ใบเสร็จรับเงินเป็นข้อความที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่ทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานการรับเงินสดหรือการชำระเงินด้วยวิธีการอื่น เมื่อทำธุรกรรมทางธุรกิจหรือการขาย ผู้ขายและผู้ซื้อมักจะทำใบเสร็จรับเงินเพื่อประโยชน์ของกันและกัน เช่น การทำบัญชีหรือเอกสาร ใบเสร็จรับเงินเป็นเอกสารที่พิสูจน์การมีอยู่ของข้อตกลงร่วมกันระหว่างผู้ขายและผู้ซื้อเพื่อเป็นพื้นฐานในการบันทึกธุรกรรมการรับหรือจ่ายเงิน
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 2: การสร้างใบเสร็จรับเงิน
ขั้นตอนที่ 1 จัดทำแบบฟอร์มใบเสร็จที่ให้แผ่นคาร์บอนเป็นสำเนา
ถ้าคุณต้องการสร้างใบเสร็จด้วยตนเอง ให้เตรียมแบบฟอร์มใบเสร็จแบบถ่าน ด้วยวิธีนี้ คุณจะต้องเขียนเพียงครั้งเดียวและได้รับใบเสร็จสองใบทันที ใบหนึ่งสำหรับคุณและอีกใบสำหรับฝ่ายที่ชำระเงิน
ใบเสร็จคาร์บอนมักจะพิมพ์ในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งเพื่อใช้เป็นหลักฐานการขายและรับเงิน เช่น แผ่นงานในรูปแบบที่มีชื่อบริษัทพิมพ์และพิมพ์สองสามคำหรือเพียงไม่กี่บรรทัดเพื่อกรอก ข้อมูลที่ถูกต้องและชัดเจน
ขั้นตอนที่ 2. ใช้ปากกาลูกลื่นสีดำ
ใบเสร็จจะต้องเขียนด้วยหมึกสีดำเพื่อให้แน่ใจว่าใบเสร็จถูกต้อง อย่าเขียนใบเสร็จด้วยดินสอหรือหมึกสีอ่อน เพราะใบเสร็จทำหน้าที่เป็นหลักฐานการทำบัญชีในระยะยาว
ใบเสร็จรับเงินที่สร้างขึ้นด้วยตนเองจะต้องกรอกเป็นลายลักษณ์อักษรขนาดใหญ่และชัดเจนเพื่อให้อ่านง่าย หากคุณกำลังใช้ใบเสร็จแบบถ่าน คุณจะต้องกดขณะที่คุณเขียนเพื่อให้ปรากฏในแผ่นงานที่สองหรือสามเป็นสำเนา
ขั้นตอนที่ 3 ใช้ตราประทับของบริษัทหรือใบเสร็จรับเงินที่มีชื่อบริษัทกำกับอยู่
ในการจัดทำใบเสร็จที่ถูกต้องตามกฎหมาย คุณต้องติดตราประทับของบริษัทที่ด้านบนหรือด้านล่างของใบเสร็จตามกฎหมายที่บังคับใช้ นอกจากนี้ คุณอาจใช้ใบเสร็จที่มีชื่อบริษัทและโลโก้อยู่แล้ว สิ่งนี้พิสูจน์ให้ผู้ซื้อเห็นว่าผลิตภัณฑ์ที่ซื้อขายนั้นมาจากธุรกิจหรือบริษัทของคุณและเอกสารนี้จะเป็นข้อมูลอ้างอิงในภายหลังหากจำเป็น
ขั้นตอนที่ 4 รวมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดในใบเสร็จ
เมื่อสร้างใบเสร็จด้วยตนเองหรือใช้แบบฟอร์มที่สามารถดาวน์โหลดได้จากโปรแกรมคอมพิวเตอร์ คุณต้องระบุสิ่งต่อไปนี้:
- ข้อมูลผู้ขายโดยละเอียด
- ข้อมูลผู้ซื้อโดยละเอียด
- วันที่ทำรายการ
- ข้อมูลผลิตภัณฑ์โดยละเอียด
- จำนวนเงิน.
- วิธีการชำระเงิน
- ลายเซ็นของผู้ขายและผู้ซื้อ
ขั้นตอนที่ 5. รวมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดเมื่อสร้างใบเสร็จการเช่า
ใบเสร็จรับเงินค่าเช่าจะต้องใช้โดยผู้เช่าที่จ่ายเงินสดหรือใช้เช็คเพื่อบันทึกการเบิกจ่ายเงินสด ผู้ให้เช่าต้องการใบเสร็จรับเงินเพื่อเป็นหลักฐานว่าได้รับค่าเช่าแล้วและเป็นไปตามกฎหมายที่กำหนดให้ผู้ให้เช่าจัดทำใบเสร็จรับเงินให้กับผู้เช่า ใบเสร็จรับเงินที่ทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานการรับเงินค่าเช่าจะต้องมีรายการต่อไปนี้:
- จำนวนค่าเช่าที่จ่าย
- วันจ่าย.
- ชื่อเต็มของผู้เช่า
- ชื่อเต็มของผู้ให้เช่า
- ที่อยู่เต็มของทรัพย์สินให้เช่า
- จ่ายค่าเช่าช่วง.
- วิธีชำระค่าเช่า (เงินสด เช็ค ฯลฯ)
- ลายเซ็นของผู้ให้เช่าและผู้เช่า
ขั้นตอนที่ 6 ดาวน์โหลดแบบฟอร์มใบเสร็จออนไลน์ (ออนไลน์) ได้ฟรี
หากคุณต้องการใช้ใบเสร็จที่พิมพ์ออกมาสำหรับธุรกิจหรือบริษัทของคุณ ให้ใช้ประโยชน์จากแบบฟอร์มใบเสร็จที่สามารถดาวน์โหลดได้ฟรีผ่านทางอินเทอร์เน็ต หลังจากพิมพ์แบบฟอร์มใบเสร็จรับเงินแล้ว ให้ประทับตราบริษัทเพื่อให้พร้อมสำหรับการทำธุรกรรมรายวัน
ส่วนที่ 2 จาก 2: การรู้วัตถุประสงค์และเหตุผลในการรับเงิน
ขั้นตอนที่ 1. รู้จุดประสงค์ของการรับ
ใบเสร็จรับเงินเป็นเอกสารสำคัญในการบันทึกรายได้และจำเป็นในการรายงานภาษี เก็บใบเสร็จรับเงินทั้งหมดไว้ เพราะโดยปกติจะต้องแนบเอกสารเหล่านี้ไว้เป็นหลักฐานค่าใช้จ่ายในรายงานภาษี ในฐานะนักธุรกิจ คุณต้องให้ใบเสร็จรับเงินแก่ผู้ซื้อเมื่อได้รับการชำระเงิน หลังจากที่ผู้ซื้อชำระเงินแล้ว ผู้ขายมักจะให้ใบเสร็จรับเงินสำหรับการชำระเงิน
หลังจากชำระค่าสินค้าหรือบริการที่ค่อนข้างแพงแล้ว การออกใบเสร็จถือเป็นภาระผูกพันของทั้งผู้ซื้อและผู้ขาย เอกสารนี้จะต้องจัดทำขึ้นเพื่อรอการฝ่าฝืนกฎหมายในระหว่างการทำธุรกรรมซื้อขายเนื่องจากทั้งสองฝ่ายสามารถใช้ใบเสร็จเป็นหลักฐานในศาลได้
ขั้นตอนที่ 2 เรียนรู้ใบเสร็จสี่ประเภทที่ใช้กันทั่วไป
ในทางทฤษฎี ใบเสร็จสามารถทำได้สำหรับธุรกรรมการชำระเงินทั้งหมด เช่น การชำระค่าเช่า บริการทำผม หรือค่าธรรมเนียมการออกแบบสวน โดยทั่วไป ใบเสร็จแบ่งออกเป็นสี่กลุ่ม และกลุ่มหนึ่งที่คุณอาจเห็นเมื่อทำธุรกรรมการซื้อหรือขาย
- ใบเสร็จการซื้อ หลังจากชำระเงินแล้ว ผู้ขายจะสร้างใบเสร็จรับเงินโดยระบุหมายเลขใบเสร็จ วันที่ทำรายการ และจำนวนเงินที่ได้รับ หากชำระด้วยเงินสด จะต้องมีคำว่า “เงินสด” บนใบเสร็จ หากชำระเงินด้วยเช็คหรือไจโร ใบเสร็จรับเงินต้องมีหมายเลขเช็คหรือหมายเลขเงินฝากทวงถาม หากชำระเงินด้วยบัตรเครดิต จะต้องมีชื่อของบริษัทผู้ออกบัตรเครดิต (เช่น Mastercard, Visa, American Express) และตัวเลขสี่หลักสุดท้ายของหมายเลขบัตรเครดิต
- ใบเสร็จค่ารักษา. เอกสารนี้ออกให้สำหรับการชำระค่าบริการด้านสุขภาพ เช่น ค่าบริการแพทย์ การซื้อยา หรือการใช้เครื่องมือผ่าตัด ใบเสร็จต้องระบุชื่อผู้ป่วย รหัสการวินิจฉัย ชื่อแพทย์ ชื่อยาหรือเครื่องมือแพทย์ที่ชำระ วันที่ทำการรักษา ชั่วโมงให้คำปรึกษา และจำนวนเงินที่ชำระ
- ขายหมายเหตุ. ในกรณีส่วนใหญ่ คุณจะได้รับใบเสร็จรับเงินเมื่อคุณซื้อสินค้า ในฐานะผู้ประกอบการ คุณต้องแสดงใบเสร็จรับเงินหลังจากป้อนข้อมูลของสินค้าที่ขาย เอกสารนี้เป็นหลักฐานการขายและต้องระบุจำนวนเงินที่ชำระ วันที่ขาย ชื่อและราคาของสินค้า ชื่อบุคคลที่ทำรายการขายและรับเงิน
- ใบเสร็จรับเงินค่าเช่า. ใบเสร็จรับเงินนี้ออกโดยเจ้าของทรัพย์สินที่เช่าเพื่อเป็นหลักฐานการรับชำระเงินจากผู้เช่า ใบเสร็จรับเงินต้องระบุชื่อผู้ให้เช่า ชื่อผู้เช่า ที่อยู่ของทรัพย์สินที่เช่า ระยะเวลาการเรียกเก็บเงิน จำนวนเงินค่าเช่า วันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดของสัญญาเช่า
- ผู้กระทำผิดในการซื้อหรือขายธุรกรรมทางอินเทอร์เน็ตจะได้รับหรือให้ใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ ข้อมูลที่อยู่ในใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์จะเหมือนกับข้อมูลในใบเสร็จรับเงินอื่นๆ และใช้เป็นหลักฐานการซื้อในเครือข่าย (ออนไลน์)
ขั้นตอนที่ 3 รู้สิ่งสำคัญเกี่ยวกับผู้ซื้อและผู้ขายที่ต้องรวมอยู่ในใบเสร็จรับเงิน
บทความนี้เน้นการสร้างใบเสร็จรับเงินระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย ฝ่ายขายสินค้าหรือบริการต้องมีข้อมูลต่อไปนี้ในใบเสร็จรับเงิน:
- ข้อมูลผู้ขายโดยละเอียด ใส่ชื่อของบุคคลหรือบริษัทที่ทำการขาย ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ และที่อยู่อีเมลที่ด้านบนของใบเสร็จ รวมทั้งชื่อผู้จัดการร้านหรือเจ้าของบริษัทด้วย
- ข้อมูลผู้ซื้อโดยละเอียด รวมชื่อเต็มของผู้ซื้อหรือบุคคลที่ทำธุรกรรมการซื้อ
- วันที่ทำรายการ รวมวันที่ เดือน และปีของการทำธุรกรรม เนื่องจากข้อมูลนี้จำเป็นสำหรับการรายงานภาษี
- ข้อมูลผลิตภัณฑ์โดยละเอียด เขียนคำอธิบายสั้นๆ เพื่ออธิบายสินค้าหรือบริการที่ขาย เช่น ชื่อผลิตภัณฑ์ ปริมาณ หมายเลขผลิตภัณฑ์ และข้อมูลอื่นๆ เพื่อระบุผลิตภัณฑ์ ข้อมูลนี้จะเป็นประโยชน์หากคุณต้องการค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าที่ขาย
- ราคาสินค้า/บริการ. รวมราคาสินค้า/บริการโดยละเอียดโดยเริ่มจากราคาขาย ภาษี ค่าบรรจุภัณฑ์หรือค่าขนส่ง ส่วนลด หรือส่วนลดในบริบทของโปรแกรมส่งเสริมการขาย ธุรกรรมการขายจะถูกต้องและเฉพาะเจาะจงมากขึ้นหากมีการเขียนราคาสินค้าโดยละเอียด
- วิธีการชำระเงิน ระบุวิธีการชำระเงินของผู้ซื้อ เช่น เงินสด เช็ค บัตรเครดิต หรือบัตรเดบิต
- ลายเซ็นของผู้ขายและผู้ซื้อ หลังจากที่ทำหรือพิมพ์ใบเสร็จและผู้ซื้อชำระเงินแล้ว ให้ใส่ตราประทับ "ชำระแล้ว" (หากได้รับการชำระเงินแล้ว) ที่ด้านล่างของใบเสร็จและลงนามโดยผู้ขาย คุณสามารถลงนามในใบเสร็จรับเงินสำหรับผู้ซื้อเป็นเอกสาร
สิ่งที่จำเป็น
- ใบเสร็จหรือกระดาษเปล่า
- ปากกาหมึกแห้ง
- ข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับธุรกรรมการซื้อ
