ชั่วโมงทำงานเป็นส่วนสำคัญในการเสนอโครงการที่ร่ำรวยและกำหนดต้นทุนของงานที่เสร็จสมบูรณ์ เนื่องจากพนักงานเป็นส่วนประกอบส่วนใหญ่ของงานตามสัญญา การประเมินและรายงานชั่วโมงแรงงานอย่างแม่นยำจึงมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จของธุรกิจของคุณ
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 2: การประมาณชั่วโมงการทำงานสำหรับการประมูลโครงการ
ขั้นตอนที่ 1 แบ่งโครงการออกเป็นส่วนประกอบ
ส่วนแรกของการคำนวณชั่วโมงทำงานสำหรับงานคือการแบ่งโปรเจ็กต์ออกเป็นส่วนประกอบย่อยๆ จากนั้น ให้ประมาณจำนวนชั่วโมงที่ใช้ในการดำเนินการแต่ละส่วนให้เสร็จสมบูรณ์ ควรกำหนดส่วนประกอบเหล่านี้ตามประเภทของบุคลากรที่เกี่ยวข้อง หากคุณกำลังสร้างอพาร์ตเมนต์ คุณจะต้องใช้แรงงานในการขุด ก่อสร้าง ไฟฟ้า ประปา และอื่นๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณประเมินแต่ละองค์ประกอบที่เป็นส่วนหนึ่งของโครงการ
ขั้นตอนที่ 2 กำหนดประเภทของกำลังคนที่ต้องการ
ประเภทของแรงงานขึ้นอยู่กับงานที่ต้องทำให้เสร็จเป็นอย่างมาก คุณไม่จำเป็นต้องมีโฟร์แมนสำหรับทุกงาน งานง่าย ๆ สามารถทำได้โดยผู้ช่วยหรือผู้ฝึกงาน กระบวนการตัดสินใจนี้ยากกว่าสำหรับงานที่เกี่ยวข้องกับพนักงานประเภทต่างๆ ตั้งแต่ง่ายไปจนถึงซับซ้อน
ขั้นตอนที่ 3 ประมาณการเวลาที่ต้องใช้เพื่อทำให้แต่ละส่วนประกอบสมบูรณ์
เมื่อคุณได้กำหนดส่วนประกอบและประเภทของแรงงานสำหรับแต่ละส่วนประกอบแล้ว ให้ประเมินจำนวนชั่วโมงการทำงานทั้งหมดที่ต้องใช้เพื่อทำให้แต่ละขั้นตอนเสร็จสมบูรณ์ตั้งแต่ต้นจนจบ ไม่รวมช่วงพัก จำนวนชั่วโมงทำงานควรสะท้อนถึงระยะเวลาที่แรงงานทุ่มเทให้กับการทำขั้นตอนให้เสร็จ
- หากคุณทราบประเภทของงานในแต่ละขั้นตอนเป็นอย่างดี ให้ลองใช้โครงการที่ผ่านมาเป็นข้อมูลอ้างอิงในการประมาณเวลาทำงาน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณรู้ว่าคนงานคนหนึ่งต้องใช้เวลาสิบชั่วโมงในการติดตั้งหน้าต่างใหม่สี่บาน หรือ 2.5 ชั่วโมงต่อหน้าต่าง โครงการปัจจุบันของคุณอาจไม่แตกต่างกันมากนัก
- หากขั้นตอนในโครงการของคุณเกี่ยวข้องกับพนักงานประเภทอื่น ไม่ เมื่อคุณคุ้นเคยแล้ว ให้ทำวิจัยเพื่อเตรียมชั่วโมงการทำงานโดยประมาณของคุณ ขึ้นอยู่กับโครงการ คุณอาจพบข้อมูลที่มีค่าบนอินเทอร์เน็ตหรือผู้รับเหมารายอื่นๆ คุณยังสามารถใช้บริการของที่ปรึกษาที่คุ้นเคยกับประเภทของพนักงานที่คุณต้องการ ที่ปรึกษาสามารถช่วยคุณประมาณการชั่วโมงทำงานที่จำเป็นในการดำเนินการขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งให้เสร็จสิ้น
- พิจารณาปัจจัยต่างๆ เช่น ระดับความยากของงานเมื่อทำการประมาณการ หากหน้าต่างในโครงการในอนาคตของคุณอยู่ที่ชั้น 7 และหน้าต่างที่ทำงานอยู่ในโครงการก่อนหน้านี้อยู่ที่ชั้นหนึ่ง ให้เพิ่มอัตราส่วนชั่วโมงต่อหน้าต่างเพื่อพิจารณาความแตกต่างนี้
- รวมค่าประมาณเวลาที่ใช้ในงานธุรการตามที่สัญญากำหนด
ขั้นตอนที่ 4 รวมชั่วโมงของหัวหน้างาน
คุณยังสามารถรวมชั่วโมงโครงการสำหรับหัวหน้าคนงานหรือผู้จัดการ ซึ่งจะเป็นผู้นำทีมพนักงานและจัดการการรายงานโดยละเอียดและการปฏิบัติตามกำหนดการของโครงการ บางโครงการอาจจ้างหัวหน้างานหรือหัวหน้างานมากกว่าหนึ่งคน และจัดการองค์ประกอบต่างๆ ของโครงการ โครงการอื่นอาจใช้การควบคุมดูแลหลายระดับ คุณอาจมีหัวหน้าคนงานเพื่อจัดการคนงานในองค์ประกอบต่างๆ ของโครงการและหัวหน้างานหลักที่จัดการหัวหน้าคนงานทั้งหมด
ขั้นตอนที่ 5. ใช้การประมาณการของคุณเพื่อเตรียมไทม์ไลน์ของโครงการ
ลูกค้าของคุณจะกำหนดเวลาเสร็จสิ้นโครงการ บางทีลูกค้าอาจขอให้คุณระบุว่าจะใช้เวลานานแค่ไหนในการทำโครงการให้เสร็จ คุณสามารถใช้ขั้นตอนและชั่วโมงที่คำนวณได้เพื่อพัฒนาไทม์ไลน์ของโครงการ กำหนดส่วนประกอบที่สามารถทำได้พร้อมๆ กัน และส่วนประกอบที่ต้องทำให้เสร็จในขั้นตอน (ผลลัพธ์ของกระบวนการหนึ่งจะกลายเป็นอินพุตของกระบวนการถัดไป) ถ้าคุณรู้ว่าต้องทำให้เสร็จในแต่ละขั้นตอนเมื่อใด คุณสามารถแบ่งจำนวนชั่วโมงที่ใช้ในการทำให้ขั้นตอนเสร็จสมบูรณ์ด้วยวันทำงาน 8 ชั่วโมงในช่วงเวลาของโครงการ คุณอาจสามารถยืดหรือย่นระยะเวลาของโครงการได้โดยการเพิ่มหรือลดจำนวนพนักงาน ยิ่งคุณมีคนงานมากเท่าไร ด่านก็จะสำเร็จเร็วขึ้นเท่านั้น
- บางโครงการต้องใช้เวลามากกว่า 8 ชั่วโมงต่อวันหรือ 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์เพื่อให้ขั้นตอนต่างๆ เสร็จสิ้นตามกำหนดเวลา พวกเขาต้องการการทำงานล่วงเวลาซึ่งต้องมีแรงจูงใจ
- ตัวอย่างเช่น หากคุณมีเวลาหนึ่งเดือนในการสร้างรากฐานของบ้านใหม่ และคุณรู้ว่าการสร้างรากฐานนั้นต้องใช้แรงงาน 1,000 ชั่วโมงต่อแรงงานหนึ่งคน ให้หาร 1,000 ด้วยวันทำงาน 8 ชั่วโมงในหนึ่งเดือนเพื่อกำหนดจำนวนแรงงานที่ต้องทำให้เสร็จ นั้นในเวลาที่แน่นอน เวลา (1,000 ชั่วโมงการทำงานโครงการ / 20 วันทำการในหนึ่งเดือน = 50 ชั่วโมงต่อวัน 50 ชั่วโมงต่อวัน / 8 ชั่วโมงต่อแรงงาน = 6.25 แรงงานที่ต้องการ)
- เป็นจริงเกี่ยวกับจำนวนคนงานที่ทำงานในช่วงเวลาที่กำหนด มันไม่สมจริงที่จะต้องใช้ช่างไฟฟ้า 7 คนในการติดตั้งวงจรให้เสร็จภายในหนึ่งสัปดาห์ ขึ้นอยู่กับความพร้อมของช่างไฟฟ้าในพื้นที่ของคุณ คุณอาจต้องขยายไทม์ไลน์เพื่อให้สอดคล้องกับความพร้อมของพนักงานสำหรับโครงการของคุณ
- หากคุณวางแผนที่จะดำเนินการหลายขั้นตอนพร้อมกัน คุณจะต้องแบ่งทีมงานเพื่อให้แต่ละขั้นตอนเสร็จสมบูรณ์
ขั้นตอนที่ 6 เตรียมและส่งข้อเสนอของคุณ
เพิ่มชั่วโมงทำงานสำหรับแต่ละพนักงานที่จำเป็น เพื่อให้คุณมีชั่วโมงทำงานทั้งหมดสำหรับพนักงานแต่ละประเภท หากคุณต้องการพนักงานเพียงประเภทเดียว โปรดรวมชั่วโมงโครงการทั้งหมดเป็นตัวเลขเดียว หากคุณต้องการพนักงานประเภทต่างๆ ข้อเสนอของคุณควรระบุจำนวนชั่วโมงทำงานสำหรับพนักงานแต่ละประเภท เราขอแนะนำให้คุณรวมค่าแรงทั้งหมดรวมทั้งภาษีและผลประโยชน์ สัญญาบางฉบับอาจกำหนดอัตราค่าจ้างขั้นต่ำสำหรับพนักงานแต่ละประเภท รวมถึงมาร์กอัป (ส่วนกำไร) ที่คุณต้องการเรียกเก็บ
ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณได้รับเลือกให้ติดตั้งห้องครัวใหม่สำหรับบ้านขนาดกลาง คุณจะต้องแบ่งโครงการออกเป็นหลายขั้นตอน ประกอบด้วย งานประปา งานไฟฟ้า และงานก่อสร้างทั่วไป ข้อเสนอของคุณควรสะท้อนถึงชั่วโมงทำงานทั้งหมดสำหรับช่างไฟฟ้า ช่างประปา และงานก่อสร้างทั่วไป ตลอดจนอัตราเงินเดือนสำหรับพนักงานแต่ละประเภท
ขั้นตอนที่ 7 ปรับชั่วโมงการทำงานโดยประมาณเมื่อโครงการดำเนินไป
เนื่องจากเวลาโดยประมาณเป็นเพียงการประมาณการ คุณควรอัปเดตการประมาณการเมื่อโครงการดำเนินไป คุณอาจต้องเรียกเก็บเงินจากลูกค้าตามชั่วโมงทำงานจริงของทีม ดังนั้นคุณควรให้การประมาณการชั่วโมงทำงานที่เป็นปัจจุบันเป็นระยะๆ สิ่งนี้จะป้องกันไม่ให้ลูกค้าประหลาดใจกับการใช้ชั่วโมงทำงานที่มากเกินไป
- รวม "ปัจจัยเหลวไหล" ซึ่งเป็นการเพิ่มขึ้นในเวลาโดยประมาณเนื่องจากไม่ทราบ ปริมาณของปัจจัยเหลวไหลขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของงาน ความพร้อมของแรงงาน การพึ่งพาตัวแทนภายนอก และความสัมพันธ์ของกระบวนการหนึ่งไปยังอีกกระบวนการหนึ่ง
- ผู้รับเหมาส่วนใหญ่อธิบายว่าการเสนอราคาของพวกเขาเป็นการประมาณการ ชั่วโมงทำงานจริงจะแตกต่างกันไป และลูกค้าจะจ่ายตามชั่วโมงทำงานจริงเมื่อโครงการดำเนินไป อย่างไรก็ตาม เป็นไปได้ที่ลูกค้าจะต้องการจ่ายเงินก้อนตามการประมาณการและไม่ต้องจ่ายเงินสำหรับชั่วโมงทำงานจริง ให้ความสนใจกับภาษาสัญญาทั้งหมดที่ระบุข้อตกลงนี้อย่างใกล้ชิด เนื่องจากในข้อตกลงเช่นนี้ ผู้รับเหมาต้องประเมินต้นทุนอย่างรอบคอบ
- หากลูกค้าจะจ่ายเงินตามชั่วโมงทำงานจริง อย่าลืมว่าข้อเสนอของคุณสะท้อนถึงการประมาณการ และคุณไม่ควรเรียกเก็บเงินชั่วโมงทำงานที่สูงขึ้นอย่างมาก เว้นแต่จะมีเหตุผลที่น่าสนใจและสามารถพิสูจน์ได้ หากคุณประสบปัญหาและได้รับการยืนยันว่าคุณทำงานเกินชั่วโมงการทำงานโดยประมาณ แจ้งให้ลูกค้าทราบเพื่อป้องกันความเข้าใจผิด
- ทำข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งระบุงานที่มีแนวโน้มว่าจะปรากฏมากที่สุดและอยู่นอกเหนือขอบเขตของงาน รวมกระบวนการในการระบุและอนุมัติการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ เช่น ใบอนุญาตและเอกสารที่จำเป็น
ส่วนที่ 2 จาก 2: การรายงานชั่วโมงทำงานสำหรับงานตามสัญญา
ขั้นตอนที่ 1 รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานของคุณ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์ของพนักงานสำหรับพนักงานทุกคนในโครงการของคุณถูกต้อง และรักษาไว้ ซึ่งรวมถึงบันทึกเงินเดือนและเอกสารทางกฎหมายทั้งหมด หากคุณใช้วิศวกร ช่างเทคนิคไฟฟ้า ช่างประปา หรือผู้ปฏิบัติงานที่ได้รับใบอนุญาตอื่นๆ คุณจะต้องเก็บหลักฐานของไฟล์การรับรองที่ใช้งานอยู่ งานวิศวกรรมและการก่อสร้างส่วนใหญ่จำเป็นจะต้องค้นหาว่ารัฐทำสัญญาจ้างแรงงานหรือไม่ คุณมีหน้าที่รับผิดชอบในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนที่ทำงานให้กับคุณได้รับการรับรองอย่างถูกต้อง รวมถึงผู้รับเหมาช่วง
- คุณอาจจ่ายเงินเดือนที่ไม่ใช่พนักงานเพื่อทำงานในโครงการ ผู้รับเหมาช่วงเหล่านี้ทำงานให้กับคุณ ผู้รับเหมา และคุณเรียกเก็บเงินเดือนจากลูกค้า แม้ว่าผู้รับเหมาช่วงจะไม่ใช่พนักงานของคุณ แต่ข้อมูลการรับรองของพวกเขาจะต้องถูกรวบรวมและเก็บไว้ในไฟล์ ในฐานะผู้รับเหมา เป็นความรับผิดชอบของคุณที่จะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนที่ทำงานในโครงการมีคุณสมบัติที่เหมาะสม เว้นแต่จะระบุไว้ในสัญญา
- สัญญาของรัฐบาลมักต้องการข้อมูลพนักงานและผู้รับเหมาช่วงเพิ่มเติมเพื่อให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับพระราชบัญญัติ ซึ่งรวมถึงการรายงานเกี่ยวกับเชื้อชาติและอัตราเงินเดือนเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีการเลือกปฏิบัติ หากคุณมีสัญญาของรัฐบาล โปรดอ่านและปฏิบัติตามคำแนะนำทั้งหมดเกี่ยวกับการสรรหาและการรายงานอย่างละเอียดถี่ถ้วน เพื่อป้องกันปัญหาเงินเดือน
ขั้นตอนที่ 2 ตรวจสอบเวลาแรงงาน
เพื่อให้สามารถสร้างรายงานที่ถูกต้องให้กับลูกค้าได้ คุณต้องมีวิธีการตรวจสอบชั่วโมงการทำงานของพนักงานที่ทำงานในโครงการ คุณสามารถใช้นาฬิกาบอกเวลาหรือใบบันทึกเวลาได้ แต่บันทึกเหล่านี้ต้องได้รับการตรวจสอบเพื่อความถูกต้อง คุณอาจต้องดำเนินการตรวจสอบเป็นระยะและพิสูจน์ความถูกต้องของจำนวนชั่วโมงทำงานที่รายงาน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสัญญาที่ตกลงกันไว้
- วิธีหนึ่งที่จะรับรองความถูกต้องของการรายงานเวลาทำงานคือการวางหัวหน้างานให้กับพนักงานแต่ละคนหรือกลุ่มพนักงาน ทุกสิ้นสัปดาห์ที่พนักงานส่งบัตรลงเวลา หัวหน้างานสามารถตรวจสอบและลงนามในบัตรเพื่อพิสูจน์ว่าถูกต้อง ซึ่งจะป้องกันไม่ให้พนักงานเพิ่มชั่วโมงทำงานที่สมมติขึ้น
- คุณยังสามารถลองใช้ระบบบัตรลงเวลาทำงานแบบไฟฟ้าเพื่อตรวจสอบเวลาทำงานของพนักงานได้อีกด้วย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบมีการควบคุมอย่างดีเพื่อป้องกันการใช้ในทางที่ผิด หากรายงานชั่วโมงทำงานเป็นที่น่าสงสัย คุณต้องสามารถพิสูจน์ได้
- กฎหมายกำหนดให้ลูกค้าภาครัฐต้องรวบรวมข้อมูลทั้งหมดก่อนจ่ายผู้รับเหมา เนื่องจากค่าจ้างจ่ายจากภาษี ระดับการกำกับดูแลเมื่อรายงานไทม์ไลน์โครงการของรัฐบาลจะสูงมาก ปฏิบัติตามคำแนะนำในการรายงานทั้งหมดอย่างละเอียดและละเอียดตามที่ตกลงกันไว้
ขั้นตอนที่ 3 ส่งรายงานค่าจ้างแรงงานให้กับลูกค้าเป็นประจำ
สัญญาของคุณควรระบุความถี่ที่คุณต้องรายงานจำนวนชั่วโมงทำงานให้กับลูกค้าเพื่อรับเงินเดือน เมื่อส่งรายงานนี้ คุณจะโอนข้อมูลจากสลิปเงินเดือนและเอกสารการตอกบัตรไปยังรายงานเฉพาะลูกค้าที่เปรียบเทียบจำนวนชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินกับชั่วโมงทำงานโดยประมาณ ณ เวลาที่ทำการประมูล หากมีความแตกต่างอย่างมากระหว่างจำนวนชั่วโมงทำงานโดยประมาณและตามจริง คุณต้องสามารถให้คำอธิบายที่ชัดเจนแก่ลูกค้าได้
ขั้นตอนที่ 4 ใช้บันทึกย่อเพื่อเตรียมการประมาณการสำหรับโครงการต่อไปของคุณ
เมื่อสิ้นสุดโครงการ ข้อมูลการตรวจสอบชั่วโมงทำงานของคุณจะมีค่ามาก เนื่องจากมีรายละเอียดเกี่ยวกับระยะเวลาที่งานเฉพาะจะเสร็จสมบูรณ์ คุณสามารถใช้ข้อมูลนี้ในการประมาณการได้ เช่น จำนวนชั่วโมงทำงานต่อจำนวนกระเบื้องที่ติดตั้ง หรือเวลารอหลังจากปรับระดับซีเมนต์เปียก ข้อมูลนี้จะปรับปรุงข้อเสนอในอนาคตของคุณและทำให้ธุรกิจของคุณมีกำไร
