสงค์ด้านการบริหารเพื่อให้สามารถยื่นรายงานได้อย่างถูกต้อง
- นายจ้างอาจมีหน้าแนะนำพิเศษที่จำเป็นสำหรับรายงานประจำสัปดาห์ ถ้าใช่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้รูปแบบที่ถูกต้อง
- อย่างน้อย หน้าชื่อเรื่องควรมีชื่อเรื่องหรือคำอธิบายของรายงาน (เช่น “รายงานการขายประจำสัปดาห์”) ชื่อของคุณและชื่อผู้ร่วมให้ข้อมูลรายอื่นๆ ชื่อบริษัท และวันที่คุณกรอกหรือส่งรายงาน.
ส่วนที่ 3 จาก 3: การใช้ภาษาที่รุนแรง
ขั้นตอนที่ 1 สร้างชื่อและคำบรรยายที่มีประสิทธิภาพ
หัวเรื่องและหัวเรื่องย่อยช่วยให้ผู้อ่านค้นหาส่วนเฉพาะของรายงานที่สนใจหรือสิ่งที่พวกเขาต้องการอ่านได้อย่างรวดเร็ว เพื่อรับข้อมูลสนับสนุนเพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อสรุปหรือคำแนะนำของคุณ
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อและคำบรรยายอธิบายเนื้อหาในส่วนหรือส่วนย่อยโดยตรงและถูกต้อง
- ตัวอย่างเช่น เมื่อร่างรายงานการขายรายสัปดาห์ คุณอาจรวมหัวข้อที่กล่าวถึง "เทรนด์เสื้อผ้าผู้หญิง" "เทรนด์แฟชั่นของผู้ชาย" และ "แบรนด์เด็กยอดนิยม" ภายในส่วนเหล่านี้ คุณสามารถใส่คำบรรยายเพื่อเน้นเทรนด์หรือแบรนด์ยอดนิยมได้
- ใช้โครงสร้างไวยากรณ์เดียวกันสำหรับหัวข้อทั้งหมด เพื่อให้รายงานมีเหตุผลและสอดคล้องกัน ตัวอย่างเช่น หากชื่อแรกอ่านว่า “การสร้างฐานที่มั่นในเสื้อผ้าผู้ชาย” ชื่อที่สองควรเป็น “ผู้นำเทรนด์เสื้อผ้าสตรี” ไม่ใช่ชื่ออย่าง “ตัวเลขยอดขายเสื้อผ้าสตรี”
ขั้นตอนที่ 2 เขียนรายงานโดยใช้ประโยคที่ชัดเจนและเรียบง่าย
การเขียนที่กระชับด้วยประโยคที่มีโครงสร้างตามลำดับ “ประธาน-กริยา-วัตถุ” ให้ความชัดเจนของความคิดและให้ความน่าเชื่อถือกับคำแนะนำและข้อสรุปของคุณ
- หลังจากเขียนรายงานเวอร์ชันแรกแล้ว โปรดอ่านอย่างละเอียดและกำจัดภาษาที่ไม่จำเป็นทั้งหมด ค้นหาการกระทำสำหรับแต่ละประโยคและสถานที่ที่ทำการกระทำถัดจากคำกริยา นึกถึงแต่ละประโยคราวกับว่ากำลังพูดว่า "ใครทำอะไร"
- ลบประโยคที่ไม่จำเป็นออกและใช้วลีหยุดชั่วคราวเช่น "นอกเหนือจาก", "โดยมีวัตถุประสงค์" หรือ "ตามลำดับ"
- คุณอาจคิดว่าการเขียนแบบนี้น่าเบื่อ แต่จุดประสงค์ของการเขียนรายงานประจำสัปดาห์ไม่ใช่เพื่อสร้างความบันเทิง รูปแบบนี้มีประสิทธิภาพมากที่สุดในการทำความเข้าใจประเด็นของคุณและการถ่ายทอดข้อมูลไปยังผู้อ่าน
ขั้นตอนที่ 3 ตรวจสอบให้แน่ใจว่างานเขียนของคุณมีวัตถุประสงค์และเป็นกลาง
คำแนะนำของคุณควรอยู่บนพื้นฐานของหลักฐานที่เป็นรูปธรรม ไม่ใช่ความคิดเห็นหรือความรู้สึก โน้มน้าวผู้อ่านด้วยข้อเท็จจริงที่ชัดเจนและเป็นลายลักษณ์อักษร
- หลีกเลี่ยงคำคุณศัพท์และคำอื่นๆ ที่ไม่จำเป็น และวลีที่มีนัยยะทางลบหรือเชิงบวก ให้เน้นที่การเขียนข้อโต้แย้งตามข้อเท็จจริงแทน
- ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณแนะนำโปรโมชันสำหรับพนักงานขายคนใดคนหนึ่งในรายงานประจำสัปดาห์ของคุณ สนับสนุนคำแนะนำด้วยข้อเท็จจริงที่แสดงว่าพนักงานมีค่าควร แทนที่จะเขียนรายละเอียดที่เป็นอัตนัยหรืออารมณ์ วลีที่ว่า “ส่าหรีมียอดขายสูงอย่างต่อเนื่องในร้านของเรา แม้ว่าเธอจะทำงานเพียง 15 ชั่วโมงต่อสัปดาห์” จะดีกว่า “ส่าหรีเป็นพนักงานที่เป็นมิตรที่สุดของฉันและพยายามอย่างดีที่สุดเสมอ แม้ว่าเธอจะต้องจำกัดชั่วโมงในการดูแลเธอ แม่ป่วย”
ขั้นตอนที่ 4. ใช้คำพูดแรงๆ
เมื่อเขียนด้วยเสียงที่ใช้งานคุณใช้คำเดียวที่บอกผู้อ่านว่าการกระทำเกิดขึ้นในประโยคคือคำกริยา ใช้กริยาที่สั้นและหนักแน่นซึ่งอธิบายการกระทำที่กำลังเกิดขึ้นอย่างชัดเจน
- เลือกกริยาง่ายๆ. ตัวอย่างเช่น "ใช้" ดีกว่า "ใช้"
- กริยาที่อธิบายกระบวนการต่างๆ เช่น การคิด การรู้ การเข้าใจ และการเชื่อ มีความจำเป็นในบางครั้ง แต่โดยทั่วไปแล้วจะมีประสิทธิภาพน้อยกว่ากริยาที่อธิบายการกระทำ คุณอาจต้องเจาะลึกลงไปในคำแถลงและเปลี่ยนเป็นการกระทำ ตัวอย่างเช่น คุณอาจเขียนว่า "ฉันเชื่อว่ายอดขายของเราจะเพิ่มขึ้นในอีกไม่กี่เดือนข้างหน้า" แก้ไขข้อความและค้นหาว่าทำไมคุณถึงเชื่อ จากนั้น คุณสามารถเขียนประโยคที่นำไปสู่การดำเนินการ เช่น “ตามประวัติ ยอดขายเพิ่มขึ้นในช่วงเทศกาลวันหยุด ฉันคาดการณ์ว่ายอดขายจะเพิ่มขึ้นในเดือนพฤศจิกายนและธันวาคม”
- เพื่อรักษาการเขียนที่เน้นการกระทำ ให้ตรวจสอบรายงานและพยายามลบคำบุพบทและแทนที่ด้วยกริยาที่แรงกว่า ตัวอย่างเช่น "ฉันทามติทั่วไป" สามารถทำให้ง่ายขึ้นเป็น "ฉันทามติ" และถ้ามีคน "ให้ความคุ้มครอง" ความประทับใจนั้นแข็งแกร่งยิ่งขึ้นด้วยการพูดว่าเขา "ปกป้อง"
ขั้นตอนที่ 5. หลีกเลี่ยงเสียงแฝง
เมื่อคุณเขียนด้วยประโยค passive คุณจะลดความเครียดให้กับบุคคลที่ทำมันและให้ความสำคัญกับเป้าหมายของการกระทำมากขึ้น แม้ว่าในบางกรณีจะมีความจำเป็นสำหรับเหตุผลทางการเมืองหรือทางการฑูต แต่การใช้เสียงโต้ตอบมักส่งผลให้เกิดการเขียนที่ไม่ชัดเจนและสับสน
- เสียงแอคทีฟให้รางวัลแก่ผู้ที่ดำเนินการและแสดงให้ผู้อ่านรายงานที่รับผิดชอบในการดำเนินการ เพื่อทำความเข้าใจว่าเหตุใดจึงสำคัญ ลองนึกภาพว่าคุณอ่านบทความเกี่ยวกับไฟที่เขียนว่า “โชคดีที่เด็กๆ ทุกคนรอดแล้ว” เอกลักษณ์ของบุคคล (หรือบุคคล) ที่ช่วยเด็กเป็นสิ่งสำคัญ หากประโยคนั้นอ่านว่า “บาทหลวงท้องถิ่น พ่อโจฮัน ฝ่าไฟที่ล้อมรอบสถานเลี้ยงเด็กกำพร้าและช่วยชีวิตเด็กทุกคน” ตอนนี้คุณก็รู้แล้วว่าใครสมควรได้รับเครดิตในการเป็นวีรบุรุษในสถานการณ์นั้น
- ประโยคที่ใช้งานก็มีความสำคัญเช่นกันสำหรับการรับผิดชอบต่อการกระทำที่อาจส่งผลด้านลบ หากคุณเขียนว่า “มีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น” ในรายงานของคุณ เจ้านายของคุณจะต้องการทราบว่าใครเป็นผู้ทำผิดเพื่อที่เขาหรือเธอจะได้รับบทลงโทษที่เหมาะสม หากคุณทำผิดพลาด การยอมรับและรับผิดชอบต่อการกระทำนั้นจะช่วยคุณได้จริงๆ
- ในการค้นหาและกำจัดประโยค passive ในการเขียน ให้มองหากริยาที่ขึ้นต้นด้วย "di-" เมื่อคุณพบแล้ว ให้ระบุการกระทำในประโยค ค้นหาว่าใครเป็นคนทำ และย้ายไปที่จุดเริ่มต้นและตรงกลางของประโยค
ขั้นตอนที่ 6 ถ่ายทอดข้อมูลโดยใช้องค์ประกอบภาพ
ตารางและกราฟอ่านและติดตามได้ง่ายกว่าย่อหน้าที่ให้ข้อมูลเดียวกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากข้อมูลที่จะถ่ายทอดประกอบด้วยตัวเลขจำนวนมาก
- เลือกองค์ประกอบภาพที่เหมาะสมเพื่อถ่ายทอดข้อมูลให้กับผู้อ่านในลักษณะที่เป็นประโยชน์ต่อพวกเขาและสะท้อนถึงวัตถุประสงค์ของรายงาน
- ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเลือกกราฟเส้นเพื่อแสดงแนวโน้มของยอดขายเสื้อแจ็คเก็ตวูลที่เพิ่มขึ้น การนำเสนอข้อมูลด้วยวิธีนี้จะมีประสิทธิภาพในการแสดงการเพิ่มขึ้นมากกว่าโต๊ะที่มีจำนวนเสื้อแจ็กเก็ตขายในแต่ละเดือน เนื่องจากตารางกำหนดให้ผู้อ่านต้องดูตัวเลขทั้งหมด เปรียบเทียบ และตระหนักว่ามีการเพิ่มขึ้น ทั้งหมดที่สามารถทำได้โดยเพียงแค่แสดงกราฟเส้นอย่างง่าย
- พึงระลึกไว้เสมอว่าดวงตาถูกดึงดูดไปยังองค์ประกอบภาพ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าองค์ประกอบเหล่านี้ดูเรียบร้อยและเป็นระเบียบ และอยู่ในตำแหน่งที่เหมาะสมที่ด้านบนของหน้า คุณเพียงแค่นำเสนอองค์ประกอบภาพที่มีความสำคัญต่อคำแนะนำหรือข้อสรุปของคุณ
ขั้นตอนที่ 7 กำจัดศัพท์แสง
ทุกอุตสาหกรรมหรือสาขาวิชามีคำศัพท์ที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ เช่นเดียวกับคำศัพท์ที่ได้รับความนิยมจากหนังสือหรือบทความที่มีชื่อเสียง แม้ว่าบางครั้งจะมีประโยชน์ แต่คำเหล่านี้มักจะไม่เพิ่มคุณค่าหรือล้มเหลวในการถ่ายทอดข้อความอย่างมีประสิทธิภาพ
- การเขียนรายการคำหลักในอุตสาหกรรมทั่วไป เพื่อไม่ให้คุณใช้คำเหล่านี้มากเกินไปในรายงานจะเป็นประโยชน์ เมื่อรายงานเสร็จสมบูรณ์ คุณสามารถค้นหาคำเหล่านี้ในเอกสารและแทนที่ได้หากจำเป็น
- โปรดทราบว่าสำหรับผู้อ่าน การใช้คำหลักที่ทันสมัยมากเกินไปไม่ได้หมายความว่าคุณ "มีข้อมูลเพียงพอ" ในสาขานี้ แต่จะสร้างความประทับใจที่ตรงกันข้าม โดยทั่วไปแล้ว ผู้บริหารและผู้จัดการมีอายุมากกว่าและเห็นคำเหล่านี้เกิดขึ้นแล้วไปหลายร้อยคำ หากคุณใช้มันมากเกินไป พวกเขาจะคิดว่าคุณขี้เกียจและไม่รู้ว่าคุณกำลังพูดถึงอะไร หรือแค่พยายามทำให้พวกเขาประทับใจ
- คุณควรหลีกเลี่ยงการใช้คำที่ซับซ้อนเกินไปตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนรายงานสรุปประเด็นทางกฎหมาย ไม่ได้หมายความว่าคุณจะต้องใช้ศัพท์แสงทางกฎหมายมากเกินไป
ขั้นตอนที่ 8 ทำการตรวจสอบอักขระอย่างระมัดระวัง
รายงานที่เต็มไปด้วยข้อผิดพลาดด้านการพิมพ์และไวยากรณ์อาจทำให้ผู้อ่านรู้สึกไม่สบายใจและสะท้อนภาพเชิงลบของคุณ ร่างรายงานล่วงหน้าก่อนถึงกำหนดส่ง เพื่อให้คุณมีเวลาเพียงพอในการตรวจสอบลักษณะนิสัยที่เหมาะสม
- เรียกใช้โปรแกรมตรวจสอบไวยากรณ์และตัวสะกดในแอปพลิเคชันประมวลผลคำที่คุณใช้ โปรแกรมนี้จะข้ามข้อผิดพลาดได้มากมาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งการพิมพ์ผิดที่ส่งผลให้เกิดข้อผิดพลาดแบบโฮโมโฟนิก (เช่น พิมพ์ "ภาระ" เมื่อคุณต้องการเขียน "เงื่อนไข")
- การตรวจสอบอักขระอย่างระมัดระวังในการย้อนกลับ (กลับไปข้างหน้า) เป็นวิธีที่ดีเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่พลาดข้อผิดพลาด นอกจากนี้ หากคุณคุ้นเคยกับสิ่งที่ต้องการจะเขียน คุณจะผ่านข้อผิดพลาด เช่น คำที่ขาดหายไป เนื่องจากสมองจะเติมคำเหล่านั้นให้โดยอัตโนมัติ สิ่งนี้จะไม่เกิดขึ้นหากคุณตรวจสอบจากด้านหลังไปด้านหน้า
- การอ่านออกเสียงรายงานเป็นอีกวิธีที่มีประสิทธิภาพในการตรวจหาข้อผิดพลาดและแก้ไขรูปแบบการเขียน หากคุณพบว่าอ่านประโยคหรือย่อหน้าบางประโยคได้ยาก มีโอกาสที่ส่วนนั้นจะเข้าใจยากเพราะผู้อ่านก็จะมีปัญหาเช่นเดียวกัน แก้ไขส่วนที่ยากให้ไหลได้ดีขึ้น
