รายงานสามารถเป็นหนึ่งในข้อกำหนดสำหรับการผ่านกระบวนการฝึกงาน แต่ก็เป็นโอกาสของคุณที่จะแบ่งปันประสบการณ์ของคุณ องค์กรมีความสำคัญมากในการเขียนรายงานที่มีประสิทธิภาพ คุณต้องมีหน้าชื่อมืออาชีพตามด้วยบทที่บอกเกี่ยวกับกระบวนการฝึกงาน ติดฉลากบทให้เรียบร้อย เพื่อความสำเร็จในการเขียนรายงาน ให้แบ่งปันประสบการณ์ของคุณอย่างชัดเจนและเป็นกลาง
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การสร้างหน้าชื่อเรื่องและการตั้งค่ารูปแบบเอกสาร
ขั้นตอนที่ 1. กำหนดหมายเลขหน้า
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใส่หมายเลขหน้าที่มุมบนขวาของแต่ละหน้า ยกเว้นในหน้าชื่อ เปิดฟังก์ชันหมายเลขหน้าโดยใช้ตัวเลือกเมนูบนทาสก์บาร์ของโปรแกรมประมวลผลคำ ฟังก์ชันนี้จะสร้างเลขหน้าโดยอัตโนมัติ
- หากคุณใช้เลขหน้า ผู้อ่านจะสามารถใช้สารบัญได้
- หมายเลขหน้าช่วยให้คุณจัดระเบียบรายงานและแทนที่หน้าที่ขาดหายไป
ขั้นตอนที่ 2 สร้างใบปะหน้าโดยใช้ชื่อรายงาน
หน้าปกเป็นหน้าแรกที่ผู้อ่านเห็น พิมพ์ชื่อของคุณที่ด้านบนของหน้าด้วยตัวหนา ชื่อที่มีประสิทธิภาพจะอธิบายถึงสิ่งที่คุณทำระหว่างการฝึกงาน อย่าเพิ่มเรื่องตลกหรือความคิดเห็นเกี่ยวกับประสบการณ์ของคุณในส่วนนี้
- ตัวอย่างเช่น คุณอาจเขียนว่า “รายงานการฝึกงานด้านวาณิชธนกิจที่ธนาคารกริงกอตส์”
- ชื่อเรื่องทั่วไป เช่น “รายงานการฝึกงาน” มักจะเป็นที่ยอมรับได้หากคุณไม่พบชื่ออื่น
ขั้นตอนที่ 3 เขียนชื่อและข้อมูลของโครงการฝึกงานบนหน้าปก
ใต้ชื่อ ให้เขียนวันที่ของโปรแกรมฝึกงานของคุณ จดชื่อของคุณ ชื่อโรงเรียน และชื่อหัวหน้างานของคุณ หากคุณมี รวมถึงชื่อและข้อมูลติดต่อขององค์กรที่ฝึกงาน
- ตัวอย่างเช่น เขียน “รายงานโครงการฝึกงาน บริษัทปกครองส่วนท้องถิ่น พฤษภาคม-มิถุนายน 2561”
- พิมพ์ข้อมูลให้เรียบร้อย เขียนตรงกลางและเว้นวรรคระหว่างบรรทัด
ขั้นตอนที่ 4 เขียนจดหมายขอบคุณในหน้าหลังปก
ตั้งชื่อหน้าต่อจากหน้าปก “รับทราบ” หรือ “รับทราบ” หน้านี้เป็นที่ที่คุณขอบคุณผู้ที่ช่วยเหลือคุณระหว่างโครงการฝึกงาน
- คุณสามารถพูดถึงพี่เลี้ยงของคุณที่โรงเรียน ที่ทำงาน และคนที่คุณทำงานด้วย
- ตัวอย่างเช่น พูดว่า “ฉันอยากจะขอบคุณ ดร. Sutrisno ที่ให้โอกาสฉันเข้าร่วมในโครงการฝึกงาน”
ขั้นตอนที่ 5. สร้างสารบัญหากรายงานของคุณยาว
สารบัญจะมีประโยชน์อย่างยิ่งหากรายงานของคุณมี 8 บทขึ้นไป ในสารบัญ ให้ระบุชื่อบทและหมายเลขหน้าสำหรับแต่ละหัวเรื่อง รายการนี้จะช่วยให้ผู้อ่านพบข้อความเฉพาะที่ต้องการอ่าน
- หน้าขอบคุณควรรวมอยู่ในสารบัญ หน้าปกไม่จำเป็นต้องรวมอยู่ในสารบัญ
- หากมีกราฟิกหรือรูปภาพในรายงานของคุณ ให้สร้างสารบัญแยกต่างหากเพื่อให้ข้อมูลที่ผู้อ่านสามารถเห็นกราฟิกหรือรูปภาพที่เฉพาะเจาะจงได้
ขั้นตอนที่ 6 เขียนหน้าบทคัดย่อที่สรุปประสบการณ์ของคุณระหว่างการฝึกงาน
บทคัดย่อหรือบทสรุปให้ภาพรวมคร่าวๆ ของงานที่มอบหมายของคุณ ในนั้น ให้อธิบายว่าคุณทำงานที่ไหนและทำอะไร เขียนงานและประสบการณ์ของคุณสั้น ๆ ในย่อหน้าเดียว
ตัวอย่างเช่น เริ่มต้นด้วย “รายงานนี้อธิบายโครงการฝึกงานที่ Stark Industries ใน South Tangerang, Banten ฉันทำงานในแผนกวิทยาการหุ่นยนต์”
ส่วนที่ 2 จาก 3: การเขียนรายงาน
ขั้นตอนที่ 1 ตั้งชื่อแต่ละบทของรายงาน
เมื่อคุณเขียนบทหนึ่งเสร็จแล้ว ให้เริ่มเขียนบทถัดไปในหน้าใหม่ สร้างชื่ออธิบายสำหรับแต่ละบท พิมพ์ตรงกลางด้านบนของหน้าเป็นตัวหนา
- ตัวอย่างเช่น บทที่หนึ่งอาจมีชื่อว่า "ภาพรวมธนาคาร Gringotts"
- หัวข้อของบทง่ายๆ ได้แก่ "บทนำ" "ประสบการณ์ฝึกงาน" และ "บทสรุป"
ขั้นตอนที่ 2 เปิดการแนะนำพร้อมข้อเท็จจริงเกี่ยวกับสถานที่ทำงาน
ใช้คำนำเพื่อขยายบทสรุป เริ่มต้นด้วยการเล่าเรื่องเกี่ยวกับวิธีการดำเนินงานของบริษัท อภิปรายเกี่ยวกับองค์กร ตำแหน่งในอุตสาหกรรม สิ่งที่พวกเขาทำ และจำนวนพนักงาน
ตัวอย่างเช่น เขียนว่า “RamJack จัดหาหุ่นยนต์ของผู้ให้บริการในประเทศต่างๆ ทั่วโลก ในฐานะผู้บุกเบิกในอุตสาหกรรม RamJack มีคุณสมบัติเฉพาะในการทำความสะอาดพื้นที่หลังเกิดภัยพิบัติ”
ขั้นตอนที่ 3 อธิบายส่วนที่คุณทำงาน
บริษัทหรือองค์กรใดๆ มักมีหลายส่วน มีความเฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับการมีส่วนร่วมของคุณ ใช้ส่วนเกริ่นนำนี้เพื่อนำผู้อ่านไปสู่ประสบการณ์ส่วนตัวของคุณ
- ตัวอย่างเช่น เขียนว่า “ตั้งแต่เดือนพฤษภาคมถึงมิถุนายน 2018 ฉันทำงานในแผนกไฟฟ้าในฐานะผู้ฝึกงานพร้อมกับพนักงานอีก 200 คน”
- จำไว้ว่านี่เป็นเรื่องราวเกี่ยวกับคุณ ดังนั้นโปรดใช้สไตล์ส่วนตัวของคุณเพื่อดึงดูดความสนใจของผู้อ่าน
ขั้นตอนที่ 4 อธิบายความรับผิดชอบของคุณ
อธิบายสิ่งที่คุณทำระหว่างการฝึกงาน ให้รายละเอียดมากที่สุด แม้ว่างานบางอย่างอาจฟังดูน่าเบื่อในตอนแรก เช่น การจัดเตรียมหรือเขียนบันทึกช่วยจำ แต่ก็ช่วยเพิ่มความหมายให้กับรายงานของคุณได้
คุณอาจเขียนว่า “งานหนึ่งของฉันที่ Ramjack คือการประสานสายไฟ แต่ฉันก็ทำการบำรุงรักษาส่วนประกอบด้วย”
ขั้นตอนที่ 5. เขียนสิ่งที่คุณได้เรียนรู้ระหว่างการฝึกงาน
เริ่มหารือเกี่ยวกับความรับผิดชอบ แล้วดำเนินการต่อไปในผลงาน ยกตัวอย่างสิ่งที่คุณได้เรียนรู้ระหว่างการฝึกงาน ให้คำอธิบายเชิงลึกว่าการเปลี่ยนแปลงนี้เกิดขึ้นได้อย่างไร
- ลองนึกถึงการเปลี่ยนแปลงที่คุณประสบในฐานะบุคคล ไม่ใช่แค่ในฐานะพนักงาน
- ตัวอย่างเช่น คุณอาจพูดว่า “ฉันเรียนรู้มากมายเกี่ยวกับวิธีการสื่อสารกับผู้คนในชุมชนที่แตกต่างจากฉันมาก”
ขั้นตอนที่ 6 ประเมินประสบการณ์ของคุณระหว่างการฝึกงาน
คุณสามารถวิพากษ์วิจารณ์องค์กรที่คุณทำงานด้วย แต่นำเสนออย่างยุติธรรมและเป็นกลาง ใช้ข้อเท็จจริงและตัวอย่างที่เป็นรูปธรรม จดจ่ออยู่กับสิ่งที่คุณได้เรียนรู้และสิ่งที่คุณสามารถนำไปใช้ได้ในอนาคต อย่าโทษใครเลย
คุณอาจจะเขียนว่า “มันจะเป็นประโยชน์ถ้า RamJack ปรับปรุงการสื่อสาร บ่อยครั้งที่ผู้บังคับบัญชาไม่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาคาดหวังจากฉัน”
ขั้นตอนที่ 7 ทบทวนผลงานของคุณระหว่างการฝึกงาน
เขียนบทสรุปของรายงานโดยพูดถึงประสบการณ์ของคุณ เขียนอย่างเป็นกลาง แบ่งปันประสบการณ์ด้านลบและด้านบวกที่คุณมี คุณยังสามารถอธิบายความคิดเห็นที่คุณได้รับระหว่างการฝึกงานได้อีกด้วย
คุณอาจเขียนว่า “ตอนแรกฉันเงียบมาก แต่ฉันเรียนรู้ที่จะกล้าแสดงออกและมั่นใจมากขึ้น ดังนั้นฝ่ายบริหารจึงให้ความสำคัญกับความคิดของฉันอย่างจริงจัง”
ขั้นตอนที่ 8 ใช้ภาคผนวกเพื่อแนบข้อมูลอื่น ๆ
ส่วนภาคผนวกเป็นที่สำหรับใส่ไดอารี่ เอกสารที่ตีพิมพ์ ภาพถ่าย บันทึก และเอกสารประกอบอื่นๆ จำนวนเอกสารสนับสนุนที่คุณมีจะขึ้นอยู่กับลักษณะงานของคุณในระหว่างการฝึกงาน ถ้าเป็นไปได้ ให้ใส่เอกสารที่อธิบายความสำเร็จในการทำงานของคุณในระหว่างการฝึกงาน
- ตัวอย่างเช่น หากคุณทำงานด้านการสื่อสาร ให้ใส่ข่าวประชาสัมพันธ์ โฆษณา จดหมาย หรือบันทึกที่คุณทำ
- หากคุณไม่มีเนื้อหาเพิ่มเติม คุณควรเขียนย่อหน้าว่าเหตุใดคุณจึงไม่มีเนื้อหาเพิ่มเติม
ตอนที่ 3 ของ 3: การเขียนด้วยเทคนิคดีๆ
ขั้นตอนที่ 1 จัดระเบียบข้อมูลโดยใช้โครงร่างก่อนเขียน
ก่อนเขียนเนื้อหาของรายงาน ให้แบ่งประสบการณ์ของคุณออกเป็นส่วนๆ ร่างโครงร่างในกระดาษ โดยระบุประเด็นที่คุณต้องการจะพูดถึงในแต่ละส่วน
วิธีนี้จะช่วยคุณจัดระเบียบงานเขียนของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าส่วนต่างๆ ในการรายงานเป็นไปอย่างต่อเนื่องกันโดยไม่มีข้อมูลซ้ำ
ขั้นตอนที่ 2 เขียนอย่างน้อย 5 ถึง 10 หน้า
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีพื้นที่เพียงพอที่จะอธิบายประสบการณ์โดยละเอียด แต่อย่าออกนอกประเด็น รายงานที่ยาวเกินไปจะรู้สึกไม่ค่อยคมและขัดขึ้น รายงานที่ไม่นานเกินไปมักจะเพียงพอ
- หากคุณมีเนื้อหาไม่เพียงพอ การเขียนรายงานสั้นๆ จะดีกว่า
- คุณอาจต้องเขียนมากกว่า 10 หน้า โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากการฝึกงานของคุณกว้างขวางหรือคุณกำลังศึกษาในระดับที่สูงขึ้น
- ข้อกำหนดการนับหน้าอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับโปรแกรมการฝึกงาน
ขั้นตอนที่ 3 ใช้น้ำเสียงเป็นกลางตลอดทั้งรายงาน
รายงานของคุณเป็นเอกสารทางวิชาการ ดังนั้นจงทำให้ดูเหมือนเอกสารทางวิชาการ อธิบายตัวเองในแง่บวกโดยยึดข้อเท็จจริงและตัวอย่างที่เป็นรูปธรรมเสมอเมื่อแบ่งปันประสบการณ์ของคุณ ระวังการเขียนของคุณและหลีกเลี่ยงการวิจารณ์มากเกินไป
- ตัวอย่างเช่น คุณอาจเขียนว่า “การทำงานที่ Wayne's Company นั้นยาก แต่ฉันได้เรียนรู้มากมาย” อย่าพูดว่า "บริษัทของเวย์นเป็นบริษัทที่ไม่ดี"
- ตัวอย่างของงานเขียนที่มีข้อเท็จจริงคือ “บริษัทของ Wayne มีส่วนแบ่งตลาดสมาร์ทโฟน 75%”
ขั้นตอนที่ 4 ใช้ตัวอย่างเฉพาะเพื่อแสดงประสบการณ์ของคุณ
หลีกเลี่ยงการสรุป แสดงประสบการณ์ของคุณโดยให้ตัวอย่างสำหรับแต่ละหัวข้อที่คุณพูดถึง รายละเอียดที่เป็นรูปธรรมจะช่วยให้ผู้อ่านจินตนาการถึงประสบการณ์ของคุณ
- ตัวอย่างเช่น เขียนว่า “บริษัท Acme วางระเบิดที่ไม่มีหลักประกัน ฉันรู้สึกไม่ปลอดภัยในการทำงานที่นั่น”
- คุณอาจเขียนว่า “หัวหน้างานของฉันขอให้ฉันถ่ายรูปปลาโลมาแม่น้ำที่เกยตื้นใกล้หมู่บ้านโบลิเวียที่ห่างไกล”
ขั้นตอนที่ 5 รวมข้อสังเกตที่คุณมีเกี่ยวกับข้อมูลเชิงลึกของชีวิต
ข้อมูลเชิงลึกนี้กว้างกว่าขอบเขตของงานโรงเรียน ข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้อาจเกี่ยวกับองค์กรที่คุณทำงานด้วย คนที่ทำงานที่นั่น และโลกโดยทั่วไป ข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้จะแตกต่างกันไปตามขอบเขตงานของคุณในระหว่างการฝึกงาน แต่ถ้าคุณมี สิ่งเหล่านี้จะแสดงให้เห็นว่าคุณเติบโตขึ้นในฐานะบุคคล
- คุณอาจทำงานในห้องปฏิบัติการแล้วเขียนว่า “พนักงานทำงานทั้งวัน แต่พวกเขาตระหนักดีว่าพวกเขากำลังช่วยเหลือผู้คนจำนวนมาก ดังนั้นพวกเขาจึงมาเต็มไปด้วยพลังในตอนเช้า”
- อีกตัวอย่างหนึ่ง “Oscorp ยุ่งมากและพนักงานจะพบว่ามีประโยชน์หากบริษัทจัดหาแหล่งข้อมูลเพิ่มเติม นี่เป็นปัญหาที่หลายบริษัทในประเทศนี้มี”
ขั้นตอนที่ 6 อ่านรายงานอีกครั้งหลังจากที่คุณเขียนแล้ว
ใช้เวลาในการอ่านรายงานซ้ำอย่างน้อยหนึ่งครั้ง สังเกตประโยคที่ไม่ต่อเนื่องกัน ให้ความสนใจกับประสบการณ์ที่คุณอธิบายในรายงานรวมทั้งน้ำเสียงของรายงานโดยรวม เนื้อหาทั้งหมดของรายงานควรให้ความรู้สึกลื่นไหล เป็นกลาง และชัดเจนสำหรับผู้อ่าน
การอ่านออกเสียงอาจเป็นประโยชน์ คุณยังสามารถขอให้คนอื่นอ่านงานเขียนของคุณได้
ขั้นตอนที่ 7 แก้ไขรายงานก่อนส่ง
คุณอาจต้องตรวจสอบรายงานหลายครั้งและเปลี่ยนแปลง แก้ไขรายงานของคุณเท่าที่จำเป็นเพื่อผลลัพธ์ที่ดี เมื่อคุณพอใจแล้ว ส่งต่อให้หัวหน้างานของคุณเพื่อให้พวกเขาสามารถอ่านเกี่ยวกับประสบการณ์ของคุณได้
ให้ความสนใจกับกำหนดเวลาส่งรายงาน ให้เวลาเพียงพอในการแก้ไขรายงานก่อนถึงกำหนดส่งรายงาน
เคล็ดลับ
- สำหรับรายงานที่ดูเป็นมืออาชีพ ให้ใช้กระดาษเรซูเม่และใส่ลงในไดอารี่พร้อมสมุดจดหลวมหรือแฟ้มวิทยานิพนธ์
- พิมพ์รายงานลงบนกระดาษด้านหนึ่งโดยใช้แบบอักษรมาตรฐานเสมือนว่าคุณกำลังจัดทำรายงานของโรงเรียน
- เขียนประสบการณ์ฝึกงานของคุณอย่างละเอียดที่สุด
- เขียนรายงานที่น่าสนใจแต่ตั้งเป้าไว้
