มีเหตุผลหลายประการในการจัดทำหนังสือแสดงเจตจำนง (LOI) จดหมายนี้จำเป็นสำหรับการสมัครเรียน โดยเฉพาะบัณฑิตวิทยาลัย และธุรกิจอื่นๆ ไม่ว่าจะเพื่อวัตถุประสงค์ทางวิชาชีพหรือไม่ก็ตาม จดหมายนี้เป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการสมัครและอาจเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของกระบวนการ LOI อนุญาตให้ผู้สมัครแสดงบุคลิกภาพและทักษะการสื่อสาร LOI ที่ดีคือการให้ข้อมูล วิทยาศาสตร์หรือวิชาชีพ และโน้มน้าวใจ สิ่งสำคัญคือต้องจำจุดประสงค์ของการทำ LOI นี้ ไม่ว่าจะเป็นการเข้าเรียน ความร่วมมือทางธุรกิจ หรือการอนุมัติทางกฎหมาย
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: ขั้นตอนการเตรียมการ
ขั้นตอนที่ 1. อ่านคำแนะนำ
การสมัคร ข้อเสนอ หรือขั้นตอนทั้งหมดที่ต้องการ LOI มีคำแนะนำเฉพาะเกี่ยวกับข้อมูลที่จำเป็นในจดหมาย ตรวจสอบคำแนะนำอีกครั้งก่อนที่คุณจะเริ่มเขียน LOI
เยี่ยมชมเว็บไซต์ของธุรกิจปลายทางหรือโรงเรียน ต้องอธิบายข้อกำหนดทั้งหมดตามนั้น หากคุณไม่พบสิ่งที่ต้องการ ให้โทรติดต่อปลายทางของคุณทันที
ขั้นตอนที่ 2 ระบุชื่อและที่อยู่ของผู้รับจดหมาย
โดยปกติแล้ว การโทรหาสถาบันหรือสำนักงานธุรกิจอย่างรวดเร็วสามารถให้ข้อมูลที่คุณต้องการได้ หากคุณไม่พบข้อมูลนั้นบนอินเทอร์เน็ต
หากจดหมายของคุณส่งถึงทั้งทีม โปรดระบุให้เฉพาะเจาะจงที่สุด ถ้าคุณรู้ชื่อทั้งหมดของพวกเขา เยี่ยมมาก! ใส่ทั้งหมด. การค้นพบชื่อทั้งหมดของคุณจะน่าประทับใจ
ขั้นตอนที่ 3 จดบันทึก
เขียนสิ่งที่คุณต้องการรวมไว้ใน LOI เช่น ข้อมูลส่วนบุคคล ความสำเร็จและความสำเร็จที่ผ่านมา รางวัลที่คุณได้รับ ความท้าทายบางอย่างที่คุณเอาชนะ และความสำเร็จที่คุณภาคภูมิใจที่สุด เขียนสิ่งที่คุณต้องการจะทำ ไม่ว่าจะในโรงเรียนหรือในธุรกิจ หรืออะไรก็ตามที่คุณจะได้รับในโปรแกรม
LOI โดยทั่วไปจะกว้างกว่าจดหมายปะหน้า แม้ว่าทั้งสองจะคล้ายกัน LOI ไม่เพียงแต่กล่าวถึงโครงร่างที่ระบุไว้ในจดหมายปะหน้าของคุณเท่านั้น แต่ยังกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ในอาชีพของคุณ ประสบการณ์ทางวิชาชีพ ทักษะการเป็นผู้นำ และคุณลักษณะเฉพาะที่ทำให้คุณแตกต่างจากที่เหลือ
วิธีที่ 2 จาก 3: จดหมายแสดงเจตจำนงของคุณ
ขั้นตอนที่ 1. แนะนำตัวเองในบทนำ
ผู้คนไม่เรียกข้อความนี้ว่า "บทนำ" โดยไม่มีเหตุผล หากคุณกำลังเขียน LOI สำหรับวิทยาลัย ให้จดโรงเรียนที่คุณสนใจและปีเรียนของคุณ
-
หากคุณกำลังสมัครธุรกิจ ให้ระบุสาขาอาชีพหรือองค์กร/กรรมการที่คุณสนใจจะสมัครด้วยและระยะเวลาในการสมัคร
ออกแบบจดหมายของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่า LOI ของคุณถูกส่งไปยังสถาบันหรือองค์กรที่คุณต้องการโดยเฉพาะ ถ้าเป็นจดหมายถึงบัณฑิตวิทยาลัย ให้อธิบายว่าเหตุใดโรงเรียนนั้นจึงเป็นทางเลือกที่เหมาะสมสำหรับคุณ หากเป็นข้อเสนอทางธุรกิจ ให้ร่างสิ่งที่คุณได้ทำไปแล้วซึ่งอธิบายถึงชุดทักษะเฉพาะที่เหมาะกับบริษัทหรือองค์กร
ขั้นตอนที่ 2 เริ่มเขียนเฉพาะ
นี่คือเวลาที่จดหมายของคุณจะดีขึ้นเรื่อยๆ คุณต้องส่งเสริมตัวเองและแสดงความรู้ที่เพียงพอสำหรับโปรแกรม สองสามย่อหน้าถัดไปควรอุทิศให้กับจุดประสงค์นี้
- อธิบายว่าเหตุใดคุณจึงเขียนจดหมาย อธิบายว่าคุณได้เรียนรู้เกี่ยวกับการฝึกงานหรือตำแหน่งงานที่คุณตั้งใจไว้เป็นครั้งแรกอย่างไร และเหตุใดคุณจึงสนใจงานนี้ ทำไมคุณถึงสนใจทำงาน 'ที่นั่น' และไม่ใช่ที่ของคู่แข่งรายอื่น
- บอกความน่าเชื่อถือของคุณ ไม่ต้องอาย! บอกผู้อ่านว่าทำไมเขาจึงควรพิจารณาคุณสำหรับโรงเรียน/โปรแกรมนี้ ใช้ตัวอย่างทักษะทั่วไปหรือทักษะทางเทคนิค ความรู้ ประสบการณ์ (จ่ายหรือไม่ก็ได้) ภาษา และซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ที่คุณเชี่ยวชาญ ซึ่งเกี่ยวข้องกับสาขาเฉพาะ ทั้งหมดนี้คุณสามารถสร้างได้ในรูปแบบของย่อหน้าหรือรายการความสำเร็จของคุณ มีความเฉพาะเจาะจงและซื่อสัตย์
- พูดสิ่งดีๆ เกี่ยวกับโรงเรียน/โครงการ ยกย่องผู้อ่าน แต่อย่าหักโหมจนเกินไป อธิบายว่าเหตุใดคุณจึงคิดว่าตำแหน่ง/ตำแหน่งนั้นน่าสนใจ และทักษะและความสนใจของคุณจะตรงกับตำแหน่งนั้นอย่างไร
ขั้นตอนที่ 3 ในส่วนสรุป ขอคำตอบจากผู้อ่าน
ระบุความต้องการของคุณที่จะเรียกสัมภาษณ์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รวมรายชื่อติดต่อทั้งหมดไว้ในจดหมายเพื่อให้สามารถติดต่อสัมภาษณ์ได้
คุณอาจต้องตรวจสอบความต่อเนื่องของจดหมาย ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับนโยบายขององค์กร เป็นเรื่องที่ดีเมื่อได้รับความสนใจทั้งหมดของคุณ
วิธีที่ 3 จาก 3: หลังจากทำจดหมายเสร็จแล้ว
ขั้นตอนที่ 1 เขียนร่างสุดท้าย
หากร่างแรกของคุณยุ่งเหยิงเล็กน้อย ให้จดบันทึกและคำแนะนำของคุณ จากนั้นจดร่างที่สองซึ่งเป็นร่างสุดท้าย ใช้ไวยากรณ์และการสะกดคำที่เหมาะสม และจดข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ดูรายละเอียดงานของคุณอย่างละเอียดถี่ถ้วน ไม่ใช่แค่คำที่คุณเขียนต้องแม่นยำ กระชับ และต่อเนื่องเท่านั้น แต่กระดาษที่ใช้ต้องมีความเหมาะสมด้วย ดูเหมือนว่าสำคัญ? การรีเซ็ตจะทำให้ดีขึ้นหรือไม่
ขั้นตอนที่ 2 แก้ไขและแก้ไขงานของคุณ
พักสมองก่อนเริ่มตรวจทาน – จิตใจของคุณต้องการสิ่งเร้าอื่นเพื่อดำเนินการเพื่อไม่ให้จดหมายของคุณซ้ำซากจำเจ นอกจากนี้ คุณต้องพบข้อผิดพลาดในจดหมาย เมื่อคุณพร้อมที่จะเริ่มต้นใหม่แล้ว ให้อ่าน LOI และทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าอ่านง่ายและสมเหตุสมผล
ตรวจทานอย่างระมัดระวังเพื่อหลีกเลี่ยงประโยคซ้ำ ๆ และทำให้การเขียนของคุณลื่นไหลจากย่อหน้าหนึ่งไปยังอีกย่อหน้า ขอให้เพื่อน เพื่อนร่วมงาน หรือครอบครัวของคุณอ่านอีกครั้ง มุมมองใหม่ๆ จะได้เห็นสิ่งใหม่ๆ
ขั้นตอนที่ 3 ส่ง LOI ของคุณ
รวมถึงไฟล์ที่จำเป็นอื่น ๆ พร้อมกับ LOI และส่งแพ็คเกจทั้งหมดไปยังสถาบันตามที่อยู่.
หากคุณเขียนมากกว่าหนึ่งหน้า ให้เขียนชื่อของคุณในแต่ละหน้า (เล็กและอยู่ตรงมุม) หากหน้านั้นแยกจากกัน
เคล็ดลับ
-
รักษารูปแบบการเขียนจดหมายของคุณให้เรียบง่ายและตรงประเด็น หลีกเลี่ยงคำที่บิดเบือน คำที่สวยงามเกินจริง ใช้ประโยคที่คล่องแคล่ว แม่นยำ และกระชับ
LOI ยังสามารถเรียกได้ว่าเป็นจดหมายแสดงความสนใจ คำชี้แจงส่วนตัว หรือคำชี้แจงวัตถุประสงค์
- ขนาดแบบอักษรเริ่มต้นคือ 12 ใช้ Times New Roman หรือ Arial ต่อไป
- รักษาแบบอักษรของคุณหนึ่งหรือสองด้วยการเว้นวรรคสองครั้ง เว้นแต่จะมีการขอคำหรือหน้าที่เฉพาะเจาะจง