Microsoft Word มีคุณสมบัติอัตโนมัติมากมายที่ช่วยคุณในกระบวนการเขียนรายงานหรือบทความทางวิชาการ ด้วยหนึ่งในคุณสมบัติเหล่านี้ คุณสามารถสร้างรายการแหล่งที่มาและการอ้างอิงเพื่อสร้างบรรณานุกรม (เรียกว่ารายการอ้างอิง [รายการอ้างอิง] หรือรายการอ้างอิง [ผลงานที่อ้างถึง]) โดยอัตโนมัติที่ส่วนท้ายของบทความ หากคุณต้องการเชิงอรรถหรืออ้างอิงท้ายเรื่อง Word ยังมีฟีเจอร์ที่ช่วยคุณจัดรูปแบบบันทึกย่อเหล่านั้น
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การเพิ่มเครื่องหมายคำพูดในข้อความ
ขั้นตอนที่ 1 เลือกรูปแบบการอ้างอิงจากแท็บ "การอ้างอิง"
เมื่อคุณคลิกแท็บ "ข้อมูลอ้างอิง" คุณจะเห็นคำว่า "รูปแบบ" ถัดจากเมนูแบบเลื่อนลง หากคุณคลิกที่เมนู คุณสามารถเลือกรูปแบบการอ้างอิงเพื่อใช้สำหรับรายการอ้างอิงได้
ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารูปแบบการอ้างอิงที่เลือกเป็นแบบเดียวกับฉบับที่คุณต้องการใช้ Word มักจะมีรุ่นที่ทันสมัยสำหรับแต่ละสไตล์ แต่ถ้าคุณใช้ Word เวอร์ชันเก่า คุณอาจต้องอัปเกรดหรืออัปเดตเวอร์ชัน หากคุณกำลังใช้เวอร์ชันการสมัครสมาชิก เพียงดาวน์โหลดการอัปเดตล่าสุด
ขั้นตอนที่ 2 คลิก " เพิ่มแหล่งที่มาใหม่ " เพื่อเพิ่มข้อมูลเกี่ยวกับแหล่งที่มา
บนแท็บ " การอ้างอิง " ให้คลิกปุ่ม " แทรกการอ้างอิง " ในกลุ่มตัวเลือก " การอ้างอิงและบรรณานุกรม " แหล่งที่มาที่ป้อนจะถูกเพิ่มในรายการดรอปดาวน์ เลือก "เพิ่มแหล่งที่มาใหม่" หากข้อความที่คุณกำลังอ้างอิงยังไม่พร้อมใช้งาน
- กล่องโต้ตอบที่มีฟิลด์ข้อมูลอ้างอิง (รวมถึงผู้แต่ง ชื่อข้อความ ปีที่พิมพ์ เมือง และผู้จัดพิมพ์) จะปรากฏขึ้น ป้อนข้อมูลทั้งหมดที่คุณมีสำหรับแหล่งที่มา จากนั้นคลิก "ตกลง"
- หากคุณมีข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแหล่งที่มาที่ไม่ตรงกับคอลัมน์ฐานที่แสดง ให้ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจาก " แสดงช่องบรรณานุกรมทั้งหมด"
เคล็ดลับ:
หากคุณไม่มีข้อมูลต้นฉบับทั้งหมดหรือไม่ต้องการขัดขวางการไหลของความคิดขณะเขียนเพียงเพราะคุณจำเป็นต้องเพิ่มแหล่งข้อมูลใหม่ ให้คลิกตัวเลือก "เพิ่มตัวยึดตำแหน่งใหม่" ตัวเลือกนี้จะบอกคุณว่าคุณควรเพิ่มการอ้างอิงในส่วนที่เลือกหรือทำเครื่องหมายไว้
ขั้นตอนที่ 3 ให้อ้างอิงในขณะที่คุณเขียนต่อไป
วางเคอร์เซอร์ที่ท้ายประโยคที่คุณต้องการเพิ่มคำพูด กลับไปที่แท็บ " การอ้างอิง " และคลิก " แทรกการอ้างอิง " เพื่อแสดงรายการแหล่งที่มา คลิกแหล่งที่มาที่คุณต้องการอ้างอิง จากนั้น Word จะสร้างข้อมูลอ้างอิงในข้อความที่มีรูปแบบการอ้างอิงที่ระบุโดยอัตโนมัติ
ในการแก้ไขการอ้างอิงแต่ละรายการ (เช่น หากคุณต้องการเพิ่มหมายเลขหน้าสำหรับการอ้างอิงโดยตรง) ให้คลิกขวาที่การอ้างอิงเพื่อแสดงตัวเลือก จากนั้นเลือก " แก้ไขการอ้างอิง"
ขั้นตอนที่ 4. ใช้ปุ่ม " จัดการแหล่งที่มา " เพื่อแก้ไขหรือลบแหล่งที่มา
หากคุณกำลังเขียนบทความขนาดยาว โดยเฉพาะอย่างยิ่งบทความที่มีหลายแหล่ง คุณอาจสังเกตเห็นว่าคุณมีรายการหรือแหล่งข้อมูลที่ซ้ำกันหลายรายการที่คุณไม่ต้องการอีกต่อไป คุณสามารถเพิ่ม ลบ หรือแก้ไขรายการแหล่งที่มาโดยใช้ปุ่ม " จัดการแหล่งที่มา " ในกลุ่มตัวเลือก " การอ้างอิงและบรรณานุกรม " บนแท็บ " ข้อมูลอ้างอิง"
- เลือกแหล่งที่มาที่คุณต้องการแก้ไขจากรายการหลัก ขณะแก้ไข คุณจะเห็นตัวอย่างรายการท้ายคำพูดในช่องที่ด้านล่างของหน้าต่าง
- ถ้าก่อนหน้านี้คุณเพิ่มที่พักขณะเขียน คุณยังสามารถใช้เมนูนี้เพื่อเพิ่มข้อมูลอ้างอิงที่ต้องเพิ่มได้
วิธีที่ 2 จาก 3: การใช้เชิงอรรถหรือหมายเหตุท้ายเรื่อง
ขั้นตอนที่ 1 เลือกตัวเลือกเชิงอรรถหรืออ้างอิงท้ายเรื่องบนแท็บ "การอ้างอิง"
วางเคอร์เซอร์ในตำแหน่งที่คุณต้องการเพิ่มเชิงอรรถหรือหมายเลขอ้างอิงท้ายเรื่องให้กับข้อความ โดยปกติ คุณต้องเพิ่มตัวเลขที่ส่วนท้ายของประโยค แต่คุณสามารถแทรกตัวเลขดังกล่าวหลังวลีสำคัญหรือชื่อผู้แต่งได้ ไปที่แท็บ "อ้างอิง" แล้วคลิก "แทรกเชิงอรรถ" หรือ "แทรกอ้างอิงท้ายเรื่อง"
Word จะยกข้อความโดยอัตโนมัติและย้ายเคอร์เซอร์ไปที่ฟิลด์เชิงอรรถหรืออ้างอิงท้ายเรื่อง
แป้นพิมพ์ลัด:
ในการแทรกเชิงอรรถ: “alt="Image"”+” Ctrl”+”F” (PC); “Command”+” Option”+”F” (Mac)
ในการป้อนบันทึกย่อสุดท้าย: “alt="Image"”+” Ctrl”+”D” (PC); “คำสั่ง”+”ตัวเลือก”+”E” (Mac)
ขั้นตอนที่ 2 ใช้ไอคอน " ขยาย " เพื่อปรับการตั้งค่าเชิงอรรถหรืออ้างอิงท้ายเรื่อง
คุณสามารถใช้ตัวเลขหรือตัวอักษรต่อเนื่องกัน หรือสัญลักษณ์อื่นๆ เพื่อทำเครื่องหมายเชิงอรรถหรืออ้างอิงท้ายเรื่อง คุณยังสามารถระบุตัวเลขหรือตัวอักษรที่ใช้เป็นจุดเริ่มต้นสำหรับการทำเครื่องหมายเชิงอรรถ/สิ้นสุด
ตามค่าเริ่มต้น เชิงอรรถ/หมายเหตุตอนท้ายจะกำหนดหมายเลขของเอกสารต่อไป หากคุณต้องการใช้ตัวเลขซ้ำตั้งแต่ต้นตอนเริ่มต้นของส่วนหรือตอนใหม่ คุณสามารถตั้งค่าผ่านการตั้งค่าได้
หากคุณต้องการแปลงเชิงอรรถเป็นอ้างอิงท้ายเรื่อง คลิกเมนู "แทรก" เลือก "เชิงอรรถ" แล้วคลิก "ตัวเลือก" เลือก " แปลง " จากเมนู จากนั้นคลิก " Endnotes"
ขั้นตอนที่ 3 พิมพ์เชิงอรรถ/บันทึกย่อลงในเอกสาร
คุณสามารถป้อนการอ้างอิงด้วยตนเองหรือใช้เครื่องมือ " แทรกการอ้างอิง " เพื่อเพิ่มการอ้างอิงในเชิงอรรถ/สิ้นสุด เลือกแหล่งที่มาจากเมนูแบบเลื่อนลงหรือเพิ่มแหล่งที่มาใหม่หากคุณต้องการอ้างอิงแหล่งที่มาที่ยังไม่ได้เพิ่มลงในรายการ
- คุณยังสามารถใช้เครื่องมือ " ตัวยึดตำแหน่ง " หากคุณยังไม่มีข้อมูลต้นฉบับทั้งหมดและจำเป็นต้องเพิ่มในภายหลัง
- ตรวจสอบรูปแบบกับคู่มือสไตล์เพื่อให้แน่ใจว่าเป็นรูปแบบที่ถูกต้องก่อนดำเนินการต่อ
ขั้นตอนที่ 4 คลิกสองครั้งที่หมายเลขเชิงอรรถเพื่อกลับไปที่เอกสาร
เมื่อคุณพร้อมที่จะกลับไปยังส่วนสุดท้ายที่คุณเขียนและเขียนต่อ ให้คลิกสองครั้งที่ตัวเลขหรือสัญลักษณ์ที่จุดเริ่มต้นของเชิงอรรถ เคอร์เซอร์จะกลับไปที่จุดสิ้นสุดของข้อความล่าสุดที่คุณเขียน
นอกจากนี้ คุณยังสามารถคลิกสองครั้งที่หมายเลขตัวยกเชิงอรรถในข้อความเพื่อตรวจสอบ แก้ไข หรือเพิ่มเชิงอรรถได้อีกด้วย แม้ว่าคุณจะสามารถเลื่อนหน้าได้ แต่วิธีนี้เป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการเข้าถึงส่วนต่างๆ ของข้อความ
ถึง ลบ เชิงอรรถ/บันทึกย่อท้าย ทำเครื่องหมายหมายเลขบันทึกในข้อความแล้วกดปุ่ม ลบ” Word จะปรับหมายเลขของส่วนท้าย/อ้างอิงท้ายเรื่องโดยอัตโนมัติหลังจากลบ
วิธีที่ 3 จาก 3: การสร้างบรรณานุกรม
ขั้นตอนที่ 1 เลือกรูปแบบบรรณานุกรม
Word จะสร้างบรรณานุกรมโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเพิ่มแหล่งที่มา เลือก "บรรณานุกรม" จากแท็บ "ข้อมูลอ้างอิง" จากนั้นระบุประเภทของบรรณานุกรมที่ต้องการจากเมนูแบบเลื่อนลง
ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนบทความในรูปแบบการอ้างอิง MLA คุณจะต้องเลือกบรรณานุกรม "Works Cited" หากคุณเลือกสไตล์ MLA เป็นสไตล์การอ้างอิงแหล่งที่มา รูปแบบ " Works Cited " จะเป็นตัวเลือกรูปแบบแรกในเมนูแบบเลื่อนลง " บรรณานุกรม"
ขั้นตอนที่ 2 สร้างบรรณานุกรมได้ด้วยคลิกเดียว
เมื่อคุณพบรูปแบบที่ต้องการแล้ว ให้เลือกและคลิกที่รูปแบบจากเมนูแบบเลื่อนลง Word จะสร้างบรรณานุกรมที่ส่วนท้ายของเอกสารโดยอัตโนมัติ
บรรณานุกรมถือเป็นวัตถุที่แยกจากงานเขียน/บทความที่สร้างขึ้นและจะถูกเพิ่มลงในหน้าใหม่โดยอัตโนมัติ
เคล็ดลับ:
คุณไม่ต้องรอจนกว่าการเขียนจะเสร็จสมบูรณ์เพื่อสร้างบรรณานุกรม Word จะเติมบรรณานุกรมโดยอัตโนมัติด้วยแหล่งใหม่ที่เพิ่มหลังจากสร้างบรรณานุกรมแล้ว
ขั้นตอนที่ 3 ทบทวนบรรณานุกรมอย่างรอบคอบ
แม้ว่า Word จะจัดรูปแบบและสร้างบรรณานุกรมโดยอัตโนมัติ คุณยังต้องตรวจสอบแต่ละรายการอีกครั้ง ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการใช้แหล่งข้อมูลที่ถูกต้อง และรายการมีรูปแบบตามสไตล์ที่คุณเลือก
